Die Nutzung von Cloud-Speichern – ob zur Datensicherung oder für die Bereitstellung von Dokumenten für digitale Workflows – gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Worauf gilt es zu achten, wenn man den Sprung „in die Wolke“ wagen möchte?
Zuverlässig und sicher auf Wolken schweben: Warum dem Cloud-Speicher die Zukunft gehört
Gibt es sie heute wirklich noch, die Büros, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor den sprichwörtlichen Papierbergen auf ihren Schreibtischen sitzen, während im Keller die Aktenschränke überquellen? Die klare Antwort darauf lautet: immer seltener. Und sie werden nach und nach ganz aus der Arbeitswelt verschwinden. Digitale Workflows treten in allen Branchen und Bereichen an die Stelle der alten analogen Prozesse. Unternehmen jedweder Größenordnung, vom Solo-Selbstständigen bis zum Konzern, stellen sich den Herausforderungen der digitalen Transformation. Wohin etwa mit all den digitalen Dokumenten in Datenform? Wie lassen sie sich dauerhaft sicher und zuverlässig speichern? Und zwar sehr sicher und sehr zuverlässig. Auf physischen Speichermedien wie USB-Sticks oder Backup-Festplatten? Wohl kaum, allein angesichts der Datenmengen, die selbst in kleineren Unternehmen mittlerweile täglich generiert werden – von Sicherheitsaspekten und technischen Unzulänglichkeiten solcher vornehmlich für den Consumer-Markt ausgelegten Hardware ganz zu schweigen. Auf firmeneigenen Servern? Höchstens dann, wenn man sich eine IT-Abteilung leisten kann, die deren Verwaltung und Wartung als ihre Hauptaufgabe betrachtet. Gerade in kleineren Unternehmen wissen die IT-Verantwortlichen oft nur allzu genau, was es bedeutet, ein Geflecht aus Hardware- und Softwarelösungen unterschiedlichster Güte und mit verschiedenen Entwicklungsständen irgendwie zusammen und am Laufen zu halten. Effizient geht anders. Die weitaus cleverere Methode: Cloud-Speicher. Anstatt selbst den benötigten Speicherplatz für den firmeneigenen Datenschatz vorzuhalten, wird er an einem Ort gelagert, wo garantiert Platz ist: in der Cloud.
Im Unterschied zu den – in vielen Firmen über Jahre gewachsenen und gepflegten – On-Premises-Lösungen, bei denen Unternehmen ihre digitale Infrastruktur vollständig selbst hosten, bieten Cloud-Speicher die Möglichkeit, auch große Datenmengen zugriffsbereit zu „lagern“, ohne dafür eigene Rechenzentren betreiben zu müssen. Gerade für kleinere Betriebe ist das attraktiv, lassen sich doch so vorhandene Kapazitäten, auch für neue Geschäftsfelder, erweitern und lässt sich zudem die Haus-IT spürbar entlasten.
Im Unterschied zu den – in vielen Firmen über Jahre gewachsenen und gepflegten – On-Premises-Lösungen, bei denen Unternehmen ihre digitale Infrastruktur vollständig selbst hosten, bieten Cloud-Speicher die Möglichkeit, auch große Datenmengen zugriffsbereit zu „lagern“, ohne dafür eigene Rechenzentren betreiben zu müssen. Gerade für kleinere Betriebe ist das attraktiv, lassen sich doch so vorhandene Kapazitäten, auch für neue Geschäftsfelder, erweitern und lässt sich zudem die Haus-IT spürbar entlasten.
Was genau ist ein Cloud-Speicher?
Ganz allgemein gesagt: Hinter dem – im wörtlichen Sinne – „wolkigen“ Begriff stehen riesige Rechenzentren, deren Standorte weltweit verteilt sein können. Über Drittanbieter, die Cloud-Provider, werden Server-Kapazitäten in diesen Rechenzentren als Cloud-Speicher für Privatpersonen oder Unternehmen weitervermietet. Die Anbieter sind nicht nur für die Speicherung der Daten zuständig, sondern müssen auch für ihre Bereitstellung und Sicherung Sorge tragen.
