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05.06.2024

Alles zur Aufbewahrungspflicht im papierlosen Büro

Aufbewahrungspflicht
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft große und kleine Unternehmen gleichermaßen. TA Triumph-Adler zeigt, wie sich die Anforderungen auch im papierlosen Büro umsetzen lassen. 
So geht’s: Aufbewahrungspflicht im papierlosen Büro einhalten
Von der eingehenden Lieferantenrechnung bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag, vom Angebot eines Neukunden bis zum Jahresabschluss: Ein wesentlicher Teil aller Dokumente, die im Unternehmensalltag kursieren – digital oder in Papierform –, muss zumindest für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind komplex und können auf den ersten Eindruck verwirrend wirken. Dabei handelt es sich um ein sehr wichtiges Thema für Unternehmen und Gewerbetreibende aller Art. Denn niemand, vom Solo-Selbstständigen bis zum Großkonzern, ist von den Aufbewahrungspflichten ausgenommen. In diesem Beitrag wollen wir daher auf die wichtigsten Anforderungen eingehen und aufzeigen, wie sich die Aufbewahrungspflicht in einem zeitgemäß aufgestellten, zunehmend papierlosen Büro umsetzen lässt.
Wie lagert man einen Datensatz?
Früher wanderte alles in Aktenordner, heute setzen sich die digitale Buchhaltung und Archivierung mehr und mehr durch – und werden in absehbarer Zeit das Papierarchiv abgelöst haben. Unaufhaltsam, wenn auch erstaunlich lange nachdem das Papierlose Büro für die Zukunft des Arbeitens vorausgesagt wurde.

Da digitale Dokumente aber eben nicht als physisch greifbare Gegenstände existieren, die abgeheftet, versiegelt oder, falls erforderlich, geschreddert werden können, bedarf es geeigneter Methoden, um digitale Dokumente ebenso sicher – oder eventuell sogar sicherer – vorhalten zu können wie ihre Pendants aus dem Analogzeitalter. Spezielle Software für die digitale Bürokommunikation ist eine unserer Kernkompetenzen bei TA Triumph-Adler. Wie solche Programme Ihnen helfen können, Ihrer Aufbewahrungspflicht nachzukommen, das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Im Überblick: unsere Softwarelösungen
Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht:  
keine Ausnahmen für das papierlose Büro
Zahlreiche Dokumente, die täglich im Büro kursieren, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob es sich um gedruckte oder digital gespeicherte Unterlagen handelt. Als einfache Faustregel lässt sich heranziehen: Alles, was früher oder später beim Finanzamt vorgelegt werden muss, also alles steuerlich Relevante, aber auch Nachweise für Finanztransaktionen oder schriftliche Kommunikation mit Handelspartnern, fällt unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören unter anderem Handelsbücher, Inventar- und Lagerberichte, Jahresabschlüsse, Zollpapiere, frühere Steuererklärungen sowie grundsätzlich alle Rechnungen und Buchungsbelege. Die Aufbewahrungspflicht gilt für die Originaldokumente; eine einfache Kopie reicht nicht aus. In den meisten Fällen ist es inzwischen allerdings möglich, das fragliche Dokument auch in digitaler Form vorzuhalten. Eine Ausnahme bilden etwa Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Dokumente, die ein Wasserzeichen enthalten. Auch notariell beglaubigte Verträge müssen in der Regel auch heute noch weiter in Papierform archiviert werden.

Ein entscheidender Faktor bei der Aufbewahrungspflicht besteht darin, dass die einwandfreie Lesbarkeit des aufzubewahrenden Dokuments über den gesamten Zeitraum hinweg sichergestellt werden kann. Für die traditionelle Lagerung in Aktenschränken bedeutet das, die Dokumente zuverlässig vor Feuer und Wassereinbrüchen, aber auch vor Sonnenlicht (Gefahr des Ausbleichens), Schädlingsbefall oder hoher Luftfeuchtigkeit zu schützen. Die Risiken für digitale Dokumente sehen etwas anders aus. Ihnen drohen in erster Linie Gefahren durch die Verwendung von Speichermedien mit begrenzter Lebensdauer (handelsübliche Festplatten sind für die Langzeitarchivierung von Datenmaterial häufig ungeeignet) oder Datenverlust aufgrund von Serverausfällen oder Cyberkriminalität. Hier gilt es, entsprechende Sicherungsmaßnahmen zu treffen.

