Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Derzeit besteht noch keine gesetzliche Verpflichtung zur vollständigen digitalen Personalakte. Dennoch steigt der Druck zur Digitalisierung kontinuierlich – nicht nur durch technologische Entwicklungen, sondern auch durch gesetzliche Regelungen und wachsende Anforderungen im Bereich Nachweispflichten und ESG-Standards.
Spätestens mit der Einführung der elektronischen Aufbewahrungspflicht ab 2027, die im Zuge der
E-Rechnungs-Pflicht und der erweiterten digitalen Dokumentationspflichten kommen soll, rückt die Pflicht zur digitalen Personalakte immer stärker in den Fokus. Unternehmen, die ihre HR-Dokumente noch papierbasiert führen, laufen Gefahr, später unter hohem Zeitdruck umstellen zu müssen.
Ab wann die digitale Personalakte Pflicht wird, ist noch nicht abschließend geklärt. Doch es zeigt sich bereits jetzt: Eine frühzeitige Umstellung bringt entscheidende Vorteile. Wer rechtzeitig auf digitale HR-Prozesse setzt, reduziert langfristig Kosten, minimiert Risiken und erfüllt schon heute viele Anforderungen, die ab 2026 oder 2027 verpflichtend werden könnten.
Daher gilt: Auch ohne eine aktuelle gesetzliche Regelung zur digitalen Personalakte ist eine vorausschauende und ganzheitliche Digitalisierung im Personalmanagement heute schon strategisch sinnvoll – insbesondere für Unternehmen, die zukunftssicher aufgestellt sein wollen.
Was ist bei der digitalen Personalakte zu beachten?
Mit der Einführung der Pflicht zur digitalen Personalakte absehbar ab 2027 steigen auch die Anforderungen an Unternehmen. Es genügt nicht, Dokumente einfach nur digital abzulegen – vielmehr gelten klare rechtliche und technische Vorgaben.
Zu den zentralen Bestandteilen der Pflicht zur digitalen Personalakte gehören:
- Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten mit rechtlicher Relevanz, wie Arbeitsverträge, Zertifikate, Bescheinigungen oder Nachweise
- Die Einhaltung gesetzlicher Archivierungs- und Löschfristen
- Die Gewährleistung der Informationssicherheit durch geregelte Zugriffsrechte und Protokollierung
Die gesetzliche Entwicklung bei der Pflicht zur digitalen Personalakte macht deutlich: Unternehmen müssen sich auf klare Vorgaben einstellen. Wer seine HR-Prozesse bereits heute strukturiert digitalisiert, erfüllt nicht nur kommende Anforderungen – sondern steigert auch die interne Effizienz.
Revisionssichere Archivierung: Was ist zu beachten?
Wer die digitale Personalakte gesetzeskonform führen möchte, kommt an der
revisionssicheren Archivierung nicht vorbei. Denn Dokumente wie Lohnsteuerkarten, Abrechnungen oder Sozialversicherungsnachweise unterliegen teils jahrzehntelangen Aufbewahrungsfristen.
Digitale Archivlösungen ermöglichen es, diese Fristen platzsparend, sicher und nachvollziehbar einzuhalten – ganz ohne teure Lagerflächen. Entscheidend ist: Prüfen Sie, welche Dokumente im Original aufzubewahren sind, um den gesetzlichen Anforderungen an die digitale Personalakte gerecht zu werden.
Die revisionssichere Archivierung innerhalb eines Dokumenten-Management-Systems gewährleistet
- die unveränderbare, verlustfreie und fristgerechte Archivierung aller personalrelevanten Dokumente
- eine schnelle und gezielte Wiederauffindbarkeit bei Prüfungen und Audits
- die Protokollierung von Zugriffen und Änderungen (z. B. durch Versionierung)
- die verlustfreie Datenmigration über Formate und Systeme hinweg
- den Schutz aller Daten gemäß Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
Aktenberge mit unserem Archivierungsservice reduzieren
Sie möchten ältere Papierunterlagen auslagern, aber dennoch revisionssicher aufbewahren? Mit unserem Partner Lager 3000 bieten wir Ihnen einen
Abhol- und Archivierungsservice,
der Ihnen Zeit, Raum und Ressourcen spart. Ob in geschützten Archivräumen mit Zutrittskontrolle oder als digitalisiertes Dokument im Dokumenten-Management-System: Sie entscheiden, ob Sie Ihre Akten vollständig oder on Demand digital bereitstellen lassen möchten.
Bestandteile der digitalen Personalakte
In Personalabteilungen fallen täglich eine Vielzahl an Unterlagen, Nachweisen und personenbezogenen Informationen an – von der Bewerbung über das laufende Arbeitsverhältnis bis hin zum Austritt eines Beschäftigten. All diese Dokumente müssen gesetzeskonform archiviert, aktualisiert und nachvollziehbar verwaltet werden. Genau hier entfaltet die digitale Personalakte ihr volles Potenzial.
Obwohl es aktuell keine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt, empfiehlt sich ein strukturierter Aufbau – insbesondere digital. Eine gut gepflegte digitale Personalakte reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, sorgt für Transparenz und erleichtert die Personalplanung und die Erfüllung der Nachweispflichten.
Zu den typischen Inhalten der digitalen Personalakte zählen:
- Personalstammdaten inklusive Änderungsmitteilungen
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Gehaltsabrechnungen und Gehaltsentwicklungen
- Lohnsteuer- und Sozialversicherungsnachweise
- Steuer- und Versicherungsunterlagen
- Urlaubsanträge und -genehmigungen
- Krankmeldungen, Abwesenheiten, Elternzeitnachweise
- Unfallmeldungen und Gesundheitsdokumente
- Ausbildungs-, Zwischen- und Endzeugnisse
- Weiterbildungs- und Qualifikationsnachweise
- Abmahnungen, Kündigungen und Ermahnungen
- Protokolle von Mitarbeitergesprächen
- Relevante Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Welche Rolle spielen Dokumenten-Management-Lösungen für das digitale Personalwesen?
Automatisierung und Digitalisierung werden auch in den Personalabteilungen zur Priorität, denn hier kann der digitale Wandel durch digitalisierte Prozesse die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen deutlich steigern. Lösungen für ein digitales Dokumentenmanagement können hierbei ineffiziente Arbeitsschritte reduzieren und Ihr HR-Team deutlich entlasten.
Digitale Prozesse helfen Ihnen in der Personalabteilung, sowohl interne Workflows als auch Aufgaben, die über die Abteilung hinausgehen, zu standardisieren und zu automatisieren.
- Beurteilungen zur Arbeitsleistung
- Protokolle von Mitarbeitergesprächen
Obwohl es auch hier keine konkreten rechtlichen Einschränkungen gibt, haben alle Informationen, die zur Privatsphäre und zu den Persönlichkeitsrechten der Angestellten gehören, in der Personalakte nichts zu suchen. Zum detaillierten Aufbau der digitalen Personalakte gibt es wiederum keine Vorgaben.
Digitale Personalakte: Vorteile für Personalabteilungen
Für viele Personalabteilungen gehören Papierakten, manuelles Suchen und lange Genehmigungswege noch immer zum Alltag – und damit auch erheblicher administrativer Aufwand. Unternehmen, die auf eine digitale Personalakte umsteigen, profitieren hingegen von einer messbaren Steigerung der Effizienz und Transparenz sowie einer Verbesserung der Zusammenarbeit. Eine gut implementierte Lösung entlastet die HR-Abteilung, reduziert Aktenberge und schafft Raum für strategisch wichtige Themen wie Personalentwicklung, Employer Branding oder das Recruiting neuer Fachkräfte.
Die Vorteile der digitalen Personalakte reichen dabei weit über die einfache Dokumentenablage hinaus:
- Effizienzsteigerung: Die digitale Personalakte ermöglicht es Ihnen, verschiedenste Personalunterlagen zentral zu sammeln, miteinander zu verknüpfen und mit wenigen Klicks zur Verfügung zu stellen. So beugen Sie einer aufwendigen doppelten Datenhaltung vor, reduzieren die Fehleranfälligkeit durch aktuelle und korrekte Unterlagen und gewährleisten zuverlässige Nachverfolgbarkeit dank Versionierung und Änderungsverfolgung. Durch übersichtlich organisierte Unterlagen verkürzen Sie zudem Entscheidungsprozesse, stärken eine strategische Personalplanung und beschleunigen die Suche nach Dokumenten.
- Standardisierung: Personalunterlagen umfassen verschiedene Dokumententypen, Formate, Inhalte und Quellen. Mit einer digitalen Personalakte sorgen Sie für eine einheitliche Ordner- und Registerstruktur, eine schnelle Bereitstellung durch Metadaten, verbindliche Aktenstrukturen sowie integrierte Volltextsuche.
- Kostenersparnis: Sei es die Reduzierung von Verbrauchsmaterialien oder die Zeit- und Platzeinsparung durch weniger Verwaltungsaufwand für Aktenordner und durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen – mit digitalen Prozessen können Sie Betriebskosten erheblich senken.
- Datenschutz und Sicherheit: Bei der Verwaltung von Personalakten kommt es auf die vertrauliche Behandlung von Personendaten durch zuverlässige Zugriffskontrolle, eine sichere Datenübertragung und eine gesetzeskonforme Aufbewahrung und Löschung an. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen daher zur Fürsorgepflicht und zum höchstmöglichen Schutz aller gespeicherten Personendaten in der Personalakte. Dank moderner Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, sicherer Schnittstellen, Authentifizierung und Protokollierung sowie revisionssicherer Archivierung erfüllen Sie aktuelle Compliance-Anforderungen und schützen Ihre Unternehmens- und Personaldaten.
- Flexibilität und Automatisierung: Durch eine nahtlose Integration in Ihre Unternehmenssysteme sowie in ein Dokumentenmanagement mit digitalen Prozessen und effizienter Kommunikation ermöglichen Sie eine kosten- und zeiteffiziente Automatisierung. Die orts- und geräteunabhängige sowie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verkürzt Genehmigungsprozesse und Personalentscheidungen, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigert.
- Berichte und Analysen: Detaillierte Einblicke in die Personalplanung zeigen Trends und unterstützen Sie dabei, Prognosen zu erstellen. Übersichtliche Berichte halten Führungskräfte auf dem Laufenden. So lässt sich die Personalplanung strategisch optimieren und analytische Erkenntnisse lassen sich durch ein einheitliches Dokumenten-Management-System unternehmensweit und abteilungsübergreifend auswerten.
Aufbau, Einführung und Funktionsweise der digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte ist nicht nur ein praktisches Archivierungs-Tool, sondern ein wesentlicher Bestandteil eines ganzheitlichen digitalen Dokumentenmanagements. Sie entlastet Ihre Personalabteilung, erhöht die Effizienz und stärkt die Compliance – vorausgesetzt, Einführung und Aufbau sind gut durchdacht.
