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TACIM – Dokumentenmanagement in der Cloud

Smarte Dokumentenablage von jedem Ort mit TACIM

Mit dem TA Cloud Information Manager sind Dokumente überall und jederzeit verfügbar. Kostengünstig, einfach und sicher. So lassen sich die Herausforderungen des mobilen Arbeitens meistern.

Mitarbeiter A arbeitet heute im Homeoffice, Mitarbeiterin B ist unterwegs zu einem Kundentermin. Und Mitarbeiterin C hat vorige Woche von einer Firmenfiliale aus gearbeitet, diese Woche ist sie wieder in der Zentrale tätig. A will die von B geprüften Rechnungen und Lieferscheine bearbeiten, die hat sie allerdings auf ihrem Laptop gespeichert. Und wo hat C eigentlich die Verträge abgelegt, in denen die Lieferbedingungen stehen? 

Ob Vertrieb, Rechnungswesen oder Personalwesen: Mobiles Arbeiten stellt die Verfügbarkeit Ihrer Dokumente vor neue Aufgaben. User wechseln ganz selbstverständlich zwischen Homeoffice und Niederlassung. Von jedem Standort aus brauchen sie die Möglichkeit, auf Dokumente sicher zuzugreifen. Aktuelle Studien zeigen, dass der Trend zum mobilen Arbeiten nicht mehr zurückzudrehen ist. Unternehmen mit flexiblen Strukturen haben grössere Chancen, qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden und zu binden. 

Wo und wie also die Dokumente ablegen? Und wie viel Arbeitszeit müssen die Systemadministratoren für die Verwaltung aufbringen? Oder muss man gleich neue IT-Fachkräfte einstellen? Eine Lösung für diese Herausforderungen bietet TA Triumph-Adler mit dem TA Cloud Information Manager. TACIM ist eine cloudbasierte Archivierungslösung, die es auch mittleren und kleineren Unternehmen ermöglicht, ortsunabhängig und systematisch Dokumente zu verwalten. Ohne zusätzlichen Aufwand für die Administratoren. Perfekt für Beschäftigte im Homeoffice. „Verschiedene Standorte, Homeoffices sowie Aussendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können unkompliziert eingebunden werden, da die relevanten Dokumente von jedem Ort verfügbar sind“, fasst Florian Ehlers, Produktmanager für den TA Cloud Information Manager, die Vorteile zusammen.
TACIM ist im Handumdrehen einsatzbereit
Der TA Cloud Information Manager ist ohne eine aufwendige Installation einsatzbereit und kann daher schnell in bestehende Prozesse implementiert werden. Eine interne oder externe Administration ist nicht notwendig. Neue Benutzer können unkompliziert angelegt und mit individuellen Rechten versehen werden. Die Anzahl der Benutzer in der Cloud ist unbegrenzt und verursacht keine zusätzlichen Kosten. Denn die Lizenzierung erfolgt auf Basis des Speicherplatzes, unabhängig von der Zahl der Nutzer. So können alle benötigten Nutzer ohne zusätzliche Kosten mit dem TA Cloud Information Manager arbeiten. Die Dokumentenablage mit TACIM ist aber nicht nur kostengünstig, sondern auch einfach und sicher. 

Die browserbasierte Applikation mit intuitiver Bedienbarkeit macht es den Anwendern einfach, auch ganz ohne IT-Know-how das System zu konfigurieren. Durch die übersichtlichen Ordnerstrukturen ermöglicht der TA Cloud Information Manager eine unkomplizierte und effiziente Dokumentenverwaltung. Mit OCR-Volltextsuche ist jedes Dokument schnell wieder auffindbar. Im Online-Dashboard indexiert und klassifiziert der Benutzer die Dateien anhand von vordefinierten Kriterien. Zur Informationssicherheit werden Protokolle und Historien automatisch angelegt. So sind Ihre Dokumente überall verfügbar und können bearbeitet werden, wo sie gerade gebraucht werden. Egal an welchem Ort oder zu welcher Uhrzeit die Beschäftigten oder User gerade tätig sind.
Datenschutz und IT-Sicherheit mit TACIM
Der Cloud Information Manager von TA Triumph-Adler entspricht den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nur Benutzer mit den für die jeweilige Dokumentenart zugewiesenen Rechten können Dokumente lesen, bearbeiten oder löschen. Alle Daten werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt bearbeitet. Benutzer müssen sich vor dem Zugriff auf ihre Daten autorisieren. Weiterer Kostenvorteil: Dank der cloudbasierten Lösung entfallen die Kosten für die Datensicherung.
Effizienz und smarte Workflows ganz nebenbei
Bevor neue Software-Tools zu schnelleren Abläufen und damit mehr Produktivität führen, verlangsamen sie häufig kurzfristig die Prozesse. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich umstellen, die neuen Schritte einüben und oft auch extern geschult werden. Die Dokumentenorganisation und -archivierung sind mit dem TA Cloud Information Manager aber so einfach und intuitiv, dass auch Beschäftigte ohne IT-Know-how zurechtkommen. Einfache Workflows wie das Bearbeiten, Prüfen und Freigeben von Rechnungen gelingen ganz unkompliziert. TACIM ist damit als Angebot der Cloud-Lösungen von TA Triumph-Adler ein weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro, den alle mitgehen können. 

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