Wie Cloud-Speicher funktionieren
Einmal hochgeladen, werden die Daten durch den Cloud-Provider auf sogenannten „virtuellen Maschinen“ auf den Servern abgelegt. Technisch gesehen bedeutet das: Die Daten sind physisch gespeichert, bleiben aber gleichzeitig flexibel, da ihr eigentlicher Speicherort ja virtuell ist. Der Cloud-Anbieter kann die Datenpakete also auch auf mehrere solcher virtuellen Maschinen in mehreren Rechenzentren verteilen, um so Redundanzen zu schaffen und die gewünschte ständige Verfügbarkeit sicherzustellen – selbst dann, wenn einmal ein einzelner Server kurzzeitig ausfallen sollte. Bei erhöhtem Speicherbedarf – etwa zu bestimmten Tageszeiten oder bei Ereignissen, die ein hohes Datenaufkommen hervorrufen – erstellt der Cloud-Anbieter einfach weitere virtuelle Maschinen, um die Last zu bewältigen.
Unabhängig davon, ob der Cloud-Speicher privat oder von den Beschäftigten eines Unternehmens genutzt wird, hat der Provider sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten jederzeit über eine Internetverbindung zugänglich sind. Per Web-Anwendung, direkt aus dem Browser heraus oder auch über Mobile Apps können die User zuverlässig auf ihren Cloud-Speicher zugreifen und darin arbeiten – ob vom Desktop-PC im Büro oder vom Laptop aus dem Homeoffice. Auch per Smartphone oder Tablet ist die Cloud erreichbar. Ortsunabhängige und hybride Arbeitsmodelle werden so überhaupt erst möglich. Und der Einsatz von modernen Verschlüsselungstechnologien und Autorisierungskonzepten, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, ist bei Cloud-Anbietern heute selbstverständlich.
Unabhängig davon, ob der Cloud-Speicher privat oder von den Beschäftigten eines Unternehmens genutzt wird, hat der Provider sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten jederzeit über eine Internetverbindung zugänglich sind. Per Web-Anwendung, direkt aus dem Browser heraus oder auch über Mobile Apps können die User zuverlässig auf ihren Cloud-Speicher zugreifen und darin arbeiten – ob vom Desktop-PC im Büro oder vom Laptop aus dem Homeoffice. Auch per Smartphone oder Tablet ist die Cloud erreichbar. Ortsunabhängige und hybride Arbeitsmodelle werden so überhaupt erst möglich. Und der Einsatz von modernen Verschlüsselungstechnologien und Autorisierungskonzepten, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, ist bei Cloud-Anbietern heute selbstverständlich.
Preisvergleich Cloud-Speicher: Darauf sollten Unternehmen achten
Die Kosten für reinen Cloud-Speicher richten sich meist nach dem erwarteten Nutzungsbedarf des Kunden. Eine Anpassung erfolgt also nicht automatisch, weshalb man den eigenen Verbrauch genau beobachten sollte. Einfaches Beispiel: Wer 1 TB Cloud-Speicher anmietet, aber regelmäßig nur 500 GB verbraucht, zahlt im Vergleich auf Dauer mehr als nötig wäre. Doch ihre Skalierbarkeit ist einer der großen Vorteile von Cloud-Speicher-Angeboten. Während die Kosten für einen überdimensioniert angeschafften Server in der Firma sich nicht ohne Weiteres amortisieren werden, kann der überflüssige Cloud-Speicher durch einfaches Downscaling des gewählten Angebots nachträglich korrigiert werden. Seriöse Provider bieten eigentlich immer ein skalierbares Modell an, bei dem die Kosten dem reellen Cloud-Speicher-Bedarf angepasst werden können – zeitnah und in beide Richtungen. Einzige verbliebene „Stolperfalle“: Unternehmen sollten ihre Ressourcenanforderungen realistisch kalkulieren, um eine längerfristige Planbarkeit der Kosten zu gewährleisten.
