Die Ausgangslage
Die KDZ Mainz hat sich 2014 entschieden, die Bereitstellung von Druckerdienstleistungen neu auszuschreiben. Der Auftrag lautete: Mit einer individuellen Lösung soll für schnelle, reibungslose digitale Prozesse in der städtischen Verwaltung gesorgt und die Grundlage für automatisierte Abrechnungsprozesse geschaffen werden, die in das Dokumenten-Management- System der Stadt Mainz integriert sind. TA Triumph-Adler erhielt nach einem europaweiten Vergabeverfahren den Zuschlag. Ein Grund dafür: „Die Bereitschaft bei TA Triumph-Adler, gemeinsam die beste Lösung für die digitalen Prozesse der KDZ Mainz zu finden“, so Schröer.
Die Lösung
TA Triumph-Adler tauschte 1.600 Druck- und Multifunktionssysteme an 160 Standorten aus und implementierte übergreifend TA Cockpit®, das webbasierte Asset-Management-Programm, das einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionssysteme inklusive Druckvolumen gibt. Hierbei galt es, auf die individuellen Anforderungen der einzelnen städtischen Einrichtungen einzugehen, die z. B. nicht an dasselbe Netzwerk angeschlossen sind. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, entwickelte TA Triumph-Adler die Lösung TA Cockpit® weiter, mittlerweile wurde die Ergänzung als Standardfunktion „Corporate View“ in die TA Cockpit® Green Lösung aufgenommen.
Das Ergebnis
Nach sechs Monaten war das Ziel erreicht: der Rollout erfolgreich abgeschlossen, alle Umstellungen durchgeführt. „Für unser Team war das ein Tag, um zu feiern. Wir haben es viel leichter: Ortsunabhängig und zu jeder Zeit können Status-Meldungen abgerufen und Technikereinsätze koordiniert werden – bei einer Verteilung der Systeme auf 160 Standorte ein großer zeitlicher Gewinn. Zählerstände müssen nicht mehr manuell abgelesen werden, wir verfügen über eine exakte, transparente Abrechnung, die uns maximale Sicherheit bringt“, so Schröer. Zwei Haustechniker von TA Triumph-Adler sind durchgehend vor Ort. Und auch für Datenschutz ist mit der Funktion Follow2Print bestens gesorgt. „Sogar der Toner wird automatisch nachbestellt.“
„Wir haben es viel leichter: Ortsunabhängig und zu jeder Zeit können Status-Meldungen abgerufen und Technikereinsätze koordiniert werden.“ Ralph Schröer, IT-Projektverantwortlicher bei der Kommunale Datenzentrale Mainz (KDZ)
