26.10.2026
Cloud Printing: Vorteile, Risiken und wichtige Entscheidungskriterien
Cloud Printing verlagert die Verwaltung von Druckaufträgen und Geräten in cloudbasierte Dienste und kann damit verteilte Arbeitsplätze verbinden. Ob das Modell zum Unternehmen passt, hängt jedoch von Sicherheitsanforderungen, den vorhandenen Systemen und den laufenden Kosten ab.
Cloud Printing als Grundlage für modernes Arbeiten
Beim cloudbasierten Drucken werden Druckaufträge über einen zentralen Dienst verwaltet statt ausschließlich über einen lokalen Druckserver im Unternehmensnetz. Nutzerinnen und Nutzer können einen Auftrag anstoßen, ohne sich dafür zwingend am Arbeitsplatz oder im selben Netzwerk wie das Ausgabegerät zu befinden. Welche Drucker verfügbar sind und wer sie nutzen darf, wird zentral festgelegt.
Das unterscheidet Cloud Printing von klassischen Druckservern: Diese befinden sich üblicherweise im lokalen Netzwerk und müssen dort eingerichtet, gewartet und in die bestehende IT eingebunden werden. Bei Cloud Printing übernimmt eine zentrale Cloud-Plattform, abhängig von der eingesetzten Lösung, Teile der Verwaltung von Druckaufträgen, Nutzern und Berechtigungen. Das kann den Betrieb an mehreren Standorten vereinheitlichen. Die Verantwortung für Geräte, Berechtigungen und die sichere Verarbeitung der Aufträge bleibt aber weiterhin beim Unternehmen.
Für Homeoffice, hybride Arbeitsmodelle und verteilte Teams ist vor allem wichtig, dass Druckaufträge unabhängig vom aktuellen Arbeitsplatz verwaltet werden können. Beschäftigte sollen einen Auftrag an einem geeigneten Gerät ausgeben können, ohne Drucker für jede Niederlassung einzeln einrichten zu müssen. Funktionen wie FollowMePrinting können dabei ermöglichen, einen Auftrag erst an einem freigegebenen Gerät abzurufen. Das kann verhindern, dass Ausdrucke unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen.
Cloud Printing betrifft häufig auch das Scannen.
Digitale Dokumente sollen dort ankommen, wo sie weiterverarbeitet werden. Wie gut sich Druck- und Scanprozesse verbinden lassen, ist daher ein wichtiges Auswahlkriterium.
Digitale Dokumente sollen dort ankommen, wo sie weiterverarbeitet werden. Wie gut sich Druck- und Scanprozesse verbinden lassen, ist daher ein wichtiges Auswahlkriterium.
Mehr Flexibilität und weniger Administrationsaufwand durch die Cloud
Eine zentrale Verwaltung kann den Aufwand verringern, der entsteht, wenn Nutzer, Geräte und Berechtigungen an vielen Stellen einzeln gepflegt werden. Neue Drucker lassen sich, abhängig von der Lösung und der IT-Umgebung, zentral erfassen und den passenden Gruppen zuordnen. Änderungen an Zugriffsrechten müssen dann nicht an jedem Standort separat umgesetzt werden.
Auch die Ausgabe von Druckaufträgen wird unabhängiger vom konkreten Arbeitsplatz. Beschäftigte können Aufträge über die vorgesehene Anwendung verwalten und an einem berechtigten Gerät ausgeben. Für Unternehmen mit wechselnden Arbeitsorten oder mehreren Niederlassungen kann das die tägliche Nutzung vereinheitlichen.
Der Nutzen entsteht besonders dann, wenn Cloud Printing in die vorhandenen Anwendungen und Abläufe eingebunden wird. Dazu zählen beispielsweise Verzeichnisdienste zur Verwaltung von Nutzerkonten, Büroanwendungen und zentrale Scanziele. Vor der Einführung sollte deshalb geprüft werden, ob die benötigten Drucker, Betriebssysteme und Anwendungen kompatibel sind. Auch die Frage, wie Scans abgelegt und weiterverarbeitet werden, gehört zu dieser Prüfung.
Eine Lösung für cloudbasiertes Drucken und Scannen bietet TA Cloud Print and Scan, kurz TACPS. Welche Funktionen im konkreten Fall passen, sollte anhand der Anforderungen, der Geräte und der vorhandenen IT-Umgebung geprüft werden.
Weniger lokale Administration bedeutet dabei nicht, dass keine Aufgaben mehr anfallen. Zuständigkeiten für Nutzerverwaltung, Geräte, Updates, Support und die Kommunikation mit dem Cloud-Anbieter müssen weiterhin klar geregelt sein. Ebenso sollte feststehen, wie das Unternehmen bei einer Störung weiterarbeitet.
