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So geht’s: Rechnungen digital managen

Das neue Whitepaper Rechnungswesen 2.0 mit allen Infos zur E-Rechnung - jetzt kostenlos herunterladen und optimal vorbereitet sein!

Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder X-Rechnung verarbeiten können. 
Deshalb ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, um ihr Rechnungswesen auf ein neues Level zu heben. 
Und mal ehrlich: Wer hat schon Lust, sich durch Papierberge zu wühlen oder auf Rechnungen zu warten, nur weil der Kollege oder die Kollegin im Urlaub ist?
Unser aktualisiertes Whitepaper 2.0 zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Rechnungswesen optimal digitalisieren – effizient, rechtskonform und kostensparend. 
Und das inklusive E-Rechnung. Laden Sie sich jetzt unser kostenloses Whitepaper herunter und digitalisieren Sie stressfrei Ihr Rechnungswesen.

Kommen Ihnen diese Herausforderungen bekannt vor?

  • Probleme bei der nahtlosen Einführung eines digitalen Rechnungswesens in bestehende Systeme 
  • Unklarheit darüber, welche Workflows sinnvoll automatisiert werden können
  • Fehlende Vorbereitung auf die E-Rechnungs-Pflicht
  • Zeitintensive manuelle Rechnungsprüfung und -freigabe

    Wir von TA Triumph-Adler stehen Ihrem Unternehmen als Partner zur Seite und bieten eine umfassende Beratung, um Ihre Rechnungsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten. 

Ihr Bedarf? Ein rechtssicheres, effizientes und zukunftsfähiges Unternehmen.

Unser aktualisiertes Whitepaper 2.0 zur digitalen Rechnungsverarbeitung deckt eine Vielzahl geschäftskritischer Bedürfnisse ab. 
Denn wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen ab 2025 digitale Rechnungen empfangen und verarbeiten können – und dabei sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. 
Doch welche Lösung ist die richtige? 
Viele Unternehmen sind unsicher, welche Option am besten zu ihnen passt.

Was erwartet Sie?

  • Alles, was Sie zur neuen E-Rechnungs-Pflicht wissen müssen
  • Tipps, um mit digitalen Workflows Fehler bei Freigabe, Prüfung und Archivierung zu minimieren 
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die erfolgreiche Einführung digitaler Rechnungsverarbeitung
  • Praxisnahe Best Practices 

Warum dieses Whitepaper?

Unser Whitepaper 2.0 ist der ideale Leitfaden für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse effizient, rechtskonform und kostensparend digitalisieren wollen. 
Es bietet klare Strukturen zur Optimierung digitaler Workflows und stellt sicher, dass alle Anforderungen der neuen E-Rechnungs-Pflicht erfüllt werden.
Laden Sie sich noch heute unser kostenloses Whitepaper inklusive E-Rechnungs-Pflicht herunter und starten Sie durch!
 

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Unser DMS-Whitepaper

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Der Check: Was spricht für und was gegen die Cloud?

Wer IT-Aufgaben in die Cloud verlegt, spart Kosten und Manpower. Und muss sich gleichzeitig mit einem Kontrollverlust arrangieren. Was also tun: Vorbehalte überwinden und alle Daten und Dokumente in die Cloud verlagern? Nur bestimmte Bereiche? Oder alles so lassen, wie es ist? Die jeweils passende Antwort muss jedes Unternehmen und jede Organisation für sich selbst finden. Mit unseren Checklisten unterstützen wir Sie bei der Entscheidungsfindung.
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Implementierung eines Dokumentenmanagements in 5 Schritten

Eine Dokumenten-Management-Lösung lässt sich in fünf grundlegenden Arbeitsschritten einführen:

Schritt 1: Anforderungsaufnahme – Bedürfnisse erfassen

Bevor ein DMS oder ECM eingeführt wird, steht die Analyse im Mittelpunkt: Welche Inhalte sollen künftig digital verwaltet werden? Welche internen Abläufe sind betroffen? Dabei werden technische und organisatorische Anforderungen gesammelt, Stakeholder eingebunden und Ziele definiert. Diese Phase schafft die Grundlage, um Prozesse sinnvoll zu digitalisieren, Rollen zu klären und gesetzliche Rahmenbedingungen zu erfüllen.

Schritt 2: Software-Auswahl – Systeme indexieren und bewerten

Basierend auf den identifizierten Anforderungen wird die passende Lösung gesucht. Im Fokus stehen dabei Kriterien wie Funktionalität (z. B. Workflow, Versionierung, Archivierung), Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und rechtliche Konformität. Anbieter werden hinsichtlich Innovationsfähigkeit, Supportqualität, Referenzen und langfristiger Entwicklungsperspektiven geprüft. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die optimal zu bestehenden IT-Strukturen und den gewünschten digitalen Abläufen passt.

