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Alles, was Sie über den MFP wissen sollten

Beim flüchtigen Blick ähnelt der Multifunktionsprinter, kurz MFP, stark seinem Vorgänger, dem Bürodrucker. Tatsächlich kann er ebenso drucken und kopieren, darüber hinaus scannen und meist sogar faxen. Doch das ist nur der Anfang: Ein aufmerksamer Blick offenbart, wie viel mehr Multifunktionsdrucker können und warum sich der MFP zum Möglichmacher digitaler Workflows im Büro entwickelt hat. In diesem Beitrag schauen wir genau hin und erklären, was MFPs sind und was sie alles können.

Inhalt
1    Was unterscheidet MFP und Bürodrucker?
2    Die Geschichte des Bürodruckers und des MFP
3    Standardfunktionen des MFP
         –   Drucken
         –   Kopieren
         –   Faxen
         –   Scannen
4    Digitale Funktionen des MFP
         –   Authentifizierung
         –   IT-Sicherheit
         –   Arbeitszeiterfassung
5    Drucker-Monitoring
6    MDS-Analyse
7    Alles über Toner
8    Mieten, Leasen oder Kaufen?

Unter unseren Artikeln finden Sie alle Informationen zum MFP

Was ist Scannen?

Digitales Dokumentenmanagement beginnt mit dem Scannen: Am Bürodrucker, meist ein MFP, werden Papier- in elektronische Dokumente umgewandelt. Doch beim Scannen passiert noch viel mehr.

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Bequemlichkeit ist Trumpf am MFP

Kompliziert war gestern: Warum die neue Generation der Multifunktionsprinter (MFPs) von TA Triumph-Adler bewusst auf Usability setzt und so intuitiv wie möglich zu bedienen ist.

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Was Bürodrucker alles leisten

Noch schneller, noch produktiver und vor allem noch sicherer: Die neue Generation der Multifunktionsprinter, kurz MFPs, von TA Triumph-Adler überzeugt durch gesteigerte Leistungen.

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Es ist so weit: Abschied vom Papier

Aktenordner sind so was von 20. Jahrhundert. Die Dokumentenverwaltung von heute läuft über digitale Workflows. Sie beginnt – oft genug – mit dem Scannen am MFP, dem Multifunktionsprinter.

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Die rundum optimierte Druckerflotte

Die MDS-Analyse bringt Ordnung und Struktur in Druckerflotten. Mehr noch: Mit ihrem Blick auf optimierte Prozesse nutzt sie Multifunktionsprinter als Möglichmacher der Digitalisierung.

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Trendsport Scannen: damit Papier digital wird

Die Digitalisierung in den Büros beginnt am MFP, dem Multifunktionsprinter. Hier werden Papierdokumente gescannt, um sie anschließend digital bearbeiten und speichern zu können.

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Daten nutzen: So akkurat ist aQrate

Controller freuen sich über die Kostentransparenz, IT-Administratoren über die hohe Datensicherheit und die Benutzer am MFP über das komfortable Display, das aQrate bietet.

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So klappt Mobile Printing

Wie drucke ich Dateien vom Smartphone, vom Laptop oder vom Tablet, wenn ich unterwegs bin? Mobile Printing liefert die Lösung – und kümmert sich zugleich um Datenschutz und IT-Sicherheit.

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MFP: Datenschutz beginnt am Drucker

Anders als die Bürodrucker von früher sind die Multifunktionsprinter von heute richtige Computer. MFPs müssen geschützt werden, damit sie nicht Zielscheibe von Cyberangriffen werden.

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MFP: Das Display macht den Unterschied

Wie gut ein MFP als Möglichmacher für digitale Prozesse geeignet ist, offenbart der Blick aufs Display: Es muss intuitiv zu bedienen sein, individuell konfiguriert für jeden Nutzer.

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MFP – Einfallstor zur Digitalisierung

Der Bürodrucker wird zum Multifunktionsprinter – und als „Möglichmacher“ der Digitalisierung zum Gewinner der Büro-Evolution. Digitale Workflows sind nun mal besser als analoge Prozesse.

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Wie der MFP zum „Möglichmacher“ wird

Digitale Workflows beginnen am Multifunktionsprinter. Wie der MFP damit zum „Möglichmacher“ für elektronische Prozesse wird, zeigt das neue Whitepaper von TA Triumph-Adler.

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Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen: Seit MFPs in digitale Workflows eingebunden sind, werden sie zum Opfer von Cyberattacken. Davor müssen die Bürodrucker geschützt werden.

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1. Was unterscheidet MFP und Bürodrucker?

Die Abkürzung MFP steht für Multifunktionsprinter. Umgangssprachlich werden die Systeme auch Multifunktionsgeräte oder Multifunktionsdrucker genannt. Es gibt sie als 3-in-1-Systeme (Drucken, Kopieren, Scannen) und als 4-in-1-Systeme, mit denen auch gefaxt werden kann.

Die Aufgaben des klassischen Bürodruckers sind vergleichsweise überschaubar: Er kopiert Papierdokumente und druckt sie aus. Deshalb wird er umgangssprachlich auch als „Kopierer“ bezeichnet. Das Drucken verschiedener Papierformate bei hoher Geschwindigkeit und beidseitiges Kopieren zählen ebenso zum Leistungsangebot von Bürodruckern wie die Verarbeitung und Ausgabe verschiedener Dokumentarten wie etwa Broschüren oder Briefe.

MFPs können das ebenfalls – und noch deutlich mehr. Sie können mit diversen digitalen Funktionen aufgerüstet werden, sind also eher Computer als Drucker. Zum Kopieren und Drucken kommen Scannen und häufig Faxen hinzu. Der entscheidende Unterschied zum Bürodrucker besteht darin, dass beim Scannen von Papierdokumenten elektronische Prozesse angestoßen werden: Digitalisierte Dokumente werden sofort im richtigen Ordner abgelegt und zum Bearbeiten freigegeben.

