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Digitalisierung_Was ist digitales Vertragsmanagement?

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Bei sich ständig ändernden Verträgen den Überblick zu verlieren, ist leicht. Noch leichter ist es, mit digitalem Vertragsmanagement als ECM-Modul für Übersicht und Transparenz zu sorgen.

Pacta sunt servanda − Verträge sind zu erfüllen. Das wussten schon die alten Römer, allerdings sind Verträge seitdem komplexer geworden. Wer Verträge erfüllen will, muss heute Termine, Laufzeiten und Fristen im Blick behalten. Und das bei der immer neuesten Vertragsvariante. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge weisen komplexe, sich häufig ändernde Konditionen auf. Das macht es schwierig, den Überblick zu behalten? Stimmt, deshalb ist digitales Vertragsmanagement als ECM-Modul so gefragt.

Das digitale Vertragsmanagement kümmert sich um die Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung von Verträgen. Sein Ziel geht über die reine Verwaltung hinaus: Zugleich sollen auch die Vertragsbeziehungen überprüft und optimiert werden. Zu den Aufgaben des digitalen Vertragsmanagements zählen:

  • Die Digitalisierung von Verträgen auf Papier durch Scannen am MFP  (Multifunktionsdrucker). Die digitalisierten Verträge sind durch OCR-Texterkennung problemlos zu finden.
  • Das Suchen und Finden von Verträgen nach unterschiedlichen Kriterien und Metadaten sowie durch Volltextsuche. Dabei sind dank der Versionierung, die alle Veränderungen abspeichert, auch frühere Versionen der Verträge verfügbar.
  • Eine revisionssichere Archivierung aller Verträge sowie des begleitenden Schriftverkehrs (etwa E-Mails).
  • Die automatische Überwachung anstehender Termine oder ablaufender Fristen. Erinnerungen werden rechtzeitig an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschickt.

Um diese Aufgaben zu erfüllen, ist das digitale Vertragsmanagement als ECM-Modul eines digitalen Dokumentenmanagements eingebunden in elektronische Workflows.

ECM als Rückgrat des Vertragsmanagements

Das digitale Dokumentenmanagement begleitet über elektronische Workflows jeden Vertrag von Anfang (Anbahnung) bis Ende (Archivierung). Seine Ausbaustufe ist ECM: Enterprise Content Management. ECM-Systeme richten digitale Workflows passgenau auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse aus. Dabei handelt es sich weniger um eine einzelne Technologie oder Software, als um eine dynamische Kombination aus verschiedenen Ansätzen mit dem Ziel, Prozesse zu unterstützen.

Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was ein ECM-System kann, beginnen Unternehmen gern mit einem Pilotprojekt. Dieses Vorgehen wird dadurch erleichtert, dass ECM-Systeme modular strukturiert sind. Unternehmen können sich zum Start einzelne Module wie etwa das Vertragsmanagement heraussuchen und peu à peu weitere Module – sprich: Bereiche oder Abteilungen – dazupacken. Diese Module können gekauft werden, meist allerdings werden sie in einem Abonnement-Modell gemietet. Bei diesen „Software as a Service"-Angeboten entfallen die Anschaffungskosten für Programme, außerdem werden die Administration und weitere Services (etwa die Wartung) vom Dienstleister übernommen. Der Zugriff auf die Services ist von jedem vernetzten Endgerät aus möglich, was das Arbeiten von unterwegs (Mobile Working) oder im Homeoffice erleichtert. Nur berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auf alle Dokumente zugreifen, das allerdings unabhängig von Zeit und Ort. Wer „berechtigt“ ist, wird durch ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement geklärt. Das ist wichtig, da ECM-Systeme auch Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten müssen.

Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Für jedes Unternehmen, für jede Behörde und überhaupt für jede Organisation, die regelmäßig mit Verträgen zu tun hat, lohnt sich ein Umstieg auf digitales Vertragsmanagement. So wird beispielsweise vermieden, dass sich unterschiedliche Vertragsversionen bei verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern befinden – was unvermeidbar zu Fehlern führt.

Passend zugeschnittene ECM-Module für Vertragsmanagement sorgen für Transparenz. Sie verwalten revisionssicher alle Vertragsunterlagen sowie ergänzende Dokumente, Notizen, Protokolle und die Änderungshistorie. Die Software erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Und sie stellt allen Beteiligten die benötigten Informationen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. So sorgt digitales Vertragsmanagement für:

  • Enorme Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung und Korrektur von Verträgen
  • Einen ganzheitlichen Überblick über Vertragsprozesse
  • Kostenvorteile durch die optimale Ausnutzung von Kontingenten und Konditionen
  • Planungssicherheit durch den rechtzeitigen Beginn von Neuverhandlungen bei fristgerechter Kündigung

Übergreifende Workflows reichen von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der festgelegten Abläufe erfolgen etwa Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fachabteilung, Rechts- und Vertragsabteilung sowie dem Management auf digitalem Weg. Die Vertragsakten können bei Bedarf auch für externe Beteiligte verfügbar gemacht werden, beispielsweise in einem Streitfall für externe Prozessanwälte.

Digitales Vertragsmanagement? TA Triumph-Adler

Digitales Vertragsmanagement vermeidet neben Ärger unnötiges Suchen. Verträge sind tendenziell umfangreich – die gewünschte Stelle in Papierakten zu finden, puh, das kann dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Genau hier setzt TA Triumph-Adler mit dem Modul des digitalen Vertragsmanagements an – als Einstieg in eine ganzheitliche ECM-Lösung.

Das digitale Vertragsmanagement ist bei TA Triumph-Adler ein Modul der ECM-Lösungen. Weitere ECM-Module im Leistungsportfolio von TA Triumph-Adler sind Rechnungsprüfung und -bearbeitung, Personalakten samt Bewerbermanagement, Projekt- und Lieferantenakten, Kfz-Akten und nicht zuletzt Pflegeakten.

Wenn Sie vorab mehr erfahren wollen über digitale Workflows und die drei Schritte, mit denen Sie ein ECM implementieren können: Laden Sie sich unser Whitepaper „ECM – So digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse“ herunter.

Alles aus einer Hand: TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen. Unsere Kunden müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander abstimmen – das übernimmt TA Triumph-Adler als IT-Lösungsanbieter.

Egal welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!

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