So geht’s: Personalakten digital managen
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Schluss mit dem Chaos! Denn mal ehrlich: Endloser Papierkram und viel zu lange Excel-Listen sind schon lange nicht mehr zeitgemäß.
Wussten Sie schon, wie Ihre Personalverwaltung effizient, übersichtlich und kostensparend gestaltet werden kann?
Ihre Personalverwaltung an moderne Anforderungen anzupassen, ist die halbe Miete. Und das ist gar nicht so kompliziert.
Die digitale Personalakte ermöglicht es Unternehmen, papierbasierte Prozesse durch digitale Workflows zu ersetzen und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen.
Also, warum noch warten?
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Kommen Ihnen diese Herausforderungen bekannt vor?
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- Schwierigkeiten bei der Einhaltung von DSGVO-Vorgaben
- Probleme bei der Wahl der passenden ECM-Lösung für Ihr Unternehmen
Wir von TA Triumph-Adler beraten Sie gerne, um Ihre passende ECM-Lösung zu finden, und begleiten Sie dabei, den ersten Schritt in Richtung digitale Personalverwaltung zu machen!
Ihr Bedarf? Klare Lösungen, um Prozesse zu optimieren und Ihre Personalakten effizient zu digitalisieren.
Sie können Ihre HR-Prozesse durch Digitalisierung schneller und kostensparender gestalten. Dabei ist es wichtig, die passende ECM-Lösung zu finden, die sich gut in Ihre Workflows integrieren lässt.
Besonders bei der Implementierung von digitalen Personalakten spielt die Einhaltung von Datenschutz- und DSGVO-Vorgaben eine entscheidende Rolle.
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In unserem kostenlosen Whitepaper finden Sie alles, was Sie über digitales Personalmanagement wissen müssen.
Was erwartet Sie?
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- Einblicke in die Vorteile der digitalen Personalakte
- Tipps für eine zukunftssichere HR-Verwaltung
- Fachliche Tiefe und praxisnahe Empfehlungen
Warum dieses Whitepaper?
Unser kostenloses Whitepaper bietet klare Lösungen für die vielfältigen Herausforderungen im Arbeitsalltag der modernen Personalverwaltung.
Es werden fundierte Informationen mit praxisnahen Empfehlungen rund um digitale Personalakten vereint.
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Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Derzeit besteht noch keine gesetzliche Verpflichtung zur vollständigen digitalen Personalakte. Dennoch steigt der Druck zur Digitalisierung kontinuierlich – nicht nur durch technologische Entwicklungen, sondern auch durch gesetzliche Regelungen und wachsende Anforderungen im Bereich Nachweispflichten und ESG-Standards.
Spätestens mit der Einführung der elektronischen Aufbewahrungspflicht ab 2027, die im Zuge der E-Rechnungs-Pflicht und der erweiterten digitalen Dokumentationspflichten kommen soll, rückt die Pflicht zur digitalen Personalakte immer stärker in den Fokus. Unternehmen, die ihre HR-Dokumente noch papierbasiert führen, laufen Gefahr, später unter hohem Zeitdruck umstellen zu müssen.
Ab wann die digitale Personalakte Pflicht wird, ist noch nicht abschließend geklärt. Doch es zeigt sich bereits jetzt: Eine frühzeitige Umstellung bringt entscheidende Vorteile. Wer rechtzeitig auf digitale HR-Prozesse setzt, reduziert langfristig Kosten, minimiert Risiken und erfüllt schon heute viele Anforderungen, die ab 2026 oder 2027 verpflichtend werden könnten.
Daher gilt: Auch ohne eine aktuelle gesetzliche Regelung zur digitalen Personalakte ist eine vorausschauende und ganzheitliche Digitalisierung im Personalmanagement heute schon strategisch sinnvoll – insbesondere für Unternehmen, die zukunftssicher aufgestellt sein wollen.
Spätestens mit der Einführung der elektronischen Aufbewahrungspflicht ab 2027, die im Zuge der E-Rechnungs-Pflicht und der erweiterten digitalen Dokumentationspflichten kommen soll, rückt die Pflicht zur digitalen Personalakte immer stärker in den Fokus. Unternehmen, die ihre HR-Dokumente noch papierbasiert führen, laufen Gefahr, später unter hohem Zeitdruck umstellen zu müssen.
