02.01.2023
Dokumentenarchivierung: Was ist die Archivierung von Dokumenten?
Inhaltsverzeichnis
Wer Dokumente falsch archiviert, riskiert Bußgelder oder schlimmstenfalls Haftstrafen. Doch was steckt hinter einer rechtssicheren Dokumentenarchivierung und wie lässt sie sich im digitalen Alltag effizient umsetzen?
Was bedeutet archivieren?
Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden, das gilt für jede Organisation, unabhängig von Größe und Branche. Rechnungen und Lieferscheine, Verträge und Belege, Geschäftsberichte und Jahresabschlüsse: All diese Dokumente fallen an und müssen rechtssicher archiviert werden.
Archivieren – Definition: Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt und geordnet aufzubewahren und jederzeit nutzbar zu halten. Im Archiv (vom lateinischen „archivum", Aktenschrank) werden Unterlagen in einem Zustand erhalten, der es jederzeit ermöglicht, sie bei Bedarf zu nutzen. Die Dokumentenarchivierung umfasst dabei sowohl analoge als auch elektronische Verfahren.
Im Zuge der Digitalisierung werden viele Papierarchive allmählich durch elektronische Pendants ersetzt. Dokumente in Datei- statt in Papierform aufzubewahren, spart Platz, verringert die Raumkosten und ermöglicht eine deutlich schnellere Suche per Volltextrecherche.
Archivieren – Definition: Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt und geordnet aufzubewahren und jederzeit nutzbar zu halten. Im Archiv (vom lateinischen „archivum", Aktenschrank) werden Unterlagen in einem Zustand erhalten, der es jederzeit ermöglicht, sie bei Bedarf zu nutzen. Die Dokumentenarchivierung umfasst dabei sowohl analoge als auch elektronische Verfahren.
Im Zuge der Digitalisierung werden viele Papierarchive allmählich durch elektronische Pendants ersetzt. Dokumente in Datei- statt in Papierform aufzubewahren, spart Platz, verringert die Raumkosten und ermöglicht eine deutlich schnellere Suche per Volltextrecherche.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bei der Dokumnetenarchivierung
Ob in Papierform oder digital – gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten für alle Dokumente gleichermaßen:
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist |
| Geschäftsbriefe (Ein- und Ausgang), E-Mail-Verkehr zu Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen | 6 Jahre |
| Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Rechnungen, Zollunterlagen | 10 Jahre |
Die Frist läuft immer mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres ab. Eine Rechnung aus dem Januar 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt werden.
Diese rechtlichen Vorschriften gelten auch dann, wenn Dokumente digital erstellt, bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Heute muss niemand mehr lange in Aktenordnern suchen: Dokumente lassen sich zeitsparend auf Knopfdruck in sinnvoll strukturierten Ordnern finden. Wann wer was an einem digitalen Dokument bearbeitet hat, lässt sich über eine Versionierung nachvollziehen.
Diese rechtlichen Vorschriften gelten auch dann, wenn Dokumente digital erstellt, bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Heute muss niemand mehr lange in Aktenordnern suchen: Dokumente lassen sich zeitsparend auf Knopfdruck in sinnvoll strukturierten Ordnern finden. Wann wer was an einem digitalen Dokument bearbeitet hat, lässt sich über eine Versionierung nachvollziehen.
Ablagesystem: Dokumente sinnvoll strukturieren
Um Dokumente sinnvoll zu verwalten, müssen sie so abgelegt werden, dass sie problemlos gefunden und zugeordnet werden können. Entscheidend ist, mit wenigen Blicken und Griffen das Benötigte wieder zur Hand zu haben.
Analoge Dokumente können durch Scannen am MFP in digitale Dokumente verwandelt werden. Dank integrierter OCR-Texterkennung werden diese anschließend automatisch analysiert und in durchsuchbare, editierbare Textdateien umgewandelt. Dokumentenmanagement-Lösungen helfen dabei: Sie fügen digitalisierte Dokumente automatisch an dem richtigen Platz in der Ordnerstruktur ein. Die Herausforderung besteht darin, vorab eine sinnvolle Struktur zu schaffen. Eine spätere Umstrukturierung sorgt für erheblichen Aufwand.
Eine sinnvolle Ordnerstruktur entsteht in vier Schritten:
Analoge Dokumente können durch Scannen am MFP in digitale Dokumente verwandelt werden. Dank integrierter OCR-Texterkennung werden diese anschließend automatisch analysiert und in durchsuchbare, editierbare Textdateien umgewandelt. Dokumentenmanagement-Lösungen helfen dabei: Sie fügen digitalisierte Dokumente automatisch an dem richtigen Platz in der Ordnerstruktur ein. Die Herausforderung besteht darin, vorab eine sinnvolle Struktur zu schaffen. Eine spätere Umstrukturierung sorgt für erheblichen Aufwand.
Eine sinnvolle Ordnerstruktur entsteht in vier Schritten:
- Struktur überlegen: Je mehr Dokumente verwaltet werden müssen, desto komplexer wird die Ordnerstruktur. Je klarer aus dem Ordnernamen hervorgeht, was der Ordner enthält, umso besser. Es lohnt sich, vor dem Start ausreichend Zeit in die Planung zu investieren.
- Dateien einfügen: Das digitale Ordnersystem wird zunächst mit bereits digital vorliegenden Dokumenten gefüllt.
- Auf digital umsteigen: Aktuelle Dokumente sollten umgehend gescannt werden, um digital bearbeitet und gespeichert werden zu können. Nur so gelingt der schrittweise Umstieg auf ein vollständig digitales Dokumentenmanagement.
