So geht’s: Personalakten digital managen

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Die digitale Personalakte ermöglicht es Unternehmen, papierbasierte Prozesse durch digitale Workflows zu ersetzen und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen.
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Umständlicher Zugriff auf wichtige Personaldokumente
Schwierigkeiten bei der Einhaltung von DSGVO-Vorgaben
Probleme bei der Wahl der passenden ECM-Lösung für Ihr Unternehmen

Wir von TA Triumph-Adler beraten Sie gerne, um Ihre passende ECM-Lösung zu finden, und begleiten Sie dabei, den ersten Schritt in Richtung digitale Personalverwaltung zu machen!

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Sie können Ihre HR-Prozesse durch Digitalisierung schneller und kostensparender gestalten. Dabei ist es wichtig, die passende ECM-Lösung zu finden, die sich gut in Ihre Workflows integrieren lässt.
Besonders bei der Implementierung von digitalen Personalakten spielt die Einhaltung von Datenschutz- und DSGVO-Vorgaben eine entscheidende Rolle.

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Warum dieses Whitepaper?

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Unser MFP-Whitepaper

Sie sind daran interessiert, Ihre MFPs als Brücke von analogen zu digitalen Prozessen zu nutzen? Wie das klappt, verrät unser Whitepaper „Möglichmacher MFP“.

Nahaufnahme: Hand am Bildschirm eines unserer Multifunktionsprinter

So geht´s: In sieben Schritten zur digitalen Transformation

Digitalisierung startet mit ganz einfachen Schritten, die das tägliche Arbeiten bequemer und effizienter machen. Unsere Checkliste will Ihnen Mut machen, sich auf die digitale Transformation einzulassen. Damit Sie sich Schritt für Schritt über effizientere und bequemere Workflows freuen können.

9 Regeln für die Einführung einer ECM-Lösung

Dokumente digital zu managen, ist mittlerweile Standard. Sobald Sie wissen, worauf es ankommt bei der Auswahl eines digitalen Dokumentenmanagements, werden Sie auch die für Sie richtige ECM-Lösung finden – und einführen. Wenn Sie sich an unsere neun Regeln halten, sollte dabei nichts schiefgehen.

Alles wichtige auf einen Blick!

Dokumentenmanagementsysteme digitalisieren, strukturieren und automatisieren dokumentenbasierte Prozesse in Unternehmen.
Ein Dokumentenmanagement DMS oder auch ECM ersetzt überfüllte Ordnerstrukturen, reduziert Papierkosten und steigert die Effizienz Ihrer Abläufe.
Revisionssichere Archivierung, DSGVO-Konformität und transparente Zugriffsrechte sind direkt integriert.
Dokumentenmanagementlösungen skalieren flexibel – ideal für hybride Teams, Homeoffice und Unternehmen jeder Größe.
Die Einführung gelingt schrittweise in fünf klaren Schritten: Erfassen, Indexieren, Strukturieren, Archivieren, Bereitstellen.
Besonders wertvoll für Bereiche wie HR, Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilungen.
Wer DMS oder ECM nutzt, spart Zeit, senkt Kosten und stärkt die digitale Wettbewerbsfähigkeit – jetzt und langfristig.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? Definition und Erklärung

Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, Informationen effizient, sicher und digital zu verwalten. Sie reichen von der strukturierten Ablage einzelner Dateien bis hin zur unternehmensweiten Integration ganzer Informationsflüsse. Unter dem Begriff Dokumentenmanagement fallen dabei unterschiedliche Ansätze und Systeme – darunter DMS (Dokumentenmanagementsysteme) und ECM (Enterprise Content Management). Beide verfolgen das Ziel, papierbasierte Prozesse durch digitale Lösungen zu ersetzen und Geschäftsabläufe zu optimieren. Die folgende Übersicht zeigt, was solche Systeme leisten und warum sich ihr Einsatz lohnt.

