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Fünf Hürden vor dem Digital Office

5 Hürden auf dem Weg ins Digital Office

Warum gibt es so wenige digitale Prozesse in den Büros? Welche Hürden insbesondere Mittelständler zu nehmen haben, verrät Christopher Rheidt, Geschäftsführer von TA Triumph-Adler.

Digitale Prozesse sind die besseren Prozesse, weil sie Abläufe schneller, bequemer, nachhaltiger und effizienter machen. Darüber herrscht in vielen Unternehmen mittlerweile Konsens. Trotzdem scheuen sich noch immer viele Firmen, vertraute Abläufe durch elektronische Workflows zu ersetzen.

Hürde 1: Alles auf einmal wollen

Nicht selten wirken Unternehmen anfangs überfordert. Wo nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen, gibt es nur wenig Raum für Fehler. Ein Digitalisierungsprojekt muss sich direkt „lohnen“. Häufig verlaufen erste Umsetzungsideen aufgrund dieser Drucksituation schnell im Sande. Um dieser Gefahr entgegenzuwirken, ist es wichtig, sich klare Ziele zu setzen. Die Devise lautet, Schritt für Schritt zu gehen, anstatt alles auf einmal zu stemmen. Häufig hilft schon die Frage: Was will ich mit dem Projekt genau erreichen? Mit welchem Bereich könnte ich starten? Oft hilft es, mit einem Pilotprojekt zu beginnen, das die Vorteile der Digitalisierung für alle schnell sichtbar macht. Im Bereich des Dokumentenmanagements eignen sich hierfür beispielsweise die Rechnungsprüfung, Personalakten oder auch das Vertragsmanagement. Werden die Kolleginnen und Kollegen aus den betreffenden Fachabteilungen mit einbezogen, profitieren auch die Führungskräfte davon: Meist haben die Beschäftigten in ihren Bereichen konkrete Vorstellungen von zielführenderen Prozessen. Zudem steigt die Akzeptanz gegenüber den Veränderungen – ein nicht zu unterschätzender Faktor. Durch diese prozessorientierte Herangehensweise können kleinere wie größere Projekte schrittweise zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden. Genau das ist wichtig: Erfolge zu verzeichnen. Das motiviert und ermöglicht somit eine positive Dynamik.

Hürde 2: Perfektionsdenken überwinden

Wer digitale Abläufe im Unternehmen einführt, braucht Ausdauer. Nicht selten kollidiert das mit der Erwartungshaltung, digitale Projekte so effizient einzuführen, dass sie auch schnell zu einem Ende kommen. Hierbei wird oft unterschätzt, wie viele Ressourcen solche Change-Prozesse binden – viele Kolleginnen und Kollegen erledigen das vielerorts neben dem Tagesgeschäft. Unerlässlich ist es daher, nicht zu ungeduldig zu werden. Nicht alles muss perfekt gemacht werden. Projekte können auch mal nur zu 80 Prozent erfüllt werden – dann wird im Anschluss eben nachjustiert. Für eine erfolgreiche Digitalisierung gilt somit gerade im Mittelstand: weniger Perfektionismus, mehr Prozessdenken.

Hürde 3: Angst vor Veränderung

In der Theorie ist der Gedanke reizvoll, analoge Abläufe über Nacht in digitale Workflows zu übertragen. Mit der Praxis hat das leider nur wenig zu tun: Die Digitalisierung ist eher ein „Trial and Error“-Prozess. Führungskräfte haben hier die wichtige Aufgabe, den Wandel voranzutreiben – Stichwort: Change Management. Das ist oft anstrengend. Der fehlende Wille zur Veränderung und Besitzstandsdenken werden nicht selten zu Bremsblöcken bei der digitalen Transformation. Daher gilt: Wer die Veränderung selbst nicht lebt, kann das auch nicht von anderen erwarten. Angefangen bei den Führungskräften muss der digitale Wandel durchgängig erklärt und moderiert werden. Aus diesem Grund ist es essenziell, auch die interne Kommunikation frühzeitig einzubinden. Nur wenn alle im Unternehmen verstehen, warum es Veränderungen gibt und welche Mehrwerte sie bieten, sind sie auch willens, die Neuerungen positiv anzunehmen und eine neue Arbeitskultur zuzulassen.

Hürde 4: Alles muss allein gemacht werden

Ganz gleich ob Planungs- oder Umsetzungsphase: Ich empfehle, sich externen Rat von Experten einzuholen. Die Erfahrung und das Anwendungswissen von Außenstehenden hilft, gegebenenfalls fehlende Expertise im eigenen Unternehmen auszugleichen oder die Durchführbarkeit bestehender Pläne professionell überprüfen zu lassen. Am Ende spart das nicht selten Kosten und hilft gerade kleineren Unternehmen, sich bei allem Wandel weiter auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren zu können. Auch bei der Digitalisierung gilt: Es muss nicht alles allein gemacht werden.

Hürde 5: Unzureichende Infrastruktur

Deutschland hat noch immer kein stabiles und flächendeckendes Netz mit ausreichender Geschwindigkeit und Bandbreite – das trifft die ländlichen Regionen und die dort ansässigen Unternehmen am härtesten. Hier müssen die Ambitionen in Deutschland höher werden. Subventionen müssen noch zielgerichteter in eine ganzheitliche Digitalisierung fließen, um den Anschluss nicht zu verlieren. Für den zukünftigen Erfolg unserer Wirtschaft ist es von entscheidender Bedeutung, flächendeckend wirklich allen zu ermöglichen, von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Gemeinsam wird die Digitalisierung zur lösbaren Aufgabe

Diese Digitalisierungshürden werden nicht von heute auf morgen verschwinden, aber sie sind zu überwinden. Die Digitalisierung ist für den deutschen Mittelstand nicht das oftmals skizzierte Schreckgespenst, das zwangsläufig an fehlenden Ressourcen und Fachkräftemangel scheitern muss. Strategische Partnerschaften mit IT-Lösungsexperten können helfen, den digitalen Wandel im Unternehmen anzustoßen. Ein prozessorientierter Umgang mit der Transformationsaufgabe kann bereits einen großen Unterschied machen. Während der Pandemie hat sich – durch die Notwendigkeit digitaler Workflows – ein gewisser Pragmatismus bei der Umsetzung etabliert. Diesen pragmatischen Ansatz sollte sich der Mittelstand bei der digitalen Transformation auch in Zukunft bewahren.

Eine ausführliche Version dieses Beitrags lesen Sie in der aktuellen Ausgabe der Funkschau:

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