Schritt 3: Installation und Einführung – Struktur schaffen

Die Einführung beginnt mit der technischen Einrichtung und der Integration der DMS-/ECM-Software in bestehende Systemlandschaften. Hier wird der Grundstein für strukturierte digitale Ablagen gelegt: Dokumentenklassen, Indexfelder, Zugriffskonzepte und Rollenverteilungen werden definiert. Auch Schnittstellen zu ERP, CRM oder E-Mail-Systemen werden implementiert – damit Prozesse künftig automatisiert und medienbruchfrei ablaufen können.

Schritt 4: Tests und Anwenderschulungen – Archivieren und Wissen sichern

Vor dem produktiven Einsatz erfolgen Tests und Pilotphasen mit ausgewählten Nutzergruppen. Begleitend werden Schulungen angeboten, um Mitarbeitende mit der neuen Systematik vertraut zu machen. Ziel ist es, Bedienfehler zu vermeiden und den sicheren Umgang mit Funktionen wie Versionierung, revisionssicherer Archivierung oder digitaler Signatur zu gewährleisten. So entsteht Akzeptanz und Vertrauen in die neue digitale Infrastruktur.

Schritt 5: Etablierung und kontinuierliche Anpassung – Bereitstellen und optimieren

Auch nach der Einführung ist das Projekt nicht abgeschlossen. Die Nutzung wird evaluiert, Prozesse werden weiter automatisiert, die Dokumentenmanagement-Struktur wird kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst. Feedbackschleifen, SLA-Überwachung und systematische Erfolgsmessung (z. B. durch KPIs wie Zugriffszeiten oder Nutzerzufriedenheit) helfen dabei, das System langfristig wirksam im Arbeitsalltag zu verankern.

Wann sollten Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Lösung entscheiden?

Ein Dokumentenmanagenement eignet sich für jedes Unternehmen, denn jedes Unternehmen schlägt sich mit bürokratischer Dokumentenverwaltung herum – ganz gleich, ob KMUs mit Wachstumsplänen oder große Unternehmen mit hohem Datenaufkommen. Eine Implementierung bietet sich für Sie in jedem Fall an, wenn in Ihrem Unternehmen:
  • Große Mengen an Akten, Dokumenten, Gutachten, Urkunden und Prüfberichten erstellt, bearbeitet und verwaltet werden
  • Viele Abteilungen und Teams, intern oder extern, zusammenarbeiten und Daten austauschen
  • Sensible Daten mit hohen Compliance-Anforderungen verarbeitet und gespeichert werden
  • Große und komplexe Datensätze und Datenspeicher vorliegen
Welches DMS oder ECM letztlich am besten zu Ihren Anforderungen passt, lässt sich pauschal nicht festlegen. Die Entscheidung hängt vor allem von individuellen Faktoren ab wie:
  • Unternehmensgröße und Branche
  • Budget und vorhandene IT-Infrastruktur
  • On-Premises-Lösung oder DMS/ ECM per Cloud
  • Standard oder individualisiert
  • DMS oder ECM 

So geht’s: In fünf Schritten zum digitalen Arbeitsplatz

Digitale Prozesse sind einfach schneller und effizienter. Sie sparen Zeit und Kosten und sind vor allem alternativlos. Wir führen Sie in fünf Schritten hin zu digitalen Arbeitsplätzen, die sowohl Ihre Produktivität als auch Ihre Effizienz maximieren.
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Für welche Unternehmensbereiche lohnt sich eine Dokumentenmanagement-Lösung?

