Keine Angst vor der E-Rechnung
Ab 2025 wird der digitale Rechnungseingang für Unternehmen Pflicht. Erfahren Sie hier, wie Sie die gesetzliche Regelung Schritt für Schritt umsetzen und welche Vorteile sie für Ihre Workflows bietet.
24.06.2025
Mit Verfahrensdokumentation GoBD-gemäß buchhalten
Verfahrensdokumentation: Rechnungen digital aufbewahren
Dem Finanzamt wäre es am liebsten, Unternehmen bestünden aus Glas. Ein Blick und es ist klar, was darin vorgeht. Da das leider oder zum Glück nicht so ist, kommen Instrumente wie die Verfahrensdokumentation zum Einsatz. Eine Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen jeder Größe erstellen, die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten unterliegen. Was drinstehen muss? Im Grunde alles, was mit der Verarbeitung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten zu tun hat. Das betrifft nicht nur, aber insbesondere digitale Rechnungen.
TA Triumph-Adler erklärt, was die Verfahrensdokumentation für Ihren Rechnungseingang bedeutet und welche Pflichten Sie definitiv nicht vergessen sollten. Hier erfahren Sie außerdem, wie unsere Softwarelösungen enaio® und der digitale Rechnungseingang Ihre Verfahrensdokumentation zur Fingerübung machen.
TA Triumph-Adler erklärt, was die Verfahrensdokumentation für Ihren Rechnungseingang bedeutet und welche Pflichten Sie definitiv nicht vergessen sollten. Hier erfahren Sie außerdem, wie unsere Softwarelösungen enaio® und der digitale Rechnungseingang Ihre Verfahrensdokumentation zur Fingerübung machen.
Ein Schreckgespenst namens Verfahrensdokumentation
Briefe werden zu E-Mails, Aktenschränke zum Cloud-Speicher und Rechnungen, wie sollte es anders sein, zu E-Rechnungen. Digitalisierung macht vor nichts Halt. Bei den meisten Unternehmen ist dieser digitale Wandel bereits angekommen: Laut Bitkom-Umfrage haben 38 Prozent aller befragten Unternehmen ihre Papierabhängigkeit in Buchhaltung und Dokumentenverwaltung um die Hälfte reduziert. Vier von zehn Unternehmen steigen sogar gänzlich auf papierlose Prozesse um.
Wer Dokumente elektronisch verarbeitet, sollte jedoch die GoBD-Vorgaben beachten. Die Abkürzung GoBD steht für den Zungenbrecher „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD traten bereits 2014 in Kraft und schreiben unter anderem die sogenannte Verfahrensdokumentation vor.
Wer Dokumente elektronisch verarbeitet, sollte jedoch die GoBD-Vorgaben beachten. Die Abkürzung GoBD steht für den Zungenbrecher „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD traten bereits 2014 in Kraft und schreiben unter anderem die sogenannte Verfahrensdokumentation vor.
- Das bedeutet zusammengefasst: Steuerpflichtige Unternehmen müssen Prozesse, Verfahren und IT-Systeme, die zur Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente dienen, nachvollziehbar und ordnungsgemäß dokumentieren. Auch wenn sie gesetzlich nicht Pflicht ist, wird die Verfahrensdokumentation fast standardmäßig bei Betriebsprüfungen angefordert. Fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentationen können zu teuren steuerlichen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt führen.
Was ist die Verfahrensdokumentation genau?
Die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD soll sicherstellen, dass Steuer- und Wirtschaftsprüfer leichtes Spiel haben, wenn es um Betriebsprüfungen geht. Unternehmen ersparen sich wiederum durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vermeidbare steuerliche Nachteile. Genau wie das revisionssichere Archivieren soll sie im Grunde nur sicherstellen, dass Ihre Buchhaltung in elektronischer Form nachvollziehbar, nachprüfbar und sicher ist.
Da Dokumenten- und Geschäftsprozesse wie der Rechnungseingang zunehmend digital stattfinden, soll die Einhaltung der GoBD-Vorgaben zudem gewährleisten, dass relevante Aufzeichnungen, Belege und Dokumente auch in elektronischer Form nicht verloren, verfälscht oder unerlaubt reproduziert werden.
