layout-page-overview-stage

Stage_DMS_Die vier größten Vorurteile

Digitalisierung_DMS_Dokumentenmangement

Digitalisierung_DMS_Dokumentenmanagement_

content-stage

Headline_DMS_Die vier größten Vorurteile

DMS: Die vier größten Vorurteile

content-dynamic-02

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen Unternehmen, Papierberge zu vermeiden, zu digitalisieren, zu reduzieren und zu archivieren – und das per Mausklick. Trotzdem schrecken viele Unternehmen vor der Einführung eines DMS zurück. Im Interview räumt Thomas Neubecker, Produktmanager ECM bei TA Triumph-Adler, mit den größten Vorurteilen auf und erklärt, warum die Vorbehalte gegenüber DMS unbegründet sind.  Herr Neubecker, erstes Vorurteil: „Das ist doch alles viel zu kompliziert.“Das kann ich so nicht gelten lassen. Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. Und die meisten Softwarelösungen funktionieren ähnlich intuitiv und lassen sich ebenso leicht handhaben. Außerdem: Bei der Einführung eines DMS gibt es Nutzerschulungen und Einzelanwenderschulungen – alleingelassen wird niemand. Schon zu Beginn der Implementierung planen die Unternehmen mit den Anbietern, wie das Schulungsprogramm aussieht. Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach ein DMS zu handeln ist. Die Dokumentensuche im DMS funktioniert zum Beispiel nicht anders als eine simple Suchanfrage im Internet.Zweites Vorurteil: „Die Umstellung dauert zu lange.“Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und hat über Jahrzehnte hinweg mit Papier gearbeitet. Gerade wenn es um digitale Lösungen geht, wird Veränderung deswegen zunächst als Störfaktor empfunden. Besonders weil Mitarbeiter die Einführung eines DMS oftmals mit der einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungssoftware oder einem Enterprise-Resource-Planning- (ERP-) System vergleichen. Solche Systeme stellen vorübergehend die komplette Firma auf den Kopf. Eine DMS-Einstiegslösung ist jedoch schon für unter 10.000 Euro zu haben und lässt sich – je nach Unternehmensgröße und Anzahl der DMS-Nutzer – bereits in zwei Tagen implementieren. Hier ist es wichtig, schrittweise vorzugehen und die Lösung allmählich auszubauen, damit sie sich reibungslos in den Arbeitsalltag integrieren lässt.  Drittes Vorurteil: „Gewohnte Arbeitsprozesse werden gestört und neue müssen erst mühsam erlernt werden.“Ja, manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden seinen gesamten Aktenschrank zu durchsuchen? Mit einem DMS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man enorm viel Zeit. In vielen Firmen kursieren zum Beispiel noch immer tagtäglich Umlaufmappen, was die Bearbeitungsprozesse auch so langwierig macht. Die Mappen liegen irgendwo auf einem Schreibtisch, und niemand weiß, wer die Dokumente gerade bearbeitet. Mit einem DMS nimmt man ein Dokument und packt es in eine virtuelle Umlaufmappe, die dann auf 50 „Schreibtischen“ gleichzeitig liegt und bearbeitet werden kann. Dieser Mehrwert kann übrigens auf jegliche Unternehmensprozesse wie Rechnungen, Lieferscheine, Bewerbungen etc. übertragen werden. Bei einer Rechnungsprüfung wird dann statt einer Unterschrift auf einem Blatt Papier ein Haken hinter das Dokument in der Software gesetzt. Das heißt: Ein DMS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.Viertes Vorurteil: „Digitale Daten sind flüchtig, nur was ich anfassen kann, hat auch Wert.“Diese Sorge ist typisch für Deutschland und sehr verbreitet. Bei der Einführung eines DMS erleben wir immer wieder, dass das Druckvolumen zu Anfang messbar ansteigt. Der Grund? Bevor Mitarbeiter ein Dokument in der „elektronischen Wolke“ nicht wiederfinden, drucken sie es lieber noch mal aus. Nach ein paar Wochen sinkt das Volumen wieder, weil die Mitarbeiter verstehen, dass die Daten auf dem Server sicher und vor allem schnell auffindbar sind.Ihr Appell an Unternehmen?   DMS ist eine Veränderung, aber eine Veränderung zum Positiven. Wer diese Chance nicht nutzt, hat keine Übersicht über seine Daten, kein richtiges Rechtemanagement und kann nicht wirklich DSGVO-konform arbeiten. Wer dagegen einen guten Partner an seiner Seite hat und die DMS-Einführung gut plant und schrittweise angeht, braucht keine Angst vor der Einführung zu haben. Organisation ist eben die halbe Miete – auch bei einer Software. Fazit: Digitalisierung bringt laut Thomas Neubecker nur dann etwas, wenn sie konsequent vom Prozess betrachtet und in den Arbeitsalltag integriert wird. Und das ist ohne ein DMS nicht möglich. TA Triumph-Adler hat deshalb eine kompakte Softwarelösung entwickelt, die genau dort ansetzt. <a href="/ta-de-de/software/workflows/dokumenten-management-systeme" target="_self">Sie wollen mehr wissen?</a>