Es lohnt sich auf jeden Fall, nicht nur auf die Preise von Cloud-Speicher-Angeboten zu schauen, sondern auch auf die Skalierungsoptionen. Insbesondere für Geschäftskunden werden oft sehr flexible Lösungen angeboten. Auch die Cloud-Anbieter wissen schließlich um die Bedeutung der Kostenfrage für ihre Kunden und möchten ihnen einen Service bieten, der wirklich zu ihren Anforderungen passt. Der Cloud-Speicher als „wolkige Abo-Falle“ gehört also heutzutage definitiv ins Reich der IT-Mythen.
Die Frage, welcher Anbieter von Cloud-Storage-Lösungen am besten zum eigenen Unternehmen passt, ist aber von einer ganzen Reihe an Faktoren abhängig. Eine Orientierungshilfe können Ihnen vielleicht auch diese sechs Fragen sein, deren Beantwortung das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) im Vorfeld der Anbieterwahl empfiehlt:
Es lohnt sich auf jeden Fall, nicht nur auf die Preise von Cloud-Speicher-Angeboten zu schauen, sondern auch auf die Skalierungsoptionen. Insbesondere für Geschäftskunden werden oft sehr flexible Lösungen angeboten. Auch die Cloud-Anbieter wissen schließlich um die Bedeutung der Kostenfrage für ihre Kunden und möchten ihnen einen Service bieten, der wirklich zu ihren Anforderungen passt. Der Cloud-Speicher als „wolkige Abo-Falle“ gehört also heutzutage definitiv ins Reich der IT-Mythen.
Die Frage, welcher Anbieter von Cloud-Storage-Lösungen am besten zum eigenen Unternehmen passt, ist aber von einer ganzen Reihe an Faktoren abhängig. Eine Orientierungshilfe können Ihnen vielleicht auch diese sechs Fragen sein, deren Beantwortung das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) im Vorfeld der Anbieterwahl empfiehlt:
- Welche Daten verarbeitet der Cloud-Dienstleister? Und wie?
- Welche Auswirkungen hätte es, wenn diese Daten in die Hände von Dritten gelangen?
- Welchen Funktionsumfang stellt der Cloud-Dienstleister bereit?
- Benötigen wir diese Funktionen in absehbarer Zeit überhaupt?
- Wie ist das Finanzierungsmodell des Cloud-Dienstes?
- Verdient der Betreiber eventuell sein Geld mit unseren Daten?
- Wie sieht das Vertragsverhältnis aus, welche Rechte haben die Kunden
Welche Auswirkungen hätte ein Ausfall der Cloud-Dienstleistung für unser Unternehmen?
Sichere Cloud-Speicher: auch eine Standortfrage
Übrigens: Cloud-Speicher (oder international: Cloud Storages) können weltweit verteilt sein – müssen sie aber nicht. Die strengen Regeln der DSGVO, die gestiegene Zahl an Hacking-Angriffen sowie die Diskussion um mögliche staatliche Zugriffsrechte und die Sicherheit von internationalen Serverstandorten haben in den letzten Jahren viele Unternehmen für das Thema „sichere Cloud-Speicher“ sensibilisiert. Dass „Big Player“ wie Dropbox, Google Drive, Microsoft oder Amazon im Vergleich zu manch kleinerem europäischen Anbieter speziell in Datenschutzfragen in der Vergangenheit nicht immer die allerbeste Figur gemacht haben, hat sich herumgesprochen in der deutschen Wirtschaft. Genutzt werden deren Cloud-Speicher-Angebote weiterhin – punkten sie doch oft in Sachen Zuverlässigkeit und Kostenkontrolle –, aber die Unternehmen schauen genauer hin, wo ihre Daten eigentlich landen.
