Zum Hauptinhalt gehen
TA Cloud Print and Scan_Digitalisierung

So schickt man Druckaufträge von unterwegs los

Was bringt es, ortsunabhängig Druck- und Scanaufträge über die Cloud zu verschicken? Die Antwort kennen die Kunden von TA Triumph-Adler, die TA Cloud Print and Scan nutzen.

Als Lagerhalle für Daten hat sich die Cloud etabliert und bewährt, aber warum sollte man Druck- und Scanaufträge über die Cloud verschicken? Antwort geben zwei Kunden von TA Triumph-Adler: ein Dienstleister für Wohnimmobilien und ein Spezialist für Personalentwicklung und Weiterbildung.

Der Immobilien-Dienstleister verwaltet Eigentumswohnungen und kümmert sich beispielsweise darum, für die Abrechnung der Nebenkosten die Zählerstände zu erfassen. Zu den täglichen Routinen zählt es, zwischen den verwalteten Häusern hin und her zu fahren – nur um anschließend ins Büro zurückzukehren, um alles in die Systeme einzutragen. Das wird überflüssig: Mithilfe von TA Cloud Print and Scan können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Großteil des Papierkrams von unterwegs erledigen. So werden Formulare mit Zählerständen direkt erfasst und an ein MFP- oder Cloud-Speichersystem gesendet.

Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Spezialisten für Personalentwicklung und Weiterbildung sind viel unterwegs. Mobil zu arbeiten, gehört für sie längst zum Alltag. Umso ärgerlicher, dass gerade das Drucken oder das Erfassen von Dokumenten – etwa Anmeldeformularen von Trainings – von unterwegs eine Herausforderung blieben. Bis TA Cloud Print and Scan das Problem gelöst hat. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können nun auch von unterwegs Druckaufträge verschicken und dabei alle Vorgaben des Datenschutzes erfüllen. Persönliche Daten sind geschützt, da die Dokumente erst vom MFP ausgedruckt werden, wenn sich die oder der jeweilige Beschäftigte an diesem MFP mit Codekarte oder Benutzername plus Kennwort authentifiziert hat. So geraten Ausdrucke nicht in die falschen Hände.

Ein weiterer Pluspunkt: Auch komplexe Aufgaben wie etwa Handbücher können dank TA Cloud Print and Scan einfach erledigt werden, indem die Finishing-Optionen genutzt werden. Diese Option bieten nur wenige Cloud-Lösungen.

TA Cloud Print and Scan: von jetzt auf gleich loslegen

TA Cloud Print and Scan ist sofort einsetzbar. Aufwendige Installation? Überflüssig. „Ist alles schon fertig – einfach anmelden!“, sagt Olaf Stammer, Leiter des Solution & Service Portfolio Management. TA Triumph-Adler stellt als Provider den Account zur Verfügung, Kunden können ohne Zeitverlust loslegen. TA Cloud Print and Scan ist intuitiv bedienbar und konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Die Follow2Print-Funktion sorgt dafür, dass Druckaufträge so lange festgehalten werden, bis sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Multifunktionsdrucker als berechtigt ausgewiesen haben. Beim Scannen in die Cloud gibt es eine Job-Liste, was für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. Außerdem können die Kontingente für einzelne Benutzerinnen und Benutzer oder auch für Gruppen individuell konfiguriert werden, sodass beispielsweise nur schwarzweiß gedruckt werden darf oder nach 100 Seiten im Monat das Kontingent erschöpft ist.

Übrigens: Wer seine gescannten und druckbereiten Dokumente nicht in der Cloud wissen will, kann TA Cloud Print and Scan so konfigurieren, dass zwar die Aufträge, nicht aber die Dokumente selbst über die Cloud laufen.

Das könnte Sie auch interessieren:

Drucken und Scannen? Aus der Cloud!

Ortsunabhängiges Drucken und Scannen bei höchsten Sicherheitsstandards, das geht jetzt auch über die Cloud – dank TA Cloud Print & Scan. Kein Installieren, sofort loslegen!

Drucken und Scannen aus der Cloud mit TA Cloud Print & Scan
Weiterlesen

So klappt Mobile Printing

Wie drucke ich Dateien vom Smartphone, vom Laptop oder vom Tablet, wenn ich unterwegs bin? Mobile Printing liefert die Lösung – und kümmert sich zugleich um Datenschutz und IT-Sicherheit.

Weiterlesen

Die Sache mit der Cloud

Digitale Prozesse erobern die Büros, dafür sorgen Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Doch wo sollen die Daten gespeichert werden? Auf eigenen Servern? Oder besser in der Cloud?

Weiterlesen