Die Ziele der Verfahrensdokumentation im Überblick
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass Sie
- alle Anforderungen und Vorgaben der GoBD, des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung einhalten.
- den gesamten Dokumentenkreislauf von der Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung bis zur Löschung und Entsorgung von Dokumenten ordnungsgemäß, rechtskonform und nachvollziehbar gestalten.
- elektronische Belege ordnungsgemäß erstellen, empfangen, verarbeiten und archivieren und Papierdokumente korrekt digitalisieren.
- bei Prüfungen relevante und aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Belege ohne Verzug, eindeutig, im Original und maschinell auswertbar bereitstellen können.
Einfach untrennbar: Verfahrensdokumentation und digitale Rechnungen
Wenn es um die Arbeit mit digitalen Dokumenten geht, dann stehen vor allem E-Rechnungen und der digitale Rechnungseingang im Fokus. Der Grund liegt auf der Hand: Digitale Rechnungen sind nicht nur praktisch, sondern werden bald für alle Unternehmen Pflicht. Der Termin steht schon fest, denn am 1. Januar 2025 ist die erste von drei Phasen der E-Rechnungs-Pflicht gestartet.
Das bedeutet, dass ab 2025 alle Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle – von Freiberuflern und Selbstständigen über KMUs bis hin zu Großunternehmen – ausnahmslos verpflichtet, offizielle E-Rechnungs-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu verwenden.
- Wichtig zu wissen: E-Rechnungs-Pflicht hin oder her, beim digitalen Rechnungseingang müssen Sie bereits jetzt alle GoBD-Vorgaben einhalten. Vom Empfang bis zur Archivierung und Löschung – alle Prozesse Ihres Rechnungs-Workflows müssen Sie nachvollziehbar in der Verfahrensdokumentation aufschlüsseln.
Besonders hilfreich ist hierbei ein digitales Dokumentenmanagement mit automatisierten Workflows und revisionssicherer Archivierung, wie TA Triumph-Adler es mit enaio® oder yuuvis® RAD as a Service für das digitale Rechnungswesen anbietet.
Muster zur Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungen und elektronische Rechnungsprozesse finden Sie übrigens kostenfrei online beim Verband elektronische Rechnung und bei der Bundessteuerberaterkammer.
Was muss beim Rechnungseingang dokumentiert werden?
Stellen Sie sich eine Verfahrensdokumentation als Handbuch vor, in dem Sie beschreiben, was im Unternehmen mit steuerlich relevanten Dokumenten wie Rechnungen passiert. Das Handbuch wird im Falle einer Betriebsprüfung schriftlich vorgelegt, um nachvollziehbar aufzuzeigen, wie Ihre digitalen Prozesse technisch und betrieblich ablaufen, wer involviert ist und welche Systeme zum Einsatz kommen.
In Ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben Sie somit Ihre Verfahren, Prozesse und Kontrollmechanismen beim digitalen Rechnungseingang unterteilt in Kategorien wie:
- Dokumentierter Rechnungs-Workflow: Vom Eingang und der Erfassung von Rechnungen bis hin zur Zahlungsbuchung und Archivierung beschreibt die Verfahrensdokumentation den gesamten Workflow ab Eingang oder Erstellung der Rechnung – sei es in digitaler Form oder am Scanner digitalisiert. Sie halten somit die Stationen, die eine digitale Rechnung in Ihrem Dokumentenmanagement durchläuft, fest und führen auch Stationen bei der Digitalisierung von Papierrechnungen auf. Die Dokumentation soll sicherstellen, dass alle Schritte nachvollziehbar und vorschriftsgemäß erfolgen.
