Das Problem: Aktenstapel, prallvolle E-Mail-Postfächer, unübersichtliche Datenbanken. Die Lösung: ECM. Hinter dem Kürzel verbergen sich die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme, die für Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnen. In einer Welt, in der sich Digitalisierung zum wettbewerbsentscheidenden Faktor entwickelt, kommt es auf die gute Organisation und die schnelle Bereitstellung von Unternehmensdaten an. Dazu zählen unter anderem E-Mails, Kundendaten, Rechnungen, Dokumente sowie Präsentationen und Videos. Ein ECM-System bringt Ordnung ins Chaos!
Entdecken Sie Enterprise Content Management Software von TA Triumph-Adler und strukturieren Sie Ihre Unternehmensdaten im vernetzten Büro!
ECM-Lösungen: mehr Effizienz im vernetzten Büro
Wir kennen es – Sie kennen es auch: Mit jedem Tag im Unternehmen steigt die Daten- und Informationsflut. Das fängt bei E-Mails im dreistelligen Bereich an und reicht bis hin zum Sammelsurium aus Bewerbungsschreiben, Personalakten, PDFs, Tabellen, Präsentationen sowie wichtigen Rechnungen und Briefings.
Existieren Unterlagen nur in Papierform, müssen sie eingescannt werden, um überhaupt in den digitalen Unternehmenskreislauf zu gelangen. Digitalisierung allein reicht jedoch nicht. Um die wachsende Zahl an vielfältigen Unternehmensdaten zu strukturieren und in ein einheitliches Datensystem einzusortieren sowie gezielt auf Informationen zugreifen zu können, braucht es eine leistungsstarke digitale Lösung.
Genau hierfür bietet TA Triumph-Adler zukunftsfähige Systeme und Software für Enterprise Content Management. Dazu zählen ein vollintegriertes ECM oder modulare Komponenten für die digitale Rechnungsbearbeitung und die digitale Verwaltung von Akten, Personal, Projekten, Verträgen und Lieferanten.
Enterprise Content Management Systeme: Definition
| Was ist ECM? | Was macht ECM? | Welche Ziele hat ECM? |
| Der AIIM-Branchenverband definiert Enterprise Content Management mit der Erklärung: ECM-Lösungen bieten Strategien, Methoden und Tools, die strukturierte, schwachstrukturierte oder unstrukturierte Informationen und Inhalte bündeln und organisatorische Unternehmensprozesse optimieren. | ECM strafft Ihr digitales Ökosystem durch automatisierte und standardisierte Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten und Daten – sowohl analog als auch digital. | Die Ziele von ECM umfassen Effizienz- und Produktivitätssteigerung, standardisierte Verwaltung und Zusammenarbeit, nachhaltigen Wissenstransfer, Kostenersparnis sowie vorschriftsmäßige Compliance – online und offline. |
Erklärt: Strukturierte, schwachstrukturierte und unstrukturierte Informationen Strukturierte Inhalte liegen in spezifischen Datensystemen vor und umfassen unter anderem Rechnungen, Vertragsunterlagen, Personalakten oder Datenbanken. Zu schwach- oder unstrukturierten Daten zählen zum Beispiel E-Mails, schriftliche Korrespondenz, Dokumente, Präsentationen, Fotos, Audio-Daten oder Gesprächsnotizen. Diese liegen meist in nicht vordefinierten oder uneinheitlichen Formaten vor, was die Sortierung und Verwaltung erschwert. Mit ECM sorgen Sie für mehr Ordnung im analogen und digitale Aktenchaos. |
Mit Klarheit klar im Vorteil bleiben – durch ECM von TA Triumph-Adler
Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen und Abheften – all das gehörte und gehört zum unternehmerischen Alltag. Je digitaler die Arbeitswelt jedoch wird, desto schneller müssen Unternehmen Wege finden, Geschäftsdaten nicht nur physisch, sondern auch digital zu sichern, zu strukturieren und zugänglich zu machen. Diese Wege zeigen Enterprise Content Management Systeme auf.
Welche Bedeutung ECM für Unternehmen hat, betont der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom e.V.) in der Studie „Digital Office Index 2022“:
Ganze 76 Prozent aller befragten Unternehmen verwenden bereits ECM-Lösungen – Tendenz klar steigend. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen besteht hingegen klarer Nachholbedarf. Viele KMUs drohen den Anschluss in Sachen Digitalisierung zu verpassen.
