TA Cloud Print and Scan (TACPS) – effizient, sicher, preiswert
TA Cloud Print and Scan (TACPS) bietet Ihnen orts- und geräteunabhängiges Drucken per Cloud. Verschicken Sie Druck- oder Scanaufträge komfortabel und schnell per Cloud über mobile Endgeräte, über Desktop-Arbeitsplätze oder direkt am MFP-Display. Natürlich mit höchsten Sicherheitsstandards inklusive Authentifizierung.
Entdecken Sie jetzt unsere Lösung TA Cloud Print and Scan und sorgen Sie für neue Druckstandards, intuitive Bedienung und schlanke Workflows beim Drucken und Scannen!
Inhaltsverzeichnis
- Was ist TA Cloud Print and Scan (TACPS)?
- Wie funktioniert TA Cloud Print and Scan?
- TACPS Funktionen im Überblick
- Für welche Unternehmen eignet sich TACPS?
- Vorteile von TA Cloud Print and Scan im Überblick
- Herausforderungen und Best Practices mit TA Cloud Print and Scan
- Effizient, flexibel, sicher – TA Cloud Print and Scan fürs Digital Office
Was ist TA Cloud Print and Scan (TACPS)?
Unsere Lösung TA Cloud Print and Scan ist darauf ausgelegt, Druck- und Scanprozesse effizienter, preiswerter, sicherer und flexibler zu gestalten. Möglich macht das die cloudbasierte Funktionsweise, die es Ihnen und Ihren Teams ermöglicht, Aufträge direkt per Cloud zu drucken, zu scannen, abzurufen oder bereitzustellen. Da Sie nicht auf eine eigene IT-Infrastruktur, zusätzliche Hardware oder Druck- und Scansoftware angewiesen sind, lässt sich TACPS nahtlos in bestehende Workflows und Drucksysteme integrieren und über vielfältige Endgeräte wie Mobile Devices, Desktops oder MFP-Displays nutzen.
Ein besonderer Vorteil sind die Funktionen zur Einhaltung hoher Sicherheitsstandards wie Verschlüsselung und Authentifizierung vor dem Drucken. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle DSGVO- und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen.
Ein besonderer Vorteil sind die Funktionen zur Einhaltung hoher Sicherheitsstandards wie Verschlüsselung und Authentifizierung vor dem Drucken. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle DSGVO- und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen.
Welche Rolle spielen Cloud-Lösungen für Druckerflotten in Unternehmen?
Der Cloud-Report 2023 von Bitkom, dem Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche, betont die zunehmende Bedeutung von Cloud-Anwendungen für Unternehmen. Die Mehrzahl aller befragten Unternehmen plant demnach, bis 2028 einen Großteil aller IT-Anwendungen über die Cloud zu nutzen.
Bereits 2023 nutzten neun von zehn Unternehmen Cloud-Anwendungen auf die eine oder andere Art und planen sogar nach dem Motto „Cloud only“, sämtliche Systeme auf Cloud Computing umzustellen. 36 Prozent wollen wiederum neue IT-Lösungen vorrangig cloudbasiert verwenden oder bestehende Anwendungen in die Cloud migrieren. Hinzu kommen 35 Prozent, die Ihre IT-Anwendungen um Cloud-Funktionen ergänzen wollen.
Als Hauptgrund für den starken Fokus auf Cloud-Lösungen geben die meisten Unternehmen eine Kombination aus Kosteneffizienz, Nachhaltigkeit durch reduzierte CO2-Emissionen sowie mehr Sicherheit und Flexibilität an. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen die Bedeutung erkennen, die Cloud-Dienste für die digitale Transformation, für eine vernetzte Druckerflotte sowie für digitales Dokumentenmanagement haben.
Welche Rolle spielen Cloud-Lösungen für Dokumentenmanagement und Druckerflotten?
