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13.02.2024

Warum ist revisionssichere Archivierung so wichtig?

Revisionssichere_Archivierung
Im Archiv muss gewährleistet sein, dass Dokumente nicht manipuliert werden und jeder Nachprüfung standhalten: So erfüllen Unternehmen die Ansprüche an revisionssichere Archivierung.

Der Auftrag ist erteilt, die Rechnung bezahlt, die Verträge mit den Lieferanten langfristig geschlossen. Darin verpflichten sie sich, die bestellten Waren nach den Standards des Lieferkettengesetzes zu liefern. Ein Dokument, das für das Unternehmen im Zweifelsfall mal sehr wichtig werden könnte. In seiner finalen, von den Vertragspartnern unterzeichneten Version. Doch wohin mit all den digitalen Dokumenten? Und was ist, wenn eine Betriebsprüfung ansteht? Dann muss das Prüfteam innerhalb kurzer Zeit das (digitale!) Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können.

Die rasante Entwicklung der Informationstechnologie hat dazu geführt, dass immer mehr Geschäftsprozesse in digitaler Form abgewickelt werden. Verträge, Akten, E-Mails und andere wichtige Dokumente existieren heute in elektronischer Form. Damit einher geht die Notwendigkeit, diese digitalen Unterlagen revisionssicher zu archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und potenzielle Haftungsrisiken zu minimieren.
Revisionssichere Archivierung sorgt für Rechtssicherheit
Doch revisionssichere Archivierung, was ist das überhaupt? Darunter versteht man den Schutz gespeicherter Daten vor nachträglicher Abänderung, Fälschung oder Manipulation. Welche Anforderungen für ein revisionssicheres digitales Archiv oder ein revisionssicheres Dokumentenmanagement in Unternehmen gelten, ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt.

Die vom Bundesfinanzministerium 2019 neu erlassenen Grundsätze regeln die Aufbewahrung von Daten in Bezug auf Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, Unveränderlichkeit, Sicherheit und Zugriffsschutz. Eine revisionssichere Archivierung liegt erst vor, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand archiviert wurden. Bei digitalen Dokumenten müssen daher sämtliche Versionen eines Dokuments abgespeichert werden. 
Effiziente Ablage mit Dokumentenmanagement-Lösungen 
Die Basis für so ein revisionssicheres digitales Archiv ist ein gutes Dokumenten-Management-System (DMS). Mit der entsprechenden DMS-Software oder ECM-Software können Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt und nachträglich vorgenommene Änderung jederzeit nachvollzogen werden.

Mit der revisionssicheren elektronischen Archivierung wird eine effizientere und schnellere Dokumentenverwaltung gewährleistet. Diese Tools haben sich dabei als besonders praktikabel, sicher und langlebig erwiesen:  
1. Digitale Signaturen und Zeitstempel 
Die Nutzung digitaler Signaturen gewährleistet die Authentizität von elektronischen Dokumenten. Durch die Kombination mit Zeitstempeln wird nachvollziehbar, wann ein Dokument erstellt oder modifiziert wurde. Dies ist entscheidend, um die Rechtsgültigkeit der Dokumente auch nach Jahren sicherzustellen. 
2. Verschlüsselungstechnologien 
Die Anwendung von Verschlüsselungstechnologien sichert den Schutz vertraulicher Informationen. Durch die Verschlüsselung wird sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Dies ist insbesondere bei der Archivierung von personenbezogenen Informationen von großer Bedeutung. 
3. Revisionssichere Speicherlösungen 
Die Auswahl geeigneter Speicherlösungen spielt eine entscheidende Rolle. Dabei sollten nicht nur technische, sondern auch organisatorische Aspekte berücksichtigt werden. Die Implementierung von Redundanzmechanismen und regelmäßigen Backups minimiert das Risiko des Datenverlustes. 
Digitale Dokumentenverwaltung 
Ein Dokumentenmanagementsystem wie TACIM oder yuuvis® RAD as a Service als Dokumentenmanagenmentlösung von TA Triumph-Adler speichert alle digitalen Dokumente zentral in einer Cloud. Das hat den Vorteil, dass sensible Daten nicht nur auf einem einzelnen Gerät verfügbar sind – und im Zweifelsfall bei Beschädigung des Geräts oder Diebstahl verloren gehen. Für eine effektive Ablage werden zudem alle Dokumente automatisch katalogisiert, so dass sie jederzeit auffindbar sind. Diese Technologien können die Manipulationssicherheit weiter erhöhen und den Archivierungsprozess effizienter gestalten. Und darum geht es bei der revisionssicheren Archivierung: Schutz vor Manipulation und Rechtssicherheit.

Für TACIM und yuuvis® RAD as a Service gilt allerdings dasselbe wie für alle digitalen Archivierungssysteme: Keines ist automatisch revisionssicher. Aber die Revisionssicherheit lässt sich ohne Aufwand einrichten.  

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