Ab wann die digitale Personalakte Pflicht wird, ist noch nicht abschließend geklärt. Doch es zeigt sich bereits jetzt: Eine frühzeitige Umstellung bringt entscheidende Vorteile. Wer rechtzeitig auf digitale HR-Prozesse setzt, reduziert langfristig Kosten, minimiert Risiken und erfüllt schon heute viele Anforderungen, die ab 2026 oder 2027 verpflichtend werden könnten.
Daher gilt: Auch ohne eine aktuelle gesetzliche Regelung zur digitalen Personalakte ist eine vorausschauende und ganzheitliche Digitalisierung im Personalmanagement heute schon strategisch sinnvoll – insbesondere für Unternehmen, die zukunftssicher aufgestellt sein wollen.
Was ist bei der digitalen Personalakte zu beachten?
Mit der Einführung der Pflicht zur digitalen Personalakte absehbar ab 2027 steigen auch die Anforderungen an Unternehmen. Es genügt nicht, Dokumente einfach nur digital abzulegen – vielmehr gelten klare rechtliche und technische Vorgaben.
Zu den zentralen Bestandteilen der Pflicht zur digitalen Personalakte gehören:
Zu den zentralen Bestandteilen der Pflicht zur digitalen Personalakte gehören:
- Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten mit rechtlicher Relevanz, wie Arbeitsverträge, Zertifikate, Bescheinigungen oder Nachweise
- Die Einhaltung gesetzlicher Archivierungs- und Löschfristen
- Die Gewährleistung der Informationssicherheit durch geregelte Zugriffsrechte und Protokollierung
Die gesetzliche Entwicklung bei der Pflicht zur digitalen Personalakte macht deutlich: Unternehmen müssen sich auf klare Vorgaben einstellen. Wer seine HR-Prozesse bereits heute strukturiert digitalisiert, erfüllt nicht nur kommende Anforderungen – sondern steigert auch die interne Effizienz.
Revisionssichere Archivierung: Was ist zu beachten?
Wer die digitale Personalakte gesetzeskonform führen möchte, kommt an der revisionssicheren Archivierung nicht vorbei. Denn Dokumente wie Lohnsteuerkarten, Abrechnungen oder Sozialversicherungsnachweise unterliegen teils jahrzehntelangen Aufbewahrungsfristen. Digitale Archivlösungen ermöglichen es, diese Fristen platzsparend, sicher und nachvollziehbar einzuhalten – ganz ohne teure Lagerflächen. Entscheidend ist: Prüfen Sie, welche Dokumente im Original aufzubewahren sind, um den gesetzlichen Anforderungen an die digitale Personalakte gerecht zu werden.
Die revisionssichere Archivierung innerhalb eines Dokumenten-Management-Systems gewährleistet
Die revisionssichere Archivierung innerhalb eines Dokumenten-Management-Systems gewährleistet
- die unveränderbare, verlustfreie und fristgerechte Archivierung aller personalrelevanten Dokumente
- eine schnelle und gezielte Wiederauffindbarkeit bei Prüfungen und Audits
- die Protokollierung von Zugriffen und Änderungen (z. B. durch Versionierung)
- die verlustfreie Datenmigration über Formate und Systeme hinweg
- den Schutz aller Daten gemäß Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
Aktenberge mit unserem Archivierungsservice reduzieren
Sie möchten ältere Papierunterlagen auslagern, aber dennoch revisionssicher aufbewahren? Mit unserem Partner Lager 3000 bieten wir Ihnen einen Abhol- und Archivierungsservice, der Ihnen Zeit, Raum und Ressourcen spart. Ob in geschützten Archivräumen mit Zutrittskontrolle oder als digitalisiertes Dokument im Dokumenten-Management-System: Sie entscheiden, ob Sie Ihre Akten vollständig oder on Demand digital bereitstellen lassen möchten.
Bestandteile der digitalen Personalakte
In Personalabteilungen fallen täglich eine Vielzahl an Unterlagen, Nachweisen und personenbezogenen Informationen an – von der Bewerbung über das laufende Arbeitsverhältnis bis hin zum Austritt eines Beschäftigten. All diese Dokumente müssen gesetzeskonform archiviert, aktualisiert und nachvollziehbar verwaltet werden. Genau hier entfaltet die digitale Personalakte ihr volles Potenzial.
Obwohl es aktuell keine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt, empfiehlt sich ein strukturierter Aufbau – insbesondere digital. Eine gut gepflegte digitale Personalakte reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, sorgt für Transparenz und erleichtert die Personalplanung und die Erfüllung der Nachweispflichten.