Was ist ein DMS/ECM?	Was macht DMS/ECM?	Warum lohnt sich DMS/ECM?
DMS steht als Abkürzung für Dokumenten-Management-System und bezeichnet Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten, Geschäftsprozessen und Workflows. Häufig spricht man auch von ECM (Enterprise-Content-Management) Systemen. Beide Systeme digitaliseren die papierbasierte Dokumentenablage	Ein DMS erlaubt die regelbasierte Ablage, Verschlagwortung, Archivierung, Bearbeitung und das Teilen von Dokumenten. Zugriffsrechte und Versionierung unterstützen die revisionssichere Verwaltung. ECM geht darüber hinaus: Es verknüpft Inhalte aus verschiedenen Quellen, integriert Daten aus ERP-/CRM-Systemen, ermöglicht Workflow-Automatisierung über Abteilungen hinweg und bindet externe Inhalte ein.	Ein DMS verbessert Übersichtlichkeit, Sicherheit und Compliance durch digitale Ablage, Indexierung und Zugriffskontrollen. ECM schafft zusätzlich Mehrwert durch die unternehmensweite Integration von Inhalten, fördert die Zusammenarbeit – orts- und geräteunabhängig – und erfüllt regulatorische Anforderungen. Beide Systeme führen durch Papier- und Prozessreduktion zu höherer Effizienz und sparen nachhaltig Zeit und Kosten.

Warum ein Dokumentenmanagementsystem? Alle Vorteile und Nutzen für Unternehmen

Zu den Hauptfunktionen von Dokumentenmanagement-Softwares zählen das Erstellen, Bearbeiten, Teilen und Speichern sämtlicher Unternehmensdokumente sowie lückenlose Versionierung und revisionssicheres Archivieren. Als integrierte, kollaborative Software vereinen Dokumentenmanagement-Lösungen sämtliche Prozesse, und ermöglicht standortunabhängige Zusammenarbeit – ideal für hybride Arbeitswelten. Mit Dokumentenmanagement-Lösungen von TA Triumph-Adler schaffen Sie die Grundlage für Ihr papierloses, zukunftsfähiges Büro. Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagementsytems im Überblick:

Zentrale, strukturierte Dokumentenverwaltung: Alle Unternehmensdokumente – ob Rechnung, Vertrag oder Projektdatei – sind digital organisiert, jederzeit abrufbar und versioniert.
Digitale Workflows & Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben, Weiterleitungen oder Benachrichtigungen laufen automatisch und effizient.
Flexible Zusammenarbeit & Zugriff: Berechtigte Nutzer arbeiten orts- und geräteunabhängig – ideal für Teams im Homeoffice oder an verteilten Standorten.
Skalierbarkeit & Performance: Ob KMU oder Konzern – DMS oder ECM-Systeme passen sich dynamisch an Nutzeranzahl und Datenvolumen an.
Revisionssichere Archivierung & Compliance: Gesetzliche Anforderungen (z. B. DSGVO, GoBD) werden durch Protokollierung, Zugriffssteuerung und Verschlüsselung zuverlässig erfüllt.
Einfache Implementierung & hohe Nutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung sorgt für schnelle Einführung, hohe Akzeptanz und motivierte Mitarbeitende.
Kostenreduktion & Nachhaltigkeit: Weniger Papier, geringere Druck- und Lagerkosten und digitale Prozesse sparen Ressourcen – ökonomisch wie ökologisch.

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Die Schlüsselkomponenten von Dokumenten-Management-Systemen

Für zuverlässige Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit sollten Sie bei der DMS-Software für gutes Dokumentenmanagement auf folgende unverzichtbare Schüsselelemente und Funktionen achten:

