Datenschutzhinweis des TA Fleetmanager
Diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) gilt für die TA Triumph-Adler GmbH („TA“, „wir“ oder „uns“) in dem Land, in dem Ihr Unternehmen den TA/UTAX Fleetmanager („TA/UTAX FM“) nutzt. Wenn Triumph-Adler nicht in dem Land ansässig ist, in dem Ihr Unternehmen TA/UTAX FM nutzt, gilt diese Erklärung für die TA Triumph-Adler GmbH mit Sitz in 90449 Nürnberg, Südwestpark 23, Deutschland. Eine vollständige Liste der Tochtergesellschaften finden Sie auf triumph-adler.com.
Diese Erklärung gilt für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch die TA Triumph-Adler GmbH in Bezug auf TA/UTAX FM.
TA/UTAX FM ist ein leistungsstarker webbasierter Service, der die Geräteverwaltung und Fernwartung der Druckerflotte eines Unternehmens ermöglicht. TA/UTAX FM ermöglicht es Unternehmen und ihren Servicemitarbeiterinnen und -mitarbeitern, den Gerätestatus schnell und einfach zu erkennen, auf Probleme zu reagieren und wichtige Wartungsaufgaben von jedem beliebigen Standort aus durchzuführen.
Um die TA/UTAX FM Dienstleistungen wie vereinbart erbringen zu können, verarbeitet TA Ihre personenbezogenen Daten zu den unten aufgeführten Zwecken. TA verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für Marketingzwecke.
A. Rechnungslegung und Zubehörverwaltung.
TA verarbeitet Kontaktinformationen (z. B. Name, E-Mail-Adresse), um die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen wie vereinbart zu organisieren (z. B. die Lieferung von Tonern) und um diese Dienstleistungen in Rechnung zu stellen.
B. Verwaltung der Benutzerkonten.
TA hat Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse entweder direkt von Ihnen oder indirekt von einem TA Kunden erhalten, damit wir ein Benutzerkonto für Sie einrichten und verwalten können.
C. Gerätemanagement.
Konfiguration und Wartung des Geräts, Sicherheitseinstellungen, Asset-Verwaltung, allgemeine Verwaltungsaufgaben (wie das Hinzufügen und Entfernen von Geräten).
D. Fernzugriff.
In Einzelfällen und nach ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers werden Protokolldateien mit Gerätedaten und personenbezogenen Daten erstellt und an den TA/UTAX FM Server gesendet und zum Zweck der Fernwartung des jeweiligen Geräts verwendet. Für den Fall, dass ein TA Servicetechniker während einer Fernwartungssitzung Zugriff auf das Adressbuch des Geräts hat, werden keine Informationen aus dem Adressbuch gespeichert.
E. Qualitätsverbesserung.
Gerätedaten, einschließlich IP-Adresse und Seriennummer des Geräts, werden zur Verbesserung der Qualität und Zuverlässigkeit des Geräts und der Verbrauchsmaterialien sowie der Skalierbarkeit des Systems und des Netzwerks verwendet. TA anonymisiert vor der Durchführung der Datenanalyse personenbezogene Daten.
Hinsichtlich des Zwecks A. hat TA ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, eine bestimmte Kontaktperson zu haben, damit TA die vereinbarten Dienstleistungen für seine Kunden – höchstwahrscheinlich Ihren Arbeitgeber – erbringen kann.
Für die Zwecke B. bis D. agieren wir als Datenverarbeiter und der Kunde von TA – als Datenverantwortlicher – ist dafür verantwortlich, die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungszwecke nachzuweisen.
Hinsichtlich des Zwecks E. erfolgt die Datenverarbeitung im Rahmen der berechtigten Interessen von TA gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, damit TA die Zuverlässigkeit, Qualität und Leistung des Systems und der Geräte der Kunden bewerten und verbessern kann.
Wir haben eine sorgfältige Abwägung zwischen Ihren Grundrechten und Freiheiten und unseren legitimen Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen das Gleichgewicht kontinuierlich. Sollten Sie jedoch Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen wollen, lesen Sie bitte den Abschnitt „Ihre Rechte“ weiter unten.
Um die TA/UTAX FM Dienstleistungen wie vereinbart erbringen zu können, bedient sich TA Dritter, die auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen können. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Drittanbietern, mit denen TA Ihre personenbezogenen Daten teilt, und erfahren, zu welchen Zwecken sie geteilt werden. Ihre personenbezogenen Daten werden nur weitergegeben an:
- KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (Niederlande) zum Zweck der Benutzerkontenverwaltung und Qualitätsverbesserung
- KYOCERA Document Solutions Inc. (Japan) zum Zweck der Qualitätsverbesserung und der Verwaltung des Hostings der TA/UTAX FM Plattform und der Daten
- Den externen TA/UTAX FM Hosting-Anbieter in den Niederlanden (Microsoft Azure Region Westeuropa)
- Externe Dienstleister für die Erbringung vereinbarter TA/UTAX FM Dienstleistungen und zum Zweck der Qualitätsverbesserung von TA Produkten und Dienstleistungen.
