Implementierung eines Dokumentenmanagements in 5 Schritten
Eine Dokumenten-Management-Lösung lässt sich in fünf grundlegenden Arbeitsschritten einführen:
Schritt 1: Anforderungsaufnahme – Bedürfnisse erfassen
Bevor ein DMS oder ECM eingeführt wird, steht die Analyse im Mittelpunkt: Welche Inhalte sollen künftig digital verwaltet werden? Welche internen Abläufe sind betroffen? Dabei werden technische und organisatorische Anforderungen gesammelt, Stakeholder eingebunden und Ziele definiert. Diese Phase schafft die Grundlage, um Prozesse sinnvoll zu digitalisieren, Rollen zu klären und gesetzliche Rahmenbedingungen zu erfüllen.
Schritt 2: Software-Auswahl – Systeme indexieren und bewerten
Basierend auf den identifizierten Anforderungen wird die passende Lösung gesucht. Im Fokus stehen dabei Kriterien wie Funktionalität (z. B. Workflow, Versionierung, Archivierung), Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und rechtliche Konformität. Anbieter werden hinsichtlich Innovationsfähigkeit, Supportqualität, Referenzen und langfristiger Entwicklungsperspektiven geprüft. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die optimal zu bestehenden IT-Strukturen und den gewünschten digitalen Abläufen passt.
Schritt 3: Installation und Einführung – Struktur schaffen
Die Einführung beginnt mit der technischen Einrichtung und der Integration der DMS-/ECM-Software in bestehende Systemlandschaften. Hier wird der Grundstein für strukturierte digitale Ablagen gelegt: Dokumentenklassen, Indexfelder, Zugriffskonzepte und Rollenverteilungen werden definiert. Auch Schnittstellen zu ERP, CRM oder E-Mail-Systemen werden implementiert – damit Prozesse künftig automatisiert und medienbruchfrei ablaufen können.
Schritt 4: Tests und Anwenderschulungen – Archivieren und Wissen sichern
Vor dem produktiven Einsatz erfolgen Tests und Pilotphasen mit ausgewählten Nutzergruppen. Begleitend werden Schulungen angeboten, um Mitarbeitende mit der neuen Systematik vertraut zu machen. Ziel ist es, Bedienfehler zu vermeiden und den sicheren Umgang mit Funktionen wie Versionierung, revisionssicherer Archivierung oder digitaler Signatur zu gewährleisten. So entsteht Akzeptanz und Vertrauen in die neue digitale Infrastruktur.
Schritt 5: Etablierung und kontinuierliche Anpassung – Bereitstellen und optimieren
Auch nach der Einführung ist das Projekt nicht abgeschlossen. Die Nutzung wird evaluiert, Prozesse werden weiter automatisiert, die Dokumentenmanagement-Struktur wird kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst. Feedbackschleifen, SLA-Überwachung und systematische Erfolgsmessung (z. B. durch KPIs wie Zugriffszeiten oder Nutzerzufriedenheit) helfen dabei, das System langfristig wirksam im Arbeitsalltag zu verankern.
Wann sollten Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Lösung entscheiden?
Ein Dokumentenmanagenement eignet sich für jedes Unternehmen, denn jedes Unternehmen schlägt sich mit bürokratischer Dokumentenverwaltung herum – ganz gleich, ob KMUs mit Wachstumsplänen oder große Unternehmen mit hohem Datenaufkommen. Eine Implementierung bietet sich für Sie in jedem Fall an, wenn in Ihrem Unternehmen:
- Große Mengen an Akten, Dokumenten, Gutachten, Urkunden und Prüfberichten erstellt, bearbeitet und verwaltet werden
- Viele Abteilungen und Teams, intern oder extern, zusammenarbeiten und Daten austauschen
- Sensible Daten mit hohen Compliance-Anforderungen verarbeitet und gespeichert werden
- Große und komplexe Datensätze und Datenspeicher vorliegen
Welches DMS oder ECM letztlich am besten zu Ihren Anforderungen passt, lässt sich pauschal nicht festlegen. Die Entscheidung hängt vor allem von individuellen Faktoren ab wie:
- Unternehmensgröße und Branche
- Budget und vorhandene IT-Infrastruktur
- On-Premises-Lösung oder DMS/ ECM per Cloud
- Standard oder individualisiert
- DMS oder ECM