Gescannte Dokumente können als Word-, Excel- oder PDF-Dateien problemlos bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Vom MFP angestoßene digitale Workflows sorgen dafür, dass jedes elektronische Dokument umgehend von den Personen bearbeitet werden kann, die schon darauf warten. Deshalb sind MFPs eingebettet in ein Dokumenten-Management-System (DMS).

Vom DMS zum Digital Workplace

DMS-Software steuert das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten bis hin zur revisionssicheren Archivierung über digitale Workflows. Dokumenten-Management-Systeme machen das Arbeiten im Büro einfacher. Ihre vier offensichtlichsten Vorteile sind:

  • Zeit sparen: DMS-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden.
  • Unabhängigkeit gewinnen: Alle gespeicherten Dokumente stehen allen zugriffsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben DMS-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone.
  • Sicher archivieren: Digitale Dokumente können verändert werden – was für Probleme sorgt, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. DMS-Lösungen speichern sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen.
  • Kosten sparen: Abgesehen von effizienteren Prozessen, die dafür sorgen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit Suchen vergeuden: Wenn alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner.

Damit die Beschäftigten die DMS-Lösungen nutzen können, brauchen sie einen passenden Digital Workplace. Er ermöglicht es ihnen, losgelöst von Arbeitsort und Tageszeit alle für sie relevanten digitalen Programme und Systeme zu nutzen. Zu einem Digital Workplace gehören ein technisch ausreichend eingerichteter Computer-Arbeitsplatz sowie eine voll funktionsfähige IT-Infrastruktur. Daten aus den eingesetzten Softwaresystemen werden auf einer zentralen Plattform zusammengebracht, auf die alle Berechtigten zugreifen können, und hier bearbeitet.

Als Managed Services Provider stattet TA Triumph-Adler jeden Desktop-Arbeitsplatz so aus, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die spezifischen Aufgaben effizient erledigen kann. Wir bieten die passende Hardware und Software sowie die dazugehörigen Services an – beispielsweise Bereitstellung, Konfiguration und Support. TA Triumph-Adler hat auch Managed Workplaces im Angebot, übernimmt also die komplette Verwaltung der Digital Workplaces und koordiniert und steuert dabei sämtliche Produkte und Prozesse.

2. Die Geschichte des Bürodruckers und des MFP

Bis etwa 1960 mussten wichtige Dokumente, von denen ein Duplikat gebraucht wurde, entweder abgetippt, abfotografiert oder per Hand abgeschrieben werden. Das galt auch für den Physiker Chester Carlton, der in den 1930er Jahren in einer Patentabteilung arbeitete. Der US-Amerikaner begann über eine Maschine nachzudenken, „mit der man schnell und zuverlässig würde kopieren können“. Carlton entwickelte daraufhin das Prinzip der Elektrofotografie, auf das er 1937 ein erstes Patent anmeldete.

Das entscheidende Experiment, das den Erfolg der Elektrofotografie einleitete, gelang allerdings erst am 22. Oktober 1938. Eine Zinkplatte wurde mit Schwefel beschichtet und durch kräftiges Rubbeln mit einem Küchentuch elektrisch aufgeladen. Darauf wurde eine mit schwarzer Tinte beschriebene Glasplatte gelegt. Beides wurde von oben mit Scheinwerferlicht bestrahlt. Wo die Schrift einen Schatten auf die Zinkplatte warf, blieb die elektrische Aufladung erhalten. Die Glasplatte mit der Schrift wurde abgenommen und mit feinen Bärlappsporen bestäubt. Diese Sporen hafteten an den elektrisch aufgeladenen Stellen. Die überschüssigen Sporen wurden vorsichtig weggeblasen – und die kopierte Schrift wurde sichtbar.

Bis Toner (siehe unten) die Aufgabe der Bärlappsporen übernehmen konnte, war es noch ein langer Weg. Erfinder Carlson versuchte jahrelang vergeblich, ein Unternehmen für seine Elektrofotografie zu begeistern. 1946 überzeugte er die Haloid Company, die das Verfahren in Xerografie umbenannte und drei Jahre später das Modell A auf den Markt brachte. Das Handling war komplex: 39 Arbeitsschritte brauchte es bis zur ersten Kopie. Der Erfolg war entsprechend bescheiden.

Xerox 914 – der Durchbruch für den Bürodrucker

1959 ging das Kopieren endlich vollautomatisch. „Legen Sie das Original auf die Glasplatte. Schließen Sie den Deckel. Sie können kopieren, was Sie wollen: Briefe, Rechnungen, Verträge, Diagramme, einzelne Seiten aus gebundenen Büchern. Farbiges wird gestochen schwarz-weiß. Sobald das Signal ‚Reload‘ aufleuchtet, ist das Gerät wieder betriebsbereit. Nehmen Sie Ihr erstes Original heraus und legen Sie ein anderes hinein.“ So steht es in der Gebrauchsanweisung für den Xerox 914, den ersten wirklich bürotauglichen Drucker. Übrigens: Bis das Signal „Reload“ aufleuchtete, dauerte es rund zehn Sekunden.

Dieses Warten tat dem Erfolg keinen Abbruch. Zehn Sekunden sind rasant schnell – verglichen damit, die Seite abtippen zu müssen. Das Gerät verbreitete sich rasch in den Büros. „Kopieren“ hieß in den USA bald nicht mehr „to copy“, sondern „to xerox“. Der Xerox 914 wurde bis 1977 produziert, auch wenn in den 1960er Jahren mehrere Nachfolgemodelle auf den Markt kamen.

