Nachvollziehbarkeit
Die Struktur der Daten und Dokumente muss in sich schlüssig, alle Bearbeitungen für Außenstehende (wie etwa Finanzprüfer) müssen nachvollziehbar sein.
27.05.2026
So geht revisionssichere Archivierung in der Cloud
Ein revisionssicheres Cloud-Archiv sorgt dafür, dass Dokumente unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden – inklusive Protokollierung und geregelter Zugriffe. Oft ist dabei auch von revisionssicherer Speicherung oder einem revisionssicheren Speicher die Rede.
Inhaltsverzeichnis
Alltag in einem mittelständischen Betrieb in der Abteilung Einkauf/Lagerlogistik: Der Lieferant wurde bezahlt, nun muss die Rechnung korrekt im System abgelegt werden, und zwar möglichst zügig und am besten automatisch. Zeitgleich kommt die nächste Aufgabe: Ein Formular muss angepasst und neue Arbeitsverträge sollen gegengezeichnet werden und aus dem Marketing kommt die Frage, ob alte Personalakten für eine Jubiläumsfestschrift eingesehen werden können.
Was diese Szenen aus dem Arbeitsleben veranschaulichen: Unternehmen müssen täglich eine Vielzahl von Dokumenten managen, die in rascher Folge erstellt, zur Weiterbearbeitung durchgereicht und – früher oder später – archiviert werden müssen.
Dokumentenmanagement heute – digital und besser
Anstelle von Briefpost, Häkchen auf Laufzetteln und mühsam abgetippten Reinschriften haben es die Beschäftigten in den Unternehmen mittlerweile überwiegend mit Dokumenten in digitaler Form zu tun. Und die lassen sich – ein modernes, softwaregestütztes Dokumenten-Management-System vorausgesetzt– oft weitaus schneller und effizienter bearbeiten als ihre analogen Vorläufer. Die Kundenanfrage kommt per E-Mail und kann anhand von Schlagwörtern unverzüglich an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden. Und die Compliance-Vereinbarung für die neue Mitarbeiterin am anderen Standort wird als PDF zugestellt und per elektronischer Signatur unterzeichnet.
Die Digitalisierung macht eben doch vieles einfacher und eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Denn manche Formen des Arbeitens, wie Remote Working, Homeoffice und hybride, vernetzte Teams über mehrere Standorte und Landesgrenzen hinweg, wären ohne digitale Dokumente und Prozesse gar nicht denkbar geschweige denn umsetzbar.
Die Digitalisierung macht eben doch vieles einfacher und eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Denn manche Formen des Arbeitens, wie Remote Working, Homeoffice und hybride, vernetzte Teams über mehrere Standorte und Landesgrenzen hinweg, wären ohne digitale Dokumente und Prozesse gar nicht denkbar geschweige denn umsetzbar.
Vom Aktenkeller zur Cloud-Archivierung
Und wenn die Bearbeitung eines digitalen Dokuments abgeschlossen ist? Wandert es ins Archiv. Wer jetzt spontan an fahrbare Aktenschränke im Keller, vollgestopft mit Kisten und Ordnern, denkt, sollte sich rasch umgewöhnen: Das digitale Archiv von heute lagert platzsparend auf Festplatten und Servern im Unternehmen oder, immer häufiger, in der Cloud. Ob Sie es Cloud-Archivierung, Archivieren in der Cloud oder Dokumentenarchivierung in der Cloud nennen: Entscheidend ist, dass Dokumente langfristig geordnet, geschützt und prüfbar verfügbar bleiben. Gerade für kleinere Firmen, die weder über die nötigen IT-Fachkräfte noch über geeignete Räumlichkeiten verfügen, um eigene Dateiserver zu managen, stellt die Cloud-Archivierung eine vergleichsweise kostengünstige und ressourcenschonende Option dar. Wer Dokumente in der Cloud archivieren möchte, sollte dabei allerdings zwischen Speichern und Archivieren unterscheiden: Ein Cloud-Archiv muss nicht nur Platz bieten, sondern auch Ordnung, Schutz und Prüfbarkeit über Jahre hinweg sicherstellen.