Einen guten Grund, zu warten, gibt es nicht, denn Unternehmen in nahezu allen Branchen profitieren von ECM. TA Triumph-Adler bietet die nötige Ausstattung für Ihre zukunftssichere IT-Infrastruktur, bestehend aus Hardware zum Drucken, Scannen und Kopieren wie unseren multifunktionalen Bürodruckern sowie aus unseren Softwareangeboten für ECM-Systeme.
Lassen Sie sich von folgenden Vorteilen der Lösungen von TA Triumph-Adler für ECM überzeugen:
Produktivität steigern
Sparen Sie Zeit und Aufwand und steigern Sie Ihre Produktivität, Skalierbarkeit und Wettbewerbsfähigkeit – durch die Reduzierung papiergebundener Prozesse, durch vereinheitlichte digitale Abläufe und durch die Anpassung an hybride Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Gleit- und Teilzeit.
Strukturieren Sie die Organisation Ihrer Informationen nach Aufgaben- und Unternehmensbereichen und profitieren Sie durch Verschlagwortung und Metadaten von einem schnellen und gezielten Finden statt langem Suchen – durch die automatisierte, standardisierte Erfassung, Erkennung und Sortierung von Daten und Inhalten sowie durch externe Schnittstellen zur automatisierten Datenübergabe an weitere ERP- oder CRM-Systeme.
Zeit und Kosten sparen
Vermeiden Sie unnötige Betriebsausgaben und unnötigen Zeitaufwand – durch schnelleres und übersichtlicheres Informationsmanagement, reduzierten Speicherplatz und effizientere automatisierte Prozesse.
Zusammenarbeit standardisieren
Fördern Sie eine bessere interne und externe Zusammenarbeit und einen nachhaltigen Wissensaustausch bei On- und Offboarding – durch einheitliche ECM-Datenmodelle, vereinfachte Workflows und schnellere Erfassung, Ablage, Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen für viele Beschäftigte, Partner, Kunden und Lieferanten. Wo viele zusammenarbeiten, wurde es früher schnell unübersichtlich – mit Managementlösungen für Unternehmenswissen muss das nicht sein.
Datensicherheit und Compliance einhalten
Halten Sie alle Datenschutz- und Compliance-Vorgaben ein und schließen Sie unnötige Sicherheitslücken – durch einheitliche Sicherheitsstandards und Zugriffsrechte, elektronische Signaturen, Versionierung sowie revisionssicheres Archivieren gemäß DSGVO und GoBD.
Nachhaltiger arbeiten
Sparen Sie Ressourcen und fördern Sie ein verschwendungsarmes, papierloses und nachhaltiges Büro – durch reduzierten Dokumenten- und Papieraufwand und digitalisierte, vernetzte Arbeitsabläufe.
So funktioniert Enterprise Content Management in 4 Schritten
Welchen Nutzen haben Informationen, wenn sie sich nicht sofort finden oder verwenden lassen? Für das Problem unstrukturierter Archivierung und ineffizienter Workflows in Unternehmen bietet ECM mit den folgenden vier Funktionen die Lösung:
Schritt 1: Einspeisen
Ob Rechnungen und Belege, die Sie vor Ort einscannen, oder E-Mails, Dokumente, Gesprächsnotizen und Tabellen, die Sie auf digitalem Weg erhalten – Inhalte aus verschiedensten Formaten und Quellen speisen Sie durch Scannen, Hochladen und Speichern schnell in Ihr ECM-System ein. Durch das Erfassen in einem einheitlichen Datensystem vermeiden Sie Prozessbrüche und arbeiten mit einer flexiblen, homogenen und anschlussfähigen Softwarelandschaft.
Schritt 2: Erschließen
Durch Volltexterkennung und Indexierung erschließt ECM Ihre Informationen unter anderem mithilfe von Metadaten und Schlagwörtern. Auf diese Weise lassen sich Inhalte anhand von spezifischen Dokumenteigenschaften klassifizieren, abspeichern und automatisch Unternehmensbereichen, Projekten und Datenbanken zuordnen.
Schritt 3: Vernetzen
Durch Bezüge zwischen und Zuordnungen von Inhalten und Informationen erleichtern ECM-Funktionen die Suche nach Dateien und Daten sowie die Navigation innerhalb des Systems. Die strukturierte und klassifizierte Archivierung unterstützt semantische Suchfunktionen, das Kontextverständnis und die Suche in natürlicher Sprache, um Informationen sofort benutzerfreundlich auszugeben. Je besser und vernetzter die Integration von ECM-Lösungen in verschiedenen Unternehmensbereichen ist, desto leichter lassen sich digitale, effiziente Workflows definieren.
