Follow Me Printing: Sicher, flexibel und transparent drucken
Welche Geräte werden tatsächlich genutzt und wo entstehen Ineffizienzen? Mit Follow Me Printing machen Sie Ihre gesamte Druckumgebung transparent und steuerbar, von der einzelnen Nutzung bis hin zur vollständigen Kostenübersicht.
Inhaltsverzeichnis
- Herausforderungen in modernen Druckumgebungen
- Was ist Follow Me Printing?
- Funktionsbereiche für unterschiedliche Anforderungen
- Follow Me Printing in der Praxis: zwei Ansätze für unterschiedliche Anforderungen
- Was ist TR-RESISCAN und wie setzt escido EESM concept TR-RESISCAN um?
- Welchen Mehrwert Follow Me Printing für Ihr Unternehmen schafft
- Weitere Lösungen für Ihre Dokumenten- und Druckprozesse
- Fazit: Follow Me Printing als Grundlage für sichere und steuerbare Dokumentenumgebungen
Herausforderungen in modernen Druckumgebungen
In vielen Unternehmen sind bestehende Abläufe über Jahre gewachsen und entsprechend schwer zu steuern. Es fehlt an Transparenz, Sicherheit und klaren Strukturen – insbesondere dort, wo unterschiedliche Systeme, Standorte und Nutzer zusammenkommen.
Typische Herausforderungen:
Was ist Follow Me Printing?
| Follow Me Printing ist ein sicheres Druckkonzept, bei dem Druckaufträge zentral gespeichert und erst nach einer persönlichen Authentifizierung am Ausgabegerät freigegeben werden. |
Im Gegensatz zu klassischen Druckprozessen wird ein Druckauftrag nicht direkt an ein bestimmtes Gerät gesendet. Stattdessen wird er zunächst zentral gespeichert und steht dem Nutzer so lange zur Verfügung, bis er ihn aktiv an einem beliebigen Drucksystem abruft. Der Druckauftrag folgt dem Nutzer – unabhängig davon, wo dieser sich befindet oder welches System er nutzt.
Zentrale Steuerung und sichere Ausgabe
Die technische Grundlage ist eine zentrale Verwaltung aller Druckaufträge in einer geschützten Umgebung. Sobald ein Dokument gedruckt werden soll, landet der Auftrag in einer zentralen Warteschlange. Erst nach der Authentifizierung am Gerät – per Karte, PIN oder Login – wird der Auftrag gezielt freigegeben. Dieses Verfahren stellt sicher, dass
- Ausdrucke nur dann erfolgen, wenn der berechtigte Nutzer tatsächlich am Gerät ist.
- sensible Dokumente nicht unbeaufsichtigt liegen bleiben.
- Nutzer ihre Druckaufträge flexibel an jedem autorisierten Gerät abrufen können.
Gleichzeitig entsteht eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Druckvorgänge – über Geräte, Standorte und Nutzer hinweg.
Mehr als Drucken: Grundlage für moderne Dokumentenprozesse
Follow Me Printing geht weit über die reine Druckfunktion hinaus. Druck-, Scan- und Kopiervorgänge werden als zusammenhängende Prozesse gesteuert und ausgewertet. Unternehmen erhalten dadurch nicht nur mehr Kontrolle, sondern auch die Möglichkeit, ihre gesamte Output-Infrastruktur strategisch weiterzuentwickeln.
Funktionsbereiche für unterschiedliche Anforderungen
Follow Me Printing lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen – von der strukturierten Steuerung einzelner Druckprozesse bis zur Integration in komplexe IT- und Dokumentenumgebungen.
| Transparenz & Kostenkontrolle | Integration, Automatisierung & Compliance | |
| Fokus | Transparenz & Steuerung | Integration, Sicherheit & Prozesse |
| Ziel | Nutzung sichtbar und steuerbar machen | Aufbau einer integrierten und rechtskonformen Dokumentenplattform |
| Mehrwert | Kostenkontrolle, Nachvollziehbarkeit | Effizienz, Automatisierung, Compliance & Stabilität |
| Komplexität | Mittel | Hoch |
| Typische Nutzung | Mittelstand, Verwaltung | Enterprise, KRITIS, Multi-Standorte |
Follow Me Printing in der Praxis: zwei Ansätze für unterschiedliche Anforderungen
Je nach Unternehmensstruktur und Anforderung bietet TA Triumph-Adler zwei Funktionsbereiche, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen – sich aber sinnvoll ergänzen. Der erste Ansatz legt den Fokus auf Transparenz, Kostenkontrolle und zentrale Steuerung: ideal für Organisationen, die ihre Druckumgebung sichtbar machen und wirtschaftlich optimieren möchten. Der zweite Ansatz erweitert Follow Me Printing zur integrierten Plattform mit Fokus auf Sicherheit, Automatisierung und Compliance – für Umgebungen mit hohen regulatorischen oder technischen Anforderungen.