- Rollen, Berechtigungen und Verantwortliche: Ein wichtiger Bestandteil, der in keiner Verfahrensdokumentation fehlen darf, ist die Aufführung von Berechtigungen und Verantwortlichkeiten. Das umfasst alle Personen, die von der Erfassung, Verarbeitung und Freigabe bis zur Buchung und Archivierung involviert sind. Hieraus muss ersichtlich werden, welche verschiedenen Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorliegen, um die Integrität von Rechnungsdaten zu gewährleisten. Dabei ist auch auf entsprechende Compliance-Vorgaben zu verweisen, die von Relevanz sind.
- Verwendete Hardware und Softwarelösung: Kommen Hardware wie Multifunktionsgeräte, mobile Endgeräte und Software wie Dokumenten-Management-Lösungen zum Einsatz, so werden sie in der Verfahrensdokumentation mit allen Funktionalitäten aufgeführt. So ist nachvollziehbar, welche Aufgaben Ihre Systeme bei der Verarbeitung übernehmen und ob alle Anforderungen in Bezug auf DSGVO, revisionssicheres Archivieren, Zugriffsschutz und Aufbewahrungszeitraum erfüllt werden können.
- Mechanismen zur Prüfung und Freigabe: Ein weiterer Aspekt, den es in der Dokumentation zu verdeutlichen gilt, sind die internen Kontrollsysteme (IKS), die bei der Prüfung und der digitalen Freigabe von Rechnungen zum Einsatz kommen. Dazu zählen alle spezifischen Mechanismen und Workflows, die Rechnungen auf Korrektheit überprüfen und die Rechnungsintegrität wahren.
Die Hauptbestandteile einer Verfahrensdokumentation
Gute Nachricht: Eine Verfahrensdokumentation muss im Grunde nur einmal sorgfältig und umfassend erstellt und anschließend nur noch regelmäßig gepflegt werden. Das bedeutet, Sie haben nur ein Mal echten Aufwand damit und sparen sich durch regelmäßige Aktualisierungen Ärger bei Betriebsprüfungen. Zudem sollte die Verfahrensdokumentation nicht bis zur Betriebsprüfung aufgeschoben werden, da hierbei Zeiträume geprüft werden, die auch bis zu vier Jahre zurückreichen können.
Obwohl es keine feste Vorschrift hinsichtlich der Form und Strukturierung gibt, muss eine Verfahrensdokumentation folgende Grundelemente und Teilbereiche enthalten und abdecken:
- Allgemeine Beschreibung: Es werden die wichtigsten Daten und Bedingungen des Unternehmens und des rechtlichen Rahmens beschrieben – inklusive Unternehmensorganisation, Ort der Datenspeicherung, Outsourcing an externe Dienstleister sowie dokumentierte Prozesse.
- Anwenderdokumentation: Alle Personen und Administratoren, die im Tagesgeschäft in Prozesse wie Rechnungseingang, Vertragsmanagement und Dokumentenmanagement involviert sind, werden aufgeführt – inklusive Aufgaben, Anweisungen, Schulungen, Benutzerhandbüchern/-anleitungen und Programmbeschreibungen.
- Technische Systemdokumentation: Es wird die gesamte EDV- und IT-Umgebung, die für relevante Prozesse der Buchführung zum Einsatz kommt, beschrieben – inklusive Software und Hardware, die On-Premises, per Cloud, mobil oder hybrid für die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung zum Einsatz kommen, sowie der Datenorganisation und der Schnittstellen.
- Betriebsdokumentation/IKS: Alle Prozesse und Verfahren, die für korrekte Arbeitsabläufe, Berechtigungs- und Datensicherungsverfahren sowie Benutzerrollen und Zugriffsrechte zur Anwendung kommen, werden aufgeführt – inklusive IKS, Authentifizierungsmethoden, Rechtevergabe, Change Management, Monitoring, Kontrollen und Datensicherung.
Verfahrensdokumentation für Rechnungen – mit TA Triumph-Adler
Mit einem ganzheitlichen digitalen Dokumentenmanagement, wie es TA Triumph-Adler bietet, bewältigen Sie mehrere Herausforderungen gleichzeitig – seien es die GoBD-Vorgaben, die bevorstehende Pflicht zur E-Rechnung oder die neue NIS-2-Richtlinie, die bald Zehntausende deutsche Unternehmen zu höchster IT-Sicherheit verpflichtet.