Schritt 4: Bereitstellen
Die Erfassung, Erschließung und Vernetzung bilden zentrale ECM-Funktionen. Erfolgreiches ECM zeigt sich jedoch erst in der schnellen, sicheren Bereitstellung erfasster und strukturierter Inhalte. Hierzu braucht es zum einen nahtlose Schnittstellen zu internen und externen Anwendungen und zum anderen ein schnelles Auffinden und Abrufen von Dokumenten und Inhalten durch interne sowie mobile Suchfunktionen. Dazu gehören auch Sicherheitsvorkehrungen wie Rechteverwaltung und individuelle Authentifizierungsszenarios.
Gewusst wie: Enterprise Content Management (ECM) richtig auswählen
Die Einführung von ECM-Systemen bewirkt vor allem eins: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen orts- und systemunabhängig im Unternehmen, im Homeoffice oder auf mobilen Endgeräten über eine einheitliche, benutzerfreundliche Software, die Arbeitsabläufe beschleunigt, Fehleranfälligkeit und Redundanzen reduziert und die Effizienz optimiert. Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsprozessen bieten sich hierzu verschiedene Lösungsansätze an.
Mit einem ECM von TA Triumph-Adler stehen Ihnen sowohl angepasste, integrierte On-Premises-Lösungen vor Ort als auch flexible, modulare Cloud-Lösungen zur Auswahl.
Unterschied: Ist das schon ECM oder noch DMS? Das Akronym DMS steht für Dokumenten-Management-Systeme und taucht oft als Synonym für ECM auf. Es gibt jedoch klare Unterschiede, durch die sich ECM und DMS voneinander abgrenzen: DMS-Tools spezialisieren sich auf die Verwaltung von strukturierten Inhalten wie Dokumenten, PDFs, Rechnungen und Verträgen und unterstützen Unternehmen konkret bei der Dokumentenverwaltung. ECM dient hingegen als Oberbegriff für Software, die bei der Erfassung, Organisation und Bereitstellung strukturierter, semistrukturierter und unstrukturierter Inhalte unterstützt. DMS kann somit ein möglicher Bestandteil von ECM sein, ist damit jedoch nicht identisch. |
Die 5 Kategorien von ECM im Überblick
Bereits im Verlauf eines Arbeitstages sammelt sich eine Vielfalt an Daten, die eigene Dateiformate, verschiedene Kommunikationskanäle und individuelle Zugriffsrechte verwenden. Dazu zählen nicht nur Rechnungen, Verträge, Personalakten und Finanzdaten, sondern auch die ganze Vielfalt an unstrukturierten Projekt- und Bürodaten.
Da ein einzelnes Dokumenten-Management-System (DMS) zur Dokumentenverwaltung bei komplexen Geschäftsprozessen oft nicht genügt, bestehen ganzheitliche ECM-Lösungen nicht aus einer Software oder einem Tool. Die verschiedenen ECM-Komponenten lassen sich in die folgenden fünf Kategorien unterteilen:
- Erfassung (Capture): Inhalte und Informationen werden mit ECM-Software aus vielfältigen Quellen wie Papierdokumenten, E-Mails, Notizen, Studien, Analysen oder Internet-Ressourcen erfasst und mittels Datenerkennung und Indexierung strukturiert in das ECM-System eingespeist.
- Verwaltung (Manage): Informationen werden durch Dokumentenmanagement, kollaborative Systeme, Enterprise Web Content Management und Records Management sowie Workflow Management verarbeitet, sortiert, modifiziert und nutzbar gemacht.
- Speicherung (Store): Für Inhalte, die nicht archivierungspflichtig oder nicht archivierungswürdig sind, kommen Repositories (also Verzeichnisse und Archive für Daten oder Softwarepakete), Library Services und Speichertechniken zur temporären Ablage zum Einsatz.
- Bewahrung (Preserve): Zur mittel- oder langfristigen, stabilen und unveränderlichen Archivierung und Speicherung sensibler oder archivierungspflichtiger Informationen werden elektronische Archivsysteme wie Document Management, Records Management, Speicher-Subsysteme und Library Services eingesetzt. Die Preserve-Komponenten spielen durch konstante Vorbereitung und Pflege zudem für die Durchführung von Migrationen von Daten und Informationen in neue Umgebungen eine wesentliche Rolle.
- Ausgabe (Deliver): Die Deliver-Komponenten dienen der Bereitstellung und Ausgabe von erfassten, gespeicherten und indizierten Inhalten. Hierbei kommen verschiedene Werkzeuge zur Transformation und Aufbereitung sowie zur verlustfreien, schnellen, kontrollierten und gezielten Bereitstellung von Inhalten zum Einsatz. Dazu zählen auch Sicherheitsfunktionen wie elektronische Signaturen und Rechteverwaltung.
