16.01.2025
E-Rechnungen rechtssicher archivieren
Digitale Belege mit ECM ebenso sicher aufbewahren wie Papier
„Es bedarf geeigneter Methoden, um digitale Dokumente ebenso sicher vorhalten zu können wie Papierbelege“, sagt Stefan Halupka. „Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM), mit dem sich ganze Workflows – einschließlich der Dokumentenaufbewahrung – digitalisieren und weitgehend automatisieren lassen, leistet dabei eine wertvolle Unterstützung.“ Unternehmen sind deshalb gut beraten, das Thema Aufbewahrungspflicht ernst zu nehmen und frühzeitig ein effizientes Archivierungssystem zu etablieren, mit dem sich alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen lassen.
Experten sind sich einig: In absehbarer Zeit ist ein Papierarchiv mit Aktenordnern Vergangenheit. Ein digitales Dokumentenmanagement bietet in puncto Archivierung zahlreiche Vorteile – unter anderem eine erhebliche Platzersparnis, eine einfachere Suche und die Option, Prozesse durch Teilautomatisierung insgesamt effizienter zu gestalten. „Wer bei der Umstellung auf digitale Prozesse von Anfang an auf eine einheitliche Softwareumgebung setzt, mit der nach und nach alle Abteilungen arbeiten können, ist klar auf der Gewinnerseite“, sagt ECM-und ICT-Experte Stefan Halupka. Denn moderne ECM-Systeme bringen bereits alle Voraussetzungen mit, damit Unternehmen die revisionssichere Ablage ihrer Daten sicherstellen können.
Experten sind sich einig: In absehbarer Zeit ist ein Papierarchiv mit Aktenordnern Vergangenheit. Ein digitales Dokumentenmanagement bietet in puncto Archivierung zahlreiche Vorteile – unter anderem eine erhebliche Platzersparnis, eine einfachere Suche und die Option, Prozesse durch Teilautomatisierung insgesamt effizienter zu gestalten. „Wer bei der Umstellung auf digitale Prozesse von Anfang an auf eine einheitliche Softwareumgebung setzt, mit der nach und nach alle Abteilungen arbeiten können, ist klar auf der Gewinnerseite“, sagt ECM-und ICT-Experte Stefan Halupka. Denn moderne ECM-Systeme bringen bereits alle Voraussetzungen mit, damit Unternehmen die revisionssichere Ablage ihrer Daten sicherstellen können.
Ein effizientes, rechtssicheres Archivierungssystem etablieren
Zahlreiche Dokumente, die täglich im Büro kursieren, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Dazu gehört alles, was für die Steuerfestsetzung beim Finanzamt relevant ist und dort vorgelegt werden muss. Ein entscheidender Faktor dabei ist, die einwandfreie Lesbarkeit des aufzubewahrenden Dokuments über den gesamten Zeitraum hinweg sicherzustellen. „In diesem Kontext liegen die Risiken für digitale Dokumente im Vergleich zu analogen Unterlagen anders: Ihnen drohen in erster Linie Gefahren durch die Verwendung von Speichermedien mit begrenzter Lebensdauer“, sagt Stefan Halupka von TA Triumph-Adler. Handelsübliche Festplatten seien für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente in der Regel ungeeignet. Auch kann der Datenverlust aufgrund von Serverausfällen oder Cyberkriminalität drohen. Sein Rat: auf spezialisierte Service-Provider zurückzugreifen, die über klar definierte Service-Levels ein hohes Maß an Sicherheit bieten, indem Unternehmen auf ECM-Systeme aus der Cloud setzen. Diese sind aufgrund ihrer redundanten Datenhaltung in europäischen Rechenzentren nicht nur hochverfügbar, sie sind auch rechtskonform und stets auf dem neuesten Stand der Technik.
Der Schlüssel zu allem: digitaler Rechnungseingang
Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst wie eine Herausforderung wirken, doch mit der richtigen Vorbereitung und der passenden Software lässt sich dieser Prozess reibungslos gestalten. Den digitalen Rechnungseingang zu ermöglichen, wird Pflicht zum 1. Januar 2025, das Versenden von digitalen Rechnungen danach mit Übergangsfristen auch. Unternehmen kommen also nicht daran vorbei, auf digitale Prozesse umzustellen und sich mehr und mehr vom Papier zu verabschieden. Es braucht also einen softwaregestützten Workflow.
Um Rechnungen zu verarbeiten, bieten sich ECM-Lösungen an. Sie haben zwei Aufgaben: Sie kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Und sie leiten diese digitalen Dokumente auf individuell festgelegten und hochgradig automatisierten Workflows durchs Unternehmen.
Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler erkennen XRechnungen und leiten sie direkt auf dem vorgesehenen Workflow weiter. Dabei macht die Software die maschinenlesbaren Dateien auch für Menschen lesbar. ZUGFeRD-Rechnungen werden ebenso problemlos erkannt und auf den digitalen Weg zum Bearbeiten und Freigeben gebracht.
Um Rechnungen zu verarbeiten, bieten sich ECM-Lösungen an. Sie haben zwei Aufgaben: Sie kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Und sie leiten diese digitalen Dokumente auf individuell festgelegten und hochgradig automatisierten Workflows durchs Unternehmen.
Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler erkennen XRechnungen und leiten sie direkt auf dem vorgesehenen Workflow weiter. Dabei macht die Software die maschinenlesbaren Dateien auch für Menschen lesbar. ZUGFeRD-Rechnungen werden ebenso problemlos erkannt und auf den digitalen Weg zum Bearbeiten und Freigeben gebracht.
Aufbewahrungspflicht einhalten – revisionssicher und rechtskonform
Die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten ist auch für digitale Dokumente unumgänglich. Denn immer mehr Dokumente müssen wie die E-Rechnung künftig digital ausgetauscht und verarbeitet werden. Moderne ECM-Systeme eröffnen hier zahlreiche Vorteile. Durch eine einheitliche Softwareplattform und klar definierte Workflows lassen sich digitale Dokumente einfach bearbeiten, verwalten und rechtssicher archivieren.
„Ein digitales Archiv bietet eine erhebliche Platzersparnis und ermöglicht durch eine leistungsfähige Suche und automatisierte Dokumentenprozesse effizientere und schlankere Abläufe“, so Stefan Halupka. „Fristen lassen sich automatisch einhalten, Belege sind dank Indexsuche und Zeitstempel meist einfacher und schneller zu finden. Und am allerwichtigsten: Die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung, wie sie die GoBD vorschreibt, werden erfüllt.“
„Ein digitales Archiv bietet eine erhebliche Platzersparnis und ermöglicht durch eine leistungsfähige Suche und automatisierte Dokumentenprozesse effizientere und schlankere Abläufe“, so Stefan Halupka. „Fristen lassen sich automatisch einhalten, Belege sind dank Indexsuche und Zeitstempel meist einfacher und schneller zu finden. Und am allerwichtigsten: Die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung, wie sie die GoBD vorschreibt, werden erfüllt.“