Dokumentenmanagement-Komponenten	Funktion
Dokumenterfassung und -ablage	Dokumente werden unabhängig vom Ursprungsformat in elektronisch lesbaren, kompatiblen Formaten zentral und strukturiert gespeichert, verknüpft und bereitgestellt
Dokumentarchivierung	Aufbewahrungspflichtige Dokumente, Dateien oder auch E-Mail-Verkehr lassen sich revisionssicher und geschützt fristgemäß aufbewahren
Suchfunktionen und Indizierung	Dank Indizierung, Verschlagwortung und Tagging lassen sich Dokumente für die Suche und Wiederauffindbarkeit mit Such- und Schlagworten oder mit Ordnerstrukturen, Kategorien und Klassifikationen verknüpfen
Zugriffsrechte und Authentifizierung	Durch administrative Rechtevergabe und Authentifizierungsfunktionen erhalten nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Dokumente
Transparenz und Versionierung	Wiederherstellungsfunktionen, Backups, Versionierungen sowie Kommentare und Anmerkungen sichern Dokumente in allen Versionen und dokumentieren Änderungen und Zugriffe
Datenschutz und Datensicherheit	Verschlüsselung, Serverschutz und vorschriftsmäßige Archivierung erfüllen alle Standards für Datenschutz, DSGVO und Compliance
Prozess-Management	Regelbasierte, automatisierte digitale Prozesse beschleunigen und vereinfachen Teamwork, Freigaben, Genehmigungen, Signaturen, Benachrichtigungen und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien in Echtzeit durch mehrere Berechtigte
Anschlussfähige Integration	Kompatible Schnittstellen sorgen für eine einfache Integration und Anbindung an verschiedene Systeme und Geräte ohne Medienbrüche oder Inkompatibilität

Compliance, Datenschutz und revisionssichere Archivierung – rechtssicher mit Dokumentenmanagement-Lösungen

Ob Verträge, Rechnungen oder personenbezogene Daten – die elektronische Dokumentenverwaltung muss höchsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen gerecht werden. Ein Dokumentenmanagement System bietet Ihnen hierfür alles, was Sie brauchen:

Revisionssichere Archivierung: DMS oder ECM Documents werden unveränderbar, protokolliert und gesetzeskonform gespeichert
Datenschutz & Compliance: Zugriffsschutz, Verschlüsselung und DSGVO-konforme Regelwerke sind integriert
Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen: Regelbasierte Verwaltung verhindert versehentliches Löschen oder gesetzeswidrige Langzeitspeicherung
Transparente Änderungsverfolgung & Versionierung: Alle Dokumentzugriffe und Änderungen werden lückenlos dokumentiert
Audit- und Prüfbereitschaft: Aufbewahrte Dokumente sind strukturiert auffindbar und revisionssicher für externe Prüfungen

Mit einem System für DMS oder ECM erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen – Sie schaffen auch Vertrauen bei Kunden, Partnern und Behörden durch transparente und sichere digitale Dokumentenprozesse.

Welche Dokumente lassen sich mit einem Dokumentenmanagement verwalten?

Mit einem Dokumentenmanagement-System verwalten Sie unterschiedlichste Dokumentarten und -typen, die im Geschäftsalltag eine Rolle spielen. Dazu zählen:

Rechnungen und Belege
Verträge und Bewerbungen
Urkunden und Gutachten
E-Mails und Briefe
Fotos, Grafiken, Präsentationen und Videos
Diagramme, Statistiken und Tabellen
Technische Zeichnungen und Designentwürfe
Produktportfolios und Marketingunterlagen
Analysen und Berichte
Handbücher und Schulungsunterlagen
Skripte, Quellcode und Protokolle

Diese Arten von Dokumenten-Management-Lösungen stehen zur Auswahl

Je nach vorhandener IT-Infrastruktur im Unternehmen bieten sich Ihnen grundsätzlich drei Möglichkeiten der Bereitstellung von DMS oder ECM Systemen an: On-Premises oder per Cloud Welches Dokumentenmanagement zu Ihrem Unternehmen passt, ist abhängig von Ihren Anforderungen. Möchten Sie die DMS-Software auf eigenen Servern installieren und verwalten oder möchten Sie Host-Server nutzen? Beide Optionen bieten ganz eigene Vorteile. On-Premises-Lösungen erfordern eine eigene IT-Infrastruktur und damit einhergehende Datenbankpflege. Dafür behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Server und Datenflüsse. Cloud-Lösungen, wie yuuvis® RAD as a Service lassen sich nach individuellen oder wechselnden Anforderungen skalieren und anpassen. Skalierbarkeit und Flexibilität bietet wiederum auch die Hybrid-Lösung mit DMS-Funktionen On-Premises und per Cloud.

