- Die Rechnung kommt per E-Mail an.
- Sie wird automatisch indexiert und der Workflow angestoßen.
- Die Buchhaltung erhält die Rechnung, prüft sie und gibt sie frei.
- Die Rechnung landet beim zuständigen Projektmanager, der sie freigibt.
- Die freigegebene Rechnung geht zurück an die Buchhaltung und wird kontiert.
- Parallel wird die Rechnung archiviert.
In analogen Zeiten wanderte die Rechnung von Schreibtisch zu Schreibtisch, bis sie archiviert wurde. Diese Abläufe waren zeitaufwendig, zudem war nicht immer klar, auf wessen Schreibtisch eine bestimmte Rechnung sich gerade befand. Das ändern digitale Workflows, indem sie – um beim Beispiel zu bleiben – Rechnungen automatisch Schritt für Schritt durch vorgegebene Workflows führen. Nur wer berechtigt ist, kann die Rechnung beim jeweiligen Prozessschritt bearbeiten. Von außen lässt sich jederzeit sehen und kontrollieren, bei welchem Schritt eine bestimmte Rechnung gerade ist.
Die festgelegten digitalen Workflows haben drei zentrale Vorteile:
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigen Aufgaben nach identischen Vorgaben, was eine gleichbleibend hohe Qualität garantiert.
- Menschliche Fehler oder Missverständnisse werden reduziert.
- Workflows, bei denen verschiedene Abteilungen involviert sind, werden für alle Beteiligten nachvollziehbarer, was Verständnis und Zusammenarbeit fördert.
Das Einsparpotenzial von digitalen gegenüber analogen Workflows ist beachtlich: Bis zu 70 Prozent der Kosten lassen sich gegenüber dem Handling von gedruckten Seiten einsparen.
Das Bearbeiten von Dokumenten in digitalen Workflows
Das Bearbeiten von Dokumenten ist eine der zentralen Aufgaben im Büro. Dabei gibt es zwei Varianten:
- Das Dokument wird geprüft und akzeptiert, ohne dabei inhaltlich verändert zu werden. Anschließend wandert es ins Archiv.
- Das Dokument wird beim Bearbeiten verändert.
Zu den Dokumenten, die nicht verändert werden, zählen beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine. Hier besteht die Aufgabe hauptsächlich darin, die Authentizität des Absenders und die Korrektheit des Inhalts zu verifizieren. Zu den Dokumenten, die verändert werden, gehören etwa Vertragsentwürfe. Das Bearbeiten des Dokuments bildet den „Work in Progress“ ab, der letztlich zum fertigen Vertrag führt.
Handschriftliche Ergänzungen am Rand oder durchgestrichene Textpassagen machen es auf Papierdokumenten vergleichsweise leicht, Änderungen nachzuvollziehen. Schwieriger wird es bei digitalen Dokumenten. Aus dem archivierten „fertigen“ Dokument erschließt sich keineswegs, wie dieses Dokument ursprünglich aussah und wie viele Versionen es während des „Work in Progress“ gab. Deshalb ist es für eine revisionssichere Archivierung rechtlich notwendig, sämtliche Versionen eines Dokuments abzuspeichern.
Bei diesem Versionieren werden alle Änderungen an Dokumenten festgehalten. Jeder Zwischenschritt – etwa durch Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentare – wird dokumentiert. Das jeweilige Dokument wird bei jeder Änderung im Archiv als neue Version mit einer fortlaufenden Versionsnummer abgelegt. Diese Nummer unterscheidet eindeutig seine unterschiedlichen Bearbeitungsstände (Versionen).
Dokumenten-Management-Systeme übernehmen das Versionieren von Dokumenten automatisch. Sie legen die Dokumente in einem zentralen Verzeichnis oder in einer Datenbank ab. Die Protokollierung macht Änderungen transparent und nachvollziehbar: Es ist jederzeit klar, wer wann was geändert hat.
Im System lässt sich festlegen, wer auf das jeweilige Dokument zum Bearbeiten zugreifen darf und wer auf den „Nur lesen“-Modus beschränkt wird. Sobald ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten geöffnet wird, ist es im Archiv gesperrt (Check-out). Damit wird verhindert, dass zeitgleich verschiedene Personen auf dieselbe Dokumentenversion zugreifen. Während des Check-out können andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument nur lesen; bearbeitet werden kann es erst wieder, nachdem es wieder mit einer neuen Versionsnummer gespeichert und damit freigegeben ist (Check-in). Im System angezeigt wird im Normalfall immer die jeweils neueste Version.