- Soweit wir aufgrund von Gesetzen, Verordnungen oder Gerichtsbeschlüssen verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in Übereinstimmung mit diesen Gesetzen, Verordnungen oder Gerichtsbeschlüssen weitergeben.
Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Dienstleister weitergeben (siehe oben für eine Liste der Dienstleister), der seinen Sitz in einem Land hat, das nach Ansicht der Europäischen Kommission kein angemessenes Schutzniveau durch innerstaatliches Recht bietet, haben wir dieses angemessene Schutzniveau dadurch sichergestellt, dass wir mit diesem Konzernunternehmen oder Dritten durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln, wie sie von der Europäischen
Kommission angenommen wurden, zusätzliche angemessene Garantien vereinbart haben.
Sofern möglich, haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für Ihre personenbezogenen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind unten angegeben oder wir teilen sie Ihnen bei oder vor Beginn der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit.
Wenn es uns nicht möglich ist, feste Aufbewahrungsfristen zu verwenden, haben wir unten die Kriterien angegeben, die wir zur Bestimmung der Aufbewahrungsfristen verwenden.
Spezifische Aufbewahrungsfristen
- Rechnungslegung und Zubehörverwaltung: Alle (persönlichen) Informationen, die mit diesem Zweck in Verbindung stehen, z. B. Rechnungen, werden für einen Zeitraum von 6 Jahren (Geschäftsinformationen) oder 10 Jahren (Buchhaltungsinformationen) aufbewahrt.
- Verwaltung der Benutzerkonten: Wir bewahren Ihre persönlichen Informationen im Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto so lange auf, wie Sie ein aktives Benutzerkonto bei uns haben. Inaktive Benutzerkonten werden ein Jahr nach der letzten Nutzung gelöscht. Sie sind von unserer Seite aus nicht verpflichtet, ein eingerichtetes Konto zu haben. Wenn Sie sich nicht innerhalb von 30 Tagen nach Einrichtung des Kontos zum ersten Mal einloggen, werden wir das Konto löschen. Sie können uns jederzeit auffordern, Ihr Benutzerkonto zu löschen. In diesem Fall werden wir Ihr Benutzerkonto innerhalb von 30 Tagen nach Ihrem Antrag löschen. Ihre personenbezogenen Daten können nach der Löschung Ihres Kontos in unseren Backup-Systemen gespeichert werden und werden nach 35 Tagen automatisch gelöscht.
- Gerätemanagement und Fernzugriff: Wir löschen die TA/UTAX FM Protokolle und den Nutzungsverlauf, einschließlich der Audit- und E-Mail- Protokolle, 70 Tage nach ihrer Erstellung.
- Qualitätsverbesserung: Gerätedaten, einschließlich IP-Adressen und Seriennummern, werden gelöscht, sobald das Gerät aus TA/UTAX FM entfernt wird.
Kriterien für die Bestimmung von Aufbewahrungsfristen
In allen anderen Fällen verwenden wir die folgenden Kriterien, um die anwendbare Aufbewahrungsfrist zu bestimmen:
- Die Bewertung Ihrer Grundrechte und Freiheiten
- Den/die Zweck/e für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahren, als es für den Zweck bzw. die Zwecke, für den oder die wir sie erhoben haben, erforderlich ist.
- Die Höhe des Risikos und der Kosten, die mit der Aufbewahrung Ihrer (korrekten und aktuellen) personenbezogenen Daten verbunden sind
- Ob wir eine gültige Rechtsgrundlage für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben
- Art, Umfang und Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unsere Beziehung zu Ihnen
- Alle anderen relevanten Umstände, die zutreffen könnten
In jedem Fall bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen auf und überprüfen regelmäßig die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie hier.
Bei TA steht Ihnen ein Datenschutzbeauftragter zur Verfügung, der Sie bei Ihren Fragen unterstützt. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu diesem Dokument haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns oder senden uns einen Brief an:
TA Triumph-Adler GmbH
z. Hd. Datenschutzbeauftragter
Haus 5
Deelbögenkamp 4c
22297 Hamburg
Deutschland
E-Mail: privacy@triumph-adler.net