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ECM-Modul Projektakten

Die digitale Projektakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Sie kann genau angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.
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Fortschritt ist kein Urknall. Statt „Big Bang“ geht es mit kaum hörbaren Schritten voran. Jedes Projekt ist ein solcher Schritt. Und je größer das Unternehmen, desto mehr Projekte gibt es – daher wird die digitale Projektakte immer wichtiger. Sie erlaubt es, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Projekts transparent mitzuverfolgen. Und nachzufragen und einzuschreiten, sollte es an Fahrt verlieren.

Schneller ans Ziel mit digitalen Projektakten

Digitale Projektakten liefern etliche Vorteile. Sie ermöglichen
  • beschleunigte Prozesse
  • mehr Transparenz
  • kürzere Projektlaufzeiten
  • eine einfache Dokumentation
  • höhere Rechtssicherheit durch revisionssichere Archivierung und IT-Compliance
  • die Entlastung der IT-Systeme (durch Auslagerung)
  • erhebliche Kosteneinsparungen
Der Charme der digitalen Projektakte: Sie kann genau angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung. Das funktioniert, weil die digitale Projektakte als Modul eines ECM-Systems eingesetzt wird.

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. ECM-Systeme und -Module werden immer individuell maßgeschneidert. Die Flexibilität der ECM-Lösungen zeigt sich auch bei der digitalen Projektakte: Mit den Anforderungen ändert sich auch ihre Struktur.
Wir beraten Sie gern!

Was die digitale Projektakte alles kann

In der Akte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Für das Projekt notwendige Daten und Dokumente aus Systemen wie ERP, FiBu, CRM oder CAD werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. E-Mails und ihre Anhänge werden archiviert und im richtigen Kontext abgelegt und stehen allen Projektteilnehmern zur Verfügung. Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen und ein Fristenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie bringen sich – ohne aufwendige Meetings – durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand.

Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen damit für ein gemeinsames „Projekt-Verständnis“ aller Beteiligten. Gesetzliche Richtlinien werden ebenso festgehalten wie Kontaktdaten. Und natürlich ist der Zugriff von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs.

Über ein Projektportal erhalten auch externe Projektpartner wie Lieferanten, Dienstleister oder Kunden den Zugriff auf Statusinformationen und für sie bestimmte Aktivitäten und Dokumente. Denn vorwärts, mit diesen kaum hörbaren Schritten, geht es nur gemeinsam.

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1. Inhalte erfassen und Anforderungen strukturieren

Im ersten Schritt steht die Aufnahme Ihrer bestehenden Prozesse und Informationsflüsse im Fokus. In einem gemeinsamen Konzeptions-Workshop analysieren wir, wie Inhalte – ob E-Mails, Dokumente, Notizen oder gescannte Belege – erfasst und in das ECM-System eingespeist werden. Wir definieren Rollen- und Rechtekonzepte, legen Erinnerungsmechanismen an und schaffen die Basis für die intelligente Erschließung durch Metadaten, Volltextsuche (OCR) und Indexierung.

Ziele in Phase 1: 
  • Prozessanalyse und Datenstruktur 
  • Definition von Zugriffsrechten 
  • Vorbereitende Maßnahmen für Erschließung und Automatisierung 

2. System integrieren und Informationen vernetzen

Im zweiten Schritt geht es an die Implementierung Ihrer ECM-Lösung. Dabei werden die in Phase 1 entwickelten Anforderungen technisch umgesetzt: durch Grundinstallation, Customizing und die Verknüpfung mit bestehenden Systemen (z. B. ERP/CRM). Inhalte werden intelligent miteinander verbunden, sodass sich Suchvorgänge, Prozesse und Datenkontexte effizient nutzen lassen. Durch strukturierte Archivierung und semantische Suchfunktionen entsteht ein durchgängig digitaler Informationsfluss.

Ziele in Phase 2: 
  • Systemeinrichtung und Anpassung 
  • Vernetzung von Informationen und Prozessen 
  • Projektmanagement und technische Implementierung 

3. Bereitstellen, schulen und produktiv arbeiten

Der dritte Schritt unterstützt bei dem langfristigen Erfolg Ihrer ECM-Einführung: Mit praxisnahen Schulungen für Key User, Administratoren und Endanwender wird das System produktiv nutzbar gemacht. Gleichzeitig sorgen Rechtemanagement, Archivierung, mobile Zugriffe und individuelle Workflows für eine sichere Bereitstellung der Informationen – jederzeit, überall und für alle Berechtigten.

Ziele in Phase 3: 
  • Schulungen nach Zielgruppen 
  • Benutzerfreundliche Nutzung im Alltag 
  • Sicherer Zugriff, revisionssichere Ablage, Akzeptanz 

Gewusst wie: Enterprise Content Management richtig auswählen

Die Einführung von ECM-Systemen bewirkt vor allem eins: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen orts- und systemunabhängig im Unternehmen, im Homeoffice oder auf mobilen Endgeräten über eine einheitliche, benutzerfreundliche Software, die Arbeitsabläufe beschleunigt, Fehleranfälligkeit und Redundanzen reduziert und die Effizienz optimiert. Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsprozessen bieten sich hierzu verschiedene Lösungsansätze an.