Im aktuellen „bitkom Cloud Report 2024“ geben 98 Prozent der befragten Unternehmen an, dass für sie der Standort der genutzten Rechenzentren bei der Wahl für einen Cloud- Anbieter relevant sei. Rund 60 Prozent setzen gar auf eine Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland oder der EU (Quelle: bitkom Cloud Report 2024, S. 13 f.), während Standorte in Russland oder China von praktisch allen Befragten in der Studie ausgeschlossen wurden.
Im aktuellen „bitkom Cloud Report 2024“ geben 98 Prozent der befragten Unternehmen an, dass für sie der Standort der genutzten Rechenzentren bei der Wahl für einen Cloud- Anbieter relevant sei. Rund 60 Prozent setzen gar auf eine Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland oder der EU (Quelle: bitkom Cloud Report 2024, S. 13 f.), während Standorte in Russland oder China von praktisch allen Befragten in der Studie ausgeschlossen wurden.
Cloud-Speicher im Vergleich zu On-Premises-Lösungen: Kosten sparen vs. Sicherheit vs. Kontrolle?
Die Frage nach dem Standort der Datenspeicherung macht es einmal mehr deutlich: Datenmigration in die Cloud erfordert Vertrauen. Das Versprechen der Anbieter: Unternehmen sollten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können und alles drum herum abgeben an Spezialisten, die sich besser damit auskennen. Doch die Unternehmen müssen sich sicher sein können, dass sie guten Gewissens Aufgaben delegieren und die Kontrolle aus der Hand geben können. Denn wer über die Cloud spricht, muss auch über Kontrolle sprechen. Wir alle brauchen das Gefühl, „die Dinge kontrollieren zu können“ – für persönliche Erfolge ist das ebenso bedeutend wie für geschäftliche. Aber wie viel Kontrolle ist gut und wann stehen wir damit dem eigenen Vorankommen sogar im Wege?
Sagen wir es ganz offen: Wer sich von einer IT-Infrastruktur „On-Premises“ verabschiedet, und sei es auch nur schrittweise, der verabschiedet sich auch von der Möglichkeit, alles jederzeit selbst regeln zu müssen – aber eben auch zu können. Wer IT-Aufgaben in die Cloud auslagert, spart unmittelbar Kosten und Manpower, muss sich aber gleichzeitig auch mit einem Kontrollverlust auseinandersetzen. Was also tun: eigene Vorbehalte – und die der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – beiseitewischen und alle Daten und Dokumente unmittelbar in die Cloud verlagern? Oder lieber eine behutsamere Vorgehensweise: Schritt für Schritt oder nur für bestimmte Bereiche? Alles so lassen, wie es ist, auch wenn die IT-Kräfte an ihre Grenzen kommen und das Budget für Neueinstellungen fehlt? Sie ahnen es sicher: Die eine passende Lösung gibt es hier nicht. Jedes Unternehmen muss eine eigene Antwort für sich finden – und diese auch immer wieder neu bewerten und in Frage stellen.
Sagen wir es ganz offen: Wer sich von einer IT-Infrastruktur „On-Premises“ verabschiedet, und sei es auch nur schrittweise, der verabschiedet sich auch von der Möglichkeit, alles jederzeit selbst regeln zu müssen – aber eben auch zu können. Wer IT-Aufgaben in die Cloud auslagert, spart unmittelbar Kosten und Manpower, muss sich aber gleichzeitig auch mit einem Kontrollverlust auseinandersetzen. Was also tun: eigene Vorbehalte – und die der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – beiseitewischen und alle Daten und Dokumente unmittelbar in die Cloud verlagern? Oder lieber eine behutsamere Vorgehensweise: Schritt für Schritt oder nur für bestimmte Bereiche? Alles so lassen, wie es ist, auch wenn die IT-Kräfte an ihre Grenzen kommen und das Budget für Neueinstellungen fehlt? Sie ahnen es sicher: Die eine passende Lösung gibt es hier nicht. Jedes Unternehmen muss eine eigene Antwort für sich finden – und diese auch immer wieder neu bewerten und in Frage stellen.
