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    30.09.2025

    Wie empfange ich eine E-Rechnung? Pflicht und Kür

    E-Rechnung empfangen (1)
    Die E-Rechnung ist da. Wie Sie sich diesen Umstand zunutze machen können, indem Sie mit Ihrem Unternehmen weiter gehen, als der Gesetzgeber verlangt – das zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag. Außerdem: was es mit XML, XRechnung und ZUGFeRD auf sich hat, warum Sie jetzt bloß nicht anfangen sollten, XML-Dateien auszudrucken und abzuheften, und warum eine Rechnung im PDF-Format seit 2025 nicht mehr als „elektronisch“ gilt.

    Die E-Rechnungs-Pflicht ist da – jetzt zählt der reibungslose Empfang

    Die E-Rechnung ist da. Wie Sie sich diesen Umstand zunutze machen können, indem Sie mit Ihrem Unternehmen weiter gehen, als der Gesetzgeber verlangt – das zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag. Außerdem: was es mit XML, XRechnung und ZUGFeRD auf sich hat, warum Sie jetzt bloß nicht anfangen sollten, XML-Dateien auszudrucken und abzuheften, und warum eine Rechnung im PDF-Format seit 2025 nicht mehr als „elektronisch“ gilt. 
    Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format, sogenannte E-Rechnungen, empfangen zu können.   
    Um Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen den Umstieg zu erleichtern und den Aufwand jeweils so gering wie möglich zu halten, hat der Gesetzgeber mehrstufige Übergangsfristen vorgesehen, bis die E-Rechnung als alleiniges Format die altvertrauten Papier- und PDF-Rechnungen endgültig abgelöst haben wird.  
    ➔ Nähere Informationen für Unternehmen, alle Fristen sowie die wenigen Ausnahmeregelungen haben wir für Sie auf unserer Übersichtsseite zur E-Rechnung zusammengestellt:
    Alles über die E-Rechnungs-Pflicht
    Verpflichtend für den gesamten B2B-Sektor sind zunächst „nur“ der Empfang und die Aufbewahrung einschließlich revisionssicherer Archivierung von E-Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihnen beides möglich ist. Wie dies geschieht, ist ihnen zunächst selbst überlassen. Wir werden im Verlauf dieses Artikels ausführlich auf die verschiedenen Optionen eingehen, wie sich die Frage „Wie empfange ich eine E-Rechnung?“ für Unternehmen beantworten lässt.

    Mit dem Ablauf der letzten Übergangsfristen 2028 sollten alle ihren Rechnungslauf vollständig digitalisiert haben und nur noch mit E-Rechnungen arbeiten. Nur Kleinunternehmer, die steuerrechtlich entsprechend eingetragen sind, bleiben von den dann gültigen Pflichten zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen weiterhin ausgenommen.

    „Prima“, könnte man jetzt argumentieren, „da muss ich mich also erst einmal nur darum kümmern, wie ich eine E-Rechnung empfangen kann – und alles andere bleibt beim Alten.“ Doch wer als Unternehmer so denkt, bringt sich selbst um die entscheidenden Vorteile der neuen Regeln. 

    Einführung der E-Rechnung: effiziente Umsetzung von Anfang an – statt einfach nur Vorschriften einzuhalten