Die TA Cloud DMS – die cloudbasierte Plattform von TA kombiniert moderne Technologie mit einem hohen Maß an Sicherheit und Anpassungsfähigkeit. Die Cloud-Lösung umfasst yuuvis® RAD as a Service und wurde mit dem BITMi-Gütesiegel „Software Hosted in Germany“ ausgezeichnet – ein Nachweis für DSGVO-Konformität und Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

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Implementierung eines Dokumentenmanagements in 5 Schritten

Eine Dokumenten-Management-Lösung lässt sich in fünf grundlegenden Arbeitsschritten einführen:

Schritt 1: Anforderungsaufnahme – Bedürfnisse erfassen

Bevor ein DMS oder ECM eingeführt wird, steht die Analyse im Mittelpunkt: Welche Inhalte sollen künftig digital verwaltet werden? Welche internen Abläufe sind betroffen? Dabei werden technische und organisatorische Anforderungen gesammelt, Stakeholder eingebunden und Ziele definiert. Diese Phase schafft die Grundlage, um Prozesse sinnvoll zu digitalisieren, Rollen zu klären und gesetzliche Rahmenbedingungen zu erfüllen.

Schritt 2: Software-Auswahl – Systeme indexieren und bewerten

Basierend auf den identifizierten Anforderungen wird die passende Lösung gesucht. Im Fokus stehen dabei Kriterien wie Funktionalität (z. B. Workflow, Versionierung, Archivierung), Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und rechtliche Konformität. Anbieter werden hinsichtlich Innovationsfähigkeit, Supportqualität, Referenzen und langfristiger Entwicklungsperspektiven geprüft. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die optimal zu bestehenden IT-Strukturen und den gewünschten digitalen Abläufen passt.

Schritt 3: Installation und Einführung – Struktur schaffen

Die Einführung beginnt mit der technischen Einrichtung und der Integration der DMS-/ECM-Software in bestehende Systemlandschaften. Hier wird der Grundstein für strukturierte digitale Ablagen gelegt: Dokumentenklassen, Indexfelder, Zugriffskonzepte und Rollenverteilungen werden definiert. Auch Schnittstellen zu ERP, CRM oder E-Mail-Systemen werden implementiert – damit Prozesse künftig automatisiert und medienbruchfrei ablaufen können.

Schritt 4: Tests und Anwenderschulungen – Archivieren und Wissen sichern

Vor dem produktiven Einsatz erfolgen Tests und Pilotphasen mit ausgewählten Nutzergruppen. Begleitend werden Schulungen angeboten, um Mitarbeitende mit der neuen Systematik vertraut zu machen. Ziel ist es, Bedienfehler zu vermeiden und den sicheren Umgang mit Funktionen wie Versionierung, revisionssicherer Archivierung oder digitaler Signatur zu gewährleisten. So entsteht Akzeptanz und Vertrauen in die neue digitale Infrastruktur.

Schritt 5: Etablierung und kontinuierliche Anpassung – Bereitstellen und optimieren

Auch nach der Einführung ist das Projekt nicht abgeschlossen. Die Nutzung wird evaluiert, Prozesse werden weiter automatisiert, die Dokumentenmanagement-Struktur wird kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst. Feedbackschleifen, SLA-Überwachung und systematische Erfolgsmessung (z. B. durch KPIs wie Zugriffszeiten oder Nutzerzufriedenheit) helfen dabei, das System langfristig wirksam im Arbeitsalltag zu verankern.

Wann sollten Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Lösung entscheiden?