Ab in die Cloud – aber warum eigentlich?
Computer und Server werden immer leistungsstärker, physische Speichermedien seit Jahren eher billiger. Warum also den „Abflug“ in die Cloud wagen? Tatsächlich sind Cloud-Speicher im Unternehmenskontext – anders als etwa für viele private Anwender – aber weit mehr als ein ausgelagertes Datenarchiv. Oft sind sie der erste notwendige Schritt auf dem Weg in eine vollständig digitalisierte Arbeitswelt, die nicht nur Daten und Dokumente, sondern auch Anwendungen und Prozesse umfasst. Dieser Digital Workplace ist in einem hohen Maße auf eine reibungslos funktionierende IT-Infrastruktur angewiesen. Für kleinere Unternehmen oft eine große Hürde, egal wie hoch die Motivation der Beschäftigten in diesem Bereich auch sein mag. Die Lösung: Datenmigration in Cloud-Speicher, um von den enormen Kapazitäten und der technischen Expertise spezialisierter Anwender zu profitieren – bei vergleichsweise überschaubaren Kosten.
Ein weiteres Argument pro Cloud ist heutzutage ausgerechnet das einstige Hauptthema der Cloud-Skeptiker: die IT-Sicherheit. Nicht immer ganz zu Unrecht hatten viele Unternehmen in den frühen Jahren des Cloud Computing Vorbehalte gegenüber kommerziellen Providern, was deren Sicherheitsbewusstsein im Umgang mit den riesigen Datenmengen betraf. Doch mittlerweile sind die Sicherheitsstandards in öffentlichen Rechenzentren derart hoch, dass viele Unternehmen und andere Organisationen ihre Daten gerade deshalb lieber in der Cloud lagern, als ihren Schutz selbst verantworten zu müssen. Ein gewöhnlicher Mittelständler kann ein derartiges Sicherheitslevel nämlich in der Regel nicht erreichen.
Der scheinbar paradoxe Grund für die Wandlung, neben einem generell gestiegenen Problembewusstsein der Provider: Rechenzentren werden regelmäßig von Cyberkriminellen angegriffen. Die Dienstleister nehmen das Thema IT-Sicherheit deshalb sehr ernst und setzen entsprechend rigide Sicherheitsstrategien – von der verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung über die Verwendung aktuellster Verschlüsselungstechniken bis hin zur physischen Absicherung der Serverräume – auf allen Ebenen um.
Ein weiteres Argument pro Cloud ist heutzutage ausgerechnet das einstige Hauptthema der Cloud-Skeptiker: die IT-Sicherheit. Nicht immer ganz zu Unrecht hatten viele Unternehmen in den frühen Jahren des Cloud Computing Vorbehalte gegenüber kommerziellen Providern, was deren Sicherheitsbewusstsein im Umgang mit den riesigen Datenmengen betraf. Doch mittlerweile sind die Sicherheitsstandards in öffentlichen Rechenzentren derart hoch, dass viele Unternehmen und andere Organisationen ihre Daten gerade deshalb lieber in der Cloud lagern, als ihren Schutz selbst verantworten zu müssen. Ein gewöhnlicher Mittelständler kann ein derartiges Sicherheitslevel nämlich in der Regel nicht erreichen.
Der scheinbar paradoxe Grund für die Wandlung, neben einem generell gestiegenen Problembewusstsein der Provider: Rechenzentren werden regelmäßig von Cyberkriminellen angegriffen. Die Dienstleister nehmen das Thema IT-Sicherheit deshalb sehr ernst und setzen entsprechend rigide Sicherheitsstrategien – von der verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung über die Verwendung aktuellster Verschlüsselungstechniken bis hin zur physischen Absicherung der Serverräume – auf allen Ebenen um.
