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    Zuordnung und Extraktion

    Dokumentenmanagement_Extraktion und Zuordnung
    Wenn Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine täglich per E-Mail, Post oder Upload eintreffen, kostet das Sortieren, Erfassen und Ablegen oft viel Zeit.
    Mit zusätzlichen Erweiterungen des Dokumentenmanagements zur Zuordnung und Extraktion automatisieren Sie genau diesen Schritt: Das System erkennt eingehende Dokumente, liest alle relevanten Informationen aus und legt sie automatisch im richtigen Vorgang oder in der passenden digitalen Akte ab.
    So läuft Ihr Dokumentenmanagement schneller, sicherer und völlig ohne manuelles Eingreifen.

    Ihre Vorteile auf einen Blick

    Automatisierte Abläufe:

    Dokumente werden erkannt, ausgelesen und richtig zugeordnet – ohne manuellen Aufwand.

    Weniger Fehler:

    KI-basierte Extraktion reduziert manuelle Eingaben und sorgt für saubere Daten.

    Mehr Effizienz:

    Die Beschäftigten gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben statt Routinearbeiten.

    Was Zuordnung und Extraktion bedeuten

    Zuordnung und Extraktion bezeichnen zwei aufeinanderfolgende Schritte der Dokumentenverarbeitung. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Informationen aus unstrukturierten Dokumenten automatisch erkannt, ausgelesen und an der richtigen Stelle abgelegt werden, ohne manuelles Eingreifen.

    Zuordnung:

    Das System erkennt, wohin das Dokument gehört. Eine Rechnung wird automatisch der passenden Kunden- oder Projektakte zugewiesen, ein Vertrag der richtigen Vertragsakte. Durch intelligente Regeln und lernfähige Künstliche Intelligenz (KI) wird jedes Dokument in den richtigen Kontext gebracht und mit den passenden Schlagworten versehen.

    Extraktion:

    Beim Extraktionsprozess liest das System mithilfe von Texterkennung (OCR) und KI automatisch die wichtigsten Informationen aus einem Dokument aus. Dazu gehören zum Beispiel Kundennamen, Rechnungsnummern, Beträge, Vertragsdaten oder Projektreferenzen. Diese Daten werden in strukturierter Form im System gespeichert und können direkt weiterverarbeitet werden.

    Das Ergebnis: Sie gewinnen einen reibungslosen, durchgängig digitalen Dokumentenprozess, in dem keine Information verloren geht und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort Zugriff auf alle relevanten Daten haben.

    Warum Zuordnung und Extraktion so wichtig sind

    Täglich treffen in Unternehmen große Mengen an Dokumenten in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Kanäle ein. Wer diese Informationen manuell erfasst, riskiert lange Bearbeitungszeiten, Tippfehler und fehlende Nachvollziehbarkeit.
    Mit automatischer Zuordnung und Extraktion werden diese Probleme drastisch reduziert.
    Das System übernimmt die Datenerfassung, sorgt für Ordnung und ermöglicht, dass Dokumente dort landen, wo sie tatsächlich gebraucht werden – ob in der Buchhaltung, im Einkauf oder im Personalwesen.

    So entstehen effiziente, nachvollziehbare und medienbruchfreie Prozesse, die Ihre digitale Arbeitsweise nachhaltig verbessern.

    Dokumenten-Management-Lösungen

    Vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Speichern und Archivieren: Digitale Dokumenten-Management-Lösungen sorgen für bequeme Workflows.

    Einsatz in der Praxis: So profitieren Unternehmen konkret

    Die Vorteile von automatischer Zuordnung und Extraktion zeigen sich besonders deutlich im Arbeitsalltag.
    Überall dort, wo viele Dokumente täglich eingehen, sorgt die Lösung für Entlastung und Transparenz – ganz gleich ob in der Buchhaltung, im Personalwesen oder im Projektmanagement.

    Rechnungsverarbeitung

    Früher mussten Beschäftigte jede eingehende Rechnung öffnen und prüfen, Beträge und Rechnungsnummern manuell erfassen und das Dokument an die richtige Abteilung weiterleiten.
    Heute übernimmt das System diese Aufgaben automatisch: Es erkennt Rechnungen bereits beim Eingang, liest alle relevanten Daten aus und ordnet sie direkt der passenden digitalen Akte zu – etwa dem Lieferanten oder dem Projekt.
    Fehlerhafte Zuordnungen und doppelte Erfassungen gehören der Vergangenheit an und Freigabeprozesse können sofort angestoßen werden.
    Mehr zum digitalen Rechnungswesen!

    Vertragsmanagement

    Auch im Vertragswesen schafft die Kombination aus Zuordnung und Extraktion spürbare Effizienz. Vertragslaufzeiten, Ansprechpartner, Kündigungsfristen oder Gültigkeitsdaten werden automatisch aus dem Dokument ausgelesen und als Metadaten im System hinterlegt.
    Das Dokument selbst wird der passenden Vertragsakte zugeordnet, sodass alle Informationen zentral und übersichtlich verfügbar sind.
    Wichtige Termine und Fristen lassen sich so rechtzeitig erkennen und verwalten.
    Mehr zum digitalen Vertragsmanagement!

    Personalabteilung

    Im HR-Bereich kommen täglich zahlreiche Bewerbungen, Arbeitsverträge und Formulare an.
    Die Lösung erkennt diese Dokumente automatisch, liest Namen, Positionen und Bewerbungsdaten aus und legt alles strukturiert in der entsprechenden digitalen Personalakte ab.
    Das beschleunigt die Bearbeitung und sorgt dafür, dass alle Unterlagen an der richtigen Stelle liegen – revisionssicher und nachvollziehbar.
    Mehr zur digitalen Personalakte!

    Projektmanagement

    In Projekten fallen viele Dokumente an, die verschiedenen Teams zugeordnet werden müssen.
    Durch die automatisierte Extraktion von Projektnummern, Kundennamen oder Verantwortlichen werden diese Dokumente automatisch in die passende Projektstruktur eingeordnet.
    So behalten Teams den Überblick und alle Beteiligten arbeiten stets mit den aktuellen Informationen.
    Mehr zum DMS-Modul Projektakten!
    Diese Szenarien zeigen: Ob im Einkauf, in der Verwaltung oder im Service – die Automatisierung durch Zuordnung und Extraktion sorgt überall dort für Effizienz, wo Menschen mit vielen Dokumenten und Daten arbeiten.

    Die Automatisierung durch Zuordnung und Extraktion ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum digitalen Dokumentenmanagement.
    Sie entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sorgt für verlässliche Daten. Ob in der Buchhaltung, im Personalwesen oder im Vertragsmanagement – überall dort, wo täglich viele Dokumente verarbeitet werden, steigert sie die Produktivität und senkt die Fehlerquote messbar.
    So wird Ihr Unternehmen nicht nur schneller, sondern auch transparenter und zukunftssicher aufgestellt.

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