Zum Weiterlesen: IT-Sicherheit: So schützen Sie Ihren Datenschatz!
Auch im papierlosen Büro: Welche Gesetze regeln die Aufbewahrungspflicht?
Welche Dokumente wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden müssen, ist in Deutschland im Wesentlichen an drei Stellen gesetzlich geregelt: in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und – insbesondere was die Gestaltung der Archivierung angeht – über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Aufbewahrungspflichtige Dokumente nach § 147 AO und § 257 HGB 
  • Bücher und Aufzeichnungen wie Inventare, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Steuererklärungen, die Eröffnungsbilanz sowie etwaige Arbeitsanweisungen, die zu deren Verständnis erforderlich sind 
  • Konzernberichte 
  • Sonstige Organisationsunterlagen 
  • Handels- und Geschäftsbriefe (Posteingang) im Original 
  • Handels- und Geschäftsbriefe (Postausgang) in Kopie 
  • Buchungsbelege 
  • Unterlagen gemäß Artikel 15 Abs. 1 bzw. Artikel 163 des Zollkodex der Union 
  • Alle weiteren steuerlich relevanten Dokumente
In Absatz 4 der Abgabenordnung wird zudem der Beginn der Aufbewahrungsfrist geregelt. Im Wortlaut heißt es darin: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.”

Im Klartext bedeutet das: Für eine Bilanz, die bis zum 31. Dezember 2024 steuerlich erfasst wurde, startet die Aufbewahrungsfrist mit dem 1. Januar 2025.

Anders verhält es sich bei Verträgen, die unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht fallen. Hier beginnt die Frist erst mit dem Ende der regulären Vertragsdauer.
Was regeln die GoBD?
Die GoBD wurden erstmals 2015 vom deutschen Gesetzgeber veröffentlicht und formulieren Richtlinien für die Aufbewahrung und Dokumentation von Geschäftsunterlagen – speziell in digitaler Form. Alle Unternehmen im Land sind, unabhängig von Branche und Größe, dazu verpflichtet, sich an diese Vorgaben zu halten. Der wichtigste Begriff in Bezug auf die GoBD ist die revisionssichere Archivierung. Was genau darunter alles zu verstehen ist, erschließt sich auch dem professionellen Anwender nicht immer auf den ersten Blick. Wir haben daher die wichtigsten Aspekte für Sie einmal übersichtlich zusammengestellt und grafisch aufbereitet. 

Ordnungsmäßigkeit / Compliance

Alle Belege, Dokumente und Aufzeichnungen müssen gemäß der aktuell gültigen rechtlichen Vorgaben und der unternehmensinternen Compliance-Regeln ordnungsgemäß archiviert werden.

Vollständigkeit und Schutz vor Verlust

Kein Dokument darf verloren gehen oder vor Ablauf seiner jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Maßnahmen zur Datensicherung und wiederherstellung müssen implementiert werden, um Datenverluste zu verhindern. 

Authentizität und Datenintegrität

Die Identität und Echtheit der archivierten Dokumente müssen jederzeit verifiziert werden können. Es ist daher entscheidend, sicherzustellen, dass die enthaltenen Daten während ihrer gesamten Lebensdauer unverändert und authentisch bleiben.
Zum Weiterlesen: So geht revisionssichere Archivierung in der Cloud
Ob analoge Buchführung oder papierloses Büro:  
Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Die handels- und steuerrechtlichen Grundlagen sehen für die meisten Dokumente Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren vor. Ausgenommen sind Unterlagen wie Prozessakten und gegen oder für das Unternehmen ergangene Gerichtsurteile, aber auch erworbene Patente oder Grundstücksdokumente. Diese müssen teils bis zu 30 Jahre lang vorgehalten werden.

