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So gelingt der Umstieg auf digitale Workflows

ECM – so gelingt der Umstieg auf digitale Workflows

Die digitale Transformation hat jetzt auch den Mittelstand erreicht. Der Einsatz von ECM-Lösungen fürs Dokumentenmanagement ist keine Frage des „Ob“. Er wird zu einer Frage des „Wann“.

Die deutsche Wirtschaft wird immer digitaler, das ist kein Geheimnis. Vorreiter sind die Großunternehmen. Doch der Mittelstand holt auf. Einer Bitkom-Studie zufolge sind es kleine und mittelständische Unternehmen, die bei der digitalen Transformation die größten Fortschritte machen. Dass der Daumen dort steil nach oben zeigt, hat zwei Gründe. Zum einen die Erfahrung von Unternehmen, dass ECM-Systeme sicher sind und die Durchlaufzeiten von Routineabläufen enorm verkürzen, was sich positiv auf den Unternehmensertrag auswirkt. Und zum anderen, dass der Gesetzgeber zur Forcierung digitaler Prozesse beiträgt – Stichwort E-Rechnungsgesetz. Für Unternehmen bedeutet das: Der Einsatz von ECM ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“.

Allen Erfolgsgeschichten und Zahlen zum Trotz fällt es immer noch vielen Unternehmen schwer, sich auf das konsequente Digitalisieren der Unternehmensabläufe einzulassen. Doch was sind die Gründe? Schließlich sparen die digitalen Abläufe in Addition zu allen anderen Vorteilen viel Zeit. Diese produktive Zeit ist eine wichtige Ressource für jedes Unternehmen: Wo automatisierte und sichere Prozesse ablaufen, kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren – auf den wirtschaftlichen Erfolg.
ECM: Schritt für Schritt ist die Lösung
Wer sich für ein ECM-System entscheidet, wählt den Weg des kontinuierlichen Optimierens, denn ein „Das ist jetzt so“ gibt es nicht. Genau darin liegen die Vorteile: Moderne ECM-Systeme passen sich neuen Anforderungen des Unternehmens an. Dabei sollte allerdings nicht vergessen werden, dass ECM nur dann die Erwartungen an Zeitersparnis, Transparenz und Sicherheit erfüllt, wenn der gesamte Prozess des Implementierens präzise geplant wurde. Die gute Nachricht: Es sind nur fünf Schritte, die einzuhalten sind.

1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter involvieren
Das kollektive Wissen der Beschäftigten ist die wichtigste Ressource im Unternehmen. Zudem bilden sie ein soziales Netzwerk mit hoher Eigendynamik. Projekte, die von den Beschäftigten nicht unterstützt werden, haben keine Chance auf Erfolg. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Hierarchieebenen von Anfang an in den Prozess mit einzubeziehen und Verantwortung zu übertragen, anstatt nur zu informieren.

2. Strategie entwickeln
Strategie klingt immer gut, doch die Ernüchterung folgt oft auf dem Fuße, denn der erste Schritt auf dem Weg zum ECM-System ist eine kritische Eigenanalyse. Wo steht das Unternehmen beim Thema Digitalisierung? Gehört es zu den 19 Prozent mit Vorreiterfunktion, liegt es im Mittelfeld (44 Prozent) oder landet es abgeschlagen bei den 11 Prozent der Unternehmen, die laut Bitkom-Studie als digitale „Nachzügler“ gelten? Je ehrlicher die Antworten ausfallen, desto besser ist die Basis für alle folgenden Schritte.

Die zweite wichtige Säule der Strategie besteht aus den Unternehmenszielen. Sollen neue Märkte erschlossen, Geschäftsfelder ausgebaut oder andere Unternehmen zugekauft werden? Die Antworten sind wichtig, denn sie haben Einfluss auf die Abläufe der künftigen digitalen Workflows.

Drittens geht es auch um Prioritäten bei der Einführung von ECM. Welcher Bereich bzw. welche Abteilung soll zuerst digitalisiert werden? Vielleicht die, in der das Implementieren am einfachsten ist und man gegebenenfalls mit standardisierten Tools arbeiten kann? Ist die Schnelligkeit der wichtigste Faktor, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, oder liegt der Fokus auf einem Unternehmensbereich, von dem man sich künftig die größte Wertschöpfung verspricht?

3. Methodik wählen
Sehr geeignet für Projekte wie das Implementieren von ECM sind agile Methoden zur Projektumsetzung wie Scrum und Kanban. Dabei wird das Projekt als Prozess verstanden, der Schritt für Schritt erschlossen und vorangetrieben wird. Das macht es möglich, sofort zu reagieren – und nicht starr an Plänen festzuhalten, die irgendwann von der Realität überholt werden. Es ist gerade das schrittweise Vorgehen, das Projekte zum angestrebten Ziel führt.

4. Pilotprojekt aufsetzen
In welcher Abteilung oder in welchem Bereich das Pilotprojekt realisiert wird, wie viele Nutzer eingebunden sind und wie viele Prozesse digitalisiert werden sollen, ergibt sich aus der Strategie. Doch ganz gleich, ob der Fokus auf „Schnelligkeit“, „Einfachheit“ oder „Profitabilität“ liegt: Es muss gewährleistet sein, dass das Pilotprojekt eine Umgebung abbildet, die sich auf den Gesamtprozess und die weiteren Teilprojekte anwenden lässt, also Modellcharakter besitzt.

5. Rollout starten
Nach dem erfolgreich abgeschlossenen Pilotprojekt steht das Skalieren des ECM-Systems an. Nun werden mehr Anwender, mehr Abteilungen und mehr Prozesse angeschlossen. In welcher Reihenfolge dies geschieht, ist ebenfalls strategieabhängig. Workshops und Schulungsmaterialien unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, sich im neuen ECM-System zurechtzufinden. Das ist besonders wichtig für Abteilungen und Unternehmensbereiche, die nur wenig in den Gesamtprozess eingebunden waren. 
… und dann? So geht’s nach dem Rollout weiter
ECM-Systeme sind dann am wirkungsvollsten, wenn sich ihre Workflows möglichst „just in time“ an neue Anforderungen im Unternehmen oder herausfordernde Marktereignisse anpassen lassen. Das Unternehmen sollte deshalb am besten bereits in der Konzeptionsphase die dafür nötigen Ressourcen – Fachkräfte aus der IT, Spezialisten für die interne Kommunikation – einplanen. 

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