Digitales Personalwesen
Digitale Personalakten beenden das Tohuwabohu in den Papierakten und sorgen für schlüssige Abläufe. Ihre Stärken liegen darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und sie vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen. Was vorher mühsam händisch erledigt werden musste, passiert jetzt mit einem Mausklick. Die Vorteile:
- Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten mit individueller Registerstruktur und integrierter Volltextsuche
- Verbindliche Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
- Automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten in der Aktenstruktur*
- Zugriff bzw. Leseerlaubnis nach Berechtigungsschlüssel
- Protokoll der verschiedenen Versionen jeder einzelnen Personalakte
- Umfassendes Rechtekonzept
- Revisionssichere Archivierung problemlos möglich
- Vorlagen- und Fristenverwaltung
- Monitoring von Pflichtdokumenten (wie etwa Arbeitsverträgen)
- Automatisierte Wiedervorlage bei Bedarf
*Bei entsprechenden Ad-ons (z.B. ABBYY)
ECM: der Weg zur digitalen Personalakte
Von der Personalplanung und -verwaltung über Gehaltsabrechnungen bis zu Weiterbildungsmassnahmen: Die Aufgaben in der Personalabteilung sind dokumentenintensiv. Umso erfreulicher, wenn die digitale Personalakte „mitdenkt“, etwa wenn sie bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch vor dem Vertragsablauf eine E-Mail schickt. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird einfacher, da Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können.
Das digitale Personalwesen ist ein Modul einer ECM-Lösung. ECM steht für Enterprise Content Management. Diese Softwarelösungen erfassen, strukturieren, verwalten und archivieren Dokumente. Digitale Workflows begleiten die Dokumente auf ihrem Weg über sämtliche Stationen. Bei ECM-Lösungen ist jederzeit klar, wo auf seinem Weg das Dokument gerade steckt und welcher Arbeitsschritt als nächster ansteht. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für Transparenz – gerade im Personalwesen.
Sie haben die Wahl: Sie können unsere ECM-Lösungen in Ihre IT-Systeme integrieren oder sie mit yuuvis® RAD as a Service in der Cloud nutzen!