Ein Dokumentenmanagenement eignet sich für jedes Unternehmen, denn jedes Unternehmen schlägt sich mit bürokratischer Dokumentenverwaltung herum – ganz gleich, ob KMUs mit Wachstumsplänen oder große Unternehmen mit hohem Datenaufkommen. Eine Implementierung bietet sich für Sie in jedem Fall an, wenn in Ihrem Unternehmen:

Große Mengen an Akten, Dokumenten, Gutachten, Urkunden und Prüfberichten erstellt, bearbeitet und verwaltet werden
Viele Abteilungen und Teams, intern oder extern, zusammenarbeiten und Daten austauschen
Sensible Daten mit hohen Compliance-Anforderungen verarbeitet und gespeichert werden
Große und komplexe Datensätze und Datenspeicher vorliegen

Welches DMS oder ECM letztlich am besten zu Ihren Anforderungen passt, lässt sich pauschal nicht festlegen. Die Entscheidung hängt vor allem von individuellen Faktoren ab wie:

Unternehmensgröße und Branche
Budget und vorhandene IT-Infrastruktur
On-Premises-Lösung oder DMS/ ECM per Cloud
Standard oder individualisiert
DMS oder ECM

So geht’s: In fünf Schritten zum digitalen Arbeitsplatz

Digitale Prozesse sind einfach schneller und effizienter. Sie sparen Zeit und Kosten und sind vor allem alternativlos. Wir führen Sie in fünf Schritten hin zu digitalen Arbeitsplätzen, die sowohl Ihre Produktivität als auch Ihre Effizienz maximieren.

7 Stolperfallen: So vermasseln Sie Ihre Digitalisierung

Alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert werden. Doch nicht alle freuen sich – weil sie über eine der sieben Stolperfallen beim Digitalisieren gestrauchelt sind. Wie das geht? Ach, das ist gar nicht so schwer. Als advocatus diaboli erzählen wir Ihnen, wie Sie die Digitalisierung so richtig vermasseln.

Für welche Unternehmensbereiche lohnt sich eine Dokumentenmanagement-Lösung?

Dokumentenmanagement-Systeme eignen sich daher abteilungs-, branchen- und unternehmensübergreifend für die individuellen Ansprüche und Bedürfnisse von KMUs und Großunternehmen. Durch flexible Implementierung und Skalierbarkeit passen Sie Dokumentenmanagement-Funktionen flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen an. Dadurch verbessern Sie intern die Produktivität und Motivation durch optimierte, einfache Geschäftsprozesse und Kommunikation, während Sie extern Ihre Unternehmensmarke durch einen professionellen, vertrauenswürdigen Auftritt und schnelle, sichere Abläufe stärken.

Geschäfts- und Unternehmensbereiche, in denen DMS Dokumenten-Management-Lösungen Vorteile bieten, umfassen:

