Die Bedeutung von Monitoring fürs Digital Office

Erinnern Sie sich? „Big Data“ war einmal ein heiß diskutiertes Thema, auch weit jenseits von technikaffinen Fachkreisen. Die Kernaussage: Im Zuge der Digitalisierung sind vielfältig vernetzte Arbeits- und Lebenswelten entstanden, in denen ausnahmslos alle – ob Geräte, Programme oder Menschen – permanent eine riesige Menge an Daten generieren. Die einen sahen darin vor allem ein Zeichen des Fortschritts – für neue Möglichkeiten der Wertschöpfung, zielgenauere Produktentwicklung und Wissensgenerierung. Die anderen warnten vor einer unüberschaubaren „Datenflut“ und den Gefahren, falls Informationen – und die Kontrolle darüber – in die falschen Hände geraten sollten.

Einige Jahre später und um so manche Erfahrung im Umgang mit komplexen Datenmengen reicher wissen wir: Beide Seiten haben ihre Berechtigung. Wir haben erkannt, dass wir sinnvolle und verlässliche Konzepte brauchen für die Nutzung von und den Umgang mit Daten – von der Ebene der Gesetzgebung bis hinunter zu persönlichen Abwägungen, wann wir was und wie viel von uns preisgeben, das sich in Daten messen lässt. Und wir haben uns ein Stück weit daran gewöhnt, dass praktisch alles irgendwie messbar erscheint.

Ob der eigene Herzschlag, die Frage, wie oft am Tag Sie eine bestimmte App auf Ihrem Smartphone aufrufen, Ihre Maximalgeschwindigkeit beim Radfahren, der Tonerverbrauch der Bürodrucker in Ihrem Unternehmen oder die künftig erwartbare Fertigungsqualität Ihrer Maschinen: Alles lässt sich tracken – und wird auch getrackt. Manchmal stecken „nur“ persönliche Neugier und Interesse dahinter; manchmal haben sich Tracking-Optionen zu Industriestandards entwickelt. Denn für Unternehmen jeder Größe stellen die aus Daten zu gewinnenden Kennzahlen inzwischen längst eine unverzichtbare Ressource für die Aufrechterhaltung und Optimierung ihrer (digitalisierten) Prozesse dar – und damit letztlich für den unternehmerischen Erfolg. Es gilt die Faustregel: „If you can’t measure it, you can’t manage it.“

Aber wie managt man eigentlich all das, was da gemessen wird, um aus Zahlen und Werten reale Handlungsoptionen ableiten zu können? Der Vorgang des Trackings von Anwendungen, Geräten und Systemen und seine (visuelle) Aufbereitung wird als Monitoring bezeichnet. Ein spannender Aufgabenbereich, der in seiner Bedeutung nach wie vor weiter zunimmt und in den meisten Unternehmen in erster Linie mit der IT-Abteilung und speziell mit Systemadministratoren in Verbindung gebracht wird.

Warum das Thema aber keineswegs nur für Tech-Experten relevant ist, wie letztlich alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von modernen Monitoring-Anwendungen profitieren können und welche nicht unwesentliche Rolle Ihre Druckerflotte dabei spielt – das verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Doch zunächst stellt sich die Frage nach einer klaren Definition von Monitoring: Was ist üblicherweise unter diesem Begriff zu verstehen und wie läuft Monitoring heutzutage in Unternehmen ab?

Eines vorweg: Monitoring ist eine komplexe Angelegenheit, die weit über die einfache Überwachung von Komponenten und Systemen hinausgeht. Das hängt mit der Vielzahl an Geräten und Anwendungen zusammen, die bei der Steuerung unternehmerischer Prozesse eine Rolle spielen – und mit ihrem Vernetzungsgrad. Zudem sind Teile der zu überwachenden IT-Infrastruktur mitunter gar nicht vor Ort am Firmenstandort, sondern wurden ausgelagert (z. B. in die Cloud) oder es handelt sich gar um mobile Komponenten, wie beispielsweise Dienst-Smartphones von Beschäftigten, die ortsunabhängig Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk haben sollen.

In einer immer stärker vernetzten und zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist eine zuverlässig funktionierende IT-Infrastruktur das A und O. Um sicherzustellen, dass es jederzeit auf allen Ebenen „rundläuft“, sollte die IT-Infrastruktur in ihrer Gesamtheit praktisch permanent auf dem Prüfstand stehen. Hier setzt Monitoring in seiner umfassendsten Definition an: Alle Vorgänge und sämtliche Tools (egal ob in Anwendungen und Geräten implementiert oder separat auszuführen), die dabei helfen, das ordnungsgemäße Funktionieren von Hardware, Software und digitalen Diensten innerhalb einer Organisation zu überprüfen, sind Bestandteile des Monitorings.

