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DMS-Lösungen

Papierberge abzutragen, gelingt durch Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. Endlose Regalmeter an Aktenordnern werden platzschonend digital gespeichert. Beim Bearbeiten ersetzt ein Mausklick den Griff zum Aktenordner. Eine schlüssige Ordnerstruktur sorgt für den schnellen und direkten Zugriff. Finden statt Suchen.

DMS-Lösungen kümmern sich um das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten, die zum Schluss revisionssicher archiviert werden. Dank der DMS-Software ist jederzeit zu sehen, wo sich welches Dokument befindet und wer es bislang bearbeitet hat. Sämtliche Dokumente werden Kategorien zugeordnet und verschlagwortet, damit sie leicht zu finden sind.

So erlauben DMS-Lösungen die Übersicht über alle Dokumente und ihren aktuellen Status. Sie bieten darüber hinaus Workflows, die Dokumente auf dem digitalen Weg über sämtliche Stationen begleiten. Es ist jederzeit klar, wo das Dokument gerade ist und welcher Schritt als nächster ansteht.

Die DMS-Lösung von TA Triumph-Adler

TABO

Auch für TABO (TA Business Optimizer) sind Server nötig, die zentral alle Dokumente abspeichern und auf die Anwender via Software-Client zugreifen. Die TABO Software wird daher auf den Computern jedes Nutzers installiert. Workflows und andere Einstellungen können beim Upgrade TABO Professional problemlos individualisiert werden.

Die 4 Vorteile von DMS-Lösungen

  1. Zeit sparen
    Die DMS-Lösungen von TA Triumph-Adler importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeiten lassen sich Dokumente und Informationen schnell finden.
  2. Unabhängigkeit gewinnen
    Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben DMS-Systeme den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs auf die Dokumente zugegriffen werden.
  3. Sicher archivieren
    Digitale Dokumente können verändert werden. Das sorgt für Probleme, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. Deshalb speichern DMS-Lösungen sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen. Diese revisionssichere Archivierung genügt den GoBD-und DSGVO-Vorgaben.
  4. Kosten sparen
    Ein offenkundiger Vorteil unserer DMS-Lösungen: Wo alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner. Die Hauspost wird virtuell, die Umlaufmappen werden digital. Das spart nicht nur Geld, sondern hilft auch der Umwelt.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Einfache Umstellung von analog auf digital
  • Verkürzte Durchlaufzeiten von Dokumenten
  • Sämtliche Dokumente werden revisionssicher archiviert
  • Überschaubare Investitionskosten
  • Standardisierte Workflows sorgen für Transparenz

Während die Workflows bei DMS-Lösungen standardisiert sind, können sie bei ECM-Systemen individuell zugeschnitten werden. Diese Systeme bieten die gleichen Leistungen wie DMS-Lösungen und darüber hinaus weitgehend automatisierte Workflows, die für jeden Auftraggeber maßgeschneidert werden. So erlauben sie noch bequemere und effizientere Abläufe.

Wenn Sie sich erst einmal vertraut machen wollen mit den Vorteilen und Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements: Dafür gibt es das kostenfreie Whitepaper „DMS – kleiner Schritt, große Wirkung“.

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