Obwohl es aktuell keine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt, empfiehlt sich ein strukturierter Aufbau – insbesondere digital. Eine gut gepflegte digitale Personalakte reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, sorgt für Transparenz und erleichtert die Personalplanung und die Erfüllung der Nachweispflichten.
Zu den typischen Inhalten der digitalen Personalakte zählen:
- Personalstammdaten inklusive Änderungsmitteilungen
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Gehaltsabrechnungen und Gehaltsentwicklungen
- Lohnsteuer- und Sozialversicherungsnachweise
- Steuer- und Versicherungsunterlagen
- Urlaubsanträge und -genehmigungen
- Krankmeldungen, Abwesenheiten, Elternzeitnachweise
- Unfallmeldungen und Gesundheitsdokumente
- Ausbildungs-, Zwischen- und Endzeugnisse
- Weiterbildungs- und Qualifikationsnachweise
- Abmahnungen, Kündigungen und Ermahnungen
- Protokolle von Mitarbeitergesprächen
- Relevante Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Welche Rolle spielen Dokumenten-Management-Lösungen für das digitale Personalwesen?
Automatisierung und Digitalisierung werden auch in den Personalabteilungen zur Priorität, denn hier kann der digitale Wandel durch digitalisierte Prozesse die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen deutlich steigern. Lösungen für ein digitales Dokumentenmanagement können hierbei ineffiziente Arbeitsschritte reduzieren und Ihr HR-Team deutlich entlasten.
Digitale Prozesse helfen Ihnen in der Personalabteilung, sowohl interne Workflows als auch Aufgaben, die über die Abteilung hinausgehen, zu standardisieren und zu automatisieren.
Digitale Prozesse helfen Ihnen in der Personalabteilung, sowohl interne Workflows als auch Aufgaben, die über die Abteilung hinausgehen, zu standardisieren und zu automatisieren.
- Beurteilungen zur Arbeitsleistung
- Protokolle von Mitarbeitergesprächen
Obwohl es auch hier keine konkreten rechtlichen Einschränkungen gibt, haben alle Informationen, die zur Privatsphäre und zu den Persönlichkeitsrechten der Angestellten gehören, in der Personalakte nichts zu suchen. Zum detaillierten Aufbau der digitalen Personalakte gibt es wiederum keine Vorgaben.
Digitale Personalakte: Vorteile für Personalabteilungen
Für viele Personalabteilungen gehören Papierakten, manuelles Suchen und lange Genehmigungswege noch immer zum Alltag – und damit auch erheblicher administrativer Aufwand. Unternehmen, die auf eine digitale Personalakte umsteigen, profitieren hingegen von einer messbaren Steigerung der Effizienz und Transparenz sowie einer Verbesserung der Zusammenarbeit. Eine gut implementierte Lösung entlastet die HR-Abteilung, reduziert Aktenberge und schafft Raum für strategisch wichtige Themen wie Personalentwicklung, Employer Branding oder das Recruiting neuer Fachkräfte.
Die Vorteile der digitalen Personalakte reichen dabei weit über die einfache Dokumentenablage hinaus:
Die Vorteile der digitalen Personalakte reichen dabei weit über die einfache Dokumentenablage hinaus:
- Effizienzsteigerung: Die digitale Personalakte ermöglicht es Ihnen, verschiedenste Personalunterlagen zentral zu sammeln, miteinander zu verknüpfen und mit wenigen Klicks zur Verfügung zu stellen. So beugen Sie einer aufwendigen doppelten Datenhaltung vor, reduzieren die Fehleranfälligkeit durch aktuelle und korrekte Unterlagen und gewährleisten zuverlässige Nachverfolgbarkeit dank Versionierung und Änderungsverfolgung. Durch übersichtlich organisierte Unterlagen verkürzen Sie zudem Entscheidungsprozesse, stärken eine strategische Personalplanung und beschleunigen die Suche nach Dokumenten.
- Standardisierung: Personalunterlagen umfassen verschiedene Dokumententypen, Formate, Inhalte und Quellen. Mit einer digitalen Personalakte sorgen Sie für eine einheitliche Ordner- und Registerstruktur, eine schnelle Bereitstellung durch Metadaten, verbindliche Aktenstrukturen sowie integrierte Volltextsuche.