Beide Ansätze bauen auf demselben Grundprinzip auf und lassen sich je nach Bedarf skalieren.
Transparenz, Kontrolle und Kostenübersicht
Lösungen wie aQrate schaffen die notwendige Datentransparenz, um Nutzung, Kosten und Auslastung detailliert zu analysieren und gezielt zu steuern.
Dieser Ansatz bildet die Grundlage für eine strukturierte und kontrollierbare Umgebung. Im Fokus steht die zentrale Erfassung aller Aktivitäten sowie die vollständige Nachvollziehbarkeit der Nutzung über Systeme, Standorte und Nutzer hinweg. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, ihre Abläufe nicht nur zu überwachen, sondern aktiv zu steuern und wirtschaftlich zu optimieren.
Dieser Ansatz bildet die Grundlage für eine strukturierte und kontrollierbare Umgebung. Im Fokus steht die zentrale Erfassung aller Aktivitäten sowie die vollständige Nachvollziehbarkeit der Nutzung über Systeme, Standorte und Nutzer hinweg. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, ihre Abläufe nicht nur zu überwachen, sondern aktiv zu steuern und wirtschaftlich zu optimieren.
- Benutzerbasierte Authentifizierung am Gerät (z. B. Karte, PIN, Login)
- Sichere Druckfreigabe (Pull Printing)
- Echtzeit-Monitoring der Nutzung und Geräteauslastung
- Detaillierte Reporting- und Analysefunktionen
- Definition von Regeln und Druckrichtlinien
- Zuordnung von Kosten zu Nutzern, Abteilungen oder Projekten
Durch die Kombination aus Transparenz und Steuerbarkeit entsteht ein System, das sowohl wirtschaftliche als auch organisatorische Anforderungen unterstützt.
- Gezielte Steuerung
Aktivitäten werden sichtbar und lassen sich aktiv beeinflussen. - Schutz vertraulicher Informationen
Dokumente werden nur dann ausgegeben, wenn der berechtigte Nutzer am Gerät ist. - Klare Kostenstrukturen
Kosten lassen sich eindeutig zuordnen und gezielt optimieren. - Effizientere Infrastruktur
Unnötige Ausdrucke und ineffiziente Prozesse werden reduziert. - Compliance-Unterstützung
Klare Regelwerke und dokumentierte Prozesse schaffen Sicherheit.
- Unternehmen mit hohem Druckvolumen und Bedarf an Kostenkontrolle
- Organisationen mit sensiblen Dokumenten (z. B. HR, Finance, Verwaltung)
- Öffentliche Einrichtungen mit strengen regulatorischen Anforderungen
- Mittelständische Unternehmen mit gewachsenen Druckstrukturen
- IT-Abteilungen, die Transparenz und Steuerbarkeit schaffen möchten
Für mehr Datenschutz werden Druckaufträge mit Follow-Me-Printing erst nach erfolgreicher Benutzerauthentifizierung ausgegeben. Des Weiteren sorgt die Konsolidierung von Printservern für minimierte Fehlerquellen und eine vereinfachte Verwaltung.
Was ist TR-RESISCAN und wie setzt escido EESM concept TR-RESISCAN um?
Die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN (BSI TR-03138) definiert technische und organisatorische Anforderungen, mit denen Papierdokumente rechtssicher digitalisiert und anschließend vernichtet werden können. Der strukturierte Scanprozess stellt sicher, dass digitale Dokumente als rechtskonformer Ersatz für das Original gelten.
escido EESM concept orientiert sich an den etablierten Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und setzt die Anforderungen von TR-RESISCAN praxisnah für Sie um. Dabei übersetzt escido EESM concept die Richtlinie in klare, automatisierte Prozesse, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
So digitalisieren Sie Ihre Paperdokumente effizient, strukturiert und rechtskonform – ganz ohne zusätzliche Komplexität oder aufwendige Zusatzprozesse.