Enterprise Content Management: am Beispiel Rechnungsprüfung erklärt
ECM ist alles andere als abstrakt – im Gegenteil: Es handelt sich dabei um ein leicht verständliches Prinzip, das sich für simple und komplexe Geschäftsprozesse gleichermaßen eignet. Am besten erklären wir den Nutzen von ECM an einem Praxisbeispiel aus der Rechnungsprüfung, einem der häufigsten Anwendungsfelder von ECM.
Unternehmen müssen bei Eingang von schriftlichen und elektronischen Rechnungen prüfen, ob diese formal und sachlich den Anforderungen gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Rechnungen enthalten somit festgelegte Angaben und weisen eine vorgegebene Struktur auf. Aufgrund dieser Rechnungsstandards zählen sie zu den strukturierten Inhalten, für die ECM-Systeme im Grunde die Experten sind.
Mit einem ECM-Modul für digitale Rechnungsprüfung können Sie Workflows der Rechnungsprüfung verkürzen: Ihr digitales Rechnungswesen erkennt, erfasst, vergleicht und indexiert sofort bei Rechnungseingang alle formalen Informationen und Stammdaten einer Rechnung.
Kleines Beispiel aus verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten: Bei fehlenden Pflichtdaten lässt sich die Rechnung automatisch ablehnen oder zur manuellen formalen Prüfung weiterleiten. Bei korrekter Rechnungsform kann sie wiederum automatisch zur sachlichen Prüfung an den zuständigen Fachbereich und die verantwortliche Kostenstelle gehen.
Der Vorteil: Sie reduzieren den Aufwand durch automatisierbare Arbeitsschritte und schaffen einen zeitsparenden Workflow aus Eingang, Abgleich, Weiterleitung, Prüfung und Freigabe. Alle Rechnungen und Belege werden zudem samt digitalen oder eingescannten Belegen den zugehörigen Vorgängen zugeordnet.
ECM als On-Premises-Lösung
Mit der integrierten, modularen enaio-Lösung von unserem Partner Optimal Systems integrieren Sie Ihre Enterprise-Content-Management-Plattform in Ihre bestehende Infrastruktur und Anwendungsschicht vor Ort. Workflows laufen auf Ihre Anforderungen zugeschnitten durchs System und werden von Ihrer IT verwaltet. Der Vorteil: Sie behalten die volle Kontrolle über sämtliche Prozesse und profitieren von einer automatisierten und optimierten Verwaltung und Nutzbarmachung von Unternehmenswissen – zentral und dezentral.
ECM als Cloud-Lösung
Sie möchten den Aufwand für Ihre IT reduzieren oder trotz begrenzter Infrastruktur hochskalierbar bleiben? Dann bietet sich unsere cloudbasierte ECM-Software yuuvis® RAD as a Service an. Verlagern Sie Ihr Dokumenten- und Wissensmanagement einfach und flexibel nach dem Baukastenprinzip „Software as a Service“ in die Cloud, wählen Sie individuelle Module wie digitales Rechnungswesen oder digitale Personalakte aus und verlassen Sie sich dank automatischer Updates immer auf den aktuellen Systemstandard.
Mit Enterprise-Content-Management-Lösungen auf der datensicheren Seite
Angesichts strenger Compliance- und Datenschutz-Richtlinien zu Datenverarbeitung und Dokumentierung spielt ein hohes Datenschutzniveau für ECM eine zentrale Rolle. ECM-Systeme erfassen und speichern sensible Personen-, Finanz- und Unternehmensdaten, die es vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder Offenlegung zu bewahren gilt. Hierunter fällt auch die branchen-, unternehmens- und landesspezifische Rechtskonformität von Geschäftsprozessen. ECM-Systeme bieten hierzu sowohl integrierte Sicherheitsfunktionen als auch aufrüstbare Sicherheitsfeatures nach Bedarf.
ECM und DSGVO: Datensicherheit und Datenschutz gewährleisten
Für den Schutz sensibler Daten kommt es beim Dokumentenmanagement auf unerlässliche Sicherheitsvorkehrungen an. Dazu zählen vordefinierte Zugriffskontrollen durch autorisierte Rollen und Zuständigkeiten, Authentifizierungsmechanismen wie elektronische Signaturen sowie Verschlüsselungen für sensible Daten.
