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07.02.2024

Was ist Optical Character Recognition?

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Scans sind eigentlich Bilddateien. Durch Optical Character Recognition, kurz OCR, können diese Dateien schnell durchsucht und bearbeitet werden. Ein immenser Vorteil für das papierlose Büro.

Mit einem eingescannten Dokument zu arbeiten, ist im heutigen Büroalltag ganz normal. Dass eine Datei (oft im PDF-Format) ehemals ein Stück Papier war, macht sich kaum noch jemand bewusst. Dokumente schneller als auf dem Postweg an einen anderen Ort übertragen – was heute selbstverständlich klingt, war in der Geschäftswelt der 1970er Jahre ein Meilenstein. Gerade mal 50 Jahre ist es her, dass Fernkopierer (auch Faxgeräte genannt) in Unternehmen ihren Platz fanden. Heute gelten diese Geräte, die ein analoges Signal über die Telefonleitung senden, vielerorts als vorgestrig – für einige Zwecke sind sie aber bis heute unverzichtbar. Meistens allerdings wird heute gescannt. Ein Scanner (wörtlich: Abtaster) am MFP wandelt physische Dokumente in digitale Dateien um. Aber wie funktioniert das eigentlich? Und welche Vorteile hat diese Technologie?
Der Siegeszug der Optical Character Recognition im papierlosen Büro
In einer Welt, die von digitalen Technologien durchdrungen ist, gewinnen digitale Prozesse auch im Büro immer mehr an Bedeutung. Optical Character Recognition, die optische Zeichenerkennung, spielt eine entscheidende Rolle dabei. Optical Character Recognition (OCR) ist laut Definition eine Technologie, die es Computern ermöglicht, gedruckte oder handgeschriebene Zeichen zu erkennen und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Mit anderen Worten: OCR macht Texte auf Papier oder Bilder durch die geeignete Software für Computer verständlich. Buchstaben und Zahlen, aber auch Bilder und Symbole können identifiziert und in editierbaren Text umgewandelt werden.
Wie funktioniert OCR?
Der Prozess der Optical Character Recognition ist in mehrere Schritte unterteilt. 
  1. Bildaufnahme: Der erste Schritt besteht darin, ein Bild des Textes zu erfassen. Dies kann durch Scannen von Papierdokumenten am MFP, Fotografieren oder das Extrahieren von Text aus anderen Bildquellen erfolgen. 
  2. Vorverarbeitung: Das erfasste Bild wird vorverarbeitet, um es für die Texterkennung vorzubereiten. Dies umfasst häufig die Bereinigung von Bildrauschen, die Ausrichtung des Textes und die Optimierung von Kontrast und Helligkeit. 
  3. Segmentierung: Der Text wird von der OCR-Software in Abschnitte oder Segmente unterteilt, um die Analyse auf einzelne Zeichen oder Wörter zu konzentrieren. 
  4. Mustererkennung: In diesem Schritt werden Muster von Buchstaben, Zahlen oder Symbolen identifiziert. Fortgeschrittene Algorithmen analysieren die Formen und Konturen, um die Zeichen zu erkennen.  
  5. Textgenerierung: Basierend auf den erkannten Zeichen wird der Text generiert und in einem maschinenlesbaren Format wie ASCII oder Unicode ausgegeben.  
Vorteile von OCR im papierlosen Büro 
  1. Effizienzsteigerung: OCR ermöglicht eine schnelle und präzise Texterkennung, was manuelle Dateneingaben vermeidet. Dokumente können automatisch in durchsuchbare und editierbare Formate umgewandelt werden. 
  2. Kostenersparnis: Der Übergang zum papierlosen Büro reduziert nicht nur den Bedarf an Papier, sondern auch die Kosten für dessen Lagerung und Archivierung. Zeit- und Arbeitsaufwände für die manuelle Dateneingabe werden minimiert. 
  3. Suchbarkeit verbessern: Durch die Umwandlung von Papierdokumenten in durchsuchbare Dateien wird das Auffinden von Informationen erheblich erleichtert. OCR ermöglicht eine effiziente Textsuche über große Dokumentensammlungen hinweg. 
  4. Integration in andere Systeme: Optical Character Recognition kann nahtlos in andere digitale Systeme und Workflows integriert werden. Das erleichtert den Datenaustausch und fördert eine reibungslose Zusammenarbeit in Unternehmen. 
  5. Compliance und Sicherheit: Mit OCR bearbeitete Dokumente können leichter auf Compliance-Richtlinien überprüft werden. Zudem können Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen besser implementiert werden. 
Im Zeitalter der Digitalisierung und des papierlosen Büros ist Optical Character Recognition eine Schlüsseltechnologie, die die Art und Weise, wie wir mit gedruckten Texten umgehen, grundlegend verändert. Die Fähigkeit, Papierdokumente effizient und präzise in digitale Daten umzuwandeln, ermöglicht es Unternehmen und Organisationen, ihre Produktivität zu steigern und dabei nachhaltiger zu agieren.

Auch TA Triumph-Adler nutzt diese Schlüsseltechnologien. Alle Multifunktionsprinter (MFPs) sind mit Optical Character Recognition ausgestattet. Die OCR-Funktion kann bei den TA Multifunktionssystemen mit HyPASTM optional per Lizenz freigeschaltet werden. Je nach Anforderung des Scan-Workflows bietet TA Triumph-Adler von der Einstiegslösung Scan Extension Kit bis zum professionellen Scanmanagement-Tool Scanner Vision eine Vielzahl von Lösungen an.

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