Was bedeutet rechtssicheres Scannen konkret?
Rechtssicheres Scannen beschreibt die Digitalisierung von Papierunterlagen unter Einhaltung gesetzlicher, organisatorischer und technischer Anforderungen. Ziel ist es, die Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der digitalen Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg sicherzustellen.Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den GoBD, dem Handelsgesetzbuch und der DSGVO. Für die Beweiskraft digitalisierter Dokumente spielt zudem § 371b ZPO eine Rolle. Im öffentlichen Bereich verweist § 7 des E-Government-Gesetzes auf die elektronische Aktenführung. Die technische Richtlinie TR-RESISCAN (TR-03138) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik konkretisiert die Anforderungen an das ersetzende Scannen und beschreibt einen strukturierten Referenzprozess.Zentral ist die Abgrenzung zwischen einfachem und ersetzendem Scannen. Einfaches Scannen:
Das Papier bleibt rechtlich maßgeblich. Die digitale Kopie dient nur der Arbeitserleichterung.
Ersetzendes Scannen:
Das digitale Dokument ersetzt das Original vollständig. Papier darf nach definierten Kontroll- und Freigabeschritten vernichtet werden. Voraussetzung ist ein dokumentierter, kontrollierter und technisch abgesicherter Prozess.
Gerade diese Unterscheidung ist wesentlich, da nur beim ersetzenden Scannen erhöhte Anforderungen an Organisation, Technik und Dokumentation bestehen. Es entsteht ein vollständig digitaler Beweisprozess, mit entsprechendem Haftungs- und Prüfungsbezug.
Die TR-RESISCAN beschreibt hierfür einen normkonformen Referenzprozess vom Scan bis zur revisionssicheren Übergabe an DMS- oder Archivsysteme.
Entscheidend sind drei Prinzipien:
Integrität (keine unbemerkte Veränderung)
Authentizität (nachvollziehbare Herkunft)
Verfügbarkeit (auffindbar während der gesamten Aufbewahrungsfrist)
Rechtssicheres Scannen ist damit kein Gerätemerkmal, sondern ein Compliance-Prozess.
Voraussetzungen für einen rechtssicheren
Revisionssicherheit entsteht durch klare Prozesse und technische Standards. Organisatorisch müssen Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sein: Wer prüft Dokumente, wer erteilt Freigaben, wie werden Sonderfälle behandelt? Beim ersetzenden Scannen sind dokumentierte Kontrollen und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation verpflichtend.
Technisch müssen die eingesetzten Systeme dem Stand der Technik entsprechen. Dazu zählen Scanner mit zuverlässiger Mehrfacheinzugserkennung, etwa durch Ultraschallsensoren im Duplexeinzug, um vollständige und korrekte Digitalisate sicherzustellen. Einheitliche Scaneinstellungen, automatische Metadatenerfassung, verschlüsselte Übertragung und ein Transfervermerk sichern die Integrität des Prozesses.
Revisionssicherheit bedeutet Schutz vor nachträglichen Änderungen. Unveränderbare Formate wie PDF/A, klare Berechtigungskonzepte und eine lückenlose Protokollierung sind dafür unerlässlich.
Bedeutung und Inhalte der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist das Herzstück der Rechtssicherheit. Sie beschreibt nachvollziehbar, wie der Scanprozess organisiert ist, welche Systeme eingesetzt werden und wie Kontrollen durchgeführt werden. Ziel ist es, einem sachverständigen Dritten, etwa einem Betriebsprüfer, die vollständige Nachvollziehbarkeit des Verfahrens zu ermöglichen.
In der Praxis scheitern viele Unternehmen nicht an der Technik, sondern an unzureichender Dokumentation. Häufig sind Prozesse zwar implementiert, jedoch nicht sauber beschrieben oder nicht aktuell gehalten. Ebenso problematisch sind Abweichungen zwischen dokumentiertem Soll-Prozess und tatsächlicher Praxis. Genau hier entstehen Risiken bei Prüfungen.
Eine belastbare Verfahrensdokumentation verbindet organisatorische Regelungen, technische Maßnahmen und konkrete Arbeitsanweisungen zu einem konsistenten Gesamtbild.
Rolle eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
Ein Dokumenten-Management-System bildet die technische Grundlage für rechtssicheres Scannen. Es stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar gespeichert, strukturiert indexiert und jederzeit auffindbar sind. Gleichzeitig ermöglicht es differenzierte Zugriffskontrollen und eine lückenlose Protokollierung sämtlicher Aktivitäten.Moderne DMS-Lösungen fungieren als zentrale Steuerungseinheit zwischen Scan-Hardware und nachgelagerten Systemen. Dokumente werden validiert, abgesichert und erst anschließend revisionssicher übergeben. Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger, auditfähiger Prozess. Darüber hinaus unterstützt ein DMS die Umsetzung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen. Dokumente werden nicht nur revisionssicher gespeichert, sondern auch regelkonform archiviert und nach Ablauf definierter Fristen nachvollziehbar gelöscht.Für IT-Entscheider bedeutet das: Die Systemarchitektur entscheidet über Compliance. Für die Geschäftsführung ist entscheidend, dass digitale Dokumente im Streitfall als belastbarer Beweis anerkannt werden. Schritt für Schritt zum rechtssicheren Scannen
Rechtssicherheit entsteht nicht durch Technik allein. Durch folgende Schritte kann ein klarer Ablauf entstehen:
Schritt 1: Posteingang vorbereiten
Eingehende Papierdokumente werden gesammelt, vorsortiert und scanfähig gemacht. Dazu gehören das Entfernen von Heftklammern, die eindeutige Zuordnung zu Vorgängen sowie die Festlegung verbindlicher Scanprofile. Bereits hier wird definiert, welche Dokumente ersetzend gescannt werden dürfen und welche gesetzlichen Papieraufbewahrungspflichten unterliegen.
Schritt 2: Scannen und Ausnahmen behandeln
Die Dokumente werden nach festgelegten Scanparametern digitalisiert. Dabei sind verbindliche Qualitätskontrollen durchzuführen. Vollständigkeit, Lesbarkeit, richtige Ausrichtung und korrekte Zuordnung müssen geprüft werden.
Gleichzeitig sind klare Regelungen für Ausnahmefälle erforderlich. Fehlscans, unleserliche Seiten, beschädigte Originale oder Dubletten müssen dokumentiert, gegebenenfalls neu gescannt oder separat behandelt werden.
Der Umgang mit Originalen ist eindeutig festzulegen: Papierdokumente dürfen erst nach erfolgreichem Abschluss aller Kontrollen vernichtet oder archiviert werden – abhängig davon, ob ersetzendes Scannen zulässig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Schritt 3: Indexierung und Ablage
Die digitalen Dokumente werden mit strukturierten Metadaten versehen und in einem geeigneten System abgelegt. Ziel ist eine jederzeit nachvollziehbare, eindeutige Zuordnung sowie eine revisionssichere Speicherung.
Schritt 4: Freigabe und Vernichtung der Originale
Nach definierten Freigabeschritten – beispielsweise im Vier-Augen-Prinzip – können Papieroriginale vernichtet werden, sofern alle rechtlichen und internen Anforderungen erfüllt sind.
Wer diesen Schritt nicht sauber regelt, riskiert im Ernstfall Beweisprobleme. Rechtssicheres Scannen erfordert Erfahrung in Prozessgestaltung, IT-Integration und regulatorischen Anforderungen. TA Triumph-Adler begleitet Unternehmen dabei als professioneller Partner mit strukturierten Prozessen.
