E-Rechnung 2026: Was Unternehmen jetzt noch umsetzen müssen

Für E-Rechnungen gelten in 2026 unterschiedliche Fristen für Empfang und Versand. Entscheidend sind die Übergangsregeln, die erforderlichen Rechnungsdaten und klar festgelegte Abläufe im Unternehmen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregeln: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen grundsätzlich noch andere Rechnungsformen ausstellen. Eine Papierrechnung ist in dieser Zeit zulässig; ein elektronisches Format wie PDF darf nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden. 

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. 

Die Pflicht betrifft steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Geschäfte mit Privatpersonen sind nicht erfasst. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten eigene Vorgaben, die neben den umsatzsteuerlichen Regeln zu beachten sind. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro, bestimmte Fahrausweise und einzelne steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmen können von der Ausstellungspflicht ausgenommen sein, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.  

Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein Unternehmen muss eine eingehende E-Rechnung also nicht zwingend bereits automatisiert auswerten. Ein Postfach allein klärt allerdings nicht, welcher Rechnung eine Bestellung zugeordnet wird, wer Abweichungen prüft oder welche Freigabe nötig ist. 

Die Empfangspflicht gilt unabhängig von den Übergangsfristen bereits für den Versand. Unternehmen sollten daher nicht warten, sondern schon jetzt ihre Eingangskanäle, Zuständigkeiten und Abläufe prüfen. So bleibt Zeit, fehlende Funktionen zu ergänzen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten abzustimmen. 

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem elektronischen Format, der eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF enthält dagegen meist nur eine lesbare Darstellung.  

Zu den gängigen Formaten zählen XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und benötigt für die lesbare Darstellung in der Regel eine passende Anzeigeanwendung. ZUGFeRD verbindet strukturierte Daten mit einem lesbaren Dokument. Bei diesem hybriden Format ist der strukturierte Teil für die Rechnungsverarbeitung maßgeblich. 

Für Unternehmen ist deshalb wichtig, zwischen Daten und Darstellung zu unterscheiden: Die Beschäftigten benötigen eine verständliche Ansicht, während Buchhaltungs- und Rechnungssysteme die strukturierten Angaben auslesen. Eine PDF-Kopie ersetzt den Datensatz nicht. Auch Anhänge können Pflichtangaben nicht einfach aus dem strukturierten Teil auslagern. 

Eine E-Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören je nach Geschäft unter anderem Angaben zu Rechnungsaussteller und -empfänger, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer, eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung sowie Entgelt- und Steuerangaben. Die jeweils erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Teil stehen, damit sie elektronisch verarbeitet werden können. Für die Aufbewahrung ist der strukturierte Teil im ursprünglichen Zustand zu erhalten. Die Ablage sollte nachvollziehbar, zugriffsgeschützt und an den geltenden GoBD-Vorgaben ausgerichtet sein. 

Die Umstellung betrifft Buchhaltung, Einkauf, IT und alle Fachbereiche, die Rechnungen prüfen oder freigeben. Ein überschaubarer Projektplan hilft, technische Anpassungen und organisatorische Entscheidungen zusammenzuführen: 

- Systeme prüfen: Klären, ob ERP-, Buchhaltungs- und Rechnungseingangssysteme XRechnung und ZUGFeRD empfangen, anzeigen und verarbeiten können. Bestehende Schnittstellen und Ablageorte gehören in die Bestandsaufnahme. 

- Abläufe festlegen: Beschreiben, wie eine Rechnung eingeht, geprüft, einer Bestellung oder Kostenstelle zugeordnet, freigegeben, gebucht und archiviert wird. Auch fehlerhafte Dateien und Rechnungskorrekturen brauchen einen geregelten Weg. 

- Zuständigkeiten benennen: Festlegen, wer in Buchhaltung, Einkauf und IT Formate, Systemanbindungen, fachliche Prüfung und Freigaben verantwortet. Vertretungen und Eskalationswege sollten ebenfalls klar sein. 

- Geschäftspartner informieren: Lieferanten frühzeitig über Empfangswege, bevorzugte Formate und erforderliche Angaben unterrichten. Rückfragen lassen sich so vor dem Versand der ersten strukturierten Rechnung klären. 

- Mit verschiedenen Fällen testen: Neben XRechnung und ZUGFeRD auch Anhänge, Korrekturen, unvollständige Dateien und unterschiedliche Freigabewege prüfen. Dabei den gesamten Ablauf bis zur Ablage testen, nicht nur den Eingang. 

- Vorgehen dokumentieren: Festhalten, wie Rechnungen verarbeitet und aufbewahrt werden und wie Beschäftigte mit Sonderfällen umgehen. Die Dokumentation sollte den tatsächlichen Prozess abbilden und bei Änderungen nachgeführt werden.

E-Rechnungen sollten nicht als Sonderweg neben dem übrigen Rechnungseingang laufen. Während der Übergangszeit und aufgrund gesetzlicher Ausnahmen können weiterhin auch PDF- und Papierrechnungen eingehen. Ein gemeinsamer Prozess kann die verschiedenen Eingangsarten erfassen und die Dokumente zur Prüfung an die zuständigen Personen weiterleiten. 

Eine Dokumentenmanagement-Lösung kann E-Rechnungen zentral erfassen, prüfen und archivieren sowie Freigabeprozesse abbilden. Wichtig ist, dass der strukturierte Originaldatensatz erhalten bleibt. Zugriffsrechte, Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit sind dabei zu berücksichtigen. So lässt sich die manuelle Übertragung von Rechnungsdaten reduzieren, während die fachliche Prüfung im festgelegten Prozess bleibt. 

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