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ECM-Modul Projektakten

Die digitale Projektakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Sie kann genau angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.
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Fortschritt ist kein Urknall. Statt „Big Bang“ geht es mit kaum hörbaren Schritten voran. Jedes Projekt ist ein solcher Schritt. Und je größer das Unternehmen, desto mehr Projekte gibt es – daher wird die digitale Projektakte immer wichtiger. Sie erlaubt es, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Projekts transparent mitzuverfolgen. Und nachzufragen und einzuschreiten, sollte es an Fahrt verlieren.

Schneller ans Ziel mit digitalen Projektakten

Digitale Projektakten liefern entscheidende Wettbewerbsvorteile. Sie ermöglichen
  • beschleunigte Prozesse
  • mehr Transparenz
  • kürzere Projektlaufzeiten
  • eine einfache Dokumentation
  • höhere Rechtssicherheit durch revisionssichere Archivierung und IT-Compliance
  • die Entlastung der IT-Systeme (durch Auslagerung)
  • erhebliche Kosteneinsparungen
Der Charme der digitalen Projektakte: Sie kann genau angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung. Das funktioniert, weil die digitale Projektakte als Modul eines ECM-Systems eingesetzt wird.

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. ECM-Systeme und -Module werden immer individuell maßgeschneidert. Die Flexibilität der ECM-Lösungen zeigt sich auch bei der digitalen Projektakte: Mit den Anforderungen ändert sich auch ihre Struktur.
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Was die digitale Projektakte alles kann

In der Akte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Für das Projekt notwendige Daten und Dokumente aus Systemen wie ERP, FiBu, CRM oder CAD werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. E-Mails und ihre Anhänge werden archiviert und im richtigen Kontext abgelegt und stehen allen Projektteilnehmern zur Verfügung. Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen und ein Fristenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie bringen sich – ohne aufwendige Meetings – durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand.

Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen damit für ein gemeinsames „Projekt-Verständnis“ aller Beteiligten. Gesetzliche Richtlinien werden ebenso festgehalten wie Kontaktdaten. Und natürlich ist der Zugriff von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs.

Über ein Projektportal erhalten auch externe Projektpartner wie Lieferanten, Dienstleister oder Kunden den Zugriff auf Statusinformationen und für sie bestimmte Aktivitäten und Dokumente. Denn vorwärts, mit diesen kaum hörbaren Schritten, geht es nur gemeinsam.

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Die Schlüsselkomponenten von Dokumenten-Management-Systemen

Für zuverlässige Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit sollten Sie bei der DMS-Software für gutes Dokumentenmanagement auf folgende unverzichtbare Schüsselelemente und Funktionen achten:
Dokumentenmanagement-KomponentenFunktion
Dokumenterfassung und -ablageDokumente werden unabhängig vom Ursprungsformat in elektronisch lesbaren, kompatiblen Formaten zentral und strukturiert gespeichert, verknüpft und bereitgestellt
DokumentarchivierungAufbewahrungspflichtige Dokumente, Dateien oder auch E-Mail-Verkehr lassen sich revisionssicher und geschützt fristgemäß aufbewahren
Suchfunktionen und IndizierungDank Indizierung, Verschlagwortung und Tagging lassen sich Dokumente für die Suche und Wiederauffindbarkeit mit Such- und Schlagworten oder mit Ordnerstrukturen, Kategorien und Klassifikationen verknüpfen
Zugriffsrechte und AuthentifizierungDurch administrative Rechtevergabe und Authentifizierungsfunktionen erhalten nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Dokumente
Transparenz und VersionierungWiederherstellungsfunktionen, Backups, Versionierungen sowie Kommentare und Anmerkungen sichern Dokumente in allen Versionen und dokumentieren Änderungen und Zugriffe
Datenschutz und DatensicherheitVerschlüsselung, Serverschutz und vorschriftsmäßige Archivierung erfüllen alle Standards für Datenschutz, DSGVO und Compliance
Prozess-ManagementRegelbasierte, automatisierte digitale Prozesse beschleunigen und vereinfachen Teamwork, Freigaben, Genehmigungen, Signaturen, Benachrichtigungen und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien in Echtzeit durch mehrere Berechtigte
Anschlussfähige IntegrationKompatible Schnittstellen sorgen für eine einfache Integration und Anbindung an verschiedene Systeme und Geräte ohne Medienbrüche oder Inkompatibilität
 
Dokumentenmanagement System

Compliance, Datenschutz und revisionssichere Archivierung – rechtssicher mit Dokumentenmanagement-Lösungen

