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Was ist Flottenmanagement?

Was ist Flottenmanagement?

Hier Papierstau, dort Tonermangel? Ärgerlich. Die Aufgabe des Flottenmanagements: die optimal zusammengestellte Druckerflotte so effizient wie möglich am Laufen zu halten.

Bei Flottenmanagement denken viele zuerst an Fuhrparks, sprich Autos, doch auch Druckerflotten wollen sinnvoll geplant und in Schuss gehalten werden. Ziel des Flottenmanagements, auch Fleet Management genannt, ist es, die Betriebskosten zu reduzieren. Dieses Ziel wird erreicht, indem Bürodrucker, MFPs und Faxgeräte effektiver genutzt werden und so ihre Produktivität gesteigert wird. Störungen der Druckerflotte werden durch gutes Flottenmanagement frühzeitig erkannt und beseitigt. Verbrauchsmaterialien wie Toner sind immer verfügbar. Regelmäßige Wartungen der Druckerflotte sind beim Fleet Management selbstverständlich.

Für den Überblick über Druckerflotten, die mitunter über verschiedene Gebäude oder sogar Städte verteilt sind, sorgt das Drucker-Monitoring. Das Monitoring erlaubt einen jederzeit aktuellen Überblick über den Zustand jedes einzelnen Geräts der Druckerflotte. Alle Geräte sind untereinander vernetzt, sammeln Daten und geben sie weiter – an eine digitale Schaltzentrale, in der alle Informationen zusammenlaufen und ausgewertet werden. Bei TA Triumph-Adler heißt diese Schaltzentrale TA Cockpit®. Die Schaltzentrale weiß, was wo passiert im Druckernetzwerk und wo es klemmt. Gehen Verbrauchsmaterialien zur Neige, wird automatisch Nachschub bestellt. Bei technischen Störungen werden die Servicetechniker informiert – samt Fehlerbericht. So liefert Drucker-Monitoring die notwendigen Informationen für das Management der Druckerflotte. Das spart Zeit, Kosten und Ressourcen.

Was Drucker-Monitoring alles kann

Digitale Schaltzentralen wie TA Cockpit® liefern jederzeit in Echtzeit den Überblick über Status und Standort der Druckerflotte. Das ist allerdings noch längst nicht alles:

  • Die Schaltzentrale hält die Firmware der Druckerflotte immer auf dem technisch neuesten Stand. Automatische Updates vermeiden Sicherheitslücken.
  • Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, das steigert die Betriebs- und die IT-Sicherheit.
  • Durch die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) können Benutzerkonten zusätzlich abgesichert werden.
  • Die Schaltzentrale erkennt nicht nur, bei welchem Multifunktionsdrucker der Toner zur Neige geht und bestellt automatisch Nachschub: Sie gibt überdies Tracking-Infos über den Status der Lieferung.
  • Bei vielen Störungen müssen sich die Servicetechnikerinnen und -techniker heute nicht mehr ins Auto setzen: Das Problem lässt sich immer häufiger „remote“ beheben.
  • Dieser Service kann oft – bei TA Triumph-Adler: immer – über das MFP-Display eingefordert werden. Über die Integration in das Ticketsystem ist der aktuelle Servicestatus jederzeit abrufbar. Serviceaufträge können jederzeit in Echtzeit aktualisiert oder auch storniert werden.

Effizientes Drucker-Monitoring kann aber noch mehr. Es zeigt, welches Gerät von wem genutzt wird. Welcher MFP wird für welche Aufgaben genutzt? Welche Geräte sind reparaturanfällig, welche überlastet und welche stehen meist ungenutzt herum? Und welche Kosten fallen dadurch an? Antworten auf solche Fragen geben Softwarelösungen wie aQrate von TA Triumph-Adler. All das erleichtert ein effizientes Flottenmanagement.

Ein letzter Punkt: Das Monitoring der Druckerflotte zeigt oft, dass der Gerätepark nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet ist. Das lässt sich mit einer MDS-Analyse ändern.

Ein Wort zu Faxgeräten

Faxgeräte mögen als Relikt aus dem 20. Jahrhundert gescholten werden. In einigen Branchen sind sie allerdings bis heute unverzichtbar. Zum Glück ist es mittlerweile möglich, Faxe digital zu verarbeiten, was Medienbrüche und vor allem unnötigen Aufwand vermeidet.

So werden durch modernes Flottenmanagement etwa E-Mails selbsttätig ins Faxformat umgewandelt, bevor das Dokument verschickt wird. Eingehende Faxe können am MFP mit entsprechender Software wie dem FaxHub von TA Triumph-Adler gedruckt, gespeichert oder per Mail weitergeleitet werden. Dabei werden sie in PDFs umgewandelt und in konfigurierbare E-Mail-Postfächer geschickt. Die Bedienung fällt kinderleicht über Apps wie SmartFax von – genau: TA Triumph-Adler.

Der Weg zur optimalen Druckerflotte

Je mehr Abteilungen „eigenständig“ ihre Drucksysteme kaufen und betreuen, desto höher sind die versteckten Prozesskosten und der administrative Aufwand. Da zugleich Verfügbarkeit und Effizienz sinken, muss effektives Flottenmanagement hier ansetzen. Wie der Gerätepark optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet wird, zeigt die kostenlose MDS-Analyse von TA Triumph-Adler. Bei dieser Analyse – MDS steht für Managed Document Services – wird der bestehende Gerätepark untersucht. Daraus werden Empfehlungen abgeleitet. Wie sinnvoll MDS-Analysen sind, zeigt sich regelmäßig in Umfragen, die offenbaren, dass in vielen Unternehmen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. In vielen A3-Fächern vergilbt das Papier. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete? Fehlanzeige. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst. Das alles ändert die MDS-Analyse.

Was bringt die MDS-Analyse?

Die MDS-Analyse bringt die eigene Druckerflotte auf Vordermann. Weg mit überflüssigen und reparaturanfälligen Geräten! Sie werden ersetzt durch moderne Drucksysteme. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn beim Flottenmanagement auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.

TA Triumph-Adler greift für – bei uns übrigens kostenlose! – MDS-Analysen auf das Know-how von jährlich rund 300 Analysen zurück. Resultat: ein individuelles Lösungskonzept für mehr Transparenz und Effizienz, für Zeit- und Kostenersparnis.

Wenn Sie vorab mehr erfahren wollen: Unser Whitepaper „MDS-Analyse: Mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ steht für Sie zum Download bereit.

Flottenmanagement mit TA Triumph-Adler

Für ein möglichst effizientes Flottenmanagement sorgt TA Triumph-Adler mit seiner MDS-Analyse und seiner digitalen Schaltzentrale TA Cockpit® – seit Jahren die Benchmark im Drucker-Monitoring. Mit dem umfassenden Update seiner digitalen Schaltzentrale hat TA Triumph-Adler die Zufriedenheit der Kunden noch einmal deutlich gesteigert. „Die Lösung von TA Triumph-Adler ist bei Weitem besser als alles, was wir vorher hatten“, sagt beispielsweise Frank Fiebiger, Leiter der Informationstechnologie bei der Sedus Stoll AG.

Alles aus einer Hand: TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen. Unsere Kunden müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander abstimmen – das übernimmt TA Triumph-Adler als IT-Lösungsanbieter.

Egal welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen und wie hoch Ihr Bedürfnis an IT-Sicherheit ist, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!

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