Sprung nach vorn: der Laserdruck

Einen gewaltigen technologischen Sprung nach vorn brachte der 1969 erfundene Laserdruck. Dabei wird die Vorlage nicht mehr optisch abgetastet: Ein Laserstrahl schreibt die Druckvorlage auf eine Druckertrommel. An den beschriebenen Stellen bleibt das Bildpulver – der Toner – haften und wird im nächsten Schritt auf das Papier übertragen und durch Erhitzen fixiert.

Auch beim Laserdruck dauerte es einige Jahre, bis die Modelle massentauglich waren. Der 1975 vorgestellte IBM 3800 wurde in Deutschland seinerzeit „primär als Kuriosität“ angesehen: Wer braucht schon ein Gerät, das mehr als 100 Seiten pro Minute drucken kann? Die entscheidendere Frage lautete allerdings: Wer ist bereit, dafür einen sechsstelligen Dollar-Betrag zu bezahlen?

Der erste massentaugliche Laserdrucker kam 1984 für erschwinglichere 3.495 Dollar auf den Markt: der HP LaserJet. Hewlett-Packard entwickelte den LaserJet in den Folgejahren weiter, so gibt es ihn seit 1994 auch als Farbdrucker. Da zugleich der Preis fiel – auch bei den anderen Anbietern –, eroberte der Laserdrucker sehr schnell die Büros. Heute ist der Laserdruck die Standardtechnologie für das Drucken und Kopieren im Büro.

Scannen und Faxen als zusätzliche Funktionen wurden seit den 1990er Jahren allmählich in den Bürodrucker integriert – der sich damit vom Bürodrucker zum MFP weiterentwickelte: zu einem Computer, der auch drucken und kopieren kann. Bei vielen MFPs ist das Scannen derzeit die wichtigste Funktion, da sie eine entscheidende Rolle spielt beim Umstieg auf digitale Prozesse: Sie verwandelt Papierunterlagen in digitale Dokumente.

3. Standardfunktionen des MFP

Multifunktionsprinter können drucken, kopieren und scannen (3-in-1-Geräte) und häufig überdies noch das Versenden und Empfangen von Faxen (4-in-1-Geräte) übernehmen.

3.1. Drucken

Beim Drucken mit dem Multifunktionsprinter werden Texte, Bilder, Fotos und anderes auf Papier fixiert, auf das sie zuvor mit Toner-Pulver aufgetragen werden. Mehr über den technischen Vorgang steht im vorigen Kapitel „Die Geschichte des Bürodruckers und des MFP“ und im nächsten Abschnitt über das Kopieren.

Drucken bedeutet, eine Vorlage durch Druck zu vervielfältigen. Gemäß dieser Definition wurde bereits vor fast 6.000 Jahren in Mesopotamien und Ägypten „gedruckt“: Mit Roll- und Stempelsiegeln wurden Urkunden, Krüger und manchmal sogar Gräber versiegelt. Vor rund 1.500 Jahren wurde in China der Blockdruck erfunden und 500 Jahre später der Druck mit beweglichen Lettern.

In der westlichen Welt wurde das Drucken mit beweglichen Lettern erst um 1450 entwickelt: von Johannes Gutenberg. Vorher wurden Bücher Seite für Seite gedruckt – dabei musste der gesamte Text auf der jeweiligen Seite hervorgehoben sein, um die Druckerfarbe anzunehmen. Gutenberg goss aus einer Metalllegierung bewegliche Lettern (vor allem für Buchstaben), mit denen er Papier in einer hölzernen Presse bedruckte. Gutenbergs Druckerpresse ermöglichte es, Schriften günstig und schnell zu vervielfältigen. Die Methode verbreitete sich atemraubend schnell. Bereits um 1500 waren rund 40.000 Buchtitel mit einer Gesamtauflage von etwa acht Millionen Exemplaren gedruckt worden.

Das Papier und seine Grammatur

Herausfordernd war weniger die Technik als das Papier. Heute verstehen wir Papier als dünnes Blatt aus winzigen, aneinandergepressten Holzfasern. Der Einsatz von Holz ist allerdings recht neu. In China wurde Papier aus Resten von Seide und anderer Kleidung sowie Baumrinde hergestellt. Im Mittelalter erreichte diese Art des Papiermachens auch Europa. Jahrhundertelang wurden vor allem Lumpen aufwendig in Papier verwandelt. Erst im 19. Jahrhundert wurden Maschinen entwickelt, die Holz (statt Kleidung) zu Papier verarbeiteten.

Heute gibt es rund 3.000 Papiersorten, die nach ihrem Einsatzzweck in vier Hauptgruppen eingeteilt werden: grafische Papiere (Drucken und Schreiben), Verpackungen (Kartons), Hygienepapiere (Taschentücher, Toilettenpapier) sowie Spezial- und technische Papiere, etwa für Banknoten oder Zigaretten. Das Format von Papier fürs Schreiben, Drucken und Kopieren ist genormt durch die Größen DIN A0 bis DIN A10. Standardgröße ist DIN A4.

Für den Einsatz im Büro gibt es Papier in verschiedenen Stärken, also Grammaturen. Je höher das Papiergewicht, desto reißfester wird es und desto höher ist auch die Qualität des Ausdrucks. Allzu leichtes Papier verformt sich beim Drucken und Kopieren, da der Toner mit großer Hitze auf das Papier aufgebracht wird.

