Zum Hauptinhalt gehen

Digitales Vertragswesen

Der Handschlag gilt unter ehrbaren Kaufleuten als Vertrag. Details klammert solch ein Handschlag naturgemäß aus. Das kann sich rächen, sollten – „Was hatten wir damals besprochen?“ – Erinnerungen nicht mehr deckungsgleich sein. Die Lösung bietet das digitale Vertragsmanagement: Der neueste Stand aller Verträge ist für alle Beteiligten einsehbar, mit allen Details.
Das digitale Vertragsmanagement ist ein Modul einer ECM-Lösung. Diese Softwarelösungen erfassen, strukturieren, verwalten und archivieren Dokumente. Digitale Workflows begleiten die Dokumente auf ihrem Weg über sämtliche Stationen. Bei ECM-Lösungen ist jederzeit klar, wo auf seinem Weg das Dokument gerade steckt und welcher Arbeitsschritt als nächster ansteht. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für Transparenz – gerade im Vertragsmanagement. Und: Sie haben die Wahl! Sie können unsere ECM-Lösungen in Ihre IT-Systeme integrieren oder sie mit yuuvis® RAD as a Service in der Cloud nutzen.
Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements
Das ECM-Modul für Vertragsakten erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Es stellt allen Beteiligten die benötigten Informationen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. Die weiteren Vorteile:
  • Enorme Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung und Korrektur von Verträgen
  • Ganzheitlicher Überblick über die Vertragsprozesse, Setzen von Meilensteinen und Wiedervorlagen für den gesamten Prozessverlauf
  • Eingehende Verträge werden erkannt, automatisiert verteilt und mit bestehenden Daten abgeglichen* 
  • Strukturierte Darstellung und Zuordnung aller zu einem Kunden oder Lieferanten gehörenden Dokumente
  • Kostenvorteile durch optimale Ausnutzung von Kontingenten und Konditionen
  • Planungssicherheit durch rechtzeitigen Beginn von Neuverhandlungen bei fristgerechter Kündigung
Digitales Vertragsmanagement vermeidet neben Ärger auch unnötiges Suchen. Verträge sind tendenziell umfangreich – die gewünschte Stelle in Papierakten zu finden, puh, das kann dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement.
*Bei entsprechenden Ad-ons (z.B. ABBYY)

Ihr Vertragswesen – integriert ...

Für ein digitales Vertragswesen braucht es passende Abläufe im Dokumentenmanagement. Diese Workflows liefern ECM-Lösungen. ECM steht für Enterprise Content Management. Diese modular aufgebauten Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen passgenaue Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht durchs System leiten.

Wenn diese ECM-Systeme in die eigenen IT-Systeme integriert sind, sprechen Fachleute von sogenannten On-Prem-Lösungen: Das ECM-System befindet sich vor Ort („on premises“). Diese ECM-Variante bietet TA Triumph-Adler mit dem integrierten ECM-Modul Vertragswesen von enaio an.

... oder in der Cloud?

Wenn Sie die Vorteile einer ECM-Lösung für Ihr Vertragsmanagement nutzen möchten, ohne Ihrer IT-Abteilung zusätzliche Aufgaben aufzubürden, ist yuuvis® RAD as a Service die perfekte Lösung für Sie. Sie basiert auf der ECM-Software yuuvis® RAD von Optimal Systems. Mit unserer Lösung yuuvis® RAD as a Service verlagern Sie Ihr Dokumentenmanagement in die Cloud. Sie haben alle Vorteile einer ECM-Software, ohne sich um die Technik kümmern zu müssen. Im Gegenteil: Updates und Patches werden automatisch aufgespielt, ohne dass Sie sich damit befassen müssen.

Verträge besser managen

Kern jeder Vertragsakte ist eine verbindlich festgelegte, übersichtliche und optisch immer gleiche Grundstruktur – mit ebenso verbindlich festgelegten Workflows. Diese Abläufe werden passend für die Bedürfnisse des Kunden gestaltet.

So stützt das digitale Vertragsmanagement die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen: Übergreifende Workflows reichen von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der festgelegten Abläufe erfolgen etwa Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fachabteilung, Rechts- und Vertragsabteilung sowie Management digital. Und: Vertragsakten können bei Bedarf auch für externe Beteiligte verfügbar gemacht werden, beispielsweise in einem Streitfall für externe Prozessanwälte. Nicht per Handschlag – dafür im Handumdrehen.

Wollen Sie mehr über das digitale Vertragsmanagement als ECM-Modul erfahren?

Unser Whitepaper „So geht´s: Verträge digital managen“

Sie wollen sich zuvor mit zusätzlichen Informationen versorgen? Laden Sie sich unser Whitepaper „So geht´s: Verträge digital managen“ herunter!

Das könnte Sie auch interessieren

Unser ECM-Whitepaper

Sie wollen mehr erfahren über digitales Dokumentenmanagement und elektronische Workflows? Laden Sie sich unser Whitepaper „Strategisch digitalisieren: Der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg“ herunter!
ECM Whitepaper Enterprise Content Management System Cloud

Unser Newsletter

Wie verändert die digitale Transformation die Arbeit in den Büros? Bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand mit unserem monatlichen Newsletter. Jetzt kostenlos anmelden!
Newsletter Anmeldung Branchennews Informiert bleiben

TAlking Future

Das Büro wandelt sich. Digitale Workflows ersetzen Aktenordner, vernetzte Prozesse erlauben das Arbeiten von überall. Wir gestalten Arbeit anders – damit sie besser zu unserem Leben passt. Was sich ändert und wie TA Triumph-Adler dazu beiträgt, lesen Sie in unserem E-Magazin.
TA Triumph-Adler Dokumentenprozesse Software Hardware TAlking Future