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ECM: Was eignet sich als Pilotprojekt?

ECM: Mit welchem Pilotprojekt starten?

Es geht bequemer, schneller und effizienter: Wie man digitale Prozesse im Dokumentenmanagement schrittweise einführt, erklärt Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler.

Viele Unternehmen zögern, ihr Dokumentenmanagement auf digitale Prozesse umzustellen. Tatsächlich sollten nicht sämtliche Abläufe auf einen Schlag digitalisiert werden. Deshalb sind die Softwarelösungen im Enterprise Content Management, kurz ECM, modular aufgebaut. Unternehmen können also Abteilung für Abteilung, Schritt für Schritt, die Workflows digitalisieren.

Es bietet sich an, mit einem Pilotprojekt zu beginnen, bei dem die Vorteile digitaler Abläufe besonders bemerkbar sind. Solch ein Pilotprojekt nimmt zudem Ängste und vermittelt stattdessen den Mut, die nächsten Module des Enterprise Content Management in Angriff zu nehmen. Und es vermittelt das Wissen, worauf bei diesen nächsten Modulen zu achten ist. In einem Fachbeitrag für IT&Production stellt Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler, die bestmöglichen ECM-Pilotprojekte vor:

Rechnungsprüfung und -bearbeitung

Ein guter Einstieg in ein ECM-System sind die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, können sich Prüfung, Freigabe und Bezahlung beschleunigen, was Prozesskosten senkt. ECM-Systemintegrator „Optimal Systems“ hat berechnet, dass die manuelle Bearbeitung von Rechnungen die Versender bis zu 4 Euro, die Empfänger bis zu 30 Euro kosten kann. Ein Umstieg von der manuellen auf die elektronische Rechnungsbearbeitung spare bis zu 80 Prozent dieser Kosten ein.

Korrekt integriert, können Anwenderfirmen mit folgenden Effekten rechnen:

  • Mehr Transparenz und Tempo im gesamten Rechnungsprozess
  • Schnellere – da automatisierte – Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen
  • Einhalten gesetzlicher und wirtschaftlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD)
  • Revisionssichere Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet meterweise Aktenordner mit Rechnungen
  • Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind protokolliert

Die digitale Personalakte

Im Personalmanagement sollte der Mensch im Fokus stehen, für das Administrative drum herum gibt es elektronische Lösungen. So übernimmt die digitale Personalakte die Stammdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt die Informationen an einem zentralen Ablageort. Die digitale Personalakte gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Sie den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen und Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen.

Die digitale Personalakte ermöglicht beispielsweise:

  • Zentrale Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur
  • Vorlagen- und Fristenverwaltung, Reporting und praktische Volltextsuchen
  • Management von Wiedervorlagen
  • Pflichtdokumenten-Monitoring etwa für Arbeitsverträge
  • Auswertungen und Recherchen

Indem ECM-Software die Angestellten befähigt, gerade benötigte Informationen schneller aufzufinden, steigt meist deren Effizienz.

Die digitale Projektakte

Märkte und Technologien unterliegen ebenso stetem Wandel wie die Kundenbedürfnisse. Den Wandel der eigenen Organisation gestalten Firmen in der Regel über interne Projekte. Diese drehen an Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von Stellschrauben, um das Unternehmen zukunftsfähig zu halten. Manche Projekte sind überschaubar, andere komplex – in beiden Fällen helfen digitale Projektakten bei der Verwaltung interner Vorhaben.

Typische Funktionen betreffen dabei:

  • Dokumentation und Kontrolle von Projekten
  • Prozessoptimierungen und unternehmensweite Bereitstellung von Projektinformationen
  • Transparenz von Projektverläufen und ihre rechtssichere Abwicklung

Verträge digital verwalten

Ein weiteres Anwendungsfeld, bei dem ECM-Systeme gute Dienste leisten, ist das digitale Vertragsmanagement. In Unternehmen werden täglich Verträge erstellt, verwaltet und aktualisiert. Fehlender Überblick führt oft zu verpassten Terminen für Widerrufe oder Skonti. Werden Verträge digital verwaltet, können ECM-Systeme melden, wenn Fristen abzulaufen drohen oder Termine anstehen. Im Vertragsmanagement sollten sich mit der Nutzung eines entsprechenden ECM-Systems eine Reihe der folgenden Effekte einstellen:

  • Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung, Aktualisierung und Suche von Verträgen
  • Überblick über Vertragsprozesse
  • Steuerung von Kostenvorteilen durch Kontingente und Konditionen
  • Umsichtiges Personalmanagement etwa bei auslaufenden Zeitverträgen oder bei fristgerechten Kündigungen
  • Bereitstellung standardisierter Vertragsvorlagen
  • Einfachere und zuverlässigere Einhaltung interner und gesetzlicher Regeln

Digitale Lieferantenakte

Auch im Einkauf laufen viele wichtige Informationen zusammen. Mit einer digitalen Lieferantenakte halten Produzenten ihre Lieferanten- und Bestellvorgänge transparent, um grundsätzliches Optimierungspotenzial in den Einkaufsprozessen auszuschöpfen. Die Funktionen in der ECM-Lösung von TA Triumph-Adler mit der „Enaio“-Software betreffen etwa die Archivierung von Korrespondenz mit Lieferanten und die Steuerung ausgehender Zahlungen.

Fuhrparkmanagement

Mit digitalen Kfz-Akten verwalten Unternehmen ihren Fuhrpark. Dabei geht es um den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand, aber auch um die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern. Eine digitale Fuhrparkverwaltung hält sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen bereit und hilft bei der Disposition und Auftragsabwicklung.

Die hier vorgestellten Felder decken nur einen kleinen Teil des möglichen Spektrums aktueller ECM-Systeme ab. Doch bieten die vorgestellten Szenarien und Prozesse meist einen besonders lohnenswerten Einstieg in die digitale Dokumentenlenkung.

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