Druckmaschinen, Offset- und Laserdruck

Das Drucken blieb jahrhundertelang anstrengende Handarbeit. Das änderte sich erst im 19. Jahrhundert mit den ersten Druckmaschinen, deren Energie von Dampfmaschinen kam. Diese Maschinen folgten anfangs noch dem Prinzip „flach auf flach“. Schneller ging es mit der 1843 erfundenen Rotationsdruckmaschine, die 1863 um die Rollenpapierzufuhr (Endlospapier auf einer Rolle) ergänzt wurde. Wegen der stark erhöhten Produktionsgeschwindigkeit gilt der Rotationsdruck als eine der bedeutendsten Innovationen der Industriellen Revolution.

Nächster Schritt in der Technik des Druckens war der Offsetdruck, der auf das Prinzip der Lithografie zurückgreift und Anfang des 20. Jahrhunderts in den USA entwickelt wurde. Beim Offsetdruck wird Farbe mithilfe mehrerer Walzen von der Druckplatte über einen Gummituchzylinder auf das Papier gedruckt. Dieses Verfahren ist vor allem bei hohen Auflagen attraktiv.

Bis Anfang der 1980er Jahre blieb Drucken ausschließlich eine Industrietechnik, da die Geräte zu teuer für Büros und Privathaushalte waren. Das änderte sich mit der Erfindung von Inkjet- und Laserdruckern (siehe „Die Geschichte des Bürodruckers und des MFP“). Schon bald nachdem 1984 die ersten bürotauglichen Laserdrucker auf den Markt kamen, waren sie in jedem Büro unverzichtbar.

Farbdrucker und Schwarz-Weiß-Drucker

Farbdrucker arbeiten nach dem CMYK-Prinzip: Es braucht vier Patronen bzw. Toner mit dem bläulichen Cyan, dem rötlichen Magenta, Yellow und Key (Schwarz). Key steht kurz für „key plate“: die schwarz druckende Platte, an deren Grundlinie die drei farbigen Platten ausgerichtet werden. Die Übertragung der Farbe auf das Papier erfolgt über eine belichtete Bildtrommel, die durch Laserstrahlen belichtet wurde. Dort, wo belichtet wurde, entsteht eine elektrische Spannung, die die Farbe anzieht und anschließend durch Druck auf das Papier überträgt.

Schwarz-Weiß-Drucker drucken mit nur einer Farbe, nämlich Schwarz. Diese Geräte werden auch SW-Drucker oder Mono-Drucker genannt. Die laufenden Kosten fürs Drucken sind deutlich geringer als beim Farbdrucker.

Druckgeschwindigkeit und Druckqualität

Die Druckgeschwindigkeit von Druckern wird in „pages per minute“ (ppm), also Seiten pro Minute, angegeben. Die ppm-Angaben gelten immer für das Schwarz-Weiß-Drucken, da die Geschwindigkeit bei Farbdrucken meist geringer ist. Deshalb machen Hersteller üblicherweise Angaben wie „bis zu X Seiten“. 

Die Druckqualität ist abhängig vom Papier. Das liegt am technischen Vorgang des Druckens, bei dem der Toner auf das Papier übertragen wird. Dabei wird das Tonerpulver bei einer Temperatur von rund 200 °C mit einer Fixiereinheit quasi auf das Papier aufgeschmolzen. Aufgrund der Hitze verformt sich minderwertiges Papier, was zu einer schlechten Druckqualität (und zu häufigeren Papierstaus) führt.

Mobiles Drucken

Beim mobilen Drucken werden Druckaufträge von mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Laptop erteilt. Dafür werden meist Apps eingesetzt.

Die Apps zum mobilen Drucken erlauben es, sämtliche Funktionen der MFPs zu nutzen, also beispielsweise den beidseitigen Ausdruck oder die Auswahl zwischen Farb- und Schwarz-Weiß-Druck. Auch das Heften oder Lochen lässt sich per App festlegen. Ebenso lässt sich auswählen, welcher MFP innerhalb der vernetzten Druckerflotte den Auftrag ausführen soll.

Das mobile Endgerät kann Verbindungen über kabellose Netzwerke (WLAN), Bluetooth, NFC oder Mobilfunknetze aufbauen. Last but not least: Mobiles Drucken bedeutet nicht, dass die Endgeräte selbst etwas ausdrucken können – das passiert weiterhin über den MFP.

3.2. Kopieren

Kopierer sind Geräte zum Herstellen von Fotokopien von Texten und Bildern. Beim Kopieren wird das analoge Dokument eingescannt und dadurch digitalisiert. Diese Vorlage kann dann beliebig oft ausgedruckt und damit vervielfältigt werden. Kopiert wird nach dem Prinzip der Elektrofotografie (siehe „Die Geschichte des Bürodruckers und des MFP“), die 1937 erfunden und in den 1960er Jahren marktfähig wurde.

So geht Kopieren

Beim Kopieren wird die Kopiervorlage auf eine Glasplatte über ein Band mit lichtempfindlicher Beschichtung gelegt und eine starke Lichtquelle darüber bewegt. Das Band bewegt sich synchron mit der Lichtquelle und wird überall dort entladen, wo es durch die hellen Stellen der Vorlage belichtet wird. Wo die Vorlage dunkel (also beschriftet) ist, wird das Band nicht belichtet und es verbleibt ein elektrisch geladenes Abbild der Schrift auf dem Band.

Nun wird der Toner – die pulverförmige Druckfarbe – auf das Band aufgebracht. Der Toner wird nur von den geladenen Stellen des Bandes angezogen, während alle ungeladenen Stellen weiß bleiben. Ein Papier wird auf das Band gepresst und der Toner mithilfe von Wärme darauf fixiert. Zuletzt wird das Band im Kopiergerät vollständig entladen und von überschüssigem Toner gereinigt.

3.3 Faxen

Fax oder Telefax ist die Abkürzung von Telefaksimile. Als Faksimile wird die originalgetreue Nachbildung oder Reproduktion einer Vorlage bezeichnet. Früher wurde das Fax im deutschen Sprachraum auch Fernkopie genannt.

