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ECM-Modul Kfz-Akte

Die digitale Kfz-Akte ist Teil einer ECM-Lösung. Mit ihrer Einführung bringt sie Tempo in die Abläufe, da sie die Dokumente selbstständig in den richtigen Ordnern ablegt und so für Transparenz in Echtzeit sorgt.
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Es kommt so einiges ins Rollen auf Deutschlands Straßen. Kunden werden besucht, Güter von A nach B gebracht, Dienstwagen nach Feierabend in die heimische Garage gesteuert. Unternehmen müssen nicht in der Logistik unterwegs sein, damit ihr Fuhrpark wächst. Und der macht Arbeit. Damit jederzeit genügend Fahrzeuge einsatzbereit sind, kümmern sich Fuhrparkmanager um mehr als um Reparaturen, Versicherungen und TÜV-Termine. Es geht ebenso um Tankkarten und -quittungen, Fahrtenbücher, Wartungs- und Reparaturbelege. Hinzu kommen Kfz-Steuern, regelmäßig neue Reifen, Reinigungs- und Pflegemittel und nicht zuletzt die Ausgaben fürs Zulassen und Abmelden.

Das meiste ist Kleinkram, allerdings ganz schön viel davon. Man kann diesen Kleinkram auf Papier sortieren und abheften und dabei den Locher zum Glühen bringen. Die bessere Alternative: eine digitale Kfz-Akte einführen. Sie bringt Tempo in die Abläufe, da sie die Dokumente selbstständig in den richtigen Ordnern ablegt und so für Transparenz in Echtzeit sorgt.

ECM: alle Daten digital und aktuell

Die digitale Kfz-Akte ist Teil einer ECM-Lösung. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa den Stand von Autoreparaturen so automatisiert wie gewünscht durchs System leiten.

Das Ziel aller Fuhrparkmanager besteht darin, die notwendige Mobilität zu möglichst geringen Kosten zu ermöglichen. Dabei hilft die digitale Kfz-Akte. Jedes einzelne Fahrzeug wird mit seinen Stammdaten geführt. In der Datenmaske liegen alle Informationen gesammelt vor, von der Modell­bezeichnung bis zur Sonderausstattung. Wartung, TÜV und Reparaturen können in die digitale Fahrzeugakte ebenso aufgenommen werden wie Rechnungen, Verträge oder Handbücher. „Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen sind jederzeit zentral und digital in der aktuellsten Version verfügbar“, sagt Konstantin Schäfke, ECM-Produktmanager bei TA Triumph-Adler. „Damit sind die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit 100-prozentig auskunftsfähig.“

Überblick dank digitaler Kfz-Akten

Digitale Kfz-Akten sorgen für Überblick: Automatisch generierte Wiedervorlagen verhindern, dass Termine verpasst werden. So lässt sich auf einen Blick klären, ob der Unfallschaden von vor zwei Wochen bereits begutachtet und das Fahrzeug repariert worden ist. Und die digitalen Akten wissen, welche oder welcher Beschäftigte seit wann welches Fahrzeug fährt. Apropos Beschäftigte: Die Kfz-Akte kann in ECM-Systemen, die immer modular aufgebaut sind, auch mit der dazugehörigen digitalen Personalakte verknüpft werden.

Auch die digitale Kfz-Akte selbst kann erweitert werden: um eine ebenso digitale Einsatzplanung. Denn wie gesagt: Es geht um möglichst viel Mobilität zu möglichst geringen Kosten. 

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Produktivität steigern mit einem modernen ECM-System

Reduzieren Sie papiergebundene und vereinheitlichen Sie digitale Prozesse und steigern Sie nachhaltig Ihre Produktivität. Ein Enterprise-Content-Management-System sorgt für mehr Skalierbarkeit und Effizienz – besonders in hybriden Arbeitsmodellen wie Homeoffice oder Teilzeit.

Informationen schneller finden – statt lange suchen

Mit einer intelligenten ECM-Software strukturieren Sie Ihre Inhalte systematisch nach Aufgaben, Abteilungen oder Projekten. Dank automatischer Verschlagwortung, Metadaten, OCR-Erkennung und klar definierter Zugriffsrechte finden Sie Dokumente und Informationen im Handumdrehen – ob intern oder via Schnittstellen mit ERP- oder CRM-Systemen.

Zeit und Kosten sparen durch automatisierte Prozesse

Ein modernes ECM-System reduziert Betriebskosten durch effizienteres Informationsmanagement, minimierten Speicherplatzbedarf und automatisierte Abläufe. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen – im Tagesgeschäft und im Archiv.

So funktioniert Enterprise Content Management – in 3 einfachen Schritten

Ein Dokument, das nicht auffindbar ist, ist wertlos. Ein Enterprise-Content-Management-System sorgt dafür, dass Informationen strukturiert, schnell und sicher im gesamten Unternehmen verfügbar sind. So funktioniert ECM in der Praxis – Schritt für Schritt: 
TA_Grafik_ECM_Einführung_Dokumentenmangement

1. Inhalte erfassen und Anforderungen strukturieren

2. System integrieren und Informationen vernetzen

3. Bereitstellen, schulen und produktiv arbeiten

Gewusst wie: Enterprise Content Management richtig auswählen

Die Einführung von ECM-Systemen bewirkt vor allem eins: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen orts- und systemunabhängig im Unternehmen, im Homeoffice oder auf mobilen Endgeräten über eine einheitliche, benutzerfreundliche Software, die Arbeitsabläufe beschleunigt, Fehleranfälligkeit und Redundanzen reduziert und die Effizienz optimiert. Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsprozessen bieten sich hierzu verschiedene Lösungsansätze an.

Mit einem ECM von TA Triumph-Adler stehen Ihnen sowohl angepasste, integrierte On-Premises-Lösungen vor Ort als auch flexible, modulare Cloud-Lösungen zur Auswahl.

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Die 5 Kategorien von ECM im Überblick 

Bereits im Verlauf eines Arbeitstages sammelt sich eine Vielfalt an Daten, die eigene Dateiformate, verschiedene Kommunikationskanäle und individuelle Zugriffsrechte verwenden. Dazu zählen nicht nur Rechnungen, Verträge, Personalakten und Finanzdaten, sondern auch die ganze Vielfalt an unstrukturierten Projekt- und Bürodaten.

Da ein einzelnes Dokumenten-Management-System (DMS)  zur Dokumentenverwaltung bei komplexen Geschäftsprozessen oft nicht genügt, bestehen ganzheitliche ECM-Lösungen nicht aus einer Software oder einem Tool. Die verschiedenen ECM-Komponenten lassen sich in die folgenden fünf Kategorien unterteilen: 
  • Erfassung (Capture): Inhalte und Informationen werden mit ECM-Software aus vielfältigen Quellen wie Papierdokumenten, E-Mails, Notizen, Studien, Analysen oder Internet-Ressourcen erfasst und mittels Datenerkennung und Indexierung strukturiert in das ECM-System eingespeist. 
  • Verwaltung (Manage): Informationen werden durch Dokumentenmanagement, kollaborative Systeme, Enterprise Web Content Management und Records Management sowie Workflow Management verarbeitet, sortiert, modifiziert und nutzbar gemacht. 
  • Speicherung (Store): Für Inhalte, die nicht archivierungspflichtig oder nicht archivierungswürdig sind, kommen Repositories (also Verzeichnisse und Archive für Daten oder Softwarepakete), Library Services und Speichertechniken zur temporären Ablage zum Einsatz. 
  • Bewahrung (Preserve): Zur mittel- oder langfristigen stabilen und unveränderlichen Archivierung und Speicherung sensibler oder archivierungspflichtiger Informationen werden elektronische Archivsysteme wie Document Management, Records Management, Speicher-Subsysteme und Library Services eingesetzt. Die Preserve-Komponenten spielen durch konstante Vorbereitung und Pflege zudem für die Durchführung von Migrationen von Daten und Informationen in neue Umgebungen eine wesentliche Rolle. 
  • Ausgabe (Deliver): Die Deliver-Komponenten dienen der Bereitstellung und Ausgabe von erfassten, gespeicherten und indizierten Inhalten. Hierbei kommen verschiedene Werkzeuge zur Transformation und Aufbereitung sowie zur verlustfreien, schnellen, kontrollierten und gezielten Bereitstellung von Inhalten zum Einsatz. Dazu zählen auch Sicherheitsfunktionen wie elektronische Signaturen und Rechteverwaltung. 
TA_Grafik_ECM_Kategorien im Ueberblick

Unsere ECM-Lösungen: flexibel einsetzbar – lokal oder in der Cloud 

Mit den Enterprise-Content-Management-Lösungen von TA Triumph-Adler steuern Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse digital, sicher und effizient – ganz gleich, ob Sie Informationen archivieren, freigeben, teilen oder rechtskonform verwalten möchten. Unsere Systeme lassen sich flexibel an Ihre Infrastruktur und Ihre Unternehmensziele anpassen: On-Premises vor Ort oder skalierbar in der Cloud. 

ECM als Cloud-Lösung mit yuuvis® RAD

Für Unternehmen, die flexibel bleiben und IT-Ressourcen sparen möchten: 
yuuvis® RAD basiert auf dem Prinzip „Software as a Service“ und lässt sich modular nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen – von der digitalen Aktenverwaltung bis zur intelligenten Prozessautomatisierung. 
▪  Zugriff jederzeit und von überall 
▪  Module frei wählbar – zum Beispiel für Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder Personalakten 
▪  Automatische Updates und kurze Implementierungsdauer              
▪  Perfekt für verteilte Teams und dynamische Organisationen
yuuvis®RAD by OPTIMAL SYSTEMS

ECM als On-Premises-Lösung mit enaio®

Ideal für Unternehmen, die ihre IT-Systeme vor Ort verwalten und volle Datenkontrolle wünschen.

enaio® lässt sich tief in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren und flexibel anpassen: 
▪  Lokale Installation in Ihrer IT-Umgebung
▪  Individuell konfigurierbare Prozesse und Benutzerrollen
▪  Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder DMS-Systemen 
▪  Administration durch Ihre IT – mit maximaler Kontrolle und Sicherheit 
enaio®by OPTIMAL SYSTEMS
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Diese Bereiche und Unternehmen profitieren von ECM-Systemen 

ECM-Systeme lassen sich nicht nur unternehmensweit, sondern in nahezu allen Branchen von KMUs bis hin zu Großunternehmen und Behörden einsetzen. Besondere Vorzüge bieten sie für streng regulierte Branchen wie Medizintechnik oder die Pharmaindustrie sowie für Unternehmen mit hohem Datenaufkommen wie Finanzdienstleister oder Produzenten. 

Der modulare Ansatz ermöglicht es jedoch auch mittelständischen Unternehmen, Kunden- und Geschäftsbeziehungen zu verbessern sowie gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Hier kommt es darauf an, das richtige System passend zur Unternehmensgröße, zur vorhandenen IT-Infrastruktur und zu den Anforderungen der Unternehmensbereiche auszuwählen.

Unternehmensbereiche, in denen Enterprise-Content-Management-Systeme bevorzugt zum Einsatz kommen, umfassen: 
  • Finanz- und Rechnungswesen: Finanzprozesse lassen sich durch die Erfassung und Archivierung von Rechnungs- und Vertragsdaten aus verschiedenen Quellen optimieren.   
  • Personalabteilung und Recruiting: Zu den Vorteilen zählen unter anderem die schnellere Sichtung und Sortierung und die fristgerechte Löschung von Bewerberinformationen sowie digitalisierte Gehaltsabrechnungen und Personalakten. 
  • Einkauf und Rechtsabteilung: Verträge lassen sich sicher archivieren, auf aktuellem Stand halten und mit Schreib- und Leserechten versehen. 
  • Marketing und Vertrieb: Der schnellere, zentrale Zugriff auf erforderliche Verträge, Produktunterlagen und Kundendaten ermöglicht effektivere Marketingkampagnen und schnellere Angebote. 
  • Produktion: Die effiziente Verwaltung von digitalen Produktdaten, technischen Dokumentationen und Dokumenten zur Qualitätssicherung sorgt für schnellere Produktionsprozesse. 
    TA Triumph-Adler_Grafik_ECM_Abteilungen

Wohin die Reise geht: mit ECM erfolgreich die Zukunft gestalten

Aktuelle Trends wie Künstliche Intelligenz, Automatisierung, cloudbasierte Prozesse und hybride Arbeitsmodelle wirken sich auf alle Gesellschaftsbereiche aus – kleine, mittelständische und große Unternehmen eingeschlossen. Eine Strategie für digitale Transformation zählt daher zu den wichtigsten Entscheidungen, die Unternehmen jetzt treffen müssen. Dazu gehören ein agiles, standardisiertes und sicheres Wissens- und Content-Management und ein Verständnis davon, wohin sich die Digitalisierung in Zukunft bewegt.

Aktuelle Entwicklungen zeigen, dass folgende Trends auch Enterprise-Content-Management-Systeme in Zukunft prägen werden: 
  • Cloud-Dienste und Software as a Service: Clouds und Cloud Computing bilden zwei der wichtigsten Aspekte digitaler Transformation. Cloudbasierte Unternehmenslösungen wie ECM-Module ermöglichen eine ressourcenschonende, anpassungsfähige Skalierung sowie auf- und abrüstbare Softwarelösungen nach dem „Software as a Service“-Prinzip. Statt um teure, wartungsintensive IT-Infrastruktur kümmern Sie sich nur um so viel On-Premises-Rechenleistung wie nötig, während Sie andere Prozesse auslagern oder per Cloud integrieren. 
  • Cybersicherheit und Datenschutz: Mehr Digitalisierung birgt bei mangelnden Sicherheitsvorkehrungen auch mehr Risiken für Ihre Daten. Umso wichtiger ist ein Unternehmenssystem, das Maßnahmen und Tools für Authentifizierung, Verschlüsselung und sichere Archivierung garantiert. ECM-Module mit integrierten oder aufrüstbaren Sicherheitsfunktionen leisten das.

Warum ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler überzeugen

Mit den ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler schaffen Sie eine zukunftssichere Basis für effiziente, transparente und sichere Geschäftsprozesse. Sie entscheiden flexibel zwischen On-Premises, Cloud oder hybriden Szenarien – und erhalten ein System, das sich exakt an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. So entsteht ein digitaler Arbeitsplatz, der Ihren Teams den Alltag erleichtert und Ihr Unternehmen nachhaltig stärkt.
Wagen Sie mit ECM-Systemen von TA Triumph-Adler mehr Zukunft! Verlassen Sie sich bei uns auf professionelle Beratung, auf schnelle Implementierung inklusive Updates sowie auf einen verlässlichen Ansprechpartner bei allen Fragen und Wünschen. 

FAQ – Alle Fragen und Antworten auf einen Blick

Ein Enterprise Management System (EMS) ist ein übergeordneter Begriff für Softwarelösungen, die zur Unternehmenssteuerung und -verwaltung dienen. Dazu zählen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) und ECM-Systeme (Enterprise Content Management). Letztere fokussieren sich speziell auf den strukturierten Umgang mit unternehmensweiten Informationen und Dokumenten.