Grob zusammengefasst lässt sich sagen: Für alle steuerlich relevanten Dokumente und die laufende Buchhaltung insgesamt gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Sonstige Dokumente haben zumeist eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.

Wie sich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf die unterschiedlichen Dokumentenarten verteilen, haben wir Ihnen im Folgenden einmal kurz zusammengefasst:
Für diese Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren:
  • Alle Rechnungen (Aus- und Eingang) 
  • Zugehörige Lieferscheine  
  • Betriebskostenrechnungen 
  • Gewinn- und Verlustrechnungen 
  • Die Reisekostenabrechnung 
  • Weitere Abrechnungsunterlagen (z. B. Zahlungsanweisungen aus der Lohnbuchhaltung) 
  • Bankbelege 
  • Buchungs- und Kassenbelege 
  • Kassenbücher 
  • Bewirtungsbelege und Quittungen 
  • Bilanzen  
  • Wareneingangs- und -ausgangsbücher 
Folgende Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren:  
  • Schriftliche Geschäftskorrespondenzen (Ein- und Ausgang)  
  • Import- und Exportunterlagen 
  • Preislisten  
  • Unterlagen zu Bankbürgschaften 
  • Etwaige Betriebsprüfungsberichte 
  • Verschickte und erhaltene Mahnschreiben 
  • Versicherungspolicen (nach Vertragsende) 
  • Alle Angebote, die letztlich zu Aufträgen wurden 
Papierloses Büro und Aufbewahrungspflicht: Was passiert bei Nichteinhaltung?
Wenn Unternehmen ihrer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten nicht oder nur unzureichend nachkommen, drohen mitunter schwerwiegende rechtliche Konsequenzen und erhebliche finanzielle Schäden. Wie die Belege aufbewahrt werden sollten, ob in gedruckter Form oder digital im papierlosen Büro, spielt für das Finanzamt keine Rolle, wenn es um die Verletzung der Aufbewahrungspflicht geht. Außenprüfungen und (in der Regel dann sehr hohe) Schätzungen durch das Finanzamt sind eine mögliche Folge. Neben Steuernachzahlungen können die Finanzbehörden auch zusätzliche Bußgelder fordern, je nach Schwere des Verstoßes auch in empfindlicher Höhe für das betroffene Unternehmen. Unter Umständen können Unternehmer sogar zivilrechtlich haftbar gemacht und zu Schadenersatzzahlungen an Kunden oder Geschäftspartner verurteilt werden. Bei bewussten Falschangaben oder schweren Fällen von Steuerhinterziehung mithilfe verschwundener Belege drohen auch Freiheitsstrafen.

Nicht bezifferbar ist hingegen der Imageschaden, den ein so belangtes Unternehmen bei Geschäftspartnern, Kunden und eventuellen Investoren erleidet.

Unternehmen sollten das Thema Aufbewahrungspflicht also unbedingt ernst nehmen und sich frühzeitig um ein sinnvolles und effizientes Archivierungssystem bemühen, mit dem allen gesetzlichen Anforderungen Folge geleistet werden kann. Ein modernes Enterprise-Content-Management-System (ECM), mit dem sich ganze Workflows, inklusive der Dokumentenaufbewahrung, digitalisieren und weitgehend automatisieren lassen, ist dabei eine wertvolle Hilfe. Mit einem ECM wie yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler gewinnen Sie zusätzlich – im wahrsten Sinne des Wortes – Raum durch die Verlagerung Ihres Dokumentenmanagements in die Cloud: sicher und datenschutzkonform gespeichert auf europäischen Servern – wenn gewünscht, bieten wir mit unserem Partner Exscale sogar die dedizierte Nutzung von Rechenzentren innerhalb der DACH-Region an. 