Ein Fax ist der Ausdruck einer originalgetreuen Wiedergabe eines eingescannten Dokuments, deren Daten über eine Telefonleitung verschickt wurden. Beim Faxen wird das Bild eines Papierdokuments mit einem Faxgerät gescannt und anschließend über das Telefonnetz übertragen auf ein anderes Faxgerät, wo es als identisches Papierdokument ausgedruckt wird. Das Dokument wird dabei in Linien oder neuerdings auch in Pixel gerastert.

Wo das Fax noch benötigt wird

Heute hat die E-Mail samt Anhang das Fax weitgehend abgelöst. Es gibt allerdings immer noch einige Bereiche, wo das Fax (Stichwort: „dokumentenecht“) noch nicht durch digitale Dokumente abgelöst worden ist. Für viele Organisationen ist es beim Versand sensibler Daten oder aufgrund der benötigten Sendebestätigung nach wie vor essenziell, den Faxkanal zu nutzen.

Als 4-in-1-Systeme übernehmen Multifunktionsgeräte auch das Faxen. Auf aufwendige Installationen oder komplexe Eingriffe in die IT-Infrastruktur kann dabei verzichtet werden. Die 4-in-1-Geräte enthalten eine Faxkarte und versenden die Faxe wie herkömmliche Faxgeräte. Einer der MFPs im Netzwerk wird als Zentrale – „Master“ genannt – festgelegt. Von hier werden Faxaufträge auch von den anderen MFPs an die jeweilige Zieladresse weitergeleitet. E-Mails werden selbsttätig ins Faxformat umgewandelt, bevor das Dokument verschickt wird.

Die Geschichte des Faxgeräts

Die Geschichte des Faxgeräts reicht zurück bis ins Jahr 1843, als der schottische Uhrmacher Alexander Bain ein Gerät patentieren ließ, mit dem er Schwarz-Weiß-Bilder elektrisch übertragen konnte. Diese Kopiertelegrafen wurden in den folgenden Jahrzehnten weiterentwickelt. 1865 kam in Frankreich ein erstes kommerziell erfolgreiches Gerät auf den Markt. Da Aufwand und Kosten der Bildtelegrafie hoch waren, wurde sie lange Zeit vor allem in Zeitungsredaktionen und bei der Polizei eingesetzt: Mithilfe des Faxgeräts wurden Verbrecherbilder und Fingerabdrücke von Stadt zu Stadt geschickt. Militärstellen und Meteorologiedienste nutzten die Maschine für den Versand von Karten.

Weiterentwickelt wurde die Technik in Japan, wo der Bedarf an bildlichen Übertragungen aufgrund der zeichenreichen Schrift ausgesprochen groß ist. Aus Japan fand die Technik den Weg zurück nach Europa. Der „Fernschreiber“ wurde zum Faxgerät. 1979 führte die Deutsche Bundespost den „Fax-Dienst“ in Deutschland ein, bald darauf eroberte das Faxgerät das Büro. Der endgültige Durchbruch gelang, als Faxgeräte nicht länger spezielles Thermopapier benötigten, sondern ganz normales Papier zum Ausdrucken des Fax ausreichte.

3.4 Scannen

Scanner sind – wörtlich übersetzt – Abtaster. Mit diesen Geräten werden Texte, Fotos, Grafiken und Bilder mit Sensoren abgetastet und anschließend digital gespeichert. Fürs Scannen wird das Papierdokument auf eine Glasplatte gelegt, diese Platte ist Teil des Scanners. Eine Abtasteinheit fährt unter der Glasplatte durch und erfasst das aufgelegte Dokument zeilenweise. Die Einheit setzt sich aus Fotodiodenzeilen zusammen, deren etwa 8.000 Lichtsensoren bei einfallendem Licht einen elektrischen Strom erzeugen.

Das Scannen liefert das digitale Abbild eines analogen Dokuments. Dieses Abbild, der Scan, wird in einem zuvor festgelegten Format gespeichert, wodurch die elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht wird. Das gelingt durch die OCR-Texterkennung. OCR steht für Optical Character Recognition. Da Scanner jedes Dokument als Bilddatei speichern, müssen diese Dateien wieder umgewandelt werden. Erst so lassen sich Texte von eingescannten Seiten mit Programmen wie Word bearbeiten.

Die OCR-Software zerlegt die Seite in ihre Einzelteile. Per Layoutanalyse stellt sie fest, an welchen Stellen sich auf einer Seite Text befindet und wo Elemente wie Bilder oder Grafiken stehen. Am Ende der Layoutanalyse erstellt OCR aus dem Dokument eine Sammlung einzelner Zeichen. Im nächsten Schritt müssen die Zeichen korrekt identifiziert werden, bevor aus den Zeichen der Text rekonstruiert und als Textdatei gespeichert wird. Je unmissverständlicher die Buchstaben, desto fehlerfreier arbeitet die OCR-Software.

Mit dem Scannen allein ist es nicht getan: Eine irrlichternde digitale Rechnung ist ebenso wenig hilfreich wie eine falsch abgelegte Papierrechnung. Der entscheidende Punkt beim Scannen ist daher das Ordnersystem, in dem jedes Dokument sofort abgespeichert wird. Ebenso wichtig sind die Workflows, die dafür sorgen, dass jedes digitale Dokument umgehend von den Personen bearbeitet werden kann, die schon darauf warten. Wer seine Arbeitsprozesse digitalisieren will, braucht daher eine Struktur, die diese Abläufe so sinnvoll und bequem wie möglich gestaltet. Diese Aufgabe übernehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und – sozusagen als individualisierte Ausbaustufe – ECM-Lösungen (Enterprise Content Management).