- Kostenersparnis: Sei es die Reduzierung von Verbrauchsmaterialien oder die Zeit- und Platzeinsparung durch weniger Verwaltungsaufwand für Aktenordner und durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen – mit digitalen Prozessen können Sie Betriebskosten erheblich senken.
- Datenschutz und Sicherheit: Bei der Verwaltung von Personalakten kommt es auf die vertrauliche Behandlung von Personendaten durch zuverlässige Zugriffskontrolle, eine sichere Datenübertragung und eine gesetzeskonforme Aufbewahrung und Löschung an. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen daher zur Fürsorgepflicht und zum höchstmöglichen Schutz aller gespeicherten Personendaten in der Personalakte. Dank moderner Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, sicherer Schnittstellen, Authentifizierung und Protokollierung sowie revisionssicherer Archivierung erfüllen Sie aktuelle Compliance-Anforderungen und schützen Ihre Unternehmens- und Personaldaten.
- Flexibilität und Automatisierung: Durch eine nahtlose Integration in Ihre Unternehmenssysteme sowie in ein Dokumentenmanagement mit digitalen Prozessen und effizienter Kommunikation ermöglichen Sie eine kosten- und zeiteffiziente Automatisierung. Die orts- und geräteunabhängige sowie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verkürzt Genehmigungsprozesse und Personalentscheidungen, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigert.
- Berichte und Analysen: Detaillierte Einblicke in die Personalplanung zeigen Trends und unterstützen Sie dabei, Prognosen zu erstellen. Übersichtliche Berichte halten Führungskräfte auf dem Laufenden. So lässt sich die Personalplanung strategisch optimieren und analytische Erkenntnisse lassen sich durch ein einheitliches Dokumenten-Management-System unternehmensweit und abteilungsübergreifend auswerten.
Aufbau, Einführung und Funktionsweise der digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte ist nicht nur ein praktisches Archivierungs-Tool, sondern ein wesentlicher Bestandteil eines ganzheitlichen digitalen Dokumentenmanagements. Sie entlastet Ihre Personalabteilung, erhöht die Effizienz und stärkt die Compliance – vorausgesetzt, Einführung und Aufbau sind gut durchdacht.
Je nach Unternehmensgröße und HR-Struktur kann die digitale Personalakte entweder nach einem festen Ordnersystem (z. B. nach Dokumententypen wie Verträgen, Abwesenheiten oder Gehaltsnachweisen) oder entlang unternehmensspezifischer HR-Prozesse aufgebaut werden. Eine einheitliche Registerstruktur mit Metadaten und Verschlagwortung schafft Übersicht und fördert die schnelle Auffindbarkeit.
Viele Unternehmen setzen auf eine schrittweise Einführung der digitalen Personalakte – etwa in Pilotabteilungen oder für bestimmte Dokumententypen. So können Prozesse angepasst, die Beschäftigten geschult und Erkenntnisse gesammelt werden, bevor das System flächendeckend ausgerollt wird.
Eine reibungslose Anbindung an bestehende Systeme (z. B. SAP, DATEV, HCM-Software) sorgt für konsistente Datenflüsse und nahtlose HR-Prozesse. Die digitale Personalakte wird damit zum zentralen Informationshub, der redundante Ablagen und manuelle Abstimmungen überflüssig macht.
Die Lösung von TA Triumph-Adler lässt sich modular gestalten und flexibel erweitern – beispielsweise um Module für das digitale Rechnungswesen, das digitale Vertragsmanagement oder die automatisierte OCR-Dokumentenerkennung. So wächst Ihre Lösung mit Ihren Anforderungen.
Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement mit TA Triumph-Adler?
Wenn sich Bewerbungen auf dem Tisch, Arbeitsverträge im Aktenschrank und E-Mails im Postfach stapeln, sorgt digitales Dokumentenmanagement für Struktur, Transparenz und Effizienz in Ihrer Personalabteilung. TA Triumph-Adler bietet hierfür leistungsstarke und flexibel anpassbare Lösungen wie enaio® oder yuuvis® RAD as a Service – beide speziell darauf ausgelegt, die tägliche Arbeit mit Personaldokumenten zu vereinfachen und rechtssicher zu gestalten.