Nicht nur für die Verfahrensdokumentation beim Rechnungseingang, sondern auch für alle weiteren Dokumentenprozesse bieten wir Ihnen verschiedene Lösungen für Enterprise Content Management. Dazu zählen vor allem folgenden Produkte:
Alle Rechnungen im Griff – unsere ECM-Lösung enaio®
Unsere ECM-Suite enaio® lässt sich On-Premises in Ihre Systeme integrieren, um Ihre Dokumentenprozesse in Form von eleganten Workflows individuell zu definieren und zu automatisieren. So stellen Sie sicher, dass alle Dokumente wie gewünscht durch Ihr System geleitet werden. Durch eine lückenlose Protokollierung und Dokumentation können Sie sich zudem auf eine Verfahrensdokumentation für Ihren Rechnungseingang verlassen, die alle Anforderungen erfüllt.
Unser Workflow Digitales Rechnungswesen
Unsere modulbasierte Lösung Digitales Rechnungswesen sorgt dafür, dass Sie Rechnungen direkt in digitalen Formaten in Ihr System einspeisen oder am MFP digitalisieren können. Da es sich bei Rechnungen um strukturierte Daten handelt, können Sie selbst durch einfaches Einscannen schnell indexiert, kategorisiert und abgelegt sowie für schnelles Wiederfinden mit Metadaten versehen werden. Mit individuell angepasstem Workflow können Sie sich zudem auf ein revisionssicheres Archivieren, wie es die GoBD fordert, verlassen.
- Besonders wichtig für die Verfahrensdokumentation: Auch zugehörige Belege, Verträge und Unterlagen lassen sich mit Rechnungen verknüpfen und digital ablegen. So fällt eine nachvollziehbare, transparente und strukturierte Buchhaltung besonders leicht, denn von der Erfassung bis hin zur Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht behalten Sie den gesamten Document Lifecycle im Blick. Zusätzliche Software für Mobile- und Cloud-Lösungen wie Mobile Print, TA Cloud und Print Manager und TA Cloud Information Manager erleichtern eine ordnungsgemäße, rechtskonforme Dokumentenverwaltung unabhängig von Standort und Gerät.
Rechnungsverwaltung – On-Premises, per Cloud oder hybrid
Das volle Potenzial unserer Rechnungs-Workflows entfalten Sie in Verbindung mit unseren ECM-Lösungen enaio® On-Premises auf lokalen Servern oder yuuvis® RAD as a Service als Cloud-Lösung. Alternativ bietet sich eine hybride Variante an, die ECM-Lösungen On-Premises und per Cloud kombiniert. Das modulbasierte Prinzip bietet darüber hinaus die optimale Gelegenheit, ein ECM oder Dokumentenmanagement schrittweise einzuführen – beispielsweise als Pilotprojekt in der Buchhaltung.
Nicht so schlimm, wie es klingt: Vorteile der Verfahrensdokumentation
Die meisten Steuer- und Buchhaltungsexperten empfehlen Unternehmen, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation weder aufzuschieben noch zu unterschätzen. Daher lohnt es sich, die Beratung oder Unterstützung von Steuerberatungen oder Buchhaltungsexperten in Anspruch zu nehmen, denn eine korrekte Verfahrensdokumentation bietet nur Vorteile wie:
- Sie stellen sicher, dass im Unternehmen alle steuerrelevanten Prozesse rechtskonform dokumentiert werden.
- Sie erleichtern die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, also Rechts- und Regelkonformität, indem Sie Gesetze und Vorschriften nachweislich einhalten.
- Sie behalten den Überblick über die Effizienz und Transparenz Ihrer Dokumentenprozesse und können Optimierungspotenzial oder Aktualisierungen leichter umsetzen und nachvollziehen.
- Sie gewährleisten mit dem Einsatz von digitalem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management die GoBD-konforme Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit von Dokumenten und Abläufen.
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann zögern Sie nicht, uns für eine erste Beratung zu kontaktieren – ganz unverbindlich.
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