Zum Weiterlesen: Lernen Sie yuuvis® RAD as a Service kennen und entdecken Sie weitere Cloud-Lösungen aus dem Hause TA Triumph-Adler
Checkliste Aufbewahrungspflicht: 
So klappt’s für ein papierloses Büro
Die Aufbewahrungspflicht kann im Alltagsgeschäft durchaus eine Herausforderung darstellen – gerade für kleinere Unternehmen. Nachfolgend haben wir Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement effizient und sicher gestalten können – eine essenzielle Voraussetzung, um unterschiedliche Aufbewahrungsfristen einhalten zu können. 
  • Organisieren Sie Ihre Prozesse 
    Etablieren Sie ein einheitliches Ablagesystem, mit dem nach Möglichkeit alle Abteilungen arbeiten können. Das reicht von der Benennung neu erstellter oder gescannter Dokumente über die Verschlagwortung im ECM-System bis zur Archivablage in den dafür vorgesehenen Ordnern. Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um sie für das Thema Aufbewahrungspflicht zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass Ihre Dokumentenmanagement-Workflows transparent und nachvollziehbar für alle Beteiligten sind. 
  • Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung 
    Die Umstellung auf ein (nahezu) papierloses Büro bedeutet für die Beschäftigten teils erhebliche Veränderungen ihrer gewohnten Workflows. Ermuntern Sie Ihr Team, darin auch die positiven Seiten zu sehen! Denn so bietet sich die Chance, Arbeitsabläufe zu hinterfragen und manch gefürchteten „Zeitfresser“ zu eliminieren. Tatsächlich lassen sich bei der Transformation in ein ECM-System viele Prozessschritte vereinfachen oder straffen. Zudem sind digital verschlagwortete und per Indexsuche abrufbare Dokumente zumeist viel schneller auffindbar als ihre Papier-Vorfahren im guten alten Aktenordner. So sparen Sie zusätzlich wertvolle Arbeitszeit ein. 
  • Setzen Sie auf Automatisierung 
    Schluss mit Reminder-Zetteln am PC-Bildschirm und Bergen alter Akten, die überprüft werden müssen: Enterprise-Content-Management-Systeme wie unser yuuvis® RAD as a Service nehmen Ihnen die Hauptarbeit ab, wenn es um die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht geht. So lassen sich für bestimmte Dokumententypen – etwa Rechnungen oder Steuerunterlagen – schon bei der Erstablage im System automatisch Aufbewahrungsfristen setzen. Eine vorzeitige Löschung der Datei ist damit praktisch nicht mehr möglich. Rechtzeitig vor dem Ablauf der Frist erhalten die zuständigen Beschäftigten eine Reminder-Nachricht vom System, die an den Löschtermin erinnert.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Workflows 
    Nichts ist statisch in der heutigen Arbeitswelt. Ob neue Technologien, steigende rechtliche Anforderungen oder sich wandelnde Rahmenbedingungen im Unternehmen, etwa durch verstärktes Homeoffice oder internationale Kooperationen: Was heute perfekt gepasst hat, kann morgen ineffizient sein. Stellen Sie daher regelmäßig alle Ihre Prozesse auf den Prüfstand, ob sie noch zur Arbeitsrealität Ihrer Beschäftigten passen. Denn gute Workflows passen sich den Menschen an, die damit arbeiten – und nicht umgekehrt.
  • Sorgen Sie für eine sichere Lagerung Ihrer analogen Archivbestände 
    Nicht immer macht es Sinn, ein komplettes Papierarchiv im Nachgang zu digitalisieren. Was noch in Aktenordnern schlummert, sollte allerdings diebstahlsicher und geschützt vor Feuer, Wasser und anderen Witterungseinflüssen gelagert werden. Wer das vor Ort im eigenen Betrieb nicht leisten kann, hat die Möglichkeit, sich helfen zu lassen: Scan-on-Demand-Spezialisten wie unser Partner Lager 3000 übernehmen Ihren gesamten Aktenbestand und archivieren ihn sicher in Spezialcontainern. Wird ein Dokument benötigt, wird es am Scanner digitalisiert und elektronisch verschickt. 
  • Nehmen Sie den Datenschutz ernst 
    Bewahren Sie sensible Informationen immer gemäß den Grundsätzen der DSGVO auf und sorgen Sie für ein klares Rechte- und Rollenmanagement, das den Zugriff auf alle Dokumente so regelt, dass jederzeit nur diejenigen ein Dokument einsehen oder gar verändern können, die wirklich damit arbeiten sollen – und niemand sonst. Auch hierbei helfen ECM-Systeme. 
Im Überblick: unsere Angebote für digitale Workflows und Dokumentenmanagement
Digitale Aufbewahrung setzt sich durch
Digitales Dokumentenmanagement bietet so manche Vorteile – unter anderem eine erhebliche Platzersparnis, eine einfachere Suche und die Möglichkeit, Arbeitsvorgänge durch Teilautomatisierung weniger zeitraubend und insgesamt effizienter zu gestalten. Als möglichen Nachteil sehen Unternehmen mitunter die strikten Anforderungen an die revisionssichere Archivierung, wie sie die GoBD vorschreiben. Wer allerdings bei der Umstellung auf digitale Prozesse von Anfang an auf eine einheitliche Softwareumgebung setzt, mit der nach und nach alle Abteilungen arbeiten können, ist klar auf der Gewinnerseite. Denn ECM-Systeme wie enaio oder yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler bringen bereits alle Voraussetzungen mit, um eine revisionssichere Ablage Ihrer Dateien zu gewährleisten – von der Indexsuche über die automatische Versionierung in der Cloud bis zum Fristenmanagement, das ein versehentliches vorzeitiges Löschen von Dokumenten verhindert.
Kostenfaktor Papier
Lange Zeit galt die Faustregel: Mit der Größe eines Unternehmens steigt auch die Höhe der produzierten „Papierberge“. Nicht erst seit der zeitweiligen Materialverknappung infolge der coronabedingten Lieferkettenengpässe ist der Papierverbrauch im Büro dabei auch ein erheblicher Kostentreiber – von der CO₂-Bilanz (Stichwort: Wasserverbrauch bei der Papierherstellung) mal abgesehen. Um am Arbeitsplatz für mehr Nachhaltigkeit zu sorgen und gleichzeitig die laufenden Kosten zu senken, setzen insbesondere größere Unternehmen auf Digitalisierung. Doch auch im Bereich der KMU wird inzwischen kräftig nachgezogen. Nicht zuletzt aufgrund der gestiegenen gesetzlichen Vorgaben wie der Aufbewahrungspflicht. Immerhin stehen auch Einzelunternehmer und Mittelständler vor der Herausforderung, die Geschäftsunterlagen der letzten zehn Jahre sicher aufzubewahren. Da kommen kleine Büros schnell an ihre Kapazitätsgrenzen. Die Lösung: Gedrucktes einscannen und speichern – am besten in der Cloud, um so außerdem Serverkapazitäten und Zusatzbelastung für IT-Fachkräfte zu sparen. Zum Dreh- und Angelpunkt der digitalen Revolution wird dabei ausgerechnet jenes Gerät, das wohl die meisten mit der Papierflut im Büro assoziieren: der Bürodrucker, in seiner zeitgemäßen Form als Multifunktionsprinter (MFP).