Der Fokus liegt dabei auf:
Der Fokus liegt dabei auf:
- Effizienz- und Produktivitätssteigerung
- Stärkung Ihres Digital Office
- Bedarfsgerechter Bereitstellung
- Professioneller Beratung und Betreuung
Zu den zentralen Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements zählen:
- Strukturierte, automatisierte Dokumentenerfassung und -erschließung
- Regelbasierte Prozesse zur Beschleunigung von Genehmigungen
- Verschlagwortung, Indexierung und digitale Archivierung
- Sichere, orts- und geräteunabhängige Bereitstellung
- Nahtlose Einbindung von Homeoffice-Beschäftigten, externen Partnern und weiteren Schnittstellen
- Höchster Datenschutz durch moderne Sicherheitsfunktionen
So entsteht eine ganzheitliche Dokumenten-Management-Lösung, die nicht nur Ihre Personalabteilung entlastet, sondern die gesamte interne Kommunikation und Zusammenarbeit nachhaltig optimiert.
So digitalisieren Sie Personaldokumente mit TA Triumph-Adler – in fünf Schritten
TA Triumph-Adler verbindet modernste Technologie mit praxisnaher Umsetzungskompetenz. Die Einführung der digitalen Personalakte erfolgt dabei in fünf klar strukturierten Schritten:
Dokumentenerfassung
Dokumente werden über Multifunktionsgeräte eingescannt oder digital übernommen. Eine integrierte OCR-Technologie erkennt Inhalte automatisch und versieht sie mit Metadaten – der erste Schritt zur strukturierten Archivierung.
Indexierung und Erschließung
Über Metadaten, Tags und Volltextsuche werden die Dokumente intelligent erschlossen. So lassen sie sich schnell zuordnen, verknüpfen und wiederfinden.
Strukturierung und Ablage
Durch eine Klassifizierung nach Typ, Abteilung, Person, Projekt oder Zeitstempel entsteht eine klare, redundanzfreie Struktur – ein zentraler Erfolgsfaktor für effiziente HR-Prozesse.
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden automatisch oder manuell gesetzeskonform gespeichert – inklusive Fristen für Aufbewahrung und Löschung sowie der Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
Verfügbarkeit und Zugriff
Zentral gespeicherte Dokumente können durch starke Suchfunktionen, Zugriffsrechte, Rollenvergabe und Versionierung einfach genutzt und sicher geteilt werden.
Support und Betreuung
Von der Systemauswahl über die Integration bis hin zum täglichen Betrieb steht Ihnen TA Triumph-Adler mit persönlichem Support und Expertenberatung zur Seite.
Dokumente werden über Multifunktionsgeräte eingescannt oder digital übernommen. Eine integrierte OCR-Technologie erkennt Inhalte automatisch und versieht sie mit Metadaten – der erste Schritt zur strukturierten Archivierung.
Indexierung und Erschließung
Über Metadaten, Tags und Volltextsuche werden die Dokumente intelligent erschlossen. So lassen sie sich schnell zuordnen, verknüpfen und wiederfinden.
Strukturierung und Ablage
Durch eine Klassifizierung nach Typ, Abteilung, Person, Projekt oder Zeitstempel entsteht eine klare, redundanzfreie Struktur – ein zentraler Erfolgsfaktor für effiziente HR-Prozesse.
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden automatisch oder manuell gesetzeskonform gespeichert – inklusive Fristen für Aufbewahrung und Löschung sowie der Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
Verfügbarkeit und Zugriff
Zentral gespeicherte Dokumente können durch starke Suchfunktionen, Zugriffsrechte, Rollenvergabe und Versionierung einfach genutzt und sicher geteilt werden.
Support und Betreuung
Von der Systemauswahl über die Integration bis hin zum täglichen Betrieb steht Ihnen TA Triumph-Adler mit persönlichem Support und Expertenberatung zur Seite.
Unsere Downloads für mehr digitalen Erfolg in Ihrem Unternehmen
Sie wollen mehr Informationen, wie Sie Ihre Personalakten digitalisieren können? Laden Sie sich noch heute unsere kostenlosen Whitepaper herunter und profitieren Sie von spannenden Insights!
So geht’s: Personalakten digital managen
Strategisch digitalisieren: der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg.
Technologische Grundlagen und Systeme
Digitale Personalakten basieren auf leistungsstarken Dokumenten-Management-Systemen, die für die spezifischen Anforderungen der Personalverwaltung entwickelt wurden – ohne auf eine bestimmte HR-Software festgelegt zu sein. TA Triumph-Adler unterstützt Sie bei der Einführung, der Integration und dem Betrieb einer individuellen Lösung, die exakt auf Ihre IT-Landschaft und Ihre strategischen Ziele zugeschnitten ist.
Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
Die digitale Personalakte lässt sich flexibel in bestehende HR-Tools, ERP-Systeme und unternehmensweite IT-Strukturen einbinden. Schnittstellen ermöglichen einen sicheren Austausch zwischen relevanten Anwendungen – etwa zur automatisierten Übernahme von Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen oder Fortbildungsnachweisen. Das Ergebnis: ein durchgängiger, medienbruchfreier Prozess von der Datenerfassung bis zur Archivierung.
Skalierbare Bereitstellung – genau so, wie Sie sie brauchen
Ob mittelständisches Unternehmen mit wachsendem Digitalisierungsbedarf oder Großunternehmen mit komplexer IT-Infrastruktur: TA Triumph-Adler bietet drei flexible Bereitstellungsmodelle für den Betrieb Ihrer digitalen Personalakte. Sie wählen zwischen vollintegrierten und individuell konfigurierbaren On-Premises-Lösungen oder modulbasierten Cloud-Lösungen nach dem Software-as-a-Service-Prinzip. So passen sich unsere Lösungen optimal an Ihre bestehenden Systeme, Prozesse und Sicherheitsanforderungen an – und wachsen mit Ihrem Unternehmen mit.
On-Premises-Lösung
Die Installation auf unternehmenseigenen Servern bietet maximale Kontrolle, Datenschutz und individuelle Anpassung. Ideal für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen und leistungsfähiger IT-Infrastruktur.
Cloud-Lösung
Wer Flexibilität, Skalierbarkeit und Entlastung der eigenen IT sucht, profitiert von der Cloud-Variante. Software as a Service (SaaS) ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und sorgt dafür, dass Ihre HR-Abteilung sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Hybrid-Lösung
Die Kombination aus lokalen Systemen und Cloud-Komponenten bietet größtmögliche Flexibilität: Kernfunktionen bleiben unter Ihrer Kontrolle, während zusätzliche Kapazitäten oder Funktionen bei Bedarf aus der Cloud genutzt werden können.
Beratung durch TA Triumph-Adler – unabhängig und lösungsorientiert
TA Triumph-Adler ist kein spezialisierter Anbieter von HR-Software, sondern Experte für digitales Dokumentenmanagement mit jahrzehntelanger Erfahrung in verschiedenen Branchen und bei unterschiedlichen Unternehmensgrößen. Genau das macht den Unterschied: Wir beraten unabhängig, denken vernetzt und setzen die digitale Personalakte als zentrales Element in einem übergreifenden Dokumentenökosystem um – vom HR-Modul bis hin zur gesamten Dokumenten-Management-Architektur.
Digitale Personalakte und Compliance-Anforderungen
In Personalabteilungen werden tagtäglich sensible, aufbewahrungspflichtige und oft vertrauliche Dokumente verarbeitet. Ob Arbeitsverträge, Krankmeldungen oder Abmahnungen – der Umgang mit diesen Daten unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. Umso wichtiger ist es, ein digitales Dokumenten-Management-System zu nutzen, das Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und rechtskonforme Archivierung gewährleistet.
TA Triumph-Adler bietet mit der digitalen Personalakte eine moderne Lösung, die Datensicherheit und Compliance von Beginn an mitdenkt. Die Module erfüllen hohe Sicherheitsstandards und unterstützen Unternehmen dabei, gesetzlichen Anforderungen wie denen der DSGVO oder der GoBD gerecht zu werden – ganz gleich, ob Sie ein kleiner Betrieb oder ein Konzern mit umfassenden IT-Strukturen sind.
TA Triumph-Adler bietet mit der digitalen Personalakte eine moderne Lösung, die Datensicherheit und Compliance von Beginn an mitdenkt. Die Module erfüllen hohe Sicherheitsstandards und unterstützen Unternehmen dabei, gesetzlichen Anforderungen wie denen der DSGVO oder der GoBD gerecht zu werden – ganz gleich, ob Sie ein kleiner Betrieb oder ein Konzern mit umfassenden IT-Strukturen sind.
Ein zentrales Element ist die revisionssichere Archivierung: Dokumente werden gesetzeskonform und unveränderbar gespeichert. Gleichzeitig ermöglicht das System eine fristenkonforme Löschung. Erinnerungsfunktionen, Protokolle und Löschkonzepte sorgen dafür, dass alle Daten nur so lange gespeichert werden, wie es erlaubt oder erforderlich ist.