Text1_DMS_Die vier größten Vorurteile

DMS: Die vier größten Vorurteile 

content-dynamic-03

Thomas Neubecker Mitarbeiter ECM ProjektunterstützungZur Person:  Seit 1998 tätig im Bereich DMS- und ECM-Lösungen. Nach verschiedenen Stationen im Vertrieb bei TA Triumph-Adler ist Thomas Neubecker jetzt im Unternehmen als Produktmanager ECM beschäftigt.

Thomas Neubecker

Porträt_Thomas Neubecker

Thomas Neubecker_Porträt

Ansprechpartner:

content-dynamic-04

Teaser_Das könnte Sie auch interessieren

Das könnte Sie auch interessieren:

content-dynamic-05

Teaser_DMS-Whitepaper

DMS_Whitepaper_Download_Dokumentenmanagement

DMS Whitepaper Download Dokumentenmanagement E-Paper

DMS-Whitepaper

Sie möchten sich vertraut machen mit den Vorteilen und Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements? Dafür gibt es unser Whitepaper „So geht's: Dokumentenmanagement digital!“.

Unser DMS-Whitepaper

Teaser_IT-Sicherheit_Phishing

IT-Sicherheit_Phishing

Vorsicht, Phishing! Das Wichtigste in fünf Punkten

Ein Klick, großer Schaden: Fallen Mitarbeiter auf Phishing-Mails rein, können sensible Daten sowie Geld verloren gehen – und ganze Systeme lahmgelegt werden. Die wichtigsten Infos.

Teaser_IT-Outsourcing

IT_Outsourcing

IT-Outsourcing

Outsourcing: Externes Knowhow für die eigene IT

Die IT an einen externen Dienstleister auslagern? Dafür gibt es viele gute Gründe. Die wichtigsten – und wieso es sich besonders im Gesundheitswesen lohnt – erfahren Sie hier.

content-dynamic-06

content-dynamic-07

content-dynamic-08

content-dynamic-09

content-dynamic-10

content-dynamic-11

content-dynamic-12

content-dynamic-13

content-dynamic-14

content-dynamic-15

content-dynamic-16

content-dynamic-17

content-dynamic-18

content-dynamic-19

content-dynamic-20

Unternehmen

Standorte

Unser Umweltmanagement

Umwelt

Karriere_Softgarden

Karriere

footer-top-list-1

Referenzen

Presse und Mediathek

Presse

footer-top-list-2

Download-Center

Aenean leo ligula, porttitor eu, consequat vitae, eleifend ac, enim. Aliquam lorem ante, dapibus in, viverra quis, feugiat a, tellus. Phasellus viverra nulla ut metus varius laoreet. Quisque rutrum.

Download Center

Link Partnerportal TA de

Partnerbereich

footer-top-list-3

Online Magazin

Newsletter

linkedin

LinkedIn

facebook

Facebook

footer-top-list-4

Rechtliche Hinweise

Datenschutz Übersicht

Datenschutzhinweis

Impressum

Kontakt

footer-bottom-list-1

Copyright

footer-copyright

DMS_Die vier größten Vorurteile

Aufwendig, kompliziert, teuer – das Thema DMS bereitet manchen Unternehmen Kopfzerbrechen. Die größten Vorurteile, und was ein Experte dazu sagt.  

Find the right systems for your needs here.

Eine Übersicht über alle Broschüren zum ausgewählten Produkt. Die Broschüren können heruntergeladen werden.

Eine Übersicht über alle Zertifikate zum ausgewählten Produkt. Die Zertifikate können heruntergeladen werden.

Eine Übersicht über alle Treiber zum ausgewählten Produkt. Die Treiber können heruntergeladen werden.

Eine Übersicht über alle Bedienungsanleitungen zum ausgewählten Produkt. Die Bedienungsanleitungen können heruntergeladen werden.

Eine Übersicht über alle Utilities zum ausgewählten Produkt. Die Utilities können heruntergeladen werden.

Overview

Softgarden Zertifikat

Copy currently shown tooltip {name} name

 | Triumph-Adler