Das Archivieren von digitalen Dokumenten
Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Dabei werden sie im Archiv in einem Zustand erhalten, der es ermöglicht, sie bei Bedarf zu nutzen. Aus rechtlichen Gründen sind Organisationen wie Unternehmen und Behörden verpflichtet, bestimmte Dokumente über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dokumente mit steuerrelevanten Informationen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt, wenn es sich bei den Dokumenten um Handels- oder Geschäftsbriefe oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe handelt.
Zu den Grundanforderungen an ein elektronisches Archiv zählt, dass die Dokumente unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.
Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Sie sind „revisionssicher“, wenn dabei den Anforderungen der gesetzlich geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprochen wird. Dabei werden Vollständigkeit, Sicherheit sowie Schutz vor Verfälschungen, Veränderungen oder Verlust eingefordert. Ebenso wichtig: Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und das Einhalten gesetzlicher Fristen.
Zu den weiteren Kriterien für die elektronische Archivierung zählt, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand abgelegt werden müssen, also mit dem Original übereinstimmen. Jede vorgenommene Änderung muss protokolliert werden (über die Versionierung). Dies gewährleistet nicht nur die Integrität der Daten, sondern erlaubt es, ihren ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Und zu guter Letzt muss das für die Archivierung zum Einsatz kommende Dokumenten-Management-System so aufgebaut sein, dass sich sämtliche gespeicherten Daten bei Bedarf verlustlos auf neue Plattformen, Medien oder Softwareversionen übertragen lassen.
4. Datensicherheit im Digital Office
Digitale Prozesse haben zahllose Vorteile – und einen Nachteil: Sie sind durch Cyberkriminelle angreifbar. Umso wichtiger ist es, die eigenen IT-Systeme vor Schäden und Bedrohungen zu schützen, angefangen von einzelnen Dateien über Computer und Netzwerke bis hin zu Rechenzentren. Zu den Aufgaben der IT-Sicherheit zählen beispielsweise:
- Sicherstellung einer guten Netzwerksicherheit
- Einrichtung und Aktualisierung von Firewalls
- Viren-Scans und sichere Programme
- Sicherung der Stromversorgung der Hardware
- Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Ein wichtiger Aspekt der IT-Sicherheit ist die Datensicherheit. Dabei geht es darum, geeignete Maßnahmen einzuführen, um den Schutz aller Daten zu gewährleisten. Datensicherheit umfasst vier Aspekte:
- Vertraulichkeit: Die Daten dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Unbefugte Personen haben keine Zugriffsrechte.
- Integrität: Sie stellt sicher, dass Daten nicht unbemerkt verändert oder verfälscht werden.
- Verfügbarkeit: Sie gewährleistet, dass der Zugriff auf Daten jederzeit möglich ist – selbst bei einem Systemausfall.
- Authentizität: Sie bestätigt die Echtheit und Vertrauenswürdigkeit von Daten.
Ein wichtiger Schutz gegen Cyberangriffe besteht darin, Daten grundsätzlich nur verschlüsselt zu übermitteln. Außerdem sollte es immer eine Kopie bzw. ein Backup geben. Die Netzwerke sollten durch IT-Spezialisten gesichert sein, eine Firewall ist selbstverständlich. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen geschult werden, um Cyberangriffe besser zu erkennen und zu vereiteln.
Ein Hinweis zum Schluss: Die Begriffe „Datensicherheit“ und „Datenschutz“ werden häufig synonym benutzt. Wir sprechen von Datenschutz bei personenbezogenen Daten, Datensicherheit bezieht sich auch auf alle anderen Daten.
5. Cloud und Cloud Computing
Eine Cloud ist ein mit dem Internet verbundenes Rechenzentrum, das Speicherplatz, Rechenleistung und Anwendungssoftware als Dienstleistung für seine Kunden zur Verfügung stellt. Die Wartung und Pflege der zugrunde liegenden Architektur übernimmt der Anbieter. Viele Unternehmen und andere Institutionen lagern ihre Daten in eine Cloud aus, weil sie dort besser geschützt sind und zudem die eigenen Server entlastet werden. PCs, Laptops oder Smartphones und Tablets benötigen über den Digital Workplace lediglich eine Internetverbindung sowie die passenden Zugangsdaten, um jederzeit von jedem Ort der Welt aus auf den Online-Speicher zugreifen zu können.
Es gibt drei gängige Cloud-Formen: Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud.
- Public Cloud: Angebot eines Providers, der seine Dienste offen über das Internet für jedermann zugänglich macht.
