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Was ist Drucker-Monitoring?

Jederzeit wissen, was bei jedem einzelnen Multifunktionsdrucker (MFP) der Druckerflotte gerade los ist: Die Informationen aus der digitalen Schaltzentrale ersparen Kosten und Ärger.

Der Weg zum papierlosen Büro ist noch weit. Irgendetwas muss immer kopiert, gescannt oder ausgedruckt werden. Deshalb sind eine Vielzahl von MFPs in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen im Einsatz. Den Überblick zu bewahren über diese Druckerflotte, die mitunter über verschiedene Gebäude oder sogar Städte verteilt ist, das ist die Aufgabe des Drucker-Monitorings. So werden Störungen frühzeitig erkannt und beseitigt, Verbrauchsmaterialien sind immer verfügbar, regelmäßige Wartungen sind selbstverständlich.

Ziel des Drucker-Monitorings und – übergeordnet – des Flottenmanagements (Fleet Management) sind reduzierte Betriebskosten, da die Geräte effektiver genutzt werden und die Produktivität der Druckerflotte insgesamt steigt. Zu dieser Druckerflotte zählen neben MFPs auch, falls vorhanden, Bürodrucker und externe Faxgeräte.

Druckerflotten bestehen heute vor allem aus MFPs, also Multifunktionsprintern. Ihre Vorgänger, die nur kopieren und drucken konnten, sterben allmählich aus. Sie werden ersetzt durch Multifunktionsdrucker, die auch scannen können und Funktionen wie das Sortieren, Versenden und Speichern von Dokumenten übernehmen. Viele MFPs verfügen zusätzlich über eine Faxfunktion. Indem sie Papierdokumente beim Scannen in elektronische Dokumente verwandeln, werden die untereinander vernetzten MFPs überdies zu „Möglichmachern der Digitalisierung.

Alle Druckerdaten laufen in einer Schaltzentrale zusammen

Drucker-Monitoring erlaubt einen jederzeit aktuellen Überblick über den Zustand jedes einzelnen Geräts der Druckerflotte. Sämtliche Informationen werden bei einer digitalen Schaltzentrale gesammelt und ausgewertet (bei TA Triumph-Adler heißt sie TA Cockpit®). So weiß die Schaltzentrale, was wo passiert im Druckernetzwerk und wo es klemmt. Gehen Verbrauchsmaterialien wie etwa Toner zur Neige, wird automatisch Nachschub über die digitale Schaltzentrale bestellt. Ebenso können bei technischen Störungen die Servicetechniker informiert werden.

So erleichtert Drucker-Monitoring das Management der Druckerflotte. Die MFPs fallen so gut wie nie aus, das spart Zeit, Kosten und Ressourcen.

Was Drucker-Monitoring alles kann

Digitale Schaltzentralen wie TA Cockpit® liefern jederzeit in Echtzeit den Überblick über den Status aller Bürodrucker, und zwar unabhängig vom Hersteller. Zählerstände werden automatisch übermittelt. Das ist allerdings noch längst nicht alles:

  • Die Schaltzentrale hält die Firmware der Druckerflotte immer auf dem technisch neuesten Stand. Automatische Updates vermeiden Sicherheitslücken.
  • Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, das steigert die Betriebs- und die IT-Sicherheit.
  • Die Schaltzentrale erkennt nicht nur, bei welchem Multifunktionsdrucker der Toner zur Neige geht, und bestellt automatisch Nachschub, sie gibt überdies Tracking-Infos über den Status der Lieferung.
  • Bei vielen Störungen müssen sich die Servicetechnikerinnen und -techniker heute nicht mehr ins Auto setzen: Das Problem lässt sich immer häufiger „remote“ beheben.
  • Dieser Service kann oft – bei TA Triumph-Adler: immer – über das MFP-Display eingefordert werden. Über die Integration in das Ticketsystem ist der aktuelle Servicestatus stets abrufbar. Serviceaufträge können jederzeit in Echtzeit aktualisiert oder auch storniert werden.

Effizientes Drucker-Monitoring kann noch mehr. Es zeigt, welche Geräte für welche Aufgaben genutzt werden. Es bietet den Überblick darüber, welche Geräte meist unbenutzt herumstehen, welche reparaturanfällig und welche überlastet sind.

Wer Energiekosten sparen will, findet dank Drucker-Monitoring sinnvolle Ansätze. So checkt TA Cockpit® die Betriebs- und Standby-Zeiten aller angebundenen Drucksysteme und errechnet daraus den Energieverbrauch sowie den CO2-Ausstoß. Die Software analysiert das Nutzungsverhalten der Multifunktionsdrucker und berechnet vollautomatisch die effizientesten Energiespar- und Ausschaltzeiten. Auf diese Weise lassen sich die Umweltbilanz und die Einsatzmöglichkeiten der Druckerflotte optimieren.

Drucker-Monitoring: Komfort und Kontrolle

Mit ergänzenden Monitoring-Lösungen wie aQrate von TA Triumph-Adler können die diversen Drucksysteme optimal ausgelastet werden, indem beispielsweise Druckaufträge besser verteilt werden. Nebenbei ermöglichen es Lösungen wie aQrate, die Kosten fürs Drucken, Kopieren und Faxen den einzelnen Geräten zuzuordnen.

Druckaufträge können per PC, Tablet oder Smartphone an den MFP der Wahl gesendet und anschließend abgeholt werden. Gescannte Dokumente lassen sich mit einem Knopfdruck direkt an die eigene E-Mail-Adresse oder ins persönliche Verzeichnis verschicken.

Bürodrucker mit personalisiertem Display

Für Benutzer ist eine Sache noch wichtiger als Kostentransparenz und -kontrolle: der Komfort. Für den sorgt die selbsterklärende „One Button“-Bedienung, kombiniert mit der für jeden User verpflichtenden Authentifizierung. Dank Softwarelösungen wie aQrate erkennt der MFP, wer gerade seine Dienste nutzen will – und präsentiert das entsprechende Display. Die Authentifizierung erhöht neben dem Komfort auch die Datensicherheit. Aufträge werden erst weitergegeben, wenn sich die Benutzer über PIN, Codekarte, Token, Kennwort oder Ähnliches legitimiert haben. Ausdrucke können also nicht in die falschen Hände geraten.

Als erster Anbieter von Softwarelösungen für das Drucker-Monitoring hat TA Triumph-Adler die Benutzeroberfläche so weiterentwickelt, dass sie nun auch die Anforderungen der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) erfüllt. Die BITV-2.0-Vorgaben sind bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand künftig verbindlich einzuhalten.

Ein letzter Punkt: Das Monitoring der Druckerflotte zeigt oft, dass der Gerätepark nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet ist. Das lässt sich mit einer MDS-Analyse ändern.

TA Triumph-Adler: Benchmark beim Drucker-Monitoring

TA Cockpit® ist seit Jahren die Benchmark beim Drucker-Monitoring. Mit dem umfassenden Update seiner digitalen Schaltzentrale hat TA Triumph-Adler die Zufriedenheit der Kunden noch einmal deutlich gesteigert. „Die Lösung von TA Triumph-Adler ist bei Weitem besser als alles, was wir vorher hatten“, sagt beispielsweise Frank Fiebiger, Leiter der Informationstechnologie bei der Sedus Stoll AG.

Alles aus einer Hand: TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen. Unsere Kunden müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander abstimmen – das übernimmt TA Triumph-Adler als ganzheitlich denkender und handelnder IT-Lösungsanbieter.

Egal welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!

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