Druckerflotten im Griff: Wie Unternehmen Kosten und Störungen steuern

In vielen Unternehmen besteht die Druckerflotte aus Geräten verschiedener Hersteller, Generationen und Leistungsstufen. Hinzu kommen mehrere Standorte, wechselnde Zuständigkeiten und unterschiedliche Anforderungen der Fachbereiche. Was an einem Standort gut funktioniert, kann an einem anderen bereits zu Verzögerungen oder unnötigem Abstimmungsaufwand führen. 

Besonders unübersichtlich wird es, wenn Informationen über Geräte, Verbrauch und Störungen an verschiedenen Stellen liegen. Die IT kennt möglicherweise die technischen Daten, die Verwaltung bestellt Toner und der Service wird erst bei einem Ausfall eingeschaltet. Ein Überblick über die gesamte Druckerflotte fehlt. 

Auch Druckvolumen, Kosten und Geräteauslastung lassen sich ohne zentrale Datengrundlage nur schwer vergleichen. Tonerbestellungen erfolgen häufig manuell und nicht bedarfsgerecht. Dadurch kann Verbrauchsmaterial zu früh, zu spät oder in zu großer Menge bestellt werden. 

Störungen werden oftmals erst gemeldet, wenn die Beschäftigten nicht mehr drucken können. Für IT, Verwaltung und Service entsteht dadurch ein hoher Abstimmungsaufwand. Informationen müssen zunächst zusammengetragen werden, bevor eine Entscheidung oder eine Reparatur veranlasst werden können. 

Die Folgen reichen von unnötigen Bestellungen bis zu vermeidbaren Ausfallzeiten. Auch die tatsächlichen Druckkosten bleiben schwer einschätzbar, wenn Verbrauch, Nutzung und Wartungsaufwand nicht gemeinsam betrachtet werden. Je größer das Unternehmen und je verteilter die Druckerflotte ist, desto wichtiger wird deshalb eine zentrale Sicht auf den Bestand und seinen Zustand. 

Ein zentrales Druckerflottenmanagement schafft zunächst Transparenz. Dafür werden die vorhandenen Geräte, ihre Standorte und ihre Zustände in einer gemeinsamen Übersicht erfasst. Verantwortliche können dadurch schneller erkennen, welche Geräte verfügbar sind, wo Wartungsbedarf besteht und an welchen Stellen sich die Nutzung verändert. 

Auf dieser Grundlage lassen sich Druckvolumen und Kosten standortübergreifend auswerten. Unternehmen erhalten ein klareres Bild davon, wie stark einzelne Geräte genutzt werden und welche Ausgaben mit ihrem Betrieb verbunden sind. Auch Veränderungen bei der Auslastung werden leichter erkennbar. Tonerfüllstände und Verbrauchsmaterial können ebenfalls zentral im Blick behalten werden. Bestellungen lassen sich dadurch stärker am tatsächlichen Bedarf ausrichten. Das kann dazu beitragen, unnötige Vorräte zu vermeiden und die Versorgung der Geräte besser zu koordinieren. 

Darüber hinaus können Störungen und der Wartungsbedarf frühzeitig erkannt werden. Auffälligkeiten lassen sich bearbeiten, bevor ein Gerät vollständig ausfällt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht mehr wie gewohnt erledigen können. Entscheidend ist dabei nicht nur die technische Überwachung, sondern auch ein klarer Ablauf für die weitere Bearbeitung. 

Serviceprozesse und Verantwortlichkeiten sollten deshalb eindeutig strukturiert sein. Es muss feststehen, wer Meldungen entgegennimmt, Maßnahmen koordiniert und die Bearbeitung verfolgt. Wenn alle Beteiligten auf dieselbe Datengrundlage zugreifen, lassen sich Rückfragen reduzieren und Entscheidungen nachvollziehbarer treffen. 

Managed Print Services bündeln Analyse, Betrieb und Service einer Druckerflotte in einem abgestimmten Modell. Typische Bestandteile sind:

Damit Druckerflotten planbarer werden, müssen die vereinbarten Leistungen zur Größe, Organisation und tatsächlichen Nutzung passen, besonders in mittelständischen Unternehmen und Organisationen mit mehreren Standorten. 

Der Einstieg beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Unternehmen sollten zunächst erfassen, welche Geräte an welchen Standorten eingesetzt werden, wer für sie zuständig ist und welche Kosten und welches Druckvolumen damit verbunden sind. Auch Verbrauchsmaterial, Wartung und bisherige Störungsmeldungen gehören in diese Betrachtung. 

Im nächsten Schritt lassen sich Schwachstellen, Einsparpotenziale und geeignete Innovationen identifizieren. Unklare Zuständigkeiten, eine sehr hohe Auslastung, unnötige Geräte oder wiederkehrende Störungen werden dadurch sichtbar. Die Analyse zeigt außerdem, an welchen Standorten sich Anforderungen verändert haben und wo die vorhandene Druckerflotte nicht mehr zum tatsächlichen Bedarf passt. 

Anschließend sollten Unternehmen Zuständigkeiten und gewünschte Serviceleistungen festlegen. Dabei gilt es zu klären, welche Aufgaben intern übernommen werden und bei welchen Leistungen externe Unterstützung sinnvoll ist. Ebenso sollte definiert sein, wer Störungen bearbeitet, Verbrauchsmaterial koordiniert und die Auswertungen prüft.  

Auf dieser Grundlage lässt sich die Druckerflotte kontinuierlich optimieren: Veränderungen bei Nutzung, Kosten und Gerätezuständen werden nachvollziehbar und Unternehmen erkennen, ob getroffene Maßnahmen wirken oder weitere Anpassungen nötig sind. 

Wichtig ist, nicht nur einzelne Geräte auszutauschen, ohne den gesamten Zusammenhang zu betrachten. Eine zentrale Auswertung kann zeigen, ob sich der Bedarf an einem Standort verändert, ob Geräte unterschiedlich stark genutzt werden oder ob bestimmte Serviceprozesse angepasst werden sollten. So entsteht eine belastbare Grundlage für weitere Entscheidungen. 

TA Triumph-Adler verbindet für das zentrale Druckerflottenmanagement die Druckerflottenanalyse, TA Cockpit® und Managed Print Services als möglichen Lösungsansatz. Die Analyse schafft zunächst eine Grundlage für die Bewertung von Bestand, Nutzung, Kosten und Servicebedarf. TA Cockpit® kann dabei unterstützen, relevante Informationen zu Gerätezuständen, Verbrauch und Vorgängen zentral im Blick zu behalten. Managed Print Services ergänzen diesen Ansatz um abgestimmte Leistungen für Überwachung, Verbrauchsmaterial, Wartung und Service. 

Welche Bausteine im Einzelfall sinnvoll sind, hängt von der Anzahl der Standorte und der vorhandenen Geräte, dem Druckvolumen sowie den internen Zuständigkeiten ab. Laden Sie sich unsere kostenlose Checkliste herunter und erfahren Sie, wie Sie Ihre Druckerflotte Schritt für Schritt optimieren.