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Warum sich Behörden beim Digitalisieren schwertun

Warum Behörden sich beim Digitalisieren schwertun

Bis Ende 2022 sollen deutsche Behörden sämtliche Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger auch digital anbieten. Das ist nicht zu schaffen. Grund genug nachzufragen, woran es liegt.

Bei digitalen Prozessen zockelt Deutschland hinterher. Das ECDC sieht die Deutschen in Sachen digitaler Wettbewerbsfähigkeit europaweit auf dem vorletzten Platz – immerhin noch vor Albanien. Der DESI-Index verortet Deutschland, was den Digitalisierungsgrad angeht, im Mittelfeld der EU-Staaten. Bei der Digitalisierung der Verwaltung sind die Deutschen im EU-Vergleich sogar noch weiter abgeschlagen: Platz 17. Woran liegt diese Zögerlichkeit? Fehlt es am Willen? Zeit Online hat einen Reporter losgeschickt, um Antworten zu finden.

Die Suche von Reporter Fabian Franke beginnt in einer Tiefgarage in Pforzheim. Dort stehen Dutzende Schrankreihen, bis ins oberste Fach gefüllt mit insgesamt 47.000 Akten. Jede einzelne wird irgendwann in den kommenden Wochen und Monaten vier Stockwerke höher ausgeheftet, gescannt und in das Computersystem des Landratsamts überführt. Und das sind nur die Akten des Sozialamts. Zwei Dutzend Ämter gibt es hier, vom Jugendamt bis zum Flurneuordnungsamt. Und das Sozialamt ist erst das dritte Amt hier, das seine Akten digitalisiert.

Wo hakt es bei der Digitalisierung?

Eigentlich sollten Deutschlands Behörden viel weiter sein. Das 2017 beschlossene Onlinezugangsgesetz verpflichtet sie, ihre Dienstleistungen von A wie Abfallentsorgung bis Z wie Zweitwohnungssteuer bis Ende 2022 auch digital anzubieten. Doch bislang ist nur ein Sechstel der knapp 600 Behördenleistungen bundesweit digital verfügbar.

Wo hakt es?, fragt Reporter Franke. Das größte Problem sei der Föderalismus, antwortet Marcus Harms, Digitalisierungsbeauftragter des Enzkreises. Denn die Digitalisierung der Verwaltung teilen sich Bund, Länder und Kommunen auf – und die kommen unterschiedlich schnell voran. „Ein Großteil meiner Arbeit besteht darin“, sagt Harms, „mich mit anderen Kommunen und Gemeinden kurzzuschließen, damit nicht jeder das Rad neu erfindet.“ Wer in der Stadt Pforzheim Arbeitslosengeld II beantragen möchte, kann das online erledigen. Im Enzkreis, der Pforzheim wie ein Ring umschließt, steht hingegen nur ein PDF-Dokument zum Ausdrucken auf der Website bereit.

Dass einige Ämter beim Digitalisieren weiter sind als andere, sorgt für Extra-Arbeit. Denn Bürgerinnen und Bürger schicken viele Anträge weiterhin per Post, weil die Formulare online nicht verfügbar sind. Ist ein Amt dann schon auf E-Akte umgestellt, müssen die Anträge stapelweise eingescannt werden, jeden Morgen. Reporter Franke notiert: „Zusätzlicher Aufwand, obwohl doch alles leichter werden sollte.“

Ihr Partner für die Digitalisierung: TA Triumph-Adler

Damit es wirklich leichter wird: TA Triumph-Adler hat die Lösungen, die den Einstieg und Umstieg ins digitale Dokumentenmanagement erleichtern. Unsere ECM-Lösungen sind bewusst modular aufgebaut, damit Sie digitale Workflows ganz entspannt, Schritt für Schritt, einführen können. Als Pilotprojekt empfehlen wir digitale Personalakten oder auch die digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung. In beiden Bereichen wird überdeutlich, wie viel effizienter und bequemer digitale Abläufe sind – das macht Lust auf mehr!

Ein Wort noch zum Scannen von Papierdokumenten: Das ist ein immenser und überdies weitgehend verzichtbarer Aufwand. Die Erfahrung zeigt, dass alte Akten nur höchst selten benötigt werden. Von daher ist es kosten- und zeitsparender, die Papierarchive an spezialisierte Anbieter abzugeben. Sollte doch ein bestimmtes Dokument benötigt werden, wird es entweder gescannt und digital verschickt – oder auf Wunsch in Papierform auf dem Postweg. Als Partner von TA Triumph-Adler bietet Lager 3000 diesen Service an.

Egal welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!

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