Datenschutz und Sicherheit beim Cloud Printing
Druckaufträge können vertrauliche Informationen enthalten. Entscheidend ist daher, wie sie während der Übertragung und Speicherung geschützt werden und wer darauf zugreifen kann. Unternehmen sollten prüfen, welche Verschlüsselungsverfahren eingesetzt werden, wie sich Nutzende authentifizieren und ob Zugriffsrechte nach Rollen oder Gruppen vergeben werden können.
Auch der Ausgabeort spielt eine Rolle. Werden Aufträge erst nach Anmeldung am Gerät freigegeben, sinkt das Risiko, dass sensible Ausdrucke unbeaufsichtigt liegen bleiben. Dabei sollte nachvollziehbar sein, welche Informationen protokolliert werden, wie lange Protokolle und Druckdaten gespeichert bleiben und wer sie einsehen darf.
Die Nutzung eines Cloud-Dienstes bringt außerdem eine Abhängigkeit von Internetverbindung und Anbieter mit sich. Bei einer Unterbrechung können die Verwaltung oder Ausgabe von Aufträgen beeinträchtigt sein. Vorab ist deshalb zu klären, welche Prozesse weiterlaufen müssen und welche Alternativen im Störungsfall bestehen. Ebenso sollte das Unternehmen wissen, welche Supportleistungen der Anbieter übernimmt und wie Ausfälle kommuniziert werden.
Für die Datenschutzprüfung gehören mindestens folgende Fragen auf die Liste:
- Wo werden Druck- und Nutzungsdaten verarbeitet und gespeichert?
- Welche Daten sind für den Betrieb erforderlich und wie lange bleiben sie erhalten?
- Wer ist für Support, Störungsbehebung und Datenverarbeitung verantwortlich?
- Welche vertraglichen Regelungen gelten für den Anbieter und mögliche weitere Dienstleister?
- Wie lassen sich Daten und Einstellungen bei einem Anbieterwechsel übernehmen oder löschen?
Die Antworten sollten zur Branche, zu den internen Richtlinien und zu den geltenden Datenschutzanforderungen passen. Eine technische Beschreibung allein reicht nicht aus: Verantwortlichkeiten und Verfahren müssen auch organisatorisch festgelegt sein.
Die passende Cloud-Printing-Lösung systematisch auswählen
Vor der Auswahl sollte klar sein, welche Aufgaben die Lösung abdecken soll. Eine Bestandsaufnahme hilft, Anforderungen zu priorisieren und Angebote vergleichbar zu machen. Dabei spielt nicht nur die Zahl der Drucker und Nutzer eine Rolle, sondern auch Standorte, Arbeitsweisen und die bestehende IT.
Wichtige Prüfpunkte sind:
- Nutzer, Geräte und Standorte: Wie groß ist die Druckumgebung heute und wie verändert sie sich voraussichtlich?
- Kompatibilität: Lassen sich vorhandene Drucksysteme, Betriebssysteme, Netzwerke und Verzeichnisdienste einbinden?
- Funktionen: Werden neben dem Drucken auch Scannen, zentrale Rechteverwaltung und Auswertungen benötigt?
- Anwendungen und Abläufe: Können Druck- und Scanprozesse mit den eingesetzten Cloud-Anwendungen und betrieblichen Abläufen verbunden werden?
- Sicherheit und Datenschutz: Welche Anforderungen gelten für Authentifizierung, Verschlüsselung, Speicherung, Protokollierung und Datenstandort?
- Betrieb und Ausfälle: Wer übernimmt Administration und Support und welche Regelungen gelten bei einer Unterbrechung der Verbindung oder des Dienstes?
- Kosten und Vertragsbedingungen: Wie setzen sich Lizenzen, laufende Gebühren, Serviceumfang und mögliche Zusatzkosten zusammen?
Neben den heutigen Anforderungen sollte die geplante Entwicklung berücksichtigt werden: Neue Arbeitsplätze, zusätzliche Geräte oder weitere Niederlassungen können die Anforderungen an die Verwaltung und die Kosten verändern. Ein Vergleich sollte daher zeigen, wie sich die Lösung erweitern lässt und welche Aufwände damit verbunden sind.
Cloud Printing kann die Verwaltung einer verteilten Druckumgebung vereinheitlichen und den Zugriff auf Druck- und Scanprozesse ortsunabhängiger gestalten. Ob daraus ein Vorteil für das Unternehmen entsteht, entscheidet sich an der Passung zu vorhandenen Systemen, Sicherheitsvorgaben und betrieblichen Abläufen. Eine strukturierte Prüfung dieser Punkte schafft eine belastbare Grundlage für die Entscheidung.
Welche Aufgaben ein Unternehmen in die Cloud verlagert, sollte zu den eigenen Abläufen, Sicherheitsanforderungen und akzeptierten Abhängigkeiten passen. Für die grundsätzliche Abwägung bietet unsere kostenlose Checkliste eine ergänzende Orientierung.