Dokumentenmanagement-Systeme eignen sich daher abteilungs-, branchen- und unternehmensübergreifend für die individuellen Ansprüche und Bedürfnisse von KMUs und Großunternehmen. Durch flexible Implementierung und Skalierbarkeit passen Sie Dokumentenmanagement-Funktionen flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen an. Dadurch verbessern Sie intern die Produktivität und Motivation durch optimierte, einfache Geschäftsprozesse und Kommunikation, während Sie extern Ihre Unternehmensmarke durch einen professionellen, vertrauenswürdigen Auftritt und schnelle, sichere Abläufe stärken.
Geschäfts- und Unternehmensbereiche, in denen DMS Dokumenten-Management-Lösungen Vorteile bieten, umfassen:
  • Personalwesen und Recruiting: Im Umgang mit sensiblen Personendaten und Dokumenten garantieren DMS-Systeme die Einhaltung von Vorgaben wie DSGVO, HIPAA und ISO, eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Löschung nach Fristende sowie effiziente Dokumentenverwaltung und Personalentscheidungen. Ab 1. Januar 2027 ist die digitale Aufbewahrung bestimmter Personaldokumente verpflichtend – etwa Nachweise zur Versicherungspflicht, Staatsangehörigkeit oder Krankenkassenbescheinigungen. Auch wenn nicht die komplette Personalakte betroffen ist, empfiehlt sich eine vollständige Digitalisierung. Sie erfüllt gesetzliche Vorgaben, reduziert Aufwand und macht HR-Prozesse effizienter und transparenter. Wer jetzt auf digitale Personalakten umstellt, profitiert doppelt.
  • Finanz- und Rechnungswesen: Durch die sichere elektronische Erfassung, Erstellung, Verarbeitung und Sicherung von Rechnungen und Finanzdaten beschleunigen Sie Freigabeprozesse, wickeln Aufträge schneller ab und behalten den Überblick über Transaktionen. Dadurch optimieren Sie Kostenkontrolle und Budgetplanung, garantieren eine lückenlose Dokumentation von Finanzvorgängen für Betriebsprüfungen und reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand sowie buchhalterische Fehleranfälligkeit. Seit Januar 2025 ist der Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend – Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sorgen für automatische Verarbeitung und mehr Transparenz. Wer jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellt, sichert sich langfristig Wettbewerbsvorteile und rechtliche Sicherheit.
  • Marketing und Vertrieb: Von der Leaderfassung über die Bereitstellung von Marketing- und Vertriebsunterlagen bis hin zur Kompatibilität verschiedener Dateitypen und Systeme – ein einheitliches DMS oder ECM beschleunigt Entscheidungsprozesse, verkürzt Vertriebszyklen und steigert die Produktivität durch effektive Kampagnen.
  • Rechtsabteilung: Mit integrierten Datenschutzfunktionen lassen sich sensible Dokumente rechtssicher ablegen und archivieren, auf aktuellem Stand halten und mit Zugriffsrechten versehen. Anschlussfähige Schnittstellen sorgen dafür, dass sich interne Softwarelösungen wie Rechtsdatenbanken oder Fall- und Kanzleimanagement-Systeme ohne Medienbrüche integrieren lassen.
  • Produktion: Dokumentenmanagement optimiert Produktivität und Produktion – von transparenter Qualitätssicherung über effiziente digitale Arbeitsanweisungen bis hin zu nachvollziehbaren Produktionsprozessen, technischer Dokumentation sowie automatisierter Beschaffung und Verwaltung.
  • Einkauf: Ein DMS oder ECM vereinfacht, automatisiert und beschleunigt Prozesse wie Beschaffung und Bestellungen. Dazu zählen auch die Verwaltung von Lieferantenverträgen, Angebotserstellung und Rechnungsverarbeitung.
 
Dokumentenmanagement System 2

Praktische Checkliste: Sind Sie reif für ein Dokumentenmanagement-System?

Wenn Ihnen einer oder mehrere der folgenden Gründe bekannt vorkommen, dann ist es in jedem Fall Zeit, ein DMS oder ECM in Erwägung zu ziehen:
  • Ihr Ordnungssystem für Akten und Dokumente nimmt zu viel Raum ein
  • Diverse Dokumente und Unterlagen müssen zeitintensiv und manuell geordnet oder gesucht werden
  • Es gibt keine klaren Datenschutzregeln und Sicherheitsvorgaben zum Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Kunden- und Finanzdaten
  • Sie nutzen weder Backups noch Wiederherstellungsfunktionen, um Datenverlust vorzubeugen
  • Interne und externe Kollaborationen führen durch Medienbrüche oder inkompatible Kommunikationskanäle zu Missverständnissen oder Fehlern
  • Es gibt keinen zentralen Datenspeicher und keine Such- und Filterfunktionen für Ihr System
  • Sie verlieren den Überblick über Fristen für aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Kommunikationen und E-Mails
  • Freigaben und Genehmigungsprozesse verlaufen durch unklare oder ineffiziente Prozesse unübersichtlich und zu langsam
  • Angesichts zunehmender Informations- und Datenmengen besteht keine Möglichkeit, Prozesse und Speicher zu skalieren

Fazit: Mehr Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit mit Dokumenten-Management-Lösungen

Ein Dokumenten-Management-System ist der zentrale Hebel zur Digitalisierung interner Prozesse. Es unterstützt nicht nur Effizienz und Ordnung, sondern auch Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit. Unternehmen jeder Größe profitieren von der strukturierten, papierlosen Verwaltung ihrer Informationen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Dokumenten-Management-Systeme“

Ob vor Ort auf eigenen Servern, per Cloud-Hosting oder als hybrides Modell – welche Dokumentenmanagement-Variante am besten zu Ihnen passt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Für KMUs oder großen Unternehmen mit hohem Datenaufkommen bietet sich eine flexible, hochskalierbare Cloud- oder Hybridlösung an.