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Digitalisierung_Papierloses Büro im Homeoffice

So klappt es mit dem papierlosen Büro zu Hause

Auch im Homeoffice lösen digitale Dokumente allmählich Papierdokumente ab. Wir nennen die Ansatzpunkte, um sich Schritt für Schritt auch zu Hause vom Papier zu verabschieden.

Von Montag bis Freitag zur Arbeit fahren – für viele Angestellte mittlerweile undenkbar. Die Verpflichtung der Arbeitgeber, Homeoffice zu ermöglichen, gibt es schon seit März 2022 nicht mehr. Trotzdem ist da etwas in Bewegung gekommen in deutschen Büros: hybrides Arbeiten. Mal am alten Arbeitsplatz, mal zu Hause. Fast 25 Prozent aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind laut ifo-Institut bei diesem Modell geblieben, in manchen Branchen wie bei Computerdienstleistern und Unternehmensberatungen liegt der Homeoffice-Anteil sogar bei rund 70 Prozent. Der Trend zum Homeoffice wird also bleiben. Genauso wie die Frage: Welche Aktenordner und Unterlagen brauche ich für meine Arbeitstage zu Hause? Habe ich auch alles dabei, um effizient arbeiten zu können? Auch Selbstständige, die ausschliesslich im Homeoffice arbeiten, fragen sich manchmal: Muss das wirklich noch alles so sein, die ganzen Ausdrucke bei stetig steigenden Papierkosten? Und nachhaltig ist der ganze Papierverbrauch auch nicht.

Laut Bundesumweltamt landet jeder fünfte weltweit gefällte Baum in einer Papierfabrik. Das Bundesamt schätzt, dass industriell genutztes Holz zu 20 Prozent aus Urwäldern stammt. Oft aus Ländern, wo Wälder keinen hohen Schutz geniessen, wie etwa Brasilien oder Rumänien. „Ein bewusster Umgang mit Papier ist direkter Wald- und Klimaschutz. Die wirkungsvollste Methode besteht darin, den Verbrauch zu drosseln“, sagt das Umweltbundesamt.
Mein papierloses Büro zu Hause
Die Idee eines papierlosen Büros ist denkbar einfach: Papier wird im Arbeitsalltag nur noch dort verwendet, wo es zwingend notwendig ist. Oder andersherum: Auf das Ausdrucken von Dokumenten wird verzichtet. Rechnungen, Produktmitteilungen, Präsentationen, To-do-Listen, Terminpläne … das alles wird digital erstellt. Und auch digital bearbeitet, aufbewahrt und versendet.

Die erste gute Nachricht: Im Homeoffice ist diese Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement meist einfacher als im Unternehmen, weil man selbst die Kontrolle über alle Arbeitsabläufe hat. Die zweite gute Nachricht: Die digitale Erstellung von Unterlagen ist heute fast überall Standard. Wer schreibt noch einen Brief an seine Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Hand oder erstellt eine Präsentation als handgeklebte Collage? Eben. Beim Versenden sieht es da schon anders aus. Und auch beim Archivieren.
Das papierlose Büro ist effizient und nachhaltig
Sehen wir uns das mal Schritt für Schritt an. Ein papierloses Büro umfasst
  • das Speichern der digital erstellten Dokumente auf Festplatten oder bei Cloud-Diensten
  • das Versenden von Dokumenten per Mail oder interner Software
  • den Wechsel von handschriftlichen Unterschriften zu rechtsverbindlichen elektronischen Signaturen
  • das Scannen von erhaltenen Papieren zur Archivierung
Das papierlose Büro sorgt im Homeoffice also neben mehr Nachhaltigkeit vor allem für eins: mehr Klarheit. Keine Zettelstapel und kein Unterlagenchaos mehr, sondern Ordnung und Übersicht. Vor allem für Menschen, die zu Hause kein eigenes Arbeitszimmer haben, ist das ein grosser Vorteil. Zahlreiche Studien belegen, dass ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld die Produktivität der Beschäftigten steigert. Die grösste Effizienzsteigerung durch ein papierloses Büro ist aber, dass alle Dokumente und Informationen über die Cloud jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich sind. 
Das papierlose Büro zu Hause will gut geplant sein
Deshalb ist eine gute Planung zu Beginn des Abschieds vom Papier hilfreich. Welche Dokumente müssen digitalisiert werden, welche aussortiert? Gibt mein Arbeitgeber mir ein System für das digitale Dokumentenmanagement vor oder muss ich mir selbst eins überlegen? Und was ist mit der Software? Welche Programme nötig sind, hängt von der Branche und den Arbeitsabläufen ab. Mittlerweile stehen für alle Unternehmenszweige entsprechende Softwarelösungen bereit, die es ermöglichen, digital zu arbeiten. Unternehmen nutzen dafür meist verschiedene Arten von ECM-Systemen (Enterprise Content Management).

Als Hardware ist neben PC oder Notebook ein Scanner unabdingbar, am besten mit einer ADF-Funktion, um Papiere automatisch einzuziehen. Der Scanner muss ja nicht unbedingt im Homeoffice stehen: Angebote wie TA Cloud Print and Scan erlauben ortsunabhängiges Drucken und Scannen. Provider – in diesem Fall TA Triumph-Adler – stellen den Account zur Verfügung und los geht’s!
Wohin mit den digitalen Dokumenten?
Und wohin dann mit den ganzen digitalen Dokumenten? Auch sie benötigen Platz. Zwar viel weniger als ein Aktenordner, aber irgendwo müssen sie gespeichert werden. Auf Festplatten ist nicht immer ein ortsunabhängiger Zugriff möglich. Daher lohnen sich auch für kleinere Unternehmen schon Cloud-Lösungen. Das bedeutet: Schluss mit mühsamer Homeoffice-Planung und dem Schleppen von Unterlagen. Die benötigten Dokumente sind im papierlosen Homeoffice immer nur ein paar Mausklicks entfernt … und effizientes Arbeiten bedeutet rechtzeitig Feierabend. Wann der beginnt? Cloud-Lösungen erfassen die Arbeitszeit digital – auch im Homeoffice.

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