Für archivierte Dokumente, ob digital oder in Papierform, gilt, dass sie jederzeit leicht wieder auffindbar sein sollten. Zumindest aber so lange, wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten. Für steuerrechtlich relevante Unterlagen liegen diese zwischen sechs und zehn Jahren. Lange Zeiträume, innerhalb derer selbstverständlich auch sichergestellt sein muss, dass nicht etwa (unbemerkt) Änderungen am Original vorgenommen wurden.
Revisionssichere Archivierung lautet hier das Stichwort.
Für archivierte Dokumente, ob digital oder in Papierform, gilt, dass sie jederzeit leicht wieder auffindbar sein sollten. Zumindest aber so lange, wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten. Für steuerrechtlich relevante Unterlagen liegen diese zwischen sechs und zehn Jahren. Lange Zeiträume, innerhalb derer selbstverständlich auch sichergestellt sein muss, dass nicht etwa (unbemerkt) Änderungen am Original vorgenommen wurden.
Revisionssichere Archivierung lautet hier das Stichwort.
Was bedeutet Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente und Daten so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar bleiben. Im Alltag spricht man auch von revisionssicherer Speicherung: Ein revisionssicherer Speicher verhindert Manipulationen, protokolliert Versionen und Zugriffe und hält Dokumente über definierte Fristen verfügbar – On-Premises oder als Cloud-Archivierung.
Wann ist ein digitales Archiv revisionssicher?
Maßgeblich sind seit 1. Januar 2015 die GoBD . Sie regeln die Aufbewahrung und Dokumentation digitaler Geschäftsunterlagen und gelten für alle Unternehmen. Typische Aufbewahrungsfristen: sechs Jahre für Geschäftskorrespondenz inklusive E-Mails und bis zu zehn Jahre für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen. Revisionssichere Archivierung umfasst außerdem eine Verfahrensdokumentation (Techniken, eingesetzte DMS/ECM-Systeme, Arbeitsweisen und Prozesse im Dokumentenmanagement). Zusätzlich ist die DSGVO zu berücksichtigen, da Löschrechte im Einzelfall mit Aufbewahrungspflichten kollidieren können.
Revisionssichere Archivierung und ECM
Mit einem ECM-System und softwaregestütztem Dokumentenmanagement lässt sich revisionssichere Archivierung im Arbeitsalltag deutlich einfacher umsetzen: Viele Schritte werden automatisiert, inklusive Protokollierung und Verfahrensdokumentation. Änderungen an Dokumenten werden mit Zeitstempel und Versionshistorie nachvollziehbar gespeichert, sodass sich auch revisionssichere E‑Signaturen sauber nachweisen lassen (Unterschriftszeitpunkt und unveränderter Dokumentzustand). Besonders effizient wird das in einem cloudbasierten ECM: Bei der Cloud-Archivierung können Teams parallel arbeiten, ohne Versionen zu überschreiben, und die Archivierung in der Cloud unterstützt damit transparente, jederzeit nachvollziehbare Prozesse – zum Beispiel mit yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler.
Das bringt Ihnen die revisionssichere Archivierung
- Finden statt Suchen im Archiv: In einem revisionssicheren Archiv sind dank der übersichtlichen Ablage und der Möglichkeit zur Indexsuche mit Schlagwörtern alle Dokumente jederzeit nur den sprichwörtlichen „einen Mausklick“ entfernt. Das spart jede Menge Zeit und Nerven.
- Klare Verteilung von Rechten und Rollen: Vom Schülerpraktikanten bis zur Chefin – wer in welchem Umfang Zugriff auf Dokumente hat, ist im digitalen Rechte- und Rollenmanagement klar geregelt. Um Einsicht in sensible Daten zu erhalten, ist eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) selbstverständlich Pflicht.
- Flexibles Arbeiten: Auf die elektronisch archivierten Dokumente können, entsprechende Berechtigungen immer vorausgesetzt, Ihre ans ECM angebunden Beschäftigten jederzeit und standortunabhängig - zum Beispiel auch von mobilen Endgeräten aus - zugreifen. Homeoffice? International operierende Teams? Alles sicher möglich.