    Wie so oft, wenn neue gesetzliche Bestimmungen dazu führen, dass vertraute betriebliche Abläufe überprüft und verändert werden müssen, war auch im Vorfeld des Stichtages für die erste Stufe der E-Rechnungs-Pflicht die Sorge vor technischem Mehraufwand, Investitionskosten und möglichen Störungen im Rechnungslauf durch die Neuregelung in vielen – insbesondere kleineren und mittleren – Unternehmen groß. Heute, ein knappes Dreivierteljahr nach dem Stichtag, herrscht in deutschen Rechnungsabteilungen aber eher Gelassenheit. Laut einer aktuellen Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG  fühlte sich die breite Mehrheit der Unternehmen – insgesamt 76 Prozent – bereits kurz vor der Einführung „gut“ bis „sehr gut“ über die neuen Pflichten informiert (Quelle: KPMG Deutschland „Die E-Rechnung ist da. Ein Statusbericht.“, S. 4 ff.). 80 Prozent der Befragten gaben an, bereits frühzeitig Maßnahmen ergriffen zu haben, um den Empfang von E-Rechnungen ab 2025 sicherzustellen (ebd., S. 8 f.), wobei 55 Prozent dabei auch auf die Unterstützung durch externe Dienstleister setzen (ebd., S. 14). Allerdings zeigt die Untersuchung auch, dass viele Betriebe – vor allem KMU – von den Übergangsregelungen Gebrauch machen und ihre Maßnahmen zur Digitalisierung des Rechnungswesens auf das aktuelle gesetzliche Minimum beschränken. Mit anderen Worten: Eine E-Rechnung per Mail empfangen und lesen zu können, ist jetzt in den allermeisten Unternehmen möglich – aber noch lange nicht die Regel. Vom vielfach erhofften und herbeigeschriebenen Digitalisierungsschub für die Buchhaltung ganz zu schweigen.

    Dabei empfiehlt es sich wirklich sehr, schon jetzt, mit Inkrafttreten der ersten Stufe der E-Rechnungs-Pflicht, den gesamten Rechnungslauf unter die Lupe zu nehmen und für das digitale Zeitalter zu optimieren.

    Wie das konkret vor sich geht, wie TA Triumph-Adler Sie dabei unterstützen kann und welche Vorteile Sie als Unternehmen – und allen voran Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Rechnungsabteilung – daraus ziehen werden, das erfahren Sie ausführlich hier: 

    Die Grundlagen: Was genau ist eine E-Rechnung und warum?

    Was bedeutet XML?

    Eine E-Rechnung liegt immer als XML-Datei vor – einem textbasierten, maschinenlesbaren Format. Alle Pflichtangaben (z. B. Rechnungsnummer, Beträge, Steuern, Adressen) werden nach einem standardisierten Schema mit sogenannten BT-Nummern strukturiert. Dieser einheitliche Aufbau ermöglicht eine plattformunabhängige, automatisierte Verarbeitung: Erstellen, Prüfen/Validieren, Übertragen (z. B. auch über PEPPOL) und Auslesen. XML ist seit Jahren etabliert; neu sind vor allem seine verbindliche Nutzung für den digitalen Rechnungsaustausch (B2G/B2B) sowie Standards wie XRechnung und ZUGFeRD. Die rechtlichen Anforderungen an den Rechnungsinhalt ändern sich dadurch nicht, sie werden nur technisch klarer und durchgängig maschinenlesbar abgebildet.

    Warum ein PDF nicht als E-Rechnung durchgeht

    Eine PDF-Datei als E-Mail-Anhang – so sieht in vielen Unternehmen schon lange der Standard für den Rechnungsverkehr aus. Wird auf ein Ausdrucken der Dateianhänge weitgehend verzichtet und werden die Dokumente in ihrer digitalen Form weiterverarbeitet und aufbewahrt, dann wähnt sich mancher Betrieb schon im Digitalzeitalter angekommen. Doch mit der Gesetzesänderung zum 1. Januar 2025 gelten PDF-Rechnungen plötzlich nicht mehr als „elektronisch“, sondern als „sonstiges Format“. Der Grund dürfte den meisten Menschen, die keine IT-Experten sind, gar nicht bewusst sein: Tatsächlich handelt es sich bei einer PDF-Datei nicht um ein maschinenlesbares Format, sondern lediglich um ein digitales Abbild von Inhalten. Ohne die manuelle Eingabe der Daten in ein Buchhaltungsprogramm oder die Zuhilfenahme spezieller Software-Tools wie OCR  sieht der Computer statt Zahlen und Fakten im PDF nur ... Bilder.

