Der Einstieg: Rechnungen
Digitale Lieferantenakten führen alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt. Das betrifft auch den gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was digital ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird am MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert.
Einstieg in ein ECM-System ist oft die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Mit einem elektronischen Workflow laufen Rechnungen digital in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar. Da ECM-Systeme modular aufgebaut sind, können sie passgenau in übergreifende Prozesse des Unternehmens implementiert werden.
Das digitale Rechnungswesen ist schnell ausgebaut – der Vorteil der Module – zur umfassenden digitalen Lieferantenakte. In dieser Akte findet neben dem Vertragsmanagement auch das Procurement, also die Beschaffung, seinen Platz. An Dokumenten mangelt es im Procurement keineswegs: Zu Bestellungen und Lieferscheinen gesellt sich der dazugehörige Schriftverkehr. In vielen Unternehmen werden diese Dokumente in Bestellakten gesammelt – ein Zwischenschritt zur umfassenden Lieferantenakte.
Jederzeit und überall Zugriff
Per ECM auf Dokumente zugreifen, Bestellungen und Rechnungen freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Damit sorgt die digitale Lieferantenakte zeit- und ortsunabhängig für
- direkte Verfügbarkeit von allen Informationen an einem zentralen Ort
- archivierte, revisionssichere Korrespondenzen mit Lieferanten
- bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral
- eingesparte Kosten durch effizientere Prozesse
- schnellere Reaktionen auf Markterfordernisse – und das bedeutet: keine Lieferengpässe mehr
So wird aus der Geschäftsbeziehung eine vertrauensvolle Partnerschaft. Und bleibt es auch.
Wollen Sie mehr über die digitale Lieferantenakte als ECM-Modul erfahren?