Die wachsende Verbreitung vernetzter Geräte in Unternehmen (Stichwort: Internet of Things) erweitert auch das Spektrum der für eine Überwachung in Frage kommenden Komponenten. Auch Heiz- und Kühlanlagen, vormals analoge Sicherheitssysteme wie etwa die klassische Alarmanlage oder das komplette Gebäudemanagement können heute in ein zentrales Monitoring eingebunden werden.

Kommt es vorübergehend zu einer unüblich hohen Auslastung der Systeme – zum Beispiel weil aufgrund einer Rabattaktion im Onlineshop eines Unternehmens extrem viele Bestellungen zeitgleich eingehen –, können Monitoring-Tools das erkennen und Ressourcen automatisch und dynamisch hochskalieren, ohne dass ein manueller Eingriff notwendig wäre. Dieses Vorgehen findet insbesondere bei Cloud-Lösungen Anwendung, bei denen die verfügbare Infrastruktur flexibel an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden kann.

Eine besondere Bedeutung beim Monitoring kommt der Sicherheit der Systeme zu: Gezielt wird nach Hinweisen auf konkrete Bedrohungen von innen oder außen und nach Sicherheitslücken gefahndet. Typische Monitoring-Aufgaben im Bereich IT-Sicherheit sind etwa die vollständige Zugriffsanalyse für Systeme und ihre Teilbereiche, Maßnahmen für das Erkennen ungewöhnlicher Aktivitäten (möglichst in Echtzeit!) und daraus resultierend die Meldung potenzieller Sicherheitsvorfälle – wobei in der Regel ein Warnsystem mit mehreren Eskalationsstufen zum Einsatz kommt.

IT-Administratoren müssen mit sämtlichen Systemen im Unternehmen und ihren Anwendungsbereichen vertraut sein und Aussagen darüber treffen können, wie gut ein System oder Teile davon aktuell funktionieren, wo etwaige Schwachstellen liegen und was sich daraus für die künftige Ressourcenplanung ableiten lässt. Was läuft reibungslos? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Haben wir genau die Komponenten, die wir brauchen, um erfolgreich zu sein, oder sind unsere bestehenden Systeme unter- bzw. gar überdimensioniert? Spätestens dann, wenn größere Änderungen an der IT-Infrastruktur geplant sind, etwa die Umstellung analoger oder hybrider Workflows auf digitale Abläufe, ist intelligentes Monitoring von essenzieller Bedeutung, um unternehmerische Entscheidungen treffen zu können, die sich kurzfristig in den laufenden Betrieb implementieren lassen und sich mittel- wie langfristig auf jeden Fall auszahlen werden.

Nun stehen allerdings nicht jeden Tag solche Entscheidungen an und manch einer außerhalb der IT-Abteilung dürfte sich fragen: Braucht es denn nun für alle Anwendungsfelder tatsächlich ein tägliches oder gar ein Echtzeit-Monitoring? IT-Administratoren werden darauf in aller Regel mit einem entschiedenen „Ja, aber“ antworten. Denn wirklich verlässliche Aussagen, gerade zur Stabilität und Sicherheit von Systemen, lassen sich nur mit einem lückenlosen Monitoring über längere Zeiträume hinweg treffen. Was nützt etwa eine im Stichprobentest als „sicher“ eingestufte Anwendung, bei der es just einen Tag – oder eine Stunde – nach Erhebung der Stichprobe zu einem Sicherheitsvorfall kommt? Andererseits sind natürlich nicht alle Anwendungen und Teile von Systemen in einem Unternehmen als gleichermaßen kritisch einzustufen. Hier gilt es abzuwägen, welche Art von Monitoring geeignet ist und welche Intervalle sinnvoll sind.

Viele Monitoring-Maßnahmen laufen mittlerweile komplett automatisiert im Hintergrund ab – lediglich zu festgelegten Zeitpunkten werden die Daten durch die IT-Experten abgerufen und bewertet. Zum Teil kann sogar die Auswertung automatisch nach zuvor bestimmten Parametern erfolgen.

Aktuelle Monitoring-Softwarelösungen wie TA Cockpit®, die von TA Triumph-Adler entwickelte Schaltzentrale für Ihre vernetzte Druckerflotte, gehen genau diesen Weg.  

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