Was ist die digitale Projektakte?
Digitale Projektakten mit automatisierten Workflows machen Teams schneller, flexibler und unabhängiger. Alle Dokumente des Projekts sind transparent für alle einsehbar und sicher archiviert.
Die Welt verändert sich rasant. Unternehmen müssen dieses Tempo mitgehen, um nicht abgehängt zu werden. Die Folge: Die Zahl der Projekte steigt. Projekte versprechen rasche Ergebnisse, denn niemand hat Zeit zu verlieren. Um die angestrebten Ziele tatsächlich zu erreichen, werden digitale Projektakten immer beliebter. Sie erlauben es allen Mitwirkenden, jederzeit von überall aus auf alle für sie wichtigen Dokumente zuzugreifen. Und sie sorgen für Transparenz, da in Echtzeit der Status des Projekts kontrolliert werden kann. So kann bei Bedarf nachgesteuert und verhindert werden, dass Projekte an Fahrt verlieren.
Vielerorts sind Abläufe im Projektmanagement noch manuell angelegt, geprägt von Papier und damit von Medienbrüchen. Das führt zu langen Liegezeiten und Transportwegen, einen unvermeidbaren Verlust von Informationen und in der Folge zu kostspieligen Fehlentscheidungen. Das geht besser: durch die digitale Projektakte. Sie ist ein Modul einer ECM-Lösung. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management – das sind Softwaresysteme für das digitale Dokumentenmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Workflows zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer worauf zugreifen darf, ist über entsprechende Authentifizierungen festgelegt. Der Charme der digitalen Projektakte: Sie kann individuell angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.
Digitale Projektakten: Damit das Projekt auf Kurs bleibt
Die Projektakte als ECM-Modul ermöglicht digitale Abläufe zum Begleiten und Steuern von Projekten. Ihre Stärken zeigen sich insbesondere, wenn mehrere Abteilungen involviert sind oder standortübergreifend gearbeitet wird. Da alle Beteiligten jederzeit auf die für sie wichtigen Dokumente zugreifen können, kann unabhängig voneinander gearbeitet und das Projekt so schneller vorangetrieben werden. Zugleich ermöglicht die offene Kooperation, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Teilschritts transparent mitzuverfolgen.
Diese Transparenz verhindert ungewollte Wendungen, denn eines ist allen Projektmanagern klar: Projekte entwickeln ein Eigenleben. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch so schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt ja dazu. Und justiert nach. Solche „Häutungen“ müssen offen kommuniziert werden, denn sonst greift der bekannte Vorbehalt: Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Nirgendwo. Das wäre eine Vergeudung von Ressourcen, die sich heute niemand mehr leisten kann.
Projektakten für ein gemeinsames Projektverständnis
Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen für ein gemeinsames „Projektverständnis“ aller Beteiligten. So ermöglichen digitale Projektakten:
- Beschleunigte Prozesse
- Mehr Transparenz für alle Beteiligten
- Zugriff unabhängig von Zeit und Ort
- Automatisierte Ablage aller Dokumente samt selbsterklärender Suchfunktion
- Kürzere Projektlaufzeiten
- Einfache Dokumentation
- Das Einhalten gesetzlicher Richtlinien
- Und nicht zuletzt erhebliche Kosteneinsparungen
Digital archivierte Projektdokumente sind die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse. So schafft die digitale Projektakte auch die Basis für Compliance-konformes Arbeiten.
