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12.12.2023

Digital Workplaces fürs Büro von heute – und morgen

Im Digital Office benötigen die Beschäftigten den Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente – egal wann und wo. Wir verraten, wie sich der Büroarbeitsplatz in einen Digital Workplace verwandelt.

Es ist gerade mal vier Jahre her, dass Deutschlands Büroangestellte jeden Tag zu ihrem Arbeitsplatz ins Unternehmen gefahren sind. Fünf Tage lang, jede Woche, Jahr für Jahr. Homeoffice, das war etwas für Ausnahmefälle. Da saßen vielleicht mal Eltern von kleinen Kindern oder eine superspezialisierte IT-Fachkraft, die anders nicht zu bekommen war. Fünf Tage im Büro – diese Zeiten sind in den meisten Unternehmen unumkehrbar vorbei. Die Corona-Pandemie hat dem Land über Nacht einen neuen Arbeitsstil und Zeitrhythmus aufgezwungen. Das haben viele Firmen zwar bewältigt – irgendwie –, doch anfangs fehlte vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben die Zeit für eine schlüssige Strategie.

Heute können sich Unternehmen diese Zeit nehmen und sich zur Unterstützung einen erfahrenen Partner wie TA Triumph Adler holen, der weiß, wie der Weg ins digitale Büro gelingt. Der weiß, wie Arbeitsplätze mit effizienten Geräten und der passenden Software fürs Dokumentenmanagement ausgestattet werden müssen, zugeschnitten auf die jeweiligen Betriebsbedürfnisse. Für den Schreibtisch im Unternehmen, für den Arbeitsplatz zu Hause, für das mobile Arbeiten. Denn ohne die Zusicherung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes sind gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielen Branchen oft gar nicht mehr zu bekommen. Und auch die Betriebe haben erkannt, wie viel produktiver sie mit digitalen Strukturen sein können.
Digitale Arbeitsplätze als Innovationstreiber
Digital Workplaces heißen diese zukunftsweisenden Arbeitsplätze. Digital Workplaces stehen für alles, was vom eigenen Arbeitsplatz aus den Zugang in die digitale Welt des Unternehmens ermöglicht – zu allen relevanten Dokumenten. Eine der zentralen Eigenschaften digitaler Arbeitsplätze ist ihre Flexibilität. Die Beschäftigten können von jedem Ort aus für das Unternehmen tätig sein. Das ist ein wichtiger Schritt für ihre Zufriedenheit und damit auch Produktivität. Digital Workplaces sind nicht mehr nur ein Luxus oder Goodie für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern eine entscheidende Investition für Unternehmen, die im Wettbewerb bestehen wollen. 

Digitale Arbeitsplätze integrieren fortschrittliche Kollaborations-Tools. Diese ermöglichen es den Teammitgliedern, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Ideen auszutauschen und sich in Echtzeit abzustimmen. Virtuelle Meetings, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Chat-Funktionen sind nur einige Beispiele für die vielfältigen Möglichkeiten, die digitale Arbeitsplätze bieten.
Dokumentenmanagement neu gestalten
Wer Digital Workplaces für seine Beschäftigten schaffen will, muss neben einer offenen Unternehmenskultur für die technologischen Voraussetzungen sorgen. Damit beides gelingt, hat es sich bewährt, dass Unternehmen in drei Schritten vorgehen:
  • Analyse: Damit Arbeitgeber wissen, wie der Weg zum Digital Workplace aussieht, müssen sie zuerst den Ist-Zustand gut kennen. Wie ist der Zustand der IT-Infrastruktur? Welche Systeme sind vorhanden? Welche Arbeitsprozesse haben sich bewährt, wo gibt es Optimierungspotenzial? 
     
  • Anforderungsprofile: Um den Weg zu finden, muss man das Ziel kennen. Es sollte möglichst genau und klar definiert werden. Dabei kann der Digital Workplace von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich aussehen – nicht jeder braucht alles.
     
  • Lösungen: Lösungen wie Dokumenten-Management-Systeme (DMS) werden an nahezu jedem Arbeitsplatz benötigt. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) helfen noch zielgerichteter. Sie erfassen, verwalten und speichern digitale Dokumente. Maßgeschneiderte Workflows leiten die Dokumente dann weitgehend automatisiert durchs System. Im Zentrum des Digital Workplace steht eine reibungslose Kommunikation über Kollaborations-Tools – sowohl intern als auch extern. 
Sicherheit als oberste Priorität
Mit der verstärkten Nutzung digitaler Arbeitsplätze rückt auch die Sicherheit sensibler Daten in den Fokus. Unternehmen investieren vermehrt in robuste Sicherheitslösungen, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Verschlüsselungstechnologien und strenge Zugriffskontrollen sind unerlässlich, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Die Zukunft ist jetzt
Experten prognostizieren, dass digitale Arbeitsplätze sich zu einem Standard für das Büro von morgen entwickeln werden. Unternehmen, die diesen Wandel zu einer flexiblen und zukunftsorientierten Arbeitswelt aktiv gestalten, werden die Gewinner im Wettbewerb sein. Neue Workflows machen das Arbeiten geschmeidiger und effizienter.

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