In diesem Zusammenhang gilt es auch, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Mit den Sicherheitsregeln und automatisierter Indexierung Ihrer ECM-Software stellen Sie sicher, dass Sie
- nur unbedingt erforderliche personenbezogene Daten speichern
- korrekte Daten immer aktuell halten
- gespeicherte Daten vor unbefugtem Zugriff und Veröffentlichung schützen
- Daten im System schnell finden und bei berechtigter Anfrage löschen können
Compliance-Richtlinien einhalten
Digitales Dokumenten- und Datenmanagement bildet ein wichtiges Element für die Einhaltung von Compliance-Regeln. Durch die schnelle Verfügbarkeit sowie die vorschriftsmäßige Verarbeitung und Archivierung wichtiger, aufbewahrungspflichtiger Dokumente vermeiden Sie ungewollte Non-Compliance-Situationen.
Durch die Indexierung, Verschlagwortung und Versionierung lassen sich
- Inhalte in kürzester Zeit für Buchprüfungen und Audits bereitstellen
- nicht standardmäßige Inhalte automatisch markieren
- Zugriffe und Änderungen dokumentieren und nachvollziehen
- Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht löschen
So reduziert Ihr System vor allem in streng regulierten Branchen die bürokratische Last durch Compliance-Pflichten, beschleunigt Vertragsabschlüsse, Datenbankpflege und Workflows und steigert die Kundenzufriedenheit.
Diese Bereiche und Unternehmen profitieren von ECM-Systemen
ECM-Systeme lassen sich nicht nur unternehmensweit, sondern in nahezu allen Branchen von KMUs bis hin zu Großunternehmen und Behörden einsetzen. Besondere Vorzüge bieten sie für streng regulierte Branchen wie Medizintechnik oder die Pharmaindustrie sowie für Unternehmen mit hohem Datenaufkommen wie Finanzdienstleister oder Produzenten.
Der modulare Ansatz ermöglicht es jedoch auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, Kunden- und Geschäftsbeziehungen zu verbessern sowie gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Hier kommt es darauf an, das richtige System passend zur Unternehmensgröße, zur vorhandenen IT-Infrastruktur und zu den Anforderungen der Unternehmensbereiche auszuwählen.
Unternehmensbereiche, in denen Enterprise Content Management Systeme bevorzugt zum Einsatz kommen, umfassen:
- Finanz- und Rechnungswesen: Finanzprozesse lassen sich durch die Erfassung und Archivierung von Rechnungs- und Vertragsdaten aus verschiedenen Quellen optimieren.
- Personalabteilung und Recruiting: Zu den Vorteilen zählen unter anderem die schnellere Sichtung und Sortierung und die fristgerechte Löschung von Bewerberinformationen sowie digitalisierte Gehaltsabrechnungen und Personalakten.
- Einkauf und Rechtsabteilung: Verträge lassen sich sicher archivieren, auf aktuellem Stand halten und mit Schreib- und Leserechten versehen.
- Marketing und Vertrieb: Der schnellere, zentrale Zugriff auf erforderliche Verträge, Produktunterlagen und Kundendaten ermöglicht effektivere Marketingkampagnen und schnellere Angebote.
- Produktion: Die effiziente Verwaltung von digitalen Produktdaten, technischen Dokumentationen und Dokumenten zur Qualitätssicherung sorgt für schnellere Produktionsprozesse.
So implementieren Sie Ihr ECM-System erfolgreich
Wenn sich Unternehmen über die Funktionsweise und Implementierung von ECM-Systemen informieren, dann gibt es dafür meist einen Grund. Zu den dringendsten Gründen zählen:
- Frustrierende Lasten an Bürokratie und „Papierkram“
- Unübersichtliche Datensysteme und Datenbanken
- Kompatibilitätsprobleme zwischen Diensten oder Endgeräten
- Datenverlust oder Non-Compliance-Risiken
- Komplizierte oder zu langsame Workflows
Wenn Sie sich für ECM entscheiden, dann sollten Sie zunächst wissen, dass es hierbei nicht auf eine Pauschallösung, sondern auf ausgewählte Module passend zu Ihrem Unternehmen ankommt. Gehen Sie bei der Implementierung wie folgt vor:
Vorbereitende Schritte planen
Machen Sie zunächst das oder die Kernprobleme wie ineffiziente Workflows und Arbeitslasten ausfindig. Definieren Sie dann Ihre Zielsetzung. Fassen Sie hierzu konkrete Unternehmensbereiche, Funktionen und Prozesse ins Auge, die das ECM-System entlasten soll. Besonders wichtig: Beziehen Sie zusätzlich zu Entscheidungsträgern auf der Management-Ebene auch zukünftige Anwender und Beschäftigte mit ein, die in den betreffenden Abteilungen Probleme und Redundanzen am besten kennen. Erstellen Sie nun einen Fahrplan inklusive Budgetplanung und Etappenzielen.