Dieser Ansatz unterstützt die Umsetzung normkonformer Scanprozesse inklusive Metadatenerfassung, Transfervermerken, verschlüsselter Übergabe und lückenloser Protokollierung.
Das Ergebnis: revisionssichere und vollständig nachvollziehbare Digitalisierung gemäß BSI-Vorgaben – integriert in moderne Dokumentenplattformen und durchgängig steuerbare Prozesse..
escido EESM concept orientiert sich an den etablierten Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und setzt die Anforderungen von TR-RESISCAN praxisnah für Sie um. Dabei übersetzt escido EESM concept die Richtlinie in klare, automatisierte Prozesse, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
So digitalisieren Sie Ihre Paperdokumente effizient, strukturiert und rechtskonform – ganz ohne zusätzliche Komplexität oder aufwendige Zusatzprozesse.
Dieser Ansatz unterstützt die Umsetzung normkonformer Scanprozesse inklusive Metadatenerfassung, Transfervermerken, verschlüsselter Übergabe und lückenloser Protokollierung.
Das Ergebnis: revisionssichere und vollständig nachvollziehbare Digitalisierung gemäß BSI-Vorgaben – integriert in moderne Dokumentenplattformen und durchgängig steuerbare Prozesse..
Ihr konkreter Nutzen
Welchen Mehrwert Follow Me Printing für Ihr Unternehmen schafft
- Vom operativen Thema zur strategischen Steuerung: In vielen Unternehmen wird die Druckinfrastruktur als reine Betriebskomponente betrachtet. Follow Me Printing verändert das: Es schafft einen zentral steuerbaren Bereich, der sich gezielt analysieren, optimieren und in die IT-, Sicherheits- und Prozessstrategie integrieren lässt.
- Fundierte Entscheidungen statt Annahmen: Follow Me Printing schafft die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen. Unternehmen können Nutzungsmuster erkennen, Entwicklungen nachvollziehen und Veränderungen gezielt steuern.
- Reduzierung von Komplexität in der IT-Landschaft: Unterschiedliche Geräte, Standorte und Systeme werden über eine einheitliche Steuerungslogik gebündelt. Das reduziert den administrativen Aufwand und entlastet die IT langfristig.
- Sicherheit und Stabilität als geschäftskritischer Faktor: Klare Zugriffskonzepte, nachvollziehbare Abläufe und hohe Systemverfügbarkeit schaffen eine verlässliche Grundlage – auch in regulierten Umgebungen und Kritischen Infrastrukturen.
- Beschleunigung dokumentenbasierter Prozesse: Durch Integration und Automatisierung werden Abläufe vom Druck über den Scan bis zur Weiterverarbeitung deutlich beschleunigt. Informationen stehen früher zur Verfügung.
Follow Me Printing sorgt nicht nur für effizientere Abläufe – es schafft die Grundlage für eine gezielte Weiterentwicklung Ihrer gesamten Druck- und Dokumentenprozesse.
Weitere Lösungen für Ihre Dokumenten- und Druckprozesse
Follow Me Printing bildet einen zentralen Baustein moderner Dokumentenprozesse. Darüber hinaus bietet TA Triumph-Adler weitere Lösungen, mit denen sich Druckinfrastrukturen, Dokumentenmanagement und digitale Prozesse ganzheitlich optimieren lassen.
Je nach Anforderungen können diese Lösungen flexibel kombiniert und in bestehende Strukturen integriert werden.
Je nach Anforderungen können diese Lösungen flexibel kombiniert und in bestehende Strukturen integriert werden.
Fazit: Follow Me Printing als Grundlage für sichere und steuerbare Dokumentenumgebungen
In modernen Organisationen geht es längst nicht mehr nur darum, Informationen auszugeben oder zu verarbeiten, entscheidend ist, wie transparent, sicher und steuerbar diese Abläufe gestaltet sind.
Follow Me Printing schafft genau dafür die Grundlage:
Es verbindet zentrale Steuerung, flexible Nutzung und integrierte Systemlandschaften und nutzt Multifunktionssysteme (MFPs) als intelligente Schnittstelle zwischen digitalen und physischen Prozessen.
