Scannen

Solange Rechnungen und Lieferscheine per Post eintrudeln, wird Papier nicht aus den Büros verschwinden. Das ist hinderlich für Unternehmen, die ihre Abläufe digitalisieren wollen, um so für Effizienz, Transparenz und bequemere Workflows zu sorgen. Was also tun? Ganz einfach: Papierdokumente werden sofort gescannt (und damit digitalisiert) und automatisch in den richtigen Ordnern abgelegt, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt auf sie zugreifen können. TA Triumph-Adler hat dafür die passenden Lösungen: ScannerVision und TA Capture Manager.

Mit ScannerVision wird der Multifunktionsprinter (MFP) zum intelligenten Dokumentenmanager, der erfasst, editiert und verteilt. ScannerVision sorgt dafür, dass etwa Rechnungen und Verträge strukturiert abgelegt werden und problemlos zu finden sind. Die universelle Workflow-Lösung wandelt Scans um in editierbare Dateien – etwa in Word oder Excel. Diese digitalisierten Daten können problemlos in Datenbanken und in DMS- oder ECM-Systemen weiterverarbeitet und verwaltet werden. ScannerVision erkennt und verarbeitet auch Barcode-Inhalte und garantiert eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung. Die Menüführung zum Scannen ist einfach und intuitiv.

Der TA Capture Manager ist eher für Unternehmen mit einem überschaubaren Eingang an Papierdokumenten gedacht. Auch mit dem TA Capture Manager werden Dokumente erfasst und in ein passendes lesbares Format umgewandelt. Das gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern ebenso für E-Mails und andere digitale Formate. Der TA Capture Manager kann ebenfalls Barcodes und OMR-Markierungen (etwa in Multiple-Choice-Fragebögen) erkennen und so umwandeln, dass sie im Verarbeitungsprozess berücksichtigt werden.

Wie funktioniert der TA Capture Manager?

Die Rechnung auf Papier – um das als Beispiel zu nehmen – wird am Multifunktionsdrucker gescannt und dabei in ein lesbares Format umgewandelt. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette mit DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. Damit ist die Rechnung nicht nur digital lesbar, sondern kann auch verarbeitet werden.

Der Bonus ist die Dokumentenerkennung. Der TA Capture Manager kann beispielsweise Rechnungsnummer und -betrag ausgewählter Rechnungssteller erkennen, die benötigten Daten extrahieren und sie entsprechend (strukturiert) ablegen. Damit entfällt das Suchen, wo genau die Rechnungen denn jetzt wohl abgespeichert sind. In diese Ordner kommen natürlich auch alle elektronisch eingehenden Dokumente.

Wie funktioniert ScannerVision?

All das kann ScannerVision ebenfalls – und noch mehr. Mit den zusätzlichen Funktionen von ScannerVision können mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand weitere Workflows eingerichtet werden. Das ermöglicht beispielsweise, gescannte Dokumente direkt auf eine Vielzahl von Webservern, Online-Webdiensten und Anwendungen von Drittanbietern hochzuladen. Metadaten werden automatisch gefiltert, können aber auch individuell konfiguriert werden. Zu den Metadaten zählen Erstelldatum und Uhrzeit, aber auch Inhalte des Dokuments.

Eine der leistungsstärksten Funktionen von ScannerVision ist das metadatenabhängige, intelligente Routing. Damit kann der Zielort des Scans über seinen Inhalt bestimmt werden. Um das an einem Beispiel zu illustrieren: Wird anhand eines Barcodes erkannt, dass es sich bei dem Dokument um einen Vertrag handelt, wird dieser im Netzwerkordner „Verträge“ gespeichert – und die Rechtsabteilung erhält eine Kopie per E-Mail.

Zum Einstieg: das TA ScanPack

Für Einsteiger hat TA Triumph-Adler das TA ScanPack geschnürt. Es verwandelt Papierdokumente in Word-, Excel- oder PDF-Dateien zum unkomplizierten Bearbeiten und Archivieren. Texte werden dank OCR (Optical Character Recognition) automatisch umgewandelt und in definierte Ordner einsortiert. Mit ein paar Stichworten können Sie digitalisierte Dokumente einfach wiederfinden, bei Bedarf bearbeiten und an ihr Ziel weiterleiten – an Ihren MFP, als Fax oder E-Mail-Anhang oder als Datei im Netzwerk.

Übrigens: Für Kanzleien gibt es das speziell zugeschnittene Lösungspaket TA ScanPack for Legal.