Zum Weiterlesen: Wie der Mittelstand die Cloud entdeckt und warum Multifunktionsprinter so wichtig sind
Möglichmacher für das papierlose Büro: der MFP
Moderne MFPs sind wahre High-Performer: schnell, effizient und untereinander vernetzt – in großen Unternehmen spricht man nicht umsonst von „Druckerflotten“. Seine Kernkompetenzen Drucken und Scannen machen den MFP zur logischen Schnittstelle zwischen digitaler und analoger Arbeitswelt. Der Lieferschein lag der Ware ausgedruckt bei, die Rechnung kam per Mail als PDF? Kein Problem! Eingescannt am MFP, lässt sich der Lieferschein direkt in die digitale Ordnerstruktur überführen und der passenden Rechnung zuordnen. Möglich wird dies durch spezielle Software wie zum Beispiel ScannerVision von TA Triumph-Adler. Das Programm kann beispielsweise Rechnungsnummer und -betrag ausgewählter Rechnungssteller erkennen, die benötigten Daten extrahieren und sie entsprechend (strukturiert) ablegen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen jederzeit, wo das Dokument zu finden ist, denn in den Ordnern liegen nicht nur gescannte, sondern auch alle digital eingegangenen und verschickten Dokumente, logisch geordnet und indexierbar – ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum dauerhaften Abschied vom Papier.