Ob Verträge, Rechnungen oder personenbezogene Daten – die elektronische Dokumentenverwaltung muss höchsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen gerecht werden. Ein Dokumentenmanagement System bietet Ihnen hierfür alles, was Sie brauchen:
  • Revisionssichere Archivierung: DMS oder ECM Documents werden unveränderbar, protokolliert und gesetzeskonform gespeichert
  • Datenschutz & Compliance: Zugriffsschutz, Verschlüsselung und DSGVO-konforme Regelwerke sind integriert
  • Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen: Regelbasierte Verwaltung verhindert versehentliches Löschen oder gesetzeswidrige Langzeitspeicherung
  • Transparente Änderungsverfolgung & Versionierung: Alle Dokumentzugriffe und Änderungen werden lückenlos dokumentiert
  • Audit- und Prüfbereitschaft: Aufbewahrte Dokumente sind strukturiert auffindbar und revisionssicher für externe Prüfungen
Mit einem System für DMS oder ECM erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen – Sie schaffen auch Vertrauen bei Kunden, Partnern und Behörden durch transparente und sichere digitale Dokumentenprozesse.

Welche Dokumente lassen sich mit einem Dokumentenmanagement verwalten?

Mit einem Dokumentenmanagement-System verwalten Sie unterschiedlichste Dokumentarten und -typen, die im Geschäftsalltag eine Rolle spielen. Dazu zählen:
  • Rechnungen und Belege
  • Verträge und Bewerbungen
  • Urkunden und Gutachten
  • E-Mails und Briefe
  • Fotos, Grafiken, Präsentationen und Videos
  • Diagramme, Statistiken und Tabellen 
  • Technische Zeichnungen und Designentwürfe
  • Produktportfolios und Marketingunterlagen
  • Analysen und Berichte
  • Handbücher und Schulungsunterlagen
  • Skripte, Quellcode und Protokolle

Diese Arten von Dokumenten-Management-Lösungen stehen zur Auswahl

Je nach vorhandener IT-Infrastruktur im Unternehmen bieten sich Ihnen grundsätzlich drei Möglichkeiten der Bereitstellung von DMS oder ECM Systemen an: On-Premises oder per Cloud Welches Dokumentenmanagement zu Ihrem Unternehmen passt, ist abhängig von Ihren Anforderungen. Möchten Sie die DMS-Software auf eigenen Servern installieren und verwalten oder möchten Sie Host-Server nutzen? Beide Optionen bieten ganz eigene Vorteile. On-Premises-Lösungen erfordern eine eigene IT-Infrastruktur und damit einhergehende Datenbankpflege. Dafür behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Server und Datenflüsse. Cloud-Lösungen, wie yuuvis® RAD as a Service lassen sich nach individuellen oder wechselnden Anforderungen skalieren und anpassen. Skalierbarkeit und Flexibilität bietet wiederum auch die Hybrid-Lösung mit DMS-Funktionen On-Premises und per Cloud.
Die TA Cloud DMS – die cloudbasierte Plattform von TA kombiniert moderne Technologie mit einem hohen Maß an Sicherheit und Anpassungsfähigkeit. Die Cloud-Lösung umfasst yuuvis® RAD as a Service und wurde mit dem BITMi-Gütesiegel „Software Hosted in Germany“ ausgezeichnet – ein Nachweis für DSGVO-Konformität und Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

Implementierung eines Dokumentenmanagements in 5 Schritten

Eine Dokumenten-Management-Lösung lässt sich in fünf grundlegenden Arbeitsschritten einführen:

Schritt 1: Anforderungsaufnahme – Bedürfnisse erfassen

Bevor ein DMS oder ECM eingeführt wird, steht die Analyse im Mittelpunkt: Welche Inhalte sollen künftig digital verwaltet werden? Welche internen Abläufe sind betroffen? Dabei werden technische und organisatorische Anforderungen gesammelt, Stakeholder eingebunden und Ziele definiert. Diese Phase schafft die Grundlage, um Prozesse sinnvoll zu digitalisieren, Rollen zu klären und gesetzliche Rahmenbedingungen zu erfüllen.

Schritt 2: Software-Auswahl – Systeme indexieren und bewerten

Basierend auf den identifizierten Anforderungen wird die passende Lösung gesucht. Im Fokus stehen dabei Kriterien wie Funktionalität (z. B. Workflow, Versionierung, Archivierung), Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und rechtliche Konformität. Anbieter werden hinsichtlich Innovationsfähigkeit, Supportqualität, Referenzen und langfristiger Entwicklungsperspektiven geprüft. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die optimal zu bestehenden IT-Strukturen und den gewünschten digitalen Abläufen passt.

