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12.12.2023

Die Software für das papierlose Büro

Software für das papierlose Büro
Digitale Dokumente lösen immer häufiger Papierdokumente ab. Wie gelingt es Unternehmen, sich Schritt für Schritt vom Papier zu verabschieden? Antwort: mit den passenden Softwarelösungen.

Tickets direkt aufs Smartphone laden, Reisen online buchen, Filme und Serien streamen – digitales Leben ist im Alltag längst eine Selbstverständlichkeit. Und in der Arbeitswelt? Dort boomen Videokonferenzen, werden Verträge und AGBs als PDF verschickt, sind Tools wie Teams oder Slack nicht mehr wegzudenken. Die digitale Revolution verändert nicht nur unser tägliches Leben, sondern auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäfte führen. Viele befinden sich auf dem Weg ins papierlose Büro, so ein Ergebnis des Digital Office Index. Vor allem Rechnungen werden seit der Corona-Pandemie verstärkt elektronisch erstellt und verschickt. Doch wie geht es dann weiter?  

Wie schwer es ist, sich von lieb gewonnenen Gewohnheiten zu verabschieden, sehen wir gerade beim Ringen um das Erreichen der Nachhaltigkeitsziele. Gleichzeitig sehen wir aber auch, wie schnell wir einmal getroffene Entscheidungen als neues Normal ansehen. Wer würde heute noch Plastikflaschen am Strand liegen lassen oder ein Auto ohne Katalysator fahren? Auch die Zulassungszahlen für E-Autos, in Deutschland lange ein Ladenhüter, steigen stark an.
Von Papier zu Pixeln
Die Umstellung von einem papierbasierten Büro zu einem effizienten digitalen Arbeitsumfeld stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Historisch gewachsene Archive, unzählige Aktenordner und der alltägliche Umgang mit Papierdokumenten erschweren den Übergang. Hier setzen neue Softwarelösungen an, indem sie Unternehmen Werkzeuge an die Hand geben, um den Wandel effizient und reibungslos zu gestalten. Diese Transformation wird zunehmend durch Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) erleichtert.
DMS und ECM als Wegbereiter
Die Software zu Enterprise-Content-Management- und generell Dokumenten-Management-Systemen spielt eine entscheidende Rolle bei der Umstellung auf das papierlose Büro. Diese Lösungen ermöglichen nicht nur die elektronische Archivierung von Dokumenten, sondern bieten auch Funktionen wie Workflow-Steuerung und Zugriffskontrolle.

Die Herzstücke des digitalen Dokumentenmanagements sind ihre Fähigkeiten zur effizienten Verwaltung. Papierdokumente werden eingescannt und in digitale Formate umgewandelt. Das spart nicht nur Platz für die Aufbewahrung, sondern erleichtert auch die Suche und den Zugriff erheblich. Klassifizierung und Indexierung ermöglichen eine schnelle und präzise Identifikation von Dokumenten. Ein Schlagwort, ein Klick – und schon hat man das Dokument vorliegen. ECM-Systeme ermöglichen darüber hinaus automatisierte Arbeitsabläufe. Routineaufgaben, die früher zeitaufwendig waren, können nun automatisiert werden. Das beschleunigt nicht nur Prozesse, sondern reduziert auch Fehler. Unternehmen wie Nord-Ostsee Automobile, Mediaplus oder Hitachi Europe, die digitales Dokumentenmanagement bereits implementiert haben, berichten von gesteigerter Effizienz, reduzierten Kosten und verbesserten Arbeitsbedingungen. Die Möglichkeit, von überall auf Dokumente zuzugreifen, fördert die Flexibilität und ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, standortunabhängig zu arbeiten.
Praxis-Tipps für die erfolgreiche Umstellung
  • Weniger ist mehr: Eine gründliche Analyse untersucht die Arbeitsprozesse und identifiziert ein Pilotprojekt, in dem die Vorteile digitaler Abläufe besonders sichtbar werden, etwa bei Personalakten oder im Rechnungswesen.
  • Schulung der Beschäftigten: Die Einführung neuer Software erfordert Schulungen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen mit den neuen Tools vertraut gemacht werden.
  • Sicherheit geht vor: Die Sicherheit sensibler Informationen sollte oberste Priorität haben. DMS und ECM ermöglichen eine revisionssichere Archivierung, wodurch Unternehmen gesetzliche Anforderungen erfüllen können. Zugriffsberechtigungen können individuell festgelegt werden.
  • Sukzessive Umsetzung: Die Umstellung auf das papierlose Büro kann Abteilung für Abteilung erfolgen. Das minimiert mögliche Störungen im Arbeitsablauf und erleichtert die Anpassung für die Beschäftigten.
Die Umstellung auf das papierlose Büro ist keine einfache Aufgabe. Doch durch den Einsatz von DMS- und ECM-Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement wird dieser Wandel erleichtert. Unternehmen, die diese Technologien clever nutzen, können nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch ökologische Vorteile erzielen – auf dem Weg zur Nachhaltigkeit.

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