    Ganz anders verhält es sich mit XML. Hier wird der Rechner „in seiner eigenen Sprache angesprochen“, „versteht“ auf Anhieb das Dokument und kann es entsprechend weiterverarbeiten. Dafür braucht es nun aber eine „Übersetzungs-Software“, um die codierten Informationen aus der E-Rechnung wiederum für das menschliche Auge verständlich darzustellen.

    Zwar ließen sich auch schon vor der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht viele Abläufe im Rechnungswesen digital unterstützen und dadurch effizienter gestalten, wie dieses Beispiel aus unserem eigenen Kundenkreis eindrucksvoll zeigt. Die Möglichkeit, den Rechnungslauf vollständig automatisieren zu können – ohne Medienbrüche und mit teils erheblich verkürzten Laufzeiten – bringt jedoch erst die Umstellung auf „echte“ E-Rechnungen mit sich.

    So läuft der Empfang einer E-Rechnung ab

    Egal ob per E-Mail, elektronischer Schnittstelle oder über ein Download-Portal: Jede E-Rechnung, die im Unternehmen ankommt, muss im Buchungssystem erfasst, überprüft und weitergeleitet werden. Dabei durchläuft sie exakt dieselben Schritte wie jede Papier- oder PDF-Rechnung vor ihr auch.

    Welche das sind, erfahren Sie unter anderem in diesem Beitrag: 
    Der Übersicht halber haben wir die zentralen Punkte aber auch hier noch einmal zusammengefasst:  

    • Eingangsprüfung: Format, Validierung, Plausibilität  

    Handelt es sich um eine korrekte XML-Datei gemäß EN 16931 (Format)?  Sind alle Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung vorhanden (Validierung)?  Und stimmen sie mit vorhandenen Datensätzen zum Rechnungssteller im Unternehmen überein (Plausibilität)?

    Bislang musste diese Eingangsprüfung händisch durch Sachbearbeiter erfolgen – oder konnte nur auf Umwegen mit Medienbrüchen in ein digitales Rechnungssystem überführt werden, etwa durch Einscannen von Papierdokumenten, anschließende Nachbearbeitung mit OCR-Software und Umwandlung in ein anderes Format. Mit der E-Rechnung wird erstmals die voll automatisierte Prüfung möglich. 

    • Umgang mit fehlerhaften oder unvollständigen Rechnungen  

    Früher waren fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen ein Ärgernis für beide Seiten, brachten sie doch nicht nur lästigen Mehraufwand an Zeit und Material (bei Papierrechnungen) mit sich, sondern sorgten auch für verzögerte Buchungen und nicht selten unzufriedene Kunden oder Geschäftspartner. Bei der E-Rechnung prüft ein Validator-Tool sofort nach dem Eingang alle Inhalte auf formale Richtigkeit und gibt, wenn alles passt, eine Bestätigung ohne Fehlermeldungen aus. Andernfalls erzeugt der Validator eine Liste mit den Fehlern, die behoben werden müssen, zum Beispiel fehlende Pflichtangaben oder eine doppelt vergebene Rechnungsnummer.

    Bei einer fehlerhaften Rechnung muss der Empfänger den Ersteller umgehend informieren. Das gilt auch für die E-Rechnung – mit dem Unterschied, dass hier der Vorgang wiederum automatisiert werden kann: Das System des Empfängers verschickt direkt eine Benachrichtigung an den Rechnungssteller, damit dieser zeitnah eine korrigierte Rechnung schicken kann. Das spart Zeit und Nerven. 

    • Automatisierte Erfassung und Weiterleitung 

    Dank der standardisierten Struktur von XML-Dateien können E-Rechnungen mit entsprechenden Software-Tools automatisiert ausgelesen und in das unternehmensinterne Buchhaltungssystem übertragen werden. Einzelne Elemente, wie etwa Rechnungsbetrag oder Umsatzsteuernummer, werden extrahiert und direkt in die passenden Felder im System übertragen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsabteilung brauchen keine Datensätze mehr abzutippen. Wo eine Weiterleitung an einzelne Beschäftigte oder andere Abteilungen nötig ist – etwa für die laufende Finanzbuchhaltung, die finale Buchungsfreigabe durch die Geschäftsführung oder letztlich die Weitergabe ans Archiv zur revisionssicheren Aufbewahrung –, kann diese für die E-Rechnung im Idealfall heute ebenfalls bereits automatisiert erfolgen.