Scannen und die Rechtslage

Papier scheint dem Gesetzgeber weniger leicht manipulierbar als elektronische Dokumente. Entsprechend strikt sind die Vorgaben, die beim und nach dem Scannen eingehalten werden müssen. Unternehmen sind per GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichtet, den Scanvorgang zu dokumentieren. In einer „Organisationsanweisung“ ist beispielsweise festzuhalten, wer wann scannen darf, wie hoch die Scan-Qualität sein muss, wie die Vollständigkeit zu kontrollieren ist und wie Fehler zu protokollieren sind.

Die Geschichte des Scanners

Bis der erste Scanner zum Einsatz kam, dauerte es anderthalb Jahrzehnte. Den Anstoß gab in den 1930er Jahren die US-Zeitschrift „Life“, die alle Farbfotos aufwendig händisch bearbeiten musste. Um ein simpleres Verfahren zu finden, gründete der „Life“-Verlag Time Inc. mit Eastman Kodak die Printing Development Inc. (PDI). 1951 wurden die ersten PDI-Scanner ausprobiert – und überzeugten nicht. Das gelang erst einige Folgemodelle später, die sofort eine weltweite Nachfrage auslösten. PDI hielt das Monopol, bis in Deutschland mit Colorgraph, später Chromagraph, und in Großbritannien mit Magnascan ab 1958 zwei konkurrierende Verfahren entwickelt wurden. Aufgrund der hohen Investitionssummen konnten sich nur Spezialbetriebe wie zum Beispiel Reproanstalten diese Trommelscanner leisten.

Ebenso wichtig für den Erfolg des Scannens war der Umstieg von der Trommel- auf die Flachbetttechnik. Die ersten Flachbettscanner kamen 1976 auf den Markt, doch sollte es noch bis in die 1990er Jahre dauern, bis die anfangs waschmaschinenwuchtigen Modelle kleiner und erschwinglicher wurden.

Scannen – Gegenwart und Zukunft

Unternehmen, Organisationen und Behörden weltweit stehen vor der Aufgabe, ihre Prozesse zu digitalisieren. Das bedeutet: Jede Rechnung, jeder Lieferschein, jeder Vertrag muss digitalisiert werden – durch Scannen. Der MFP scannt die Papierdokumente und legt sie direkt in einer Ordnerstruktur ab. In den Ordnern finden sich nicht nur die gescannten, sondern auch die digital eingegangenen und verschickten Dokumente, sodass alle benötigten Unterlagen an einem Platz versammelt sind.

In vielen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen gibt es bislang ein wildes Durcheinander von analog und digital. Angebote und Verträge, Lieferscheine und Rechnungen gehen auf Papier hin und her, Auftragsbestätigungen und die tägliche Kundenkorrespondenz erfolgen per E-Mail, während Buchhaltung und Warenwirtschaft auf Computer umgestellt haben – allerdings nicht auf dasselbe System, mit dem Personalakten verwaltet werden. Dieses Kuddelmuddel löst das Scannen allein nicht auf. Dafür braucht es ein einheitliches System für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und eine verbindliche und ebenso einheitliche Ordnerstruktur, auf die von überall zugegriffen werden kann. DMS-Lösungen und ECM-Systeme bieten sich dafür an.

Scan on Demand

Die vorhandenen Regalkilometer an Aktenordnern zu scannen und damit zu digitalisieren, ist möglich – aber teuer und unnötig. Erfahrungsgemäß liegt der Anteil alter Akten, der noch mal angefasst wird, im Promillebereich. Spezialisierte Dienstleister übernehmen das Papierarchiv und verschicken eine digitale Version von Papierdokumenten, auf die doch noch einmal zugegriffen werden muss. Diese Dienstleistung heißt Scan on Demand.

Mittelfristig dürfte das Interesse am Scannen sinken. Sobald es seltener Dokumente und Unterlagen aus Papier zu digitalisieren gibt, wird der Scanner kaum mehr gebraucht.

4. Digitale Funktionen des MFP

Scannen ermöglicht den Einstieg in elektronische Prozesse, indem Papier- in digitale Dokumente verwandelt und gleich in den richtigen Ordnern abgelegt werden. Das ist allerdings nur eine der Funktionen, mit denen sich MFPs in digitale Workflows einbetten lassen – oder sie überhaupt erst möglich machen.

4.1 Authentifizierung

Bei einer Authentifizierung wird ein Identitätsnachweis geprüft. Die authentifizierte Person wird dadurch autorisiert, bestimmte Tätigkeiten auszuführen – das gilt auch für den MFP. Durch die Authentifizierung können die Zugriffsberechtigungen für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter individualisiert werden. Kein Vertrag wird kopiert und kein Dokument ausgedruckt, bevor klar ist: Diese Person ist dazu berechtigt. So stärkt die Authentifizierung den Datenschutz.

Der Multifunktionsdrucker hält alle Aufträge über sogenannte Follow-Me-Print-Software so lange zurück, bis sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit Chip, Karte oder Token (oft kombiniert mit einer PIN-Nummer) oder auch per Username und Passwort am Gerät als „berechtigt“ ausgewiesen hat. Erst dann wird der Druckvorgang gestartet. Welcher Bürodrucker innerhalb der vernetzten Druckerflotte dabei genutzt wird, ist egal, da der Auftrag zentral vorgehalten wird. Das Zurückhalten hat zudem den Vorteil, dass keine Ausdrucke im Ausgabefach herumliegen, die auch von Unberechtigten gelesen oder mitgenommen werden können.