Mit einem ECM von TA Triumph-Adler stehen Ihnen sowohl angepasste, integrierte On-Premises-Lösungen vor Ort als auch flexible, modulare Cloud-Lösungen zur Auswahl.

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Die 5 Kategorien von ECM im Überblick 

Bereits im Verlauf eines Arbeitstages sammelt sich eine Vielfalt an Daten, die eigene Dateiformate, verschiedene Kommunikationskanäle und individuelle Zugriffsrechte verwenden. Dazu zählen nicht nur Rechnungen, Verträge, Personalakten und Finanzdaten, sondern auch die ganze Vielfalt an unstrukturierten Projekt- und Bürodaten.

Da ein einzelnes Dokumenten-Management-System (DMS)  zur Dokumentenverwaltung bei komplexen Geschäftsprozessen oft nicht genügt, bestehen ganzheitliche ECM-Lösungen nicht aus einer Software oder einem Tool. Die verschiedenen ECM-Komponenten lassen sich in die folgenden fünf Kategorien unterteilen: 
  • Erfassung (Capture): Inhalte und Informationen werden mit ECM-Software aus vielfältigen Quellen wie Papierdokumenten, E-Mails, Notizen, Studien, Analysen oder Internet-Ressourcen erfasst und mittels Datenerkennung und Indexierung strukturiert in das ECM-System eingespeist. 
  • Verwaltung (Manage): Informationen werden durch Dokumentenmanagement, kollaborative Systeme, Enterprise Web Content Management und Records Management sowie Workflow Management verarbeitet, sortiert, modifiziert und nutzbar gemacht. 
  • Speicherung (Store): Für Inhalte, die nicht archivierungspflichtig oder nicht archivierungswürdig sind, kommen Repositories (also Verzeichnisse und Archive für Daten oder Softwarepakete), Library Services und Speichertechniken zur temporären Ablage zum Einsatz. 
  • Bewahrung (Preserve): Zur mittel- oder langfristigen stabilen und unveränderlichen Archivierung und Speicherung sensibler oder archivierungspflichtiger Informationen werden elektronische Archivsysteme wie Document Management, Records Management, Speicher-Subsysteme und Library Services eingesetzt. Die Preserve-Komponenten spielen durch konstante Vorbereitung und Pflege zudem für die Durchführung von Migrationen von Daten und Informationen in neue Umgebungen eine wesentliche Rolle. 
  • Ausgabe (Deliver): Die Deliver-Komponenten dienen der Bereitstellung und Ausgabe von erfassten, gespeicherten und indizierten Inhalten. Hierbei kommen verschiedene Werkzeuge zur Transformation und Aufbereitung sowie zur verlustfreien, schnellen, kontrollierten und gezielten Bereitstellung von Inhalten zum Einsatz. Dazu zählen auch Sicherheitsfunktionen wie elektronische Signaturen und Rechteverwaltung. 
TA_Grafik_ECM_Kategorien im Ueberblick

Unsere ECM-Lösungen: flexibel einsetzbar – lokal oder in der Cloud 

Mit den Enterprise-Content-Management-Lösungen von TA Triumph-Adler steuern Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse digital, sicher und effizient – ganz gleich, ob Sie Informationen archivieren, freigeben, teilen oder rechtskonform verwalten möchten. Unsere Systeme lassen sich flexibel an Ihre Infrastruktur und Ihre Unternehmensziele anpassen: On-Premises vor Ort oder skalierbar in der Cloud. 

ECM als Cloud-Lösung mit yuuvis® RAD

Für Unternehmen, die flexibel bleiben und IT-Ressourcen sparen möchten: 
yuuvis® RAD basiert auf dem Prinzip „Software as a Service“ und lässt sich modular nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen – von der digitalen Aktenverwaltung bis zur intelligenten Prozessautomatisierung. 
▪  Zugriff jederzeit und von überall 
▪  Module frei wählbar – zum Beispiel für Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder Personalakten 
▪  Automatische Updates und kurze Implementierungsdauer              
▪  Perfekt für verteilte Teams und dynamische Organisationen
yuuvis®RAD by OPTIMAL SYSTEMS

ECM als On-Premises-Lösung mit enaio®

Ideal für Unternehmen, die ihre IT-Systeme vor Ort verwalten und volle Datenkontrolle wünschen.

enaio® lässt sich tief in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren und flexibel anpassen: 
▪  Lokale Installation in Ihrer IT-Umgebung
▪  Individuell konfigurierbare Prozesse und Benutzerrollen
▪  Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder DMS-Systemen 
▪  Administration durch Ihre IT – mit maximaler Kontrolle und Sicherheit 
enaio®by OPTIMAL SYSTEMS
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Diese Bereiche und Unternehmen profitieren von ECM-Systemen 

ECM-Systeme lassen sich nicht nur unternehmensweit, sondern in nahezu allen Branchen von KMUs bis hin zu Großunternehmen und Behörden einsetzen. Besondere Vorzüge bieten sie für streng regulierte Branchen wie Medizintechnik oder die Pharmaindustrie sowie für Unternehmen mit hohem Datenaufkommen wie Finanzdienstleister oder Produzenten. 

