Transparenz durch digitales Rechnungswesen
Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Unabhängig von der Grösse oder der Branche des Betriebs ist die Automatisierung dieser Prozesse ein wichtiges Mittel, das fast nur Vorteile mit sich bringt. Mehr Tempo und Komfort zum Beispiel und eine geringere Fehleranfälligkeit. Gerade bei Themen wie Buchhaltung oder Controlling bieten sich viele Möglichkeiten der Qualitätsverbesserung und Transparenz. Weiterer Bonus: Lieferanten sind weniger genervt, weil Rechnungsbelege nicht mehr Tage brauchen, bis sie in der Buchhaltung eintreffen oder womöglich ganz verloren gehen.
Auch finanziell lohnt sich die Umstellung auf ein ECM-System. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management. Diese Softwarelösung erlaubt es, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten. Wer sich von der traditionellen Buchhaltung verabschiedet und auf ein digitales Rechnungswesen umstellt, spart Ressourcen. Papier zum Beispiel, was die Umwelt freut. Aber auch Zeit, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Suche nach Quittungen und Rechnungen gesteckt hätten. Beim digitalen Workflow sind Belege mit ein paar Klicks verfügbar, immer und überall. Der Branchenverband Bitkom fand heraus, dass Beschäftigte eine Recherche von 15 bis 20 Minuten mithilfe eines ECM-Systems auf wenige Sekunden reduzieren können. Ein weiterer grosser Pluspunkt laut Bitkom: Die rechtliche Qualität der Prozesse erhöht sich, denn ECM-Systeme erkennen Manipulationen und erlauben keine Löschung von Dokumenten während des vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums.
Der ideale Einstieg in ECM-Systeme
Die Rechnungsprüfung und -bearbeitung bietet einen idealen Einstieg in ein ECM-System, sagt TA Director Stefan Halupka in FACTS. Wem die Kapazität im eigenen Haus fehle, um Projekte umzusetzen, der erhalte bei TA Triumph-Adler den nötigen Support. „Unsere Projektleiter finden gemeinsam mit den Verantwortlichen im Unternehmen die passenden Lösungen, um Dokumentenprozesse digitaler zu machen und effizienter zu gestalten“, so Halupka. „Als ganzheitlicher Lösungsanbieter decken wir dabei das ganze Feld digitaler Dokumentenprozesse ab, von On-Premise-Angeboten bis hin zu innovativen Cloud-Lösungen.“
Auch Jörn Sander suchte sich Unterstützung bei TA Triumph-Adler, um sämtliche Unternehmensprozesse zu überprüfen und zu optimieren. Tatsächlich fanden die TA Experten noch weitere Stellschrauben: den Posteingang, Personal- und Kfz-Akten, Vertrags- und Bewerbermanagement. Schritt für Schritt wurde alles digitalisiert. Besonders wichtig für den Finanzchef ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mobil oder vom Homeoffice aus auf Dokumente zugreifen, Rechnungen prüfen und Aufträge freigeben können. „Das bringt eine hohe Produktivität und Effizienzsteigerung“, sagt Sander und resümiert: „Für uns ist TA ein guter Partner, weil die Prozesse von vornherein vernünftig aufgesetzt werden.“