Sicherheit bedeutet nicht nur Schutz vor externem Zugriff, sondern auch klare Rollen und Rechte innerhalb des Unternehmens. Mit der detaillierten Rollenvergabe, der Authentifizierung an Endgeräten (z. B. MFPs) sowie lückenloser Protokollierung wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten – und dieser jederzeit nachvollziehbar ist.
Die digitale Personalakte unterstützt Sie bei der Einhaltung der Anforderungen der DSGVO – sowohl bei der Erhebung als auch bei der Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Verschlüsselung, Versionierung und Zugriffskontrollen bilden dabei die technischen Grundlagen für rechtskonformes Arbeiten.
Damit Sicherheitsstandards nicht nur eingehalten, sondern auch kontinuierlich weiterentwickelt werden, finden bei TA Triumph-Adler regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Updates statt. Die eingesetzten Systeme und Prozesse sind zertifiziert und auf höchste Sicherheitsanforderungen ausgelegt.
Neben der Technik zählt auch die Beratung: Wir unterstützen Sie bei der Datenklassifizierung, der Erstellung von Löschkonzepten und der Einhaltung interner wie externer Compliance-Vorgaben. So behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre HR-Daten – transparent, sicher und gesetzeskonform.
FAQ – Alle Fragen und Antworten auf einen Blick
Die digitale Personalakte ersetzt die Papierakte vollständig. Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen werden digital erfasst, verschlagwortet und revisionssicher abgelegt. Zugriffsrechte und Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass Prozesse effizienter und sicherer ablaufen. Die Nutzung erfolgt je nach Modell über On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Lösungen – angepasst an Ihre IT-Infrastruktur.
In eine digitale Personalakte gehören alle personalrelevanten Unterlagen, die auch in der klassischen Papierakte zu finden sind – zum Beispiel Bewerbungsschreiben, Lebensläufe, Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Gehaltsabrechnungen, Nachweise über Weiterbildungen, Gesprächsprotokolle, Krankmeldungen, Abmahnungen und Austrittsunterlagen. Optional können auch projektbezogene Dokumente oder Leistungsnachweise integriert werden.
Eine gesetzliche Pflicht zur vollständigen Digitalisierung der Personalakte besteht derzeit noch nicht. Es gibt jedoch zahlreiche Unterlagen innerhalb der Personalakte, deren digitale Archivierung faktisch erforderlich ist, um gesetzliche Vorgaben rechtskonform zu erfüllen. Dazu zählen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Bescheinigungen über Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche sowie relevante E-Mails mit steuer- oder arbeitsrechtlicher Bedeutung. Diese Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen –nach den Vorgaben der GoBD, des HGB, der AO oder der DSGVO – und müssen revisionssicher, vollständig und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden.
Ja. Alle Dokumente in der digitalen Personalakte werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Zusätzlich sorgen Zugriffsbeschränkungen, Rollenvergabe und Authentifizierungsmechanismen für ein hohes Sicherheitsniveau. TA Triumph-Adler setzt auf zertifizierte Systeme mit regelmäßigen Sicherheits-Updates.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Dokumententyp. Lohnabrechnungen und steuerlich relevante Unterlagen müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, andere personalbezogene Dokumente wie Arbeitsverträge oder Abmahnungen je nach Rechtsgrundlage 3 bis 6 Jahre oder länger. Die digitale Personalakte unterstützt Sie bei der Verwaltung dieser Fristen mit Wiedervorlagen, Löschkonzepten und Erinnerungsfunktionen.
Digitale Personalakten unterliegen strengen Sicherheitsstandards – sowohl technisch als auch organisatorisch. Dazu zählen verschlüsselte Speicherung, rollenbasierter Zugriff, Protokollierung sämtlicher Zugriffe sowie zertifizierte Rechenzentren im Cloud-Betrieb. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Updates sorgen dafür, dass Ihre Daten bestmöglich geschützt bleiben.
TA Triumph-Adler bietet verschiedene Lösungen – von modularen Cloud-Systemen über hybride Modelle bis hin zu vollintegrierten On-Premises-Installationen. Besonders geeignet für die digitale Personalakte sind beispielsweise die Dokumenten-Management-Systeme enaio® und yuuvis® RAD as a Service, die flexibel an Ihre Unternehmensgröße, Ihre IT-Infrastruktur und Ihre Compliance-Anforderungen angepasst werden können. Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gerne individuell.