    Ausführliche weitere Informationen rund um das digitale Rechnungswesen bietet Ihnen unser aktuelles Whitepaper „Rechnungen digital managen“, das Sie hier kostenlos downloaden können: 

    XRechnung und ZUGFeRD: die wichtigsten Standards für E-Rechnungen

    Die XRechnung ist seit 2020 der verpflichtende Standard für Rechnungen an Behörden (B2G) in Deutschland: eine rein XML-basierte E-Rechnung nach EN 16931, vollständig maschinenlesbar und ideal für automatisierte Prüf- und Buchungsprozesse. ZUGFeRD ist das Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML – perfekt für Übergangsszenarien mit gemischten Empfängern, weil Menschen und Systeme damit gleichermaßen arbeiten können. Seit Version 2.2 lässt sich sogar eine XRechnung einbetten (damit auch B2G-tauglich). In Europa existieren weitere Standards wie Factur-X (Frankreich), FacturaE (Spanien) und FatturaPA (Italien). Die Harmonisierung schreitet voran, ist aber noch nicht überall abgeschlossen. EDI wird zwar oft in Handel und Logistik genutzt, erfüllt jedoch noch nicht alle EN-16931-Vorgaben und gilt daher derzeit nicht als E-Rechnung. Praxistipp: Wählen Sie das Format nach Partnerlandschaft und Prozessreife – XRechnung für Behörden, ZUGFeRD als flexibler Brückenbauer. 
    Mehr Wissenswertes rund um die XRechnung:
     
     
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    Nicht nur für den Umgang mit XRechnungen: Optimieren Sie Ihre betrieblichen Abläufe mit den digitalen Dokumenten-Management-Lösungen von TA Triumph-Adler: 
     
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    Vorgaben an Struktur und Dateninhalte von E-Rechnungen

    Zunächst einmal ist auch eine E-Rechnung ein Dokument, das gemäß steuerrechtlichen und weiteren gesetzlichen Vorgaben bestimmte Informationen als Pflichtangaben enthalten muss. Die gute Nachricht für Ihre Buchhaltungsabteilung: An diesen Pflichtangaben hat sich durch die Umstellung nichts geändert. Alles bleibt beim Alten.

    Für die Übertragung in das XML-Format gilt daher ein aus der zugrunde liegenden EU Norm EN 16931 abgeleitetes Raster aus sogenannten „Business Terms“: Jedem Business Term wird eine Nummer zugeordnet – die BT-Nummer. Und diese wiederum hat ihren festen Platz als Datenfeld in einer XML-Datei. Nur wenn alle BT-Nummern vorhanden und mit Daten befüllt sind, liegt eine formal korrekte E-Rechnung vor. Ob die Angaben auch inhaltlich stimmen, muss weiterhin gesondert überprüft werden. Je nachdem, welche Informationen über den Rechnungspartner im System des Empfängers bereits hinterlegt sind, kann auch dieser Validierungsprozess weitgehend automatisiert ablaufen.   
    Manche Rechnungsparameter, wie etwa die Adressangaben, werden auf mehrere BT-Nummern aufgeteilt.

    Die BT-Nummern und ihre Zuordnung prinzipiell zu kennen, ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Rechnungsabteilung auf jeden Fall nützlich. Doch bevor Sie jetzt in umfassende XML-Schulungen für IT und Buchhaltung starten: Mit dem Einsatz von spezieller Dokumenten-Management-Software, wie sie auch TA Triumph-Adler anbietet, ersparen Sie sich mühsame und zeitraubende Prüfvorgänge von Dateicodes, die nun einmal nicht primär für Menschen verfasst wurden. Unsere ECM-Lösungen erkennen sowohl ZUGFeRD-Dateien als auch XRechnungen und sind in der Lage, die maschinenlesbaren Datensätze auch für menschliche Betrachter zu visualisieren.