Der modulare Ansatz ermöglicht es jedoch auch mittelständischen Unternehmen, Kunden- und Geschäftsbeziehungen zu verbessern sowie gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Hier kommt es darauf an, das richtige System passend zur Unternehmensgröße, zur vorhandenen IT-Infrastruktur und zu den Anforderungen der Unternehmensbereiche auszuwählen.

Unternehmensbereiche, in denen Enterprise-Content-Management-Systeme bevorzugt zum Einsatz kommen, umfassen: 
  • Finanz- und Rechnungswesen: Finanzprozesse lassen sich durch die Erfassung und Archivierung von Rechnungs- und Vertragsdaten aus verschiedenen Quellen optimieren.   
  • Personalabteilung und Recruiting: Zu den Vorteilen zählen unter anderem die schnellere Sichtung und Sortierung und die fristgerechte Löschung von Bewerberinformationen sowie digitalisierte Gehaltsabrechnungen und Personalakten. 
  • Einkauf und Rechtsabteilung: Verträge lassen sich sicher archivieren, auf aktuellem Stand halten und mit Schreib- und Leserechten versehen. 
  • Marketing und Vertrieb: Der schnellere, zentrale Zugriff auf erforderliche Verträge, Produktunterlagen und Kundendaten ermöglicht effektivere Marketingkampagnen und schnellere Angebote. 
  • Produktion: Die effiziente Verwaltung von digitalen Produktdaten, technischen Dokumentationen und Dokumenten zur Qualitätssicherung sorgt für schnellere Produktionsprozesse. 
    TA Triumph-Adler_Grafik_ECM_Abteilungen

Wohin die Reise geht: mit ECM erfolgreich die Zukunft gestalten

Aktuelle Trends wie Künstliche Intelligenz, Automatisierung, cloudbasierte Prozesse und hybride Arbeitsmodelle wirken sich auf alle Gesellschaftsbereiche aus – kleine, mittelständische und große Unternehmen eingeschlossen. Eine Strategie für digitale Transformation zählt daher zu den wichtigsten Entscheidungen, die Unternehmen jetzt treffen müssen. Dazu gehören ein agiles, standardisiertes und sicheres Wissens- und Content-Management und ein Verständnis davon, wohin sich die Digitalisierung in Zukunft bewegt.

Aktuelle Entwicklungen zeigen, dass folgende Trends auch Enterprise-Content-Management-Systeme in Zukunft prägen werden: 
  • Cloud-Dienste und Software as a Service: Clouds und Cloud Computing bilden zwei der wichtigsten Aspekte digitaler Transformation. Cloudbasierte Unternehmenslösungen wie ECM-Module ermöglichen eine ressourcenschonende, anpassungsfähige Skalierung sowie auf- und abrüstbare Softwarelösungen nach dem „Software as a Service“-Prinzip. Statt um teure, wartungsintensive IT-Infrastruktur kümmern Sie sich nur um so viel On-Premises-Rechenleistung wie nötig, während Sie andere Prozesse auslagern oder per Cloud integrieren. 
  • Cybersicherheit und Datenschutz: Mehr Digitalisierung birgt bei mangelnden Sicherheitsvorkehrungen auch mehr Risiken für Ihre Daten. Umso wichtiger ist ein Unternehmenssystem, das Maßnahmen und Tools für Authentifizierung, Verschlüsselung und sichere Archivierung garantiert. ECM-Module mit integrierten oder aufrüstbaren Sicherheitsfunktionen leisten das.

Warum ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler überzeugen

Mit den ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler schaffen Sie eine zukunftssichere Basis für transparente und sichere Geschäftsprozesse. Sie entscheiden flexibel zwischen On-Premises, Cloud oder hybriden Szenarien – und erhalten ein System, das sich exakt an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. So entsteht ein digitaler Arbeitsplatz, der Ihren Teams den Alltag erleichtert und Ihr Unternehmen langfristig unterstützt.
Wagen Sie mit ECM-Systemen von TA Triumph-Adler mehr Zukunft! Verlassen Sie sich bei uns auf professionelle Beratung, auf schnelle Implementierung inklusive Updates sowie auf einen verlässlichen Ansprechpartner bei allen Fragen und Wünschen. 

FAQ – Alle Fragen und Antworten auf einen Blick