- Schutz vor Datenverlust: Änderungen an Dokumenten werden laufend gespeichert und in regelmäßigen Zeitabständen wird automatisch eine neue Version erzeugt. Das passiert auch immer dann, wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrer Kennung zum Lesen oder Bearbeiten neu in das Dokument einloggen. Alle Versionen bleiben dauerhaft im Archiv abrufbar.
- Mehr Transparenz nach innen und außen: Die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Abläufe bei der revisionssicheren Archivierung sorgt nicht nur für effizientere Workflows im täglichen Betrieb – und damit für zufriedenere Beschäftigte. Sie stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner in Ihre Integrität als Unternehmen.
- Im Einklang mit GoBD, DSGVO – und den Regeln von morgen: Die rechtlichen Grundlagen sollten Sie zwar kennen – aber Sie müssen im Tagesgeschäft nicht ständig über die korrekte Umsetzung nachdenken. Das übernimmt das ECM für Sie.
In Zeiten volatiler Märkte und rasanten technologischen Fortschritts müssen allerdings auch die Spielregeln für alle immer wieder angepasst werden. Gut beraten, wer im Dschungel von Gesetzen und Verordnungen auf starke Partner setzt, die neue Entwicklungen stets im Blick behalten und helfen, Ihre Systeme frühzeitig anzupassen. So wie TA Triumph-Adler.
Revisionssichere Archivierung in der Cloud: Vorteile und Sicherheit
Gerade kleinere Unternehmen stoßen bei der revisionssicheren Archivierung On-Premises (eigene Server im Haus oder im Rechenzentrum) schnell an räumliche und technische Grenzen. Eine Cloud-Archivierung kann hier entlasten – vorausgesetzt, das Cloud-Archiv ist sauber konfiguriert und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.
- Kosten & Skalierung: Sie zahlen nur den genutzten Speicherplatz, Cloud-Rechenzentren sind flexibel skalierbar.
- Verfügbarkeit: Dokumente und Anwendungen sind rund um die Uhr erreichbar.
- IT-Entlastung: Wartung, Backups und Patches übernimmt häufig der Anbieter.
- Security & Datenschutz: Viele Anbieter setzen heute auf Verschlüsselung, DSGVO-konforme Verarbeitung, europäische Standorte und zusätzliche Maßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Auf in die Cloud – mit yuuvis® RAD as a Service
yuuvis® RAD as a Service, die zeitgemäße ECM-Lösung von TA Triumph-Adler, fungiert nicht nur als externer Speicher für die revisionssichere Cloud-Archivierung, sondern verlagert das gesamte Dokumentenmanagement nebst zugehöriger Workflows in die Cloud.
Ihre Vorteile mit yuuvis® RAD as a Service im Überblick
- Dokumente werden strukturiert erfasst, bearbeitet, verwaltet und gespeichert. Sie finden jederzeit sofort das Dokument, das Sie gerade benötigen.
- Die Archivierung Ihrer Dokumente über die Cloud erfolgt revisionssicher.
- Intuitive Workflows sorgen für effiziente und transparente Abläufe.
- Ihre Dokumente sind rund um die Uhr und von jedem berechtigten Endgerät aus verfügbar.
- yuuvis® RAD as a Service ist schnell und unkompliziert per Weblink installierbar und sofort einsatzbereit.
- Zugriff auf MS Office und Outlook sowie Schnittstellen zu weiteren Systemen wie SAP, Datev oder MSDynamics können geschaffen werden.
- Sie zahlen monatlich nur für die Komponenten, die Sie auch tatsächlich nutzen. Änderungen können jederzeit hinzugebucht oder abbestellt werden. So bleiben Sie flexibel bei überschaubaren laufenden Kosten.
- Ihre IT-Abteilung wird entlastet: TA Triumph-Adler übernimmt als Managed Services Provider sämtliche technischen Aufgaben rund um Wartung und Sicherheit. Dazu gehören unter anderem Backups, Patches und Updates sowie Maßnahmen zum Datenschutz und zum Schutz vor Cyberkriminalität.
Mit TA Triumph-Adler an Ihrer Seite haben Sie als Unternehmen nichts zu befürchten, wenn es um die – auch zukünftige – rechtskonforme und sicherere Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente in der Cloud geht.
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