4.2. IT-Sicherheit

MFPs sind Computer mit bis zu einem Terabyte großen Festplatten. Entsprechend wichtig ist es, sie mit hohen Sicherheitsstandards vor Cyberangriffen zu schützen. Dass Daten nur verschlüsselt übertragen werden, ist dabei eine Grundvoraussetzung und daher längst Standard. Ebenso wichtig ist es, diese Daten anschließend mehrfach zu überschreiben, damit ein späteres Wiederherstellen unmöglich wird.

Die IT-Sicherheit am MFP lässt sich durch Secure Boot und Run-Time Integrity Check weiter steigern: Diese Security Features überprüfen sowohl beim Hochfahren als auch im laufenden Betrieb ständig die Firmware. So wird automatisch kontrolliert, ob eine autorisierte Firmware verwendet wurde. Gibt es Anzeichen für eine Manipulation, schlägt das System sofort Alarm. Alle scheinbaren oder realen Systemfehler werden zusätzlich per SIEM (Security Information and Event Management) protokolliert, um etwaige Manipulationen nachvollziehen zu können.

4.3 Arbeitszeiterfassung

Bei der Arbeitszeiterfassung messen Arbeitgeber, wann und wie lange ihre Beschäftigten ihrer im Arbeitsvertrag zeitlich festgelegten Arbeit nachgehen. Die Erfassung dient auch dem Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, indem sie beispielsweise Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen regelt. Innerhalb der Europäischen Union ist es Arbeitgebern gesetzlich vorgeschrieben, zu erfassen, wann genau ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten.

Ob die Arbeitszeiterfassung am Computer, per Chipkarte oder Token, per Smartwatch- oder Handy-App oder manuell – etwa per Formular – erfolgt, ist gesetzlich nicht festgelegt. Eine Option: der MFP. Zu Beginn und Ende einer Schicht wird ein Multifunktionsgerät als Terminal passiert, das diese Informationen festhält. Bei TA Triumph-Adler heißt dieses Zeiterfassungssystem TA Zeitblick.

5. Drucker-Monitoring

Drucker-Monitoring erlaubt einen jederzeit aktuellen Überblick über den Zustand der Druckerflotte und ermöglicht damit ein effektives und effizientes Flottenmanagement (Fleet Management). Beim Flottenmanagement geht es um die optimale Auslastung der Druckerflotte, also das gesamte Arsenal an MFPs und bei Bedarf auch Bürodruckern und Faxgeräten. Ziel des Fleet Management sind reduzierte Betriebskosten, indem die Geräte effektiver genutzt werden und die Produktivität der Druckerflotte steigt.

Sämtliche Informationen über den Zustand der einzelnen Geräte laufen in einer digitalen Schaltzentrale zusammen (bei TA Triumph-Adler heißt sie TA Cockpit®. Die elektronische Schaltzentrale weiß, was wo passiert im Druckernetzwerk und wo es klemmt. Gehen Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Toner zur Neige, wird automatisch Nachschub bestellt.

Effizientes Drucker-Monitoring, etwa durch aQrate von TA Triumph-Adler, kann noch mehr. Es zeigt, welches Gerät von wem genutzt wird – das ermöglicht eine Erfassung, Zuordnung und Abrechnung nach Benutzern.

Das Monitoring der Druckerflotte zeigt oft, dass der Gerätepark nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet ist. Das lässt sich mit einer MDS-Analyse ändern.

6. MDS-Analyse

Wer seine Druckerflotte optimieren und dadurch Kosten sparen will, sollte durch eine MDS-Analyse herausfinden, wie viele und welche Bürodrucker bzw. MFPs überhaupt benötigt werden. Häufig ist die bestehende Druckerflotte nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten. Einige Geräte sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst. Das ändert die MDS-Analyse.

MDS steht für Management Document Services. Eine MDS-Analyse untersucht die bestehende Druckerflotte eines Unternehmens, einer Behörde oder einer Institution und leitet daraus Empfehlungen für ein optimiertes Flottenmanagement ab. Mehr als 20 Prozent der Druckkosten können durch die MDS-Analyse eingespart werden. Darüber hinaus beginnt mit ihr oft der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement.

Die drei Schritte der MDS-Analyse

Im ersten Schritt der MDS-Analyse wird inventarisiert, welche Geräte wo im Einsatz sind. Parallel wird untersucht, wie viele Drucksysteme mit welchen Funktionen eigentlich benötigt werden. Daraufhin wird im zweiten Schritt ein Konzept skizziert, wie der optimierte Gerätepark aus Multifunktionsprintern und Druckern aussehen sollte. Dieses Konzept wird mit dem Auftraggeber besprochen und – Schritt 3 – umgesetzt. Dabei wird meist die Zahl der Geräte (und der Hersteller) reduziert. Die neue Geräteflotte wird via Netzwerk miteinander verbunden und durch eine elektronische Schaltzentrale gesteuert und kontrolliert.

Was bringt die MDS-Analyse?

Die MDS-Analyse spart Kosten und sortiert überflüssige Geräte aus. Reparaturanfällige Maschinen werden ersetzt durch moderne Drucksysteme, meist MFPs. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Services können an spezialisierte Anbieter vergeben werden, wodurch verdeckte Kosten ans Licht kommen.

Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.

Expertise für MDS-Analysen: TA Triumph-Adler

Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden in unserem Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.

Einen letzten Punkt wollen wir nicht unterschlagen: Bei TA Triumph-Adler ist die MDS-Analyse kostenlos!

7. Alles über Toner

Toner wird als Farbmittel genutzt, um im MFP ein Druckbild auf Papier zu erzeugen. Toner ist ein sehr feines Pulver aus 5 bis 30 Mikrometer (= Tausendstel Millimeter) kleinen Teilchen. Aufgrund der winzigen Teilchengröße ist das Pulver fließfähig und verhält sich ähnlich wie eine Flüssigkeit. Das Tonerpulver setzt sich aus Kunstharz, Farbpigmenten, magnetisierbaren Metalloxiden und diversen Hilfsstoffen zusammen.

Ohne Tonerpulver sind MFPs nicht funktionsfähig. Daher ist es notwendig, es rechtzeitig nachzubestellen. Heutzutage passiert das beim Drucker-Monitoring automatisch, etwa über die digitale Schaltzentrale TA Cockpit® von TA Triumph-Adler. Toner wird in Tonerkartuschen angeboten. Diese Kartuschen enthalten den Toner sowie häufig für den Druckprozess unverzichtbare Elemente wie Bildtrommel samt Fotoleiter, Entwicklungseinheit und Walzen.

Fünf Schritte: So kommt Toner aufs Papier

Schritt 1: Die mit einem Fotoleiter beschichtete Bildtrommel wird elektrostatisch negativ geladen. Dies geschieht entweder mit einem nahe der Trommel befindlichen Draht (Ladekorona) oder mittels einer Ladewalze.

Schritt 2: Die Ladung wird wieder gelöscht – jedoch nur an den Stellen, an denen später der Toner haften soll. Das passiert, vereinfacht gesagt, durch die Belichtung der jeweiligen Stellen mit einem Laserstrahl.

Schritt 3: Die Bildtrommel wird gedreht und zum Toner gebracht. In der Entwicklereinheit haftet das negativ geladene Tonerpulver und wird an die positiv geladenen Stellen der Bildtrommel übertragen.

Schritt 4: Die Bildtrommel bewegt sich weiter und trifft auf das Papier. Das Tonerpulver wird durch eine starke entgegengesetzte elektrische Ladung des Papiers dazu gebracht, auf das Papier zu „springen“.

Schritt 5: Damit das Tonerpulver auf dem Papier haften bleibt, muss es fixiert werden. Hierzu läuft es durch zwei Walzen, von denen mindestens eine erhitzt wird. Dadurch wird das Tonerpulver regelrecht ins Papier eingeschmolzen.

Rücknahme und Recycling von Toner

Toner ist ein Verbrauchsmaterial, deshalb müssen auch die Tonerkartuschen regelmäßig ausgetauscht werden. In einigen Modellen wird neben dem Pulver auch die Bildtrommel ausgetauscht (Einweg-Bildtrommel). „Semi-permanente“ Bildtrommeln sind nicht in die Kartusche eingebaut und werden separat ausgetauscht. Die besonders robusten Permanentbildtrommeln, die etwa Kyocera und TA Triumph-Adler nutzen, halten damit ebenso lange wie der MFP.

Hersteller sind verpflichtet, Tonerkartuschen zurückzunehmen und zu entsorgen.

Toner-Kreislauf mit TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler und sein Recycling-Partner LPR haben eine kostenlose Rücknahmekette für Tonerkartuschen etabliert, die die Umwelt schont. Das Prinzip ist einfach und kostenlos: Kunden melden sich auf dem Portal www.takeback.eu an und bestellen eine leere Box, die LPR liefert. Der Kunde sammelt seine Verbrauchsmaterialien in der Box. Ist die Box voll, geht der Kunde wieder auf das Portal und bestellt eine neue leere Box. Innerhalb eines festgelegten Zeitraums werden durch LPR die vollen Boxen abgeholt und die neuen leeren Boxen ausgeliefert.

Volle Boxen werden weitergeleitet in eine Recyclingfabrik. Dort werden die leeren Tonerkartuschen geschreddert und zu Plastikgranulat verarbeitet. Dieses Granulat kann wieder – zu fast 100 Prozent – in den Kreislauf zurückgeführt werden.

8. Mieten, Leasing oder Kaufen?

Ein Satz vorweg: Ob Miete oder Leasing ist eigentlich egal. Das Serviceangebot ist identisch, beim Mieten ist das Vertragswerk allerdings weniger komplex.

Wer nur einen oder zwei MFPs oder Bürodrucker braucht, sollte durchrechnen, was preiswerter ist: Mieten oder Kaufen. Die Vorteile des Mietens erschließen sich erst, wenn die damit verbundenen Servicevorteile genutzt werden. So ist es möglich, MFPs während der Vertragslaufzeit mit neuen Funktionen zu erweitern. Vier weitere Gründe sprechen für das Mieten von MFPs:

  1. Die Steuer: Die monatlichen Raten sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.
  2. Die Bilanz: Mietobjekte erscheinen nicht in der Bilanz, die Raten werden als Betriebsausgaben verbucht.
  3. Die Sicherheit: Die monatlichen Kosten werden zu Beginn vereinbart und gelten für die gesamte Laufzeit.
  4. Die Liquidität: Da kein Geld für den Kauf von MFPs aufgebracht werden muss, gibt es größeren finanziellen Spielraum.

Die Laufzeit der Mietverträge beträgt meist zwischen 24 und 72 Monaten, also zwei bis sechs Jahre. Sobald der Mietvertrag verlängert wird, bekommen Kunden neue Multifunktionsdrucker mit den neuesten Technologien. Die bisher genutzten Geräte werden meist wieder in Schuss gebracht (Refurbishment) und weiterverwendet – etwa auf Baustellen, wo auch kurzfristigere Mietverträge möglich sind.

MFPs von TA Triumph-Adler mieten

Der Mietvertrag von TA Triumph-Adler für MFPs kombiniert Mieten und Service. Was an Serviceleistungen gewünscht ist, wird einfach in den Vertrag aufgenommen. Sollen während der 24- bis 72-monatigen Vertragsdauer andere Services hinzukommen oder soll die Zahl der Multifunktionsdrucker aufgestockt werden, so ist dies jederzeit möglich.