- Private Cloud: Aus Gründen von Datenschutz und IT-Sicherheit ziehen es manche Unternehmen vor, ihre IT-Dienste selbst zu betreiben. Können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen cloudtypische Mehrwerte wie eine skalierbare IT-Infrastruktur und installations- oder wartungsfreie IT-Anwendungen nutzen, spricht man von einer Private Cloud.
- Hybrid Cloud: Mischform dieser beiden Ansätze. Bestimmte Services laufen über Public Clouds, während alles Datenschutzkritische im Unternehmen bleibt. Voraussetzung für die Hybrid-Struktur ist eine konsequente Klassifizierung der im Unternehmen vorhandenen Daten.
6. Die Zukunft des Digital Office
In der hybriden Arbeitswelt verändert das Büro seine Funktion, denn die Routine-Aufgaben lassen sich überall erledigen. Das Büro erfindet sich neu als Ort des Austauschs, wo neue Ideen generiert und vorangetrieben werden. Das spiegelt sich in der Architektur wider, mit Rückzugsinseln und anderen Begegnungsorten – auch jenseits der Kaffeeküche.
Dieses Büro der Zukunft wird schon heute von den Angestellten eingefordert. Sie haben zwei Lehren aus dem Arbeiten unter Corona-Bedingungen gezogen: Im Homeoffice lässt sich produktiv(er) und eigenverantwortlich(er) arbeiten – aber sie vermissen vor allem den Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen im Büro. Diverse Studien belegen, dass die Mehrheit der Angestellten eine Balance zwischen Büro- und Homeoffice-Arbeit anstrebt.
Führungskräfte machen ähnliche Erfahrungen: Sie stellen fest, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice produktiver und selbstständiger arbeiten als erwartet. Und dass keine Videokonferenz den direkten persönlichen Austausch ersetzen kann. Der Rückzug auf virtuelle Meetings führt dazu, dass gerade informell weitergereichte Informationen eben nicht mehr weitergereicht werden. Und es sorgt dafür, dass der produktive Austausch von Ideen – ob formell im Meeting oder informell in der Kaffeeküche – zum Erliegen kommt. Die Angst der Unternehmen: Zu viel Homeoffice schwächt ihre Innovationskraft.
Gute Gedanken wachsen im persönlichen AustauschUmso wichtiger ist es, im Büro der Zukunft die Innovationskraft zu stärken. „Wir brauchen die Büros als modernes Lagerfeuer – für den persönlichen Kontakt“, sagt beispielsweise
Cawa Younosi, Deutschland-Personalchef des Softwarekonzerns SAP. Als „Ladestation“ sieht der Stararchitekt
Thomas Heatherwick das Büro der Zukunft, „wo sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Energie, Loyalität und Teamspirit aufladen“. Das Büro von morgen wird zur Kommunikationsfläche.
Um solche Ziele zu erreichen, muss sich das Aussehen der Räumlichkeiten verändern. Schmale Korridore und enge Räume weichen hellen und wandlosen „Open Space“-Konzepten. Ein weiterer Trend: verschiedene Räume für verschiedene Tätigkeiten. Gruppenarbeitsbereiche für die Teamarbeit, Sitzecken mit Lounge-Möbeln und Bistro-Tischen für das lockere Meeting. Es gibt Begegnungsorte zum Kennenlernen, Konzentrationszonen für die Einzelarbeit und sogar Telefonzellen für vertrauliche Gespräche. Genügend Platz ist vorhanden: Wenn immer ein Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, wird weniger Fläche für die klassische Schreibtisch-Stuhl-Computer-Kombination benötigt. Das schafft Raum für multimodale Lösungen, etwa mit klappbaren und rollbaren Möbeln.
Unverzichtbar: Digital WorkplacesDer Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, die gerade im Homeoffice arbeiten, muss gleichwohl möglich sein. Das bedeutet, dass der heimische Schreibtisch kein Provisorium bleibt, sondern zum ernst zu nehmenden Digital Workplace wird. Dieser Workplace braucht den geeigneten Stuhl, den richtigen Arbeitstisch, die passende Beleuchtung und eine ausreichende technische Ausstattung. Das Homeoffice braucht digitale Verlässlichkeit, und das heißt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Sie brauchen
- den Zugriff auf alle relevanten Daten – wie im Büro – und
- eine technische Ausrüstung, die intuitiv verständlich und zu nutzen ist.
Umgekehrt braucht es im Büro genügend Orte, wo man sich mit den Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice – etwa per Videokonferenz – austauschen kann, ohne die anderen zu stören. Womit sich zeigt: Das Digital Office bleibt auch künftig in Bewegung – um das Arbeiten so effizient und bequem wie möglich zu machen!
Übrigens: TA Triumph-Adler richtet Digital Workplaces innerhalb eines halben Tages ein.