Ein digitales Dokumentenmanagement oder ein noch leistungsfähigeres Enterprise Content Management bieten eine einfache, nahtlose Integration von Cloud-Diensten wie TA Cloud Print and Scan. Workflows greifen damit abteilungsübergreifend ineinander, was für eine professionelle, reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation – intern und extern – sorgt. So können Sie Druck- und Scandaten flexibel in Ihrem DMS durch Scannen einspeisen, indexieren, archivieren und bereitstellen sowie Dokumente am gewünschten Standort ausdrucken – nach Authentifizierung natürlich.
Wie funktioniert TA Cloud Print and Scan?
TA Cloud Print and Scan ist nicht nur ohne Installation sofort einsetzbar, sondern garantiert zudem orts- und geräteunabhängiges Drucken, höchste Sicherheit und eine einfache Integration ins digitale Dokumentenmanagement. Ideal für cloudbasiertes Print- und Scanmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen, ermöglicht Ihnen TACPS das Verschicken von Druckaufträgen von mobilen Endgeräten, PCs und MFPs sowie das Scannen direkt in die Cloud ohne eigenen lokalen Server. Eine Verbindung mit dem Firmennetzwerk ist nicht nötig, denn TACPS können Sie sofort durch Anmeldung per Cloud nutzen.
Follow&Print und Scan2Me
Zwei innovative Funktionen, auf die Sie sich mit TACPS verlassen können, umfassen:
Follow&Print:
Um zu verhindern, dass Dokumente in die falschen Hände geraten, werden Druckaufträge festgehalten, bis sich berechtigte Personen am MFP authentifizieren (per Passwort, PIN, Benutzername oder Chipkarte).
Scan2Me:
Dokumente lassen sich nach dem Prinzip „Scan to Cloud“ nicht nur direkt in die Cloud scannen, sondern dank Scan2Me-Funktion auch als Link oder Anhang an ein ausgewähltes E-Mail-Konto verschicken.
TACPS Funktionen im Überblick
Folgende Funktionen bietet Ihnen TA Cloud Print and Scan:
- Orts- und geräteunabhängiges Drucken aus dem Homeoffice, von Desktop-Arbeitsplätzen oder von mobilen Endgeräten
- Einfache, individuelle Integration ohne Installation und mit komfortabler „One Button“-Bedienung
- Flexible, sichere Kompatibilität zu Drittanbieterdiensten wie Google Cloud Print oder Apple AirPrint Druckern sowie zu Microsofts Universal Print (aktueller Standard für Cloud Print)
- Hohe Sicherheitsstandards durch Datenverschlüsselung sowie Authentifizierung per Passwort, PIN, Benutzername oder Chipkarte am MFP-System
- Scannen direkt in die Cloud als PDF
- Follow&Print für sicheres Ausdrucken nach Authentifizierung am Drucksystem
- Scan2Me für das Versenden von gescannten Dokumenten an ausgewählte E-Mail-Postfächer per Link oder als Anhang
- Einfaches Anlegen von Benutzerkonten inklusive Rechteverwaltung und Integration in Entra ID
- Monitoring aller Druck- und Scanaufträge inklusive individueller Druckjob-Liste, einfacher Administration, Auftragslisten, Druckvolumen und Reports
Für welche Unternehmen eignet sich TACPS?