- Daten schützen: Digital gespeicherte Dokumente müssen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden. Entsprechend wichtig sind angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen und eine zurückhaltende Vergabe von Zugriffsrechten.
Ältere Papierdokumente müssen dabei nicht zwingend vollständig digitalisiert werden. Eine bewährte Option ist es, das gesamte Papierarchiv auszulagern und bei Bedarf einzelne Dokumente anzufordern, die dann eingescannt werden. Angeforderte Dokumente liegen dabei bereits am nächsten Tag in digitaler Form vor. Diesen Service bietet der Partner von TA Triumph-Adler Lager 3000 an.
Elektronische Archivierung: Anforderungen und Grundsätze
Rechtlich wird von elektronischer Archivierung gesprochen, sobald Informationen datenbankgestützt gespeichert werden. Zu den Grundanforderungen zählt, dass Daten unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.
Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Revisionssicher ist die Archivierung, wenn sie den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entspricht. Eingefordert werden Vollständigkeit, Sicherheit sowie Schutz vor Verfälschungen ebenso wie Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Fristen.
Weitere Kriterien der elektronischen Archivierung:
Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Revisionssicher ist die Archivierung, wenn sie den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entspricht. Eingefordert werden Vollständigkeit, Sicherheit sowie Schutz vor Verfälschungen ebenso wie Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Fristen.
Weitere Kriterien der elektronischen Archivierung:
- Dokumente müssen im Originalzustand abgelegt und jede Änderung muss protokolliert werden.
- Informationen müssen indiziert abgelegt sein, damit sie per Suchfunktion schnell auffindbar sind.
- Dokumente dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
- Alle gespeicherten Daten müssen verlustlos auf neue Plattformen oder Softwareversionen übertragbar sein.
Revisionssichere Archivierung: Es geht um das Verfahren
Um festzustellen, ob Revisionssicherheit gegeben ist, wird weniger das einzelne Dokument als das eingesetzte Verfahren geprüft. Untersucht werden der Nachweis der Verfahrensdokumentation, die ordnungsgemäße Nutzung des gewählten Verfahrens, der sichere Betrieb des Systems sowie die Organisation des Unternehmens. Die eingesetzte Software allein kann keine revisionssichere Archivierung gewährleisten, entscheidend ist, wie sie genutzt wird. Prozesse und Arbeitsweisen müssen festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar sein. Betriebsprüfer müssen innerhalb kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Wird eine Rechnung als Anhang einer E-Mail geschickt, muss der Anhang zwingend archiviert werden. Hat die E-Mail selbst den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs, muss sie ebenfalls, für sechs Jahre, gespeichert werden. Ausdrucken und abheften reicht dabei nicht aus. Die E-Mail muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, archiviert werden.
Eine rechtssichere Dokumentenarchivierung ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig. Bei Verstößen drohen Bußgelder, im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen.
TA Triumph-Adler ist Spezialist und professioneller Partner für Dokumentenmanagement-Systeme. Als Lösungsanbieter begleiten wir Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Dokumentenarchivierung: von der Beratung über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb, alles aus einer Hand.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Wird eine Rechnung als Anhang einer E-Mail geschickt, muss der Anhang zwingend archiviert werden. Hat die E-Mail selbst den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs, muss sie ebenfalls, für sechs Jahre, gespeichert werden. Ausdrucken und abheften reicht dabei nicht aus. Die E-Mail muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, archiviert werden.
Eine rechtssichere Dokumentenarchivierung ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig. Bei Verstößen drohen Bußgelder, im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen.
TA Triumph-Adler ist Spezialist und professioneller Partner für Dokumentenmanagement-Systeme. Als Lösungsanbieter begleiten wir Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Dokumentenarchivierung: von der Beratung über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb, alles aus einer Hand.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Archivierung
Dokumente können sowohl analog als auch digital archiviert werden. Für eine sinnvolle Dokumentenarchivierung empfiehlt es sich, zunächst eine klare Ordnerstruktur zu definieren, das System mit bereits digital vorliegenden Dokumenten zu befüllen, aktuelle Dokumente konsequent einzuscannen und die Daten durch angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen zu schützen. Dokumentenmanagement-Systeme helfen dabei, digitalisierte Dokumente automatisch an dem richtigen Platz in der Ordnerstruktur einzufügen.
Grundsätzlich können die meisten Geschäftsdokumente digital archiviert werden, darunter E-Rechnungen und klassische Rechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, E-Mails, Lieferscheine und Jahresabschlüsse. Ausnahmen bilden Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse mit Wasserzeichen sowie notariell beglaubigte Verträge, diese müssen weiterhin in Papierform archiviert werden.
Rechtssichere, also revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente vollständig, im Originalzustand und unveränderbar aufbewahrt werden. Jede Änderung muss protokolliert sein, Dokumente müssen jederzeit auffindbar und reproduzierbar sein und die Vorgaben der GoBD müssen eingehalten werden. Entscheidend ist dabei nicht nur die eingesetzte Software, sondern das gesamte Verfahren, inklusive dokumentierter Prozesse und Arbeitsweisen.
Analoge Dokumente können am MFP eingescannt und direkt in ein digitales Dokumentenmanagement-System überführt werden, die integrierte OCR-Texterkennung macht die Dokumente dabei automatisch durchsuchbar und editierbar. Dokumentenmanagement-Systeme fügen die digitalisierten Dokumente dabei automatisch an dem richtigen Platz in der Ordnerstruktur ein, ohne manuelle Zwischenschritte.
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