Mit modularem Pilotprojekt beginnen
Ein wesentliches Merkmal unserer ECM-Lösungen: Durch den modularen Ansatz müssen Sie nicht Ihr gesamtes digitales System auf den Kopf stellen und umkrempeln. Stattdessen wählen Sie ein geeignetes Modul aus und starten mit Pilotprojekten in Abteilungen, in denen großer Bedarf besteht. Dazu zählen zum Beispiel papierlastige Personal- und Finanzabteilungen, in denen strukturierte Inhalte wie Rechnungen, Verträge, Personalakten oder Gehaltsabrechnungen zum Alltag gehören. Der Erfolg der Implementierung lässt sich in diesem Rahmen sehr gut messen und auf weitere Bereiche ausdehnen.
Alternative: vollintegriertes, angepasstes ECM-System
Sie haben bereits alle Kernprobleme identifiziert und Ihren Fahrplan für die Einführung einer ECM-Lösung erstellt? Dann bieten wir Ihnen hierzu entweder ein ECM-Gesamtkonzept On-Premises oder eine flexible modulare SaaS-Cloud-Lösung an. Beide Varianten werden konkret auf Ihre IT- und Anwendungsinfrastruktur abgestimmt, um alle relevanten Prozesse mit einzubeziehen und Ihnen so viel digitalisiertes Informations- und Dokumentenmanagement zu bieten, wie Sie benötigen.
Sie sind an einer ECM-Lösung von TA Triumph-Adler interessiert?
Enterprise-Content-Management-Tools implementieren – zu welchem Preis? Eine Kostenpauschale für ECM-Systeme gibt es nicht. Die Kosten hängen von der Größe und den Anforderungen des Unternehmens sowie von der gewählten Anwendung ab. So gehen beispielsweise On-Premises mit einer vollintegrierten Enterprise Content Management Architektur mehr Kosten einher als mit ausgewählten Cloud-Modulen. Um die Auswahl und Entscheidung zu erleichtern, unterstützen wir Sie Schritt für Schritt bei Planung und Umsetzung. |
Enterprise Content Management mit TA Triumph-Adler meistern
ECM von 0 auf 100 oder doch lieber Schritt für Schritt? Mit TA Triumph Adler ist beides möglich – ob durch ein Komplettpaket mit unserer enaio-Lösung von Optimal Systems oder modular strukturiert mit yuuvis® RAD as a Service.
Möchten Sie ECM schrittweise erweitern, so bietet Ihnen unser Portfolio dazu folgende Module:
Digitales Rechnungswesen
Das Rechnungswesen von Unternehmen ist wie für ECM geschaffen. Rechnungen zählen zu den strukturierten Daten, die sich digital oder als Papierversion schnell automatisiert erfassen, abspeichern, verteilen und abgleichen lassen. Indem Sie digitalisierte Rechnungsvorgänge durch dafür vorgesehene Workflows leiten, beschleunigen Sie die Prüfung, Freigabe und Bezahlung, erhöhen die Zufriedenheit von Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Angestellten und senken Ihre Kosten.
Statt einen Wust aus Quittungen, Lieferscheinen und Rechnungen zu ordnen, verknüpfen Sie Finanz- und Rechnungsdaten einfach mit digitalen Projekt-, Personal- oder Lieferantenakten. Das sorgt für mehr Transparenz, ordnungsmäßige Buchhaltung und eine revisionssichere Archivierung.
Digitale Personalakte
Bewerbungen stapeln sich auf dem Tisch oder im E-Mail-Postfach, geänderte Personalverträge müssen verschickt oder Urlaubsanträge genehmigt werden. Mit anderen Worten: ein normaler Tag in der Personalabteilung. Da sich hier vieles um dokumentenlastige Routinen dreht, schafft die digitale Personalakte mehr Übersicht und reduziert überflüssige Arbeitsschritte.
Bündeln und sammeln Sie in digitalisierten Personalakten alle relevanten Unterlagen und Informationen – angefangen bei Zeugnissen, Referenzen und Zertifikaten bis hin zu Arbeitsverträgen, Gehaltsabrechnungen und Beurteilungen. Hierbei helfen individuelle Registerstrukturen, eine schnelle Volltextsuche, automatische Wiedervorlagen bei anstehenden Fristen sowie eine Versionierung und revisionssichere Archivierung.
Digitales Vertragsmanagement
Verträge sind das Bindemittel, das vertrauensvolle Beziehungen zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, Angestellten und Kunden sichert. Umso wichtiger sind Verträge, die auf aktuellem Stand, übersichtlich und schnell verfügbar im System vorliegen. Dazu zählen alte und aktuelle Vertragsversionen, automatische Wiedervorlagen für Zahlungs- oder Kündigungstermine sowie die automatisierte Erfassung und Erkennung eingehender Verträge.