    Hier finden Sie einen Überblick über unsere gesamten Dokumenten-Management-Lösungen: 

    E-Rechnung empfangen: Das sind die Möglichkeiten

    Option 1: E-Mail mit XML-Datei im Anhang 

    Die E-Rechnung kommt als Anhang zu einer ganz normalen E-Mail im Unternehmen an, entweder als XRechnung oder in ZUGFeRD eingebettet. 
    Natürlich können Sie dafür weiterhin ihre bisherigen Mail-Kontaktadressen nutzen. Doch um die Abläufe, gerade jetzt während der Übergangsphase, so unkompliziert wie möglich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, ein eigenes E-Mail-Postfach nur für die neuen Formate einzurichten (z. B.: „e-rechnung{at}firma.de“). Dann ist sofort klar, ob die gerade empfangene Rechnung eine E-Rechnung ist. Etwaige Weiterleitungen an zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind problemlos möglich.
    Größter Vorteil:  
    Vertraute Abläufe für Ihre Beschäftigten, da sich das Verfahren im Vergleich zum Empfang von PDFs und sonstigen E-Mail-Rechnungen nicht ändert.  
    Möglicher Nachteil:  
    Sofern kein dediziertes Postfach für den Empfang von E-Rechnungen besteht, könnten etwa ZUGFeRD-Dateien leicht übersehen werden, da sie nicht auf den ersten Blick als E-Rechnungen erkennbar sind.

    Option 2: Portale und Plattformen für den Empfang von E-Rechnungen

    E-Rechnungen können über Portale bereitgestellt werden: Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung und lädt die Datei herunter – idealerweise automatisiert direkt ins ERP/Buchungssystem. Zentral ist PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) als De-facto-Standard für den sicheren, interoperablen Austausch von E-Rechnungen (und weiteren Geschäftsdokumenten) über zertifizierte Access Points. PEPPOL ist in Europa etabliert und gewinnt auch in Teilen Asiens und Lateinamerikas an Bedeutung – besonders relevant für international tätige Unternehmen (mehr dazu: Link zum PEPPOL-FAQ einfügen).
    Für den deutschen Public-Sektor steht zudem die Bundesplattform OZG-RE bereit; teils ist ihre Nutzung auch für private Geschäftspartner vorgeschrieben (Link einfügen). Das ELSTER E-Rechnungs-Portal bietet darüber hinaus eine kostenlose Visualisierung hochgeladener E-Rechnungen. Es ist aber kein Empfangskanal und eignet sich eher für Kleinunternehmer ohne spezialisierte Software. Perspektivisch diskutiert die EU im Rahmen von ViDA (VAT in the Digital Age) ein Meldesystem zur B2B-Umsatzsteuer auf Basis von E-Rechnungs-Daten; die Ausgestaltung schreitet bislang jedoch nur langsam voran.
    Größter Vorteil:
    Die Sicherheitsstandards bei der Nutzung von E-Rechnungs-Portalen sind oft deutlich höher als beim Versand per E-Mail. Im internationalen Handel sind Portale einem Direktversand mitunter überlegen.
    Möglicher Nachteil:   
    Die Nutzung der Portale erfordert unter Umständen eine Mitgliedschaft in bestimmten Netzwerken oder ist an eine beschränkte Gruppe von Geschäftspartnern (etwa der öffentlichen Hand) gebunden. Niedrigschwellige, kostenlose Angebote haben üblicherweise nur einen geringen Funktionsumfang.