Unsere Lösung TACPS eignet sich unter anderem für:
- KMUs, die keine hohen Investitionen in lokale Infrastruktur planen und auf spezielle Hardware oder Installationen verzichten wollen
- Unternehmen, die das Druckerflottenmanagement in die Cloud auslagern und flexibel skalieren möchten
- Unternehmen, die Wert auf moderne Sicherheitsstandards für Datenübertragung und Datenspeicherung legen (vertrauenswürdige Cloud-Anbieter müssen hohe Sicherheitsanforderungen auf dem aktuellen technologischen und regulatorischen Stand erfüllen)
Vorteile von TA Cloud Print and Scan im Überblick
| Vorteile für Administratoren | Vorteile für Anwender |
| Transparentes Monitoring sämtlicher Druck- und Scanaktivitäten (noch effizienter mit einem Network Print Monitor von TA Triumph-Adler wie aQrate oder TA Cockpit®) | Orts- und geräteunabhängiges Drucken und Scannen an Endgeräten wie Desktop-Arbeitsplätzen und mobilen Endgeräten oder am MFP-Display |
| Einfache Benutzerkontenverwaltung | Scans oder Faxe direkt als PDF in der Cloud speichern oder an das E-Mail-Postfach versenden (Scan2Me) |
| Mehr Übersicht dank Auftragslisten, Druckvolumen und Leistungsreports | Sicheres Drucken von Dokumenten erst nach Authentifizierung (Follow&Print) |
| Drucken über Cloud oder Drucker im lokalen Netzwerk | Druckaufträge als Voransicht in individueller Job-Liste Einfache Verknüpfung mit Cloud-Speichern von Drittanbietern |
Herausforderungen und Best Practices mit TA Cloud Print and Scan
Herausforderungen
- Sicherheit und Datenschutz bei der Übertragung oder Speicherung von Personendaten per Cloud
- Kompatibilität und Integration in bestehende IT-Infrastruktur, Bürohardware oder Unternehmenssoftware
- Annahme und Akzeptanz durch die Beschäftigten
- Vereinbarkeit von hybridem Arbeiten per Cloud (Digital Workplaces) und klassischem Büro
- Budgetplanung und Bedarfsermittlung
- Einhaltung von Compliance- und DSGVO-Anforderungen
- Umstellung von analogen auf digitale Prozesse in der Dokumentenverwaltung
Best Practices
- Einführung von Sicherheitsrichtlinien und -protokollen sowie Dokumentation der Einhaltung
- Bei Bedarf Schulung und Einarbeitung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
- Professionelle Beratung und Betreuung beim Einrichten von Cloud Print and Scan durch TA Triumph-Adler
- Feedback-Schleifen, kontinuierliches Monitoring und bei Bedarf Anpassung der Workflows
- Backup- und Wiederherstellungsfunktionen, um Datenverlust vorzubeugen
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für Originale oder digitale Dokumente durch Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen im DMS
- Follow&Print inklusive Authentifizierung vor jedem Ausdrucken von sensiblen Dokumenten
Effizient, flexibel, sicher – TA Cloud Print and Scan fürs Digital Office
Die Cloud kommt inzwischen in den meisten Unternehmen zum Einsatz. Neun von zehn Unternehmen nutzen bereits Cloud-Lösungen im Digital Office, um Prozesse zu optimieren und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. TACPS zählt zu unseren Softwarelösungen, die mehr Effizienz in Ihrem Dokumenten- und Druckerflottenmanagement ermöglichen, indem Sie Druck- und Scanaufträge ganz einfach per Cloud verschicken, speichern und teilen, wodurch Ihre Beschäftigten und Ihr IT-Team entlastet werden. Eigene lokale Printserver entfallen gänzlich. Sicherheit garantieren Ihnen dafür unsere hochsicheren, DSGVO-konformen Hostserver. Entdecken Sie jetzt mit TA Triumph-Adler die Cloud.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „TA Cloud Print and Scan (TACPS)“
Um höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten, können Sie sich mit unserem Cloud-Dienst TACPS auf moderne Verschlüsselung bei der Datenübertragung verlassen. Hinzu kommen Sicherheitsmaßnahmen wie Authentifizierung und Zugriffskontrollen.
TACPS steigert Ihre Kosten- und Energieeffizienz, indem Sie Druckerressourcen effizienter nutzen und auf Kosten für Druckerserver vor Ort verzichten. In Verbindung mit digitalem Dokumentenmanagement reduzieren Sie unnötigen Papier- und Tonerverbrauch mit einem papierlosen Büro durch Scannen und Drucken per Cloud.
TA Cloud Print and Scan und TA Mobile Print ergänzen sich hervorragend, da Sie mit TA Mobile Print Ihre mobilen Endgeräte wie Laptops, Smartphones und Tablets direkt per App mit Ihren MFPs verbinden. Durch unsere Mobile- und Cloud-Lösungen sorgen Sie somit für eine effiziente und sichere Unabhängigkeit vom Standort oder Endgerät.