Statt verstreute Vertragsunterlagen zu suchen, verknüpfen Sie alle relevanten Informationen im digitalen Vertragsmanagement – in Sekundenschnelle steht alles, was Sie oder Ihre Partner und Kunden brauchen, zur Verfügung.
Digitale Projektakte
Erfolgreiche Projekte sind die Bausteine von Unternehmenserfolg – das beginnt im kleinen Umfang mit Teams aus drei bis vier Personen und reicht bis zu komplexen Projekten mit mehreren involvierten Abteilungen. In beiden Fällen kommt es für ein zielführendes und erfolgreiches Projektmanagement auf einen reibungslosen Informationsaustausch, eine nachvollziehbare Dokumentation sowie verteilte Zugriffsrechte und Rollen an.
Mit digitalen Projektakten schaffen Sie mehr Transparenz in jedem Arbeitsschritt, bedarfsgerechte digitale Workflows und kürzere Projektlaufzeiten, die Ihnen deutliche Wettbewerbsvorteile bieten.
Digitale Lieferantenakte
Mit unserem ECM-Modul für digitale Lieferantenakten verbessern Sie Bestell- und Liefervorgänge und stärken Ihre Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Lieferanten. Hierzu stellen Sie alle relevanten Informationen mit Bezug zu Lieferanten- und Bestellvorgängen, Einkaufsprozessen und Zahlungsvorgängen direkt verfügbar, zentral und transparent zusammen.
So garantieren Sie Ihren Geschäftspartnern pünktliche Lieferungen, eine lückenlose und schnelle Bestellannahme und Versandabwicklung sowie termingerechte Zahlungen. Schriftliche Dokumente im Zusammenhang mit Lieferungen werden beispielsweise mit passender Hardware wie unseren MFPs vor Ort eingescannt und sofort im ECM-Modul indexiert.
Digitale Kfz-Akte
Bei kleineren Unternehmen mit beispielsweise drei Dienstwagen sorgt die Verwaltung von Stammdaten, Reparaturen, TÜV-Terminen und Reifenwechseln noch nicht für bürokratische Frustration. Anders sieht das bei Unternehmen mit einem großen Fuhrpark aus, bei dem sich der besagte Kleinkram schnell zu einem Bremsklotz entwickelt.
Mit der digitalen Kfz-Akte erhalten Ihre digitalen Workflows die nötigen Heckspoiler für mehr Tempo und weniger Ballast. Alle eingescannten oder digitalen Dokumente werden dem zugehörigen Fahrzeug zugeordnet und Termine geraten dank automatischer Erinnerungen nicht in Vergessenheit.
Digitale Pflegeakte
Im Gesundheitswesen wissen die Ärztinnen und Ärzte sowie das Pflegepersonal am besten, wie viel Zeit Abrechnungen und die Dokumentation von Patientendaten kosten. Mit der digitalen Pflegeakte sparen Sie sich viel wertvolle Zeit.
Alle relevanten Informationen wie Leistungsnachweise, Pflegeberichte oder Protokolle werden strukturiert erfasst und schnell abrufbar gesammelt. Hinzu kommen eine hohe Datensicherheit dank klar definierter Zugriffsrechte für berechtigte Personen sowie eine flexible, anwenderfreundliche Nutzung.
Alle Vorteile von ECM-Lösungen mit TA Triumph-Adler
Eine Entscheidung für ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler ist eine Entscheidung für die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Indem Sie weniger Zeit damit verbringen, Unterlagen zu ordnen und zu suchen, bleibt mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Durch die Indexierung, Verschlagwortung und benutzerfreundliche Strukturierung Ihres digitalisierten Unternehmenswissens steigern Sie Ihre Reaktionsfähigkeit, Flexibilität und Produktivität als Unternehmen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Zufriedenheit von Kunden und Geschäftspartnern, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ob On-Premises oder modular aus der Cloud – mit Dokumenten- und Wissensmanagement von TA Triumph-Adler
- steigern Sie die Sicherheit und Effizienz von Workflows
- sparen Sie Zeit und Ressourcen, indem Sie überflüssige Geschäftsabläufe beseitigen
- sorgen Sie mit einem vernetzen, digitalen Arbeitsplatz für einen angenehmeren Arbeitsalltag, nachhaltiges Wachstum und größere Widerstandsfähigkeit bei konjunkturellen Schwankungen und Fachkräftemangel
Wohin die Reise geht: Mit ECM erfolgreich die Zukunft gestalten
Aktuelle Trends wie Künstliche Intelligenz, Automatisierung, cloudbasierte Prozesse und hybride Arbeitsmodelle wirken sich auf alle Gesellschaftsbereiche aus – kleine, mittelständische und große Unternehmen eingeschlossen. Eine Strategie für digitale Transformation zählt daher zu den wichtigsten Entscheidungen, die Unternehmen jetzt treffen müssen. Dazu gehören ein agiles, standardisiertes und sicheres Wissens- und Content-Management und ein Verständnis davon, wohin sich die Digitalisierung in Zukunft bewegt.