Und wenn die Mitarbeiterin, die eine Rechnung freigeben muss, gerade im Homeoffice sitzt? Sobald ein Dokument digitalisiert ist, steht es allen zugriffsberechtigten Beschäftigten unabhängig vom Arbeitsort zur Verfügung, denn mit ScannerVision lassen sich Dokumente direkt auf Webserver oder zu Online-Diensten (auch von Drittanbietern) hochladen. Und mit TA Cloud Print and Scan können Unternehmen ihre Fachkräfte im Homeoffice über die Cloud noch besser an die hauseigene Infrastruktur anbinden. Denn nun haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sogar die Option, eigene Scanaufträge sicher verschlüsselt an die MFPs der Druckerflotte zu versenden. Und unsere smarte Follow2Print-Technologie sorgt dafür, dass Druckaufträge so lange festgehalten werden, bis sich die Beschäftigten am MFP als berechtigt ausgewiesen haben. Beim Scannen in die Cloud gibt es eine Job-Liste, was für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. 
 

Zum Weiterlesen: So klappt es mit dem papierlosen Büro auch im Homeoffice 
Vorteile eines digitalen Archivs bei der Aufbewahrungspflicht
Ob on premise auf digitalen Datenträgern, als Hybridlösung mit zusätzlichem Cloud-Speicherplatz oder komplett in die Cloud verlagert wie mit yuuvis® RAD as a Service oder mit TACIM, unserem neuen Serviceangebot speziell für KMU: Die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem Papierarchiv – auch für die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören: 
  • Datenschutz und Datensicherheit durch Zugriffsbeschränkungen 
  • Die Möglichkeit der automatischen Hinterlegung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente  
  • Sofortige Verfügbarkeit und Auswertbarkeit 
  • Garantierte Lesbarkeit auch über lange Zeiträume 
  • Volltextsuche 
  • Geteiltes Arbeiten an Dokumenten – dank Versionierung bleiben Änderungen jederzeit nachvollziehbar 
  • Das Ursprungsdokument bleibt immer erhalten und abrufbar 
  • Revisionssicherheit: DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung wird ermöglicht 
Fazit
Die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten für Dokumente ist unumgänglich. Moderne ECM-Systeme machen es jedoch möglich, Fristen automatisch einzuhalten und gleichzeitig alle relevanten Dokumente über lange Zeiträume sicher digital zu speichern – sofern geeignete Datenträger gewählt werden und eine angemessene IT-Sicherheitsstrategie verfolgt wird. Zudem sind digitale Dokumente dank Techniken wie der Indexsuche und der automatischen Versionierung mit Zeitstempel in der Regel schneller und unkomplizierter verfügbar als ihre Pendants auf Papier. Das steigert die Effizienz von Prozessen erheblich und entlastet auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. TA Triumph-Adler unterstützt Unternehmen beim Transformationsprozess ins Digitalzeitalter auf ganzer Linie, beratend und als Servicepartner für Hardware- und Softwareprodukte. Somit steht auch vor dem Hintergrund strenger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten einem papierlosen Büro nichts mehr im Wege. 

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