    Option 3: Direkte Systemanbindung über API ins digitale Rechnungswesen

    Die Nutzung einer eigens für das Handling von E-Rechnungen bereitgestellten (REST) API stellt oft den schnellsten und sichersten Weg auch für den Empfang von E-Rechnungen dar, erfordert jedoch IT-Fachwissen und das Vorhandensein einer ausgereiften digitalen Infrastruktur für den Rechnungs-Workflow.

    Mittelfristig dürfte sich die direkte Anbindung via Schnittstelle im Zuge der weiteren Digitalisierung von Prozessen auch für kleinere Unternehmen durchsetzen.
    Größter Vorteil:
    Die Anbindung per API ermöglicht eine Digitalisierung des gesamten Rechnungslaufs mit allen Vorteilen, auch über Abteilungsgrenzen hinweg, wenn ein gemeinsames ECM-System zum Einsatz kommt.
    Möglicher Nachteil: 
    Höherer technischer Aufwand für die Implementierung, technische Fachkenntnisse im Unternehmen erforderlich, falls nicht auf einen externen Servicedienstleister zurückgegriffen werden soll.

    Best Practices für effizientes digitales Rechnungswesen

    Wie bei allen Transformationsprozessen ist auch die Umstellung auf einen digitalen Rechnungslauf nicht „von heute auf morgen“ erledigt. So vermeiden Sie einige der typischen „Stolperfallen“ auf dem Weg zu einer erfolgreichen Prozessautomatisierung im Rechnungswesen: 
    • Machen Sie sich bewusst: Software ist immer nur Mittel zum Zweck. Unabdingbar ist daher im Vorfeld die intensive Kommunikation mit allen von der Umstellung betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Welche Abläufe funktionieren und sollten auch in einer digitalen Umgebung erhalten bleiben. Wo hakt es? Was muss sich ändern, damit alle zufrieden sind – und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben strikt eingehalten werden? Denn neue Software muss im Zweifelsfall zu ihrem alten Team passen – und nicht etwa andersherum. 
    • Hören Sie auf die Experten – aber nicht zu viel. In IT-Abteilungen werden, nicht zuletzt aufgrund des Spezialwissens der Beschäftigten, mitunter überkomplexe Lösungen favorisiert, die Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachabteilungen überfordern könnten. Im täglichen Arbeitseinsatz ist oft die schlankere, simplere Lösung die bessere. 
    • Geben Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit, sich an neue Arbeitsabläufe zu gewöhnen. Gerade für KMU gilt: Die Übergangsregelungen bei der Einführung der E-Rechnung sind sinnvoll und dürfen genutzt werden. Das bedeutet aber nicht, in der Zwischenzeit untätig abzuwarten, bis die nächste Stufe der Pflicht in Kraft tritt. Auch wenn Ihre Rechnungsabteilung zunächst mit ZUGFeRD weiter auf die vorhandenen Workflows aufsetzen kann, sollten Sie doch zum Beispiel parallel bereits Schulungen dazu anbieten, wie sich mit automatisierten Abläufen das volle Potenzial der E-Rechnung ausschöpfen lässt. Auch ein Pilotprojekt, gerne wieder in der Rechnungsabteilung, bietet sich an. Klug gewählt und ausgeführt, lässt sich so eine „Leuchtturmwirkung“ für das gesamte Unternehmen in Sachen digitale Transformation erzielen.  

    TA Triumph-Adler: Partner für den digitalen Rechnungseingang – und mehr 

    Die digitale Transformation lässt sich mit einem verlässlichen Partner an der Seite mutiger angehen und erfolgreicher umsetzen. TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter ins digitale Büro. Bei uns bekommen Sie alles für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft aus einer Hand. Wir beraten Sie umfassend bei der Neugestaltung Ihrer Prozesse, etwa für das digitale Rechnungswesen. Wir entwickeln und liefern Hardware und Software für das Dokumentenmanagement von heute – und morgen. Denn der Umgang mit Dokumenten ist seit mehr als 125 Jahren unser Kerngeschäft – eine Expertise, die wir nun, gemeinsam mit Ihnen, ins digitale Zeitalter übertragen möchten.