ECM-Modul Lieferantenakten

„Geschäftsbeziehung“, wie kühl das klingt! Als ginge es nur um den Tausch von Geld gegen Waren oder Dienstleistungen. Zum Glück „menschelt“ es im wirklichen Leben und Geschäftsbeziehungen entwickeln sich zu einem vertrauensvollen Miteinander. Die Basis dafür muss allerdings stimmen. Wenn sich Lieferungen verspäten und Bestelleingänge verschlampt oder Rechnungen nicht bezahlt werden, wird dieses Vertrauen aufs Spiel gesetzt. Böser Wille ist selten der Grund, eher fehleranfällige Abläufe. Dieses Problem lässt sich leicht beheben: mit der digitalen Lieferantenakte. Diese Akte macht alle Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsvorgänge auf einen Blick verfügbar.

Die digitale Lieferantenakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa Bestellungen oder Rechnungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. Bei Nachfragen – auch der Kunden – können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort auf die entsprechenden Daten und Dokumente zugreifen und ebenso aktuell wie valide Auskunft geben.

Der Einstieg: Rechnungen

Digitale Lieferantenakten führen alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt. Das betrifft auch den gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was digital ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird am MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert.

Einstieg in ein ECM-System ist oft die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Mit einem elektronischen Workflow laufen Rechnungen digital in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar. Da ECM-Systeme modular aufgebaut sind, können sie passgenau in übergreifende Prozesse des Unternehmens implementiert werden.
Das digitale Rechnungswesen ist schnell ausgebaut – der Vorteil der Module – zur umfassenden digitalen Lieferantenakte. In dieser Akte findet neben dem Vertragsmanagement auch das Procurement, also die Beschaffung, seinen Platz. An Dokumenten mangelt es im Procurement keineswegs: Zu Bestellungen und Lieferscheinen gesellt sich der dazugehörige Schriftverkehr. In vielen Unternehmen werden diese Dokumente in Bestellakten gesammelt – ein Zwischenschritt zur umfassenden Lieferantenakte.

Jederzeit und überall Zugriff

Per ECM auf Dokumente zugreifen, Bestellungen und Rechnungen freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Damit sorgt die digitale Lieferantenakte zeit- und ortsunabhängig für

• direkte Verfügbarkeit von allen Informationen an einem zentralen Ort
• archivierte, revisionssichere Korrespondenzen mit Lieferanten
• bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral
• eingesparte Kosten durch effizientere Prozesse
• schnellere Reaktionen auf Markterfordernisse – und das bedeutet: keine Lieferengpässe mehr

So wird aus der Geschäftsbeziehung eine vertrauensvolle Partnerschaft. Und bleibt es auch.

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