Dokumente archivieren und digital verwalten
Mit den digitalen Archivlösungen von TA Triumph-Adler und unserem Partner Lager 3000 bewahren Sie Unterlagen aus verschiedensten Quellen strukturiert und sicher auf. Ob in der Cloud, On-Premises oder extern ausgelagert – Sie behalten jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente: digital, sicher und zukunftsfähig.
Inhaltsverzeichnis
Digitale Archivierung von Dokumenten meistern
Obwohl alle Zeichen auf Digitalisierung stehen, ist mit Papier noch lange nicht Schluss. Ein modernes digitales Dokumentenmanagement ist daher unverzichtbar, um Papierunterlagen und digitale Dokumente effizient und sicher zu verwalten. Das gilt vor allem für die Archivierung geschäftsrelevanter Unterlagen, die einer Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren unterliegen.
Indem Sie frühzeitig Dokumente in digitale Prozesse und Archive überführen, reduzieren Sie nicht nur Papierstapel und Aktenschränke, sondern auch Ihren Verwaltungsaufwand. Einfache Filterfunktionen, Verschlagwortung und strukturierte Prozesse stellen sicher, dass Sie Dokumente strukturiert und revisionssicher ablegen. So wird bei möglichen Audits und Revisionen aus langem Suchen schnelles Finden.
Digitale Dokumente archivieren: Ihre Vorteile mit TA Triumph-Adler
Dokumente digital archivieren ist gleich optimal archivieren? Grundsätzlich ja, denn die Umstellung auf digitale Dokumentenverwaltung kann Ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich optimieren. So schaffen Sie eine holistische IT-Infrastruktur, in der von der Erfassung bis zur Archivierung alle Prozesse im Dokumenten -Lifecycle-Management ineinandergreifen – ganz gleich ob digital oder analog.
Zu den Vorteilen digitaler Archivierung zählen:
Gesetzliche Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung einhalten
Digitale Dokumentenverwaltung bietet nicht nur mehr Effizienz und Sicherheit, sondern stellt auch sicher, dass gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt werden. Besonders relevant sind dabei zwei Vorgaben:
- GoBD: Die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchhaltung sind die wohl wichtigsten Vorgaben, wenn es um revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten geht. Mit unseren Lösungen können Sie Prozesse konfigurieren, um alle GoBD-Anforderungen zu erfüllen.
- DSGVO: Die DSGVO umfasst strenge Vorgaben zur Verarbeitung und Aufbewahrung von Personendaten. Unsere Lösungen können mit definierten Prozessen und Monitoring die DSGVO-konforme Verarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten sicherstellen.
Mit unseren Lösungen gewährleisten Sie, dass Sie die wichtigsten Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben einhalten und einen IT-Schutz im Sinne der BSI-Schutzziele Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität umsetzen. Dazu zählt natürlich auch Revisionssicherheit, denn sei es bei Steuerprüfungen, Revisionen oder Rechtsstreitigkeiten, mit revisionssicherer Dokumentenarchivierung beugen Sie dem Verlust, der Fälschung oder der Veränderung Ihrer Dokumente vor.
Unser Service für das digitale Archiv – gemeinsam mit Lager 3000
Unser Service für das digitale Archiv verbindet Effizienz, Sicherheit und Komfort: Zusammen mit Lager 3000 helfen wir Ihnen bei der Auslagerung und Digitalisierung Ihrer Dokumente und Unterlagen – entweder als voll oder als minimal digitalisiertes Archiv. Das funktioniert wie folgt:
- Schritt 1: Wir holen die Akten und Dokumente ab, die Sie extern archivieren möchten, und transportieren sie in hochsicheren, zertifizierten und speziell überwachten Containern.
- Schritt 2: Wir lagern Ihre Unterlagen in überwachten, feuerfesten und wasserdichten Containern sowie in ebenso sicher gestalteten Lagerräumen.
- Schritt 3: Wir bieten Ihnen die sofortige Digitalisierung Ihrer Akten sowie eine Datenträgerlagerung Ihres digitalen Archivs. Alternativ können Sie Papierakten bei uns einlagern und nach dem Prinzip Scan-on-Demand nur Unterlagen von uns digitalisieren und in Ihre Systeme übertragen lassen, die Sie gerade benötigen.
- Schritt 4: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfirst übernehmen wir die ordnungsgemäße Aktenvernichtung.
Effiziente und automatisierte Prozesse
Unsere digitale Archivierung lässt sich für festgelegte Dokumententypen, Kategorien und Abteilungen präzise definieren. So sorgen Sie für kürzere Bearbeitungszeiten, indem alle Schritte von der Erfassung über die Klassifizierung bis hin zur Prüfung, Freigabe und Archivierung ineinandergreifen. Gleichzeitig können Sie sich dank Metadaten, OCR-Texterkennung und Barcode-Erkennung auf eine strukturierte Ablage und schnelle Dokumentensuche verlassen.
Entlastung und Zufriedenheit für Abteilungen
Unsere cloudfähigen und digital anschlussfähigen MFPs ermöglichen als All-in-one-Systeme für das Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen eine schnelle Digitalisierung direkt am Gerät. Eingescannte Dokumente oder empfangene Dateien lassen sich durch die Einbindung in unsere Dokumenten-Management-Lösungen sofort verarbeiten, an Arbeitsplätze, E-Mail-Konten, Cloudspeicher oder andere Systeme weiterleiten und automatisch archivieren.