Aktuelle Entwicklungen zeigen, dass folgende Trends auch Enterprise Content Management Systeme in Zukunft prägen werden:
- Cloud-Dienste und Software as a Service: Clouds und Cloud Computing bilden zwei der wichtigsten Aspekte digitaler Transformation. Cloudbasierte Unternehmenslösungen wie ECM-Module ermöglichen eine ressourcenschonende, anpassungsfähige Skalierung sowie auf- und abrüstbare Softwarelösungen nach dem „Software as a Service“-Prinzip. Statt um teure, wartungsintensive IT-Infrastruktur kümmern Sie sich nur um so viel On-Premises-Rechenleistung wie nötig, während Sie andere Prozesse auslagern oder per Cloud integrieren.
- Cybersicherheit und Datenschutz: Mehr Digitalisierung birgt bei mangelnden Sicherheitsvorkehrungen auch mehr Risiken für Ihre Daten. Umso wichtiger ist ein Unternehmenssystem, das Maßnahmen und Tools für Authentifizierung, Verschlüsselung und sichere Archivierung garantiert. ECM-Module mit integrierten oder aufrüstbaren Sicherheitsfunktionen leisten das.
Wagen Sie mit ECM-Systemen von TA Triumph-Adler mehr Zukunft! Verlassen Sie sich bei uns auf professionelle Beratung, auf schnelle Implementierung inklusive Updates sowie auf einen verlässlichen Ansprechpartner bei allen Fragen und Wünschen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Software für Enterprise Content Management“
Was ist der Unterschied zwischen ECM On-Premises oder per Cloud?
ECM-Systeme On-Premises oder per Cloud unterscheiden sich nicht durch das Wie, sondern das Wo: Während Sie mit On-Premises-Lösungen ECM-Software auf eigenen Servern vor Ort nutzen, laufen Cloud-Lösungen über die Server des Enterprise Content Management Anbieters oder als Mix aus Cloud-Services und Inhouse-Infrastruktur.
Welche Rolle spielt SaaS für ECM?
Mit Software as a Service werden Daten und Software entweder ausschließlich auf Servern des Cloud- und ECM-Anbieters gespeichert oder in hybriden Lösungen genutzt. Durch Vorteile wie ressourcen- und kostensparende Cloud-Dienste, flexible Softwaremodule und hohe Sicherheitsstandards zählt ECM als SaaS zu den gefragtesten Lösungen.
Wie lassen sich Remote Work und Homeoffice mit ECM vereinen?
Die orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit zählt zu den wichtigsten Aufgaben von ECM. Durch cloudbasiertes ECM, individuelle Zugriffsrechte und sichere Schnittstellen lassen sich Dateien und Dokumente auch für Beschäftigte im Homeoffice flexibel bereitstellen. Das ist zum Beispiel durch integrierte, modulare enaio-Lösungen vom TA Triumph-Adler Partner Optimal Systems möglich – sowohl On-Premises als auch per Cloud.
Welche technischen Anforderungen gibt es für ECM?
Technische Anforderungen für ECM unterscheiden sich je nach Unternehmen. On-Premises-Modelle erfordern eine entsprechende Ausstattung an Infrastruktur für das ECM-System. Bei Cloud-Lösungen braucht es keine komplexe IT-Infrastruktur, wodurch selbst kleine Unternehmen von der vollen ECM-Funktionalität profitieren.
Welche Probleme löst ECM?
Verlorene oder verlegte Belege und Verträge, vergessene Rechnungen, zeitaufwendiges Aktensortieren – das sind nur drei Probleme im papierlastigen Büro. In Büros mit uneinheitlichen Daten- und Speichersystemen kommt es wiederum durch Prozessbrüche, Inkompatibilitäten oder fehlende Schnittstellen zu Dubletten, Datensilos und veralteten Dateien oder sogar zu Compliance-Verstößen. ECM standardisiert und strukturiert die Dokumentenverwaltung, schließt Sicherheitslücken und erleichtert die Suche und Bereitstellung von Informationen und Inhalten.