Während Transparenz und Kontrolle die Basis für wirtschaftliche Optimierung bilden, ermöglichen integrierte und automatisierte Abläufe eine gezielte Weiterentwicklung, insbesondere in anspruchsvollen und regulierten Umgebungen.
Gleichzeitig gewinnen Themen wie Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit zunehmend an Bedeutung. Unternehmen benötigen Lösungen, die nicht nur effizient arbeiten, sondern auch stabil, skalierbar und compliant sind.
Follow Me Printing vereint genau diese Anforderungen und unterstützt Organisationen dabei, ihre bestehende Infrastruktur gezielt weiterzuentwickeln, hin zu einer sicheren, integrierten und zukunftsfähigen Dokumentenumgebung.
Follow Me Printing schafft genau dafür die Grundlage:
Es verbindet zentrale Steuerung, flexible Nutzung und integrierte Systemlandschaften und nutzt Multifunktionssysteme (MFPs) als intelligente Schnittstelle zwischen digitalen und physischen Prozessen.
Während Transparenz und Kontrolle die Basis für wirtschaftliche Optimierung bilden, ermöglichen integrierte und automatisierte Abläufe eine gezielte Weiterentwicklung, insbesondere in anspruchsvollen und regulierten Umgebungen.
Gleichzeitig gewinnen Themen wie Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit zunehmend an Bedeutung. Unternehmen benötigen Lösungen, die nicht nur effizient arbeiten, sondern auch stabil, skalierbar und compliant sind.
Follow Me Printing vereint genau diese Anforderungen und unterstützt Organisationen dabei, ihre bestehende Infrastruktur gezielt weiterzuentwickeln, hin zu einer sicheren, integrierten und zukunftsfähigen Dokumentenumgebung.
Follow Me Printing basiert auf dem Prinzip, dass Druckaufträge nicht direkt an ein bestimmtes Gerät gesendet werden. Stattdessen werden sie zentral gespeichert und stehen dem Nutzer so lange zur Verfügung, bis sie aktiv an einem beliebigen Drucksystem abgerufen werden.
Erst nach der Authentifizierung am Gerät wird der Auftrag freigegeben und ausgeführt. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente nur von berechtigten Personen ausgegeben werden und flexibel an unterschiedlichen Standorten verfügbar sind.
Erst nach der Authentifizierung am Gerät wird der Auftrag freigegeben und ausgeführt. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente nur von berechtigten Personen ausgegeben werden und flexibel an unterschiedlichen Standorten verfügbar sind.
Die Follow-Me-Funktion sorgt dafür, dass Druckaufträge nicht an ein festes Gerät gebunden sind, sondern dem Nutzer folgen.
Unabhängig davon, wo der Auftrag ursprünglich gestartet wurde, kann er an jedem autorisierten Gerät im Netzwerk ausgegeben werden.
Unabhängig davon, wo der Auftrag ursprünglich gestartet wurde, kann er an jedem autorisierten Gerät im Netzwerk ausgegeben werden.
Die IT profitiert von einer zentralen Steuerung der Druckumgebung, einer Reduzierung von Komplexität sowie einer besseren Übersicht über Nutzung und Systeme. Gleichzeitig lassen sich Prozesse vereinheitlichen und der administrative Aufwand wird reduziert.
Ja, Follow Me Printing ist besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten geeignet. Druckprozesse können zentral gesteuert werden, während die Nutzer standortunabhängig arbeiten können.
Follow Me Printing ist ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung, da es Druck-, Scan- und Dokumentenprozesse zentralisiert und in digitale Prozesse integriert. Dadurch werden manuelle Schritte reduziert und Prozesse effizienter gestaltet.
Ersetzendes Scannen bezeichnet die rechtssichere Digitalisierung von Papierdokumenten, nach der das Original vernichtet werden darf. Grundlage ist die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN, die konkrete technische und organisatorische Anforderungen definiert, um die Integrität und Rechtskonformität digitaler Dokumente sicherzustellen.
TR-RESISCAN definiert klare technische und organisatorische Maßnahmen, um stabile und sichere Scanprozesse zu gewährleisten. Standardisierte Abläufe, Systemabsicherung und lückenlose Protokollierung stellen sicher, dass Dokumente auch bei Störungen nachvollziehbar und rechtskonform verarbeitet werden.