Schritt 3: Installation und Einführung – Struktur schaffen

Die Einführung beginnt mit der technischen Einrichtung und der Integration der DMS-/ECM-Software in bestehende Systemlandschaften. Hier wird der Grundstein für strukturierte digitale Ablagen gelegt: Dokumentenklassen, Indexfelder, Zugriffskonzepte und Rollenverteilungen werden definiert. Auch Schnittstellen zu ERP, CRM oder E-Mail-Systemen werden implementiert – damit Prozesse künftig automatisiert und medienbruchfrei ablaufen können.

Schritt 4: Tests und Anwenderschulungen – Archivieren und Wissen sichern

Vor dem produktiven Einsatz erfolgen Tests und Pilotphasen mit ausgewählten Nutzergruppen. Begleitend werden Schulungen angeboten, um Mitarbeitende mit der neuen Systematik vertraut zu machen. Ziel ist es, Bedienfehler zu vermeiden und den sicheren Umgang mit Funktionen wie Versionierung, revisionssicherer Archivierung oder digitaler Signatur zu gewährleisten. So entsteht Akzeptanz und Vertrauen in die neue digitale Infrastruktur.

Schritt 5: Etablierung und kontinuierliche Anpassung – Bereitstellen und optimieren

Auch nach der Einführung ist das Projekt nicht abgeschlossen. Die Nutzung wird evaluiert, Prozesse werden weiter automatisiert, die Dokumentenmanagement-Struktur wird kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst. Feedbackschleifen, SLA-Überwachung und systematische Erfolgsmessung (z. B. durch KPIs wie Zugriffszeiten oder Nutzerzufriedenheit) helfen dabei, das System langfristig wirksam im Arbeitsalltag zu verankern.

Wann sollten Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Lösung entscheiden?

Ein Dokumentenmanagenement eignet sich für jedes Unternehmen, denn jedes Unternehmen schlägt sich mit bürokratischer Dokumentenverwaltung herum – ganz gleich, ob KMUs mit Wachstumsplänen oder große Unternehmen mit hohem Datenaufkommen. Eine Implementierung bietet sich für Sie in jedem Fall an, wenn in Ihrem Unternehmen:
  • Große Mengen an Akten, Dokumenten, Gutachten, Urkunden und Prüfberichten erstellt, bearbeitet und verwaltet werden
  • Viele Abteilungen und Teams, intern oder extern, zusammenarbeiten und Daten austauschen
  • Sensible Daten mit hohen Compliance-Anforderungen verarbeitet und gespeichert werden
  • Große und komplexe Datensätze und Datenspeicher vorliegen
Welches DMS oder ECM letztlich am besten zu Ihren Anforderungen passt, lässt sich pauschal nicht festlegen. Die Entscheidung hängt vor allem von individuellen Faktoren ab wie:
  • Unternehmensgröße und Branche
  • Budget und vorhandene IT-Infrastruktur
  • On-Premises-Lösung oder DMS/ ECM per Cloud
  • Standard oder individualisiert
  • DMS oder ECM 

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7 Stolperfallen: So vermasseln Sie Ihre Digitalisierung

Alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert werden. Doch nicht alle freuen sich – weil sie über eine der sieben Stolperfallen beim Digitalisieren gestrauchelt sind. Wie das geht? Ach, das ist gar nicht so schwer. Als advocatus diaboli erzählen wir Ihnen, wie Sie die Digitalisierung so richtig vermasseln.
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Für welche Unternehmensbereiche lohnt sich eine Dokumentenmanagement-Lösung?