Für große Dokumentenmengen setzen wir auf unseren Partner Lager 3000: Hier können umfangreiche Aktenbestände sicher ausgelagert werden – und Ihre Abteilungen profitieren von maximaler Entlastung, höherer Zufriedenheit und spürbar gesteigerter Produktivität.
Weniger Papier und Kosten, mehr Struktur und Sicherheit
Digitale Archivierung senkt die Kosten, spart Platz und steigert die Effizienz. Mit smarten Such- und Verschlagwortungsfunktionen finden Sie Dokumente sofort – statt Akten zu wälzen – und vermeiden Risiken durch verpasste Fristen oder Fehler.
Mehr Unabhängigkeit von Ort, Zeit und Systemen
Ob On-Premises, in der Cloud oder als Hybridmodell – Sie entscheiden, wie und wo Ihr digitales Archiv betrieben wird. So bleiben Sie flexibel und zukunftssicher.
On-Premises oder in der Cloud
Bei unseren Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung und Archivierung können Sie zwischen verschiedenen Bereitstellungsmodellen wählen:
Digitale Archivierung: Software von TA Triumph-Adler
Möchten Sie Ihre Dokumente scannen, archivieren und digitalisieren, dann bietet Ihnen unser Portfolio, was Sie brauchen:
Unsere Lösungen für Dokumenten-Management-Systeme
Ob ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System zur Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente oder ein ganzheitliches Enterprise Content Management für unternehmensweite Prozesse und Abläufe, mit TA Triumph-Adler finden Sie die passende Lösung:
| enaio® | yuuvis® RAD as a Service | TACIM |
| Unsere On-Premises-Lösung enaio® integriert sich nahtlos in Ihre Unternehmenssysteme und legt den Grundstein für ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement. | Festplatten und Server sind unverzichtbar, wenn Sie digitale Dokumente archivieren. Diese brauchen Sie jedoch nicht zwingend vor Ort. Nutzen Sie mit unserer Cloud- und Dokumenten-Management-Lösung yuuvis® RAD as a Service flexibel skalierbares Enterprise Content Management, zu dem auch die sichere Archivierung Ihrer Dokumente per Cloud zählt. So sparen Sie Platz und Aufwand und können sich auf hochsichere Rechenzentren verlassen. | Unsere cloudbasierte Archivierungslösung TA Cloud Information Manager richtet sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen, die bei der Dokumentenverwaltung unabhängig von Ort und Zeit bleiben wollen. Hierbei werden Dokumente aus verschiedenen Quellen automatisch anhand von Metadaten oder OCR-Volltextsuche klassifiziert, indexiert und in logischen Ordnerstrukturen abgelegt. |
Sie möchten mehr darüber erfahren, was papierlose und papierreduzierte Arbeitsumgebungen ausmacht? Dann erfahren Sie alles zum papierlosen Büro oder holen Sie sich unsere Checkliste für den digitalen Arbeitsplatz.
Mit TA Triumph-Adler und Lager 3000 bleibt jedes Dokument sicher
Ob Arbeits- und Lieferverträge, Kundenangebote, Rechnungen oder Jahresabschlüsse – im Geschäftsalltag fallen unzählige Dokumente an, die gesetzeskonform und revisionssicher archiviert werden müssen. Gemeinsam mit unserem Partner Lager 3000 bieten wir Ihnen dafür die optimale Lösung: digital, flexibel und hochsicher. So behalten Sie jederzeit den Überblick – egal, ob Sie Ihre Unterlagen in unserem digitalen Archiv verwalten oder große Bestände extern auslagern.
Mit TA Triumph-Adler und Lager 3000 haben Sie die Gewissheit: Kein Dokument geht verloren.
Mit TA Triumph-Adler und Lager 3000 haben Sie die Gewissheit: Kein Dokument geht verloren.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung und Archivierung
Die beste Archivierungssoftware ist die, die zu Ihren individuellen Anforderungen passt. TA Triumph-Adler bietet skalierbare Lösungen – von leistungsstarken Dokumenten-Management-Systemen bis hin zu cloudbasierten Services, ideal für die rechtskonforme, effiziente und sichere Dokumentenarchivierung.
Alle Unternehmen, Selbstständigen und Organisationen, die buchführungs- oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen verarbeiten, müssen revisionssicher archivieren – zum Beispiel Rechnungen, Verträge oder steuerrelevante Dokumente. Grundlage dafür sind gesetzliche Vorgaben wie die GoBD und die Abgabenordnung (AO).
Grundsätzlich können alle papiergebundenen Unterlagen digitalisiert werden – beispielsweise Rechnungen, Verträge, Personalakten, Lieferscheine, Projektdokumente, Kundenkorrespondenz oder Archivmaterial. Wichtig ist, dass die Digitalisierung strukturiert, nachvollziehbar und im Einklang mit rechtlichen Vorgaben erfolgt (z. B. GoBD, DSGVO).
Am effizientesten scannen Sie Dokumente mit modernen Multifunktionssystemen (MFPs), die direkt in Ihr Dokumenten-Management-System eingebunden sind. Funktionen wie automatischer Dokumenteneinzug, OCR-Texterkennung und Barcode-Erkennung sowie vordefinierte Prozesse ermöglichen eine strukturierte, schnelle und sichere Digitalisierung – direkt am Gerät oder per Knopfdruck aus der Cloud.