Personalwesen und Recruiting: Im Umgang mit sensiblen Personendaten und Dokumenten garantieren DMS-Systeme die Einhaltung von Vorgaben wie DSGVO, HIPAA und ISO, eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Löschung nach Fristende sowie effiziente Dokumentenverwaltung und Personalentscheidungen. Ab 1. Januar 2027 ist die digitale Aufbewahrung bestimmter Personaldokumente verpflichtend – etwa Nachweise zur Versicherungspflicht, Staatsangehörigkeit oder Krankenkassenbescheinigungen. Auch wenn nicht die komplette Personalakte betroffen ist, empfiehlt sich eine vollständige Digitalisierung. Sie erfüllt gesetzliche Vorgaben, reduziert Aufwand und macht HR-Prozesse effizienter und transparenter. Wer jetzt auf digitale Personalakten umstellt, profitiert doppelt.
Finanz- und Rechnungswesen: Durch die sichere elektronische Erfassung, Erstellung, Verarbeitung und Sicherung von Rechnungen und Finanzdaten beschleunigen Sie Freigabeprozesse, wickeln Aufträge schneller ab und behalten den Überblick über Transaktionen. Dadurch optimieren Sie Kostenkontrolle und Budgetplanung, garantieren eine lückenlose Dokumentation von Finanzvorgängen für Betriebsprüfungen und reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand sowie buchhalterische Fehleranfälligkeit. Seit Januar 2025 ist der Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend – Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sorgen für automatische Verarbeitung und mehr Transparenz. Wer jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellt, sichert sich langfristig Wettbewerbsvorteile und rechtliche Sicherheit.
Marketing und Vertrieb: Von der Leaderfassung über die Bereitstellung von Marketing- und Vertriebsunterlagen bis hin zur Kompatibilität verschiedener Dateitypen und Systeme – ein einheitliches DMS oder ECM beschleunigt Entscheidungsprozesse, verkürzt Vertriebszyklen und steigert die Produktivität durch effektive Kampagnen.
Rechtsabteilung: Mit integrierten Datenschutzfunktionen lassen sich sensible Dokumente rechtssicher ablegen und archivieren, auf aktuellem Stand halten und mit Zugriffsrechten versehen. Anschlussfähige Schnittstellen sorgen dafür, dass sich interne Softwarelösungen wie Rechtsdatenbanken oder Fall- und Kanzleimanagement-Systeme ohne Medienbrüche integrieren lassen.
Produktion: Dokumentenmanagement optimiert Produktivität und Produktion – von transparenter Qualitätssicherung über effiziente digitale Arbeitsanweisungen bis hin zu nachvollziehbaren Produktionsprozessen, technischer Dokumentation sowie automatisierter Beschaffung und Verwaltung.
Einkauf: Ein DMS oder ECM vereinfacht, automatisiert und beschleunigt Prozesse wie Beschaffung und Bestellungen. Dazu zählen auch die Verwaltung von Lieferantenverträgen, Angebotserstellung und Rechnungsverarbeitung.

Praktische Checkliste: Sind Sie reif für ein Dokumentenmanagement-System?

Wenn Ihnen einer oder mehrere der folgenden Gründe bekannt vorkommen, dann ist es in jedem Fall Zeit, ein DMS oder ECM in Erwägung zu ziehen:

Ihr Ordnungssystem für Akten und Dokumente nimmt zu viel Raum ein
Diverse Dokumente und Unterlagen müssen zeitintensiv und manuell geordnet oder gesucht werden
Es gibt keine klaren Datenschutzregeln und Sicherheitsvorgaben zum Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Kunden- und Finanzdaten
Sie nutzen weder Backups noch Wiederherstellungsfunktionen, um Datenverlust vorzubeugen
Interne und externe Kollaborationen führen durch Medienbrüche oder inkompatible Kommunikationskanäle zu Missverständnissen oder Fehlern
Es gibt keinen zentralen Datenspeicher und keine Such- und Filterfunktionen für Ihr System
Sie verlieren den Überblick über Fristen für aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Kommunikationen und E-Mails
Freigaben und Genehmigungsprozesse verlaufen durch unklare oder ineffiziente Prozesse unübersichtlich und zu langsam
Angesichts zunehmender Informations- und Datenmengen besteht keine Möglichkeit, Prozesse und Speicher zu skalieren

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Fazit: Mehr Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit mit Dokumenten-Management-Lösungen

Ein Dokumenten-Management-System ist der zentrale Hebel zur Digitalisierung interner Prozesse. Es unterstützt nicht nur Effizienz und Ordnung, sondern auch Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit. Unternehmen jeder Größe profitieren von der strukturierten, papierlosen Verwaltung ihrer Informationen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Dokumenten-Management-Systeme“

Ob vor Ort auf eigenen Servern, per Cloud-Hosting oder als hybrides Modell – welche Dokumentenmanagement-Variante am besten zu Ihnen passt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Für KMUs oder großen Unternehmen mit hohem Datenaufkommen bietet sich eine flexible, hochskalierbare Cloud- oder Hybridlösung an.