Dokumentenmanagement-Systeme eignen sich daher abteilungs-, branchen- und unternehmensübergreifend für die individuellen Ansprüche und Bedürfnisse von KMUs und Großunternehmen. Durch flexible Implementierung und Skalierbarkeit passen Sie Dokumentenmanagement-Funktionen flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen an. Dadurch verbessern Sie intern die Produktivität und Motivation durch optimierte, einfache Geschäftsprozesse und Kommunikation, während Sie extern Ihre Unternehmensmarke durch einen professionellen, vertrauenswürdigen Auftritt und schnelle, sichere Abläufe stärken.
Geschäfts- und Unternehmensbereiche, in denen DMS Dokumenten-Management-Lösungen Vorteile bieten, umfassen:
  • Personalwesen und Recruiting: Im Umgang mit sensiblen Personendaten und Dokumenten garantieren DMS-Systeme die Einhaltung von Vorgaben wie DSGVO, HIPAA und ISO, eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Löschung nach Fristende sowie effiziente Dokumentenverwaltung und Personalentscheidungen. Ab 1. Januar 2027 ist die digitale Aufbewahrung bestimmter Personaldokumente verpflichtend – etwa Nachweise zur Versicherungspflicht, Staatsangehörigkeit oder Krankenkassenbescheinigungen. Auch wenn nicht die komplette Personalakte betroffen ist, empfiehlt sich eine vollständige Digitalisierung. Sie erfüllt gesetzliche Vorgaben, reduziert Aufwand und macht HR-Prozesse effizienter und transparenter. Wer jetzt auf digitale Personalakten umstellt, profitiert doppelt.
  • Finanz- und Rechnungswesen: Durch die sichere elektronische Erfassung, Erstellung, Verarbeitung und Sicherung von Rechnungen und Finanzdaten beschleunigen Sie Freigabeprozesse, wickeln Aufträge schneller ab und behalten den Überblick über Transaktionen. Dadurch optimieren Sie Kostenkontrolle und Budgetplanung, garantieren eine lückenlose Dokumentation von Finanzvorgängen für Betriebsprüfungen und reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand sowie buchhalterische Fehleranfälligkeit. Seit Januar 2025 ist der Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend – Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sorgen für automatische Verarbeitung und mehr Transparenz. Wer jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellt, sichert sich langfristig Wettbewerbsvorteile und rechtliche Sicherheit.
  • Marketing und Vertrieb: Von der Leaderfassung über die Bereitstellung von Marketing- und Vertriebsunterlagen bis hin zur Kompatibilität verschiedener Dateitypen und Systeme – ein einheitliches DMS oder ECM beschleunigt Entscheidungsprozesse, verkürzt Vertriebszyklen und steigert die Produktivität durch effektive Kampagnen.
  • Rechtsabteilung: Mit integrierten Datenschutzfunktionen lassen sich sensible Dokumente rechtssicher ablegen und archivieren, auf aktuellem Stand halten und mit Zugriffsrechten versehen. Anschlussfähige Schnittstellen sorgen dafür, dass sich interne Softwarelösungen wie Rechtsdatenbanken oder Fall- und Kanzleimanagement-Systeme ohne Medienbrüche integrieren lassen.
  • Produktion: Dokumentenmanagement optimiert Produktivität und Produktion – von transparenter Qualitätssicherung über effiziente digitale Arbeitsanweisungen bis hin zu nachvollziehbaren Produktionsprozessen, technischer Dokumentation sowie automatisierter Beschaffung und Verwaltung.
  • Einkauf: Ein DMS oder ECM vereinfacht, automatisiert und beschleunigt Prozesse wie Beschaffung und Bestellungen. Dazu zählen auch die Verwaltung von Lieferantenverträgen, Angebotserstellung und Rechnungsverarbeitung.
 
Dokumentenmanagement System 2

Praktische Checkliste: Sind Sie reif für ein Dokumentenmanagement-System?

Wenn Ihnen einer oder mehrere der folgenden Gründe bekannt vorkommen, dann ist es in jedem Fall Zeit, ein DMS oder ECM in Erwägung zu ziehen:
  • Ihr Ordnungssystem für Akten und Dokumente nimmt zu viel Raum ein
  • Diverse Dokumente und Unterlagen müssen zeitintensiv und manuell geordnet oder gesucht werden
  • Es gibt keine klaren Datenschutzregeln und Sicherheitsvorgaben zum Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Kunden- und Finanzdaten
  • Sie nutzen weder Backups noch Wiederherstellungsfunktionen, um Datenverlust vorzubeugen
  • Interne und externe Kollaborationen führen durch Medienbrüche oder inkompatible Kommunikationskanäle zu Missverständnissen oder Fehlern
  • Es gibt keinen zentralen Datenspeicher und keine Such- und Filterfunktionen für Ihr System
  • Sie verlieren den Überblick über Fristen für aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Kommunikationen und E-Mails
  • Freigaben und Genehmigungsprozesse verlaufen durch unklare oder ineffiziente Prozesse unübersichtlich und zu langsam
  • Angesichts zunehmender Informations- und Datenmengen besteht keine Möglichkeit, Prozesse und Speicher zu skalieren

Fazit: Mehr Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit mit Dokumenten-Management-Lösungen

Ein Dokumenten-Management-System ist der zentrale Hebel zur Digitalisierung interner Prozesse. Es unterstützt nicht nur Effizienz und Ordnung, sondern auch Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit. Unternehmen jeder Größe profitieren von der strukturierten, papierlosen Verwaltung ihrer Informationen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Dokumenten-Management-Systeme“

Ob vor Ort auf eigenen Servern, per Cloud-Hosting oder als hybrides Modell – welche Dokumentenmanagement-Variante am besten zu Ihnen passt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Für KMUs oder großen Unternehmen mit hohem Datenaufkommen bietet sich eine